Cập nhật 06/11/2026. Bộ mẫu giấy tờ cho cửa hàng trà của HTX Tâm Trà Việt (TRAVINA) gom 12 mẫu hay dùng khi mở cửa hàng, làm đại lý, nhập trà sỉ, nhận đơn quà doanh nghiệp, làm trà nhãn riêng và xuất khẩu. Mỗi mẫu có bài hướng dẫn điền từng ô, ví dụ điền sẵn và những lỗi hay gặp, để chủ cửa hàng tự làm được mà không phải đi hỏi nhiều nơi.

Hai cách tải: từng mẫu lẻ tải tự do ở danh sách dưới đây hoặc ngay trong bài hướng dẫn. Muốn tải cả bộ trong một lần (file .zip) thì anh chị đăng ký tài khoản, khai số điện thoại/Zalo, chưa tới 1 phút.

Tải cả bộ 16 file trong một lần cần tài khoản (khai số điện thoại/Zalo, chưa tới 1 phút).

Đăng ký hoặc đăng nhập để tải cả bộ

Bộ mẫu giấy tờ gồm 12 mẫu, chia theo 4 nhóm việc

Thay vì xếp theo tên văn bản, chúng tôi chia bộ mẫu giấy tờ theo việc anh chị đang làm. Ai mới mở cửa hàng thì đọc nhóm một; ai đã bán và muốn nhập hàng đều đặn thì đọc nhóm hai; nhóm ba và bốn dành cho lúc mở rộng kênh bán.

Nhóm việcMẫu trong bộDùng khi nào
Mở cửa hàng, làm nhãn riêngGiấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, đơn đề nghị cấp giấy ATTP, bản tự công bố sản phẩm, tờ khai đăng ký nhãn hiệuTrước khi khai trương, trước khi bán trà mang tên riêng
Nhập hàng, làm đại lýHợp đồng nguyên tắc, hợp đồng đại lý, đơn đặt hàng sỉ, phiếu đánh giá cảm quan chèKhi chọn nguồn trà, ký với nhà cung cấp, đặt từng lô
Tính giá, lập kế hoạchBảng tính giá bán và lãi gộp, kế hoạch kinh doanh đại lý 12 thángTrước khi niêm yết giá, trước mùa Tết và Trung thu
Quà doanh nghiệp, xuất khẩuYêu cầu báo giá quà Tết, hợp đồng ngoại thương, invoice, packing listKhi nhận đơn quà in logo, khi có khách nước ngoài

Nhóm 1: bộ mẫu giấy tờ để mở cửa hàng trà

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh – bộ mẫu giấy tờ mở cửa hàng trà

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh. Phần lớn cửa hàng trà nhỏ bắt đầu bằng hộ kinh doanh. Bài hướng dẫn đi qua từng mục của giấy đề nghị, cách ghi tên hộ, địa điểm kinh doanh, vốn, và cách chọn mã ngành cho cửa hàng, đại lý trà. Có ví dụ điền sẵn để anh chị đối chiếu trước khi nộp.

Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận an toàn thực phẩm. Mẫu này dành cho cơ sở có sơ chế, chia gói, đóng gói chè. Bài hướng dẫn nói rõ sáu mục của đơn, hồ sơ cần gửi kèm, các trường hợp được miễn và việc chuẩn bị khi đoàn thẩm định xuống cơ sở. Cửa hàng chỉ bán trà đóng gói sẵn của nhà sản xuất có thể thuộc nhóm được miễn, nên đọc kỹ trước khi làm hồ sơ.

Bản tự công bố sản phẩm. Khi anh chị bán trà mang nhãn riêng, kể cả trà do hợp tác xã gia công theo đơn, sản phẩm cần có bản tự công bố. Bài hướng dẫn chỉ cách ghi tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu chất lượng, thời hạn sử dụng và quy cách bao gói, kèm ví dụ cho một dòng trà nhãn riêng.

Tờ khai đăng ký nhãn hiệu. Tên thương hiệu trà là tài sản, nên được đăng ký sớm. Bài hướng dẫn chỉ cách tra cứu tên trước khi nộp, chọn nhóm hàng hóa, dịch vụ phù hợp với trà và cửa hàng, chuẩn bị mẫu nhãn đúng kích thước. Anh chị có thể tra cứu và nộp đơn trên cổng của Cục Sở hữu trí tuệ.

Nhóm 2: bộ mẫu giấy tờ khi nhập hàng và làm đại lý

Hợp đồng nguyên tắc nhập trà sỉ – bộ mẫu giấy tờ cho đại lý trà

Hợp đồng nguyên tắc. Người nhập trà đều đặn hằng tháng nên ký một hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp, sau đó mỗi lần đặt chỉ cần đơn hàng hoặc phụ lục. Bài viết so sánh hợp đồng nguyên tắc với hợp đồng từng đơn, nói rõ khi nào nên dùng loại nào và những điều khoản phải có.

Hợp đồng đại lý. Đây là văn bản quan trọng với người làm đại lý trà. Bài hướng dẫn tóm 10 điều khoản cốt lõi, các phụ lục nên có, những chỗ hay bỏ sót trong phụ lục giá và các câu nên hỏi nhà cung cấp trước khi ký: chiết khấu theo cấp, khu vực bảo hộ, điều kiện đổi trả, mua lại hàng tồn.

Đơn đặt hàng sỉ. File Excel tự tính tiền, gồm chín mục: tên hàng, quy cách, đơn vị tính, đơn giá trước hay sau thuế VAT, địa chỉ giao nhận, chứng từ đi kèm và cách thanh toán. Một đơn đặt hàng rõ ràng giúp hai bên ít nhầm lẫn khi giao nhận, đặc biệt với đơn nhiều dòng trà.

Phiếu đánh giá cảm quan chè. Khi chọn nguồn trà mới, anh chị nên thử nhiều mẫu và chấm điểm trên cùng một phiếu. Phiếu trong bộ làm theo TCVN 3218:2012 với bốn chỉ tiêu: ngoại hình, màu nước, mùi, vị. Mỗi chỉ tiêu chấm từ 1 tới 5 rồi nhân hệ số, cộng ra tổng điểm để so các mẫu với nhau.

Nhóm 3: tính giá bán và lập kế hoạch kinh doanh

Bảng tính giá bán trà và lãi gộp – bộ mẫu giấy tờ cửa hàng trà

Bảng tính giá bán và lãi gộp. Nhiều cửa hàng chỉ lấy giá nhập cộng thêm một khoản, rồi cuối năm mới thấy lãi mỏng. Bảng tính trong bộ đi từ giá nhập sau chiết khấu, cộng phí vận chuyển, bao bì, hao hụt để ra giá vốn, sau đó tự tính lãi gộp, biên lợi nhuận và mức cộng thêm tương ứng với giá bán anh chị định niêm yết.

Kế hoạch kinh doanh đại lý trà 12 tháng – bộ mẫu giấy tờ file Excel

Kế hoạch kinh doanh đại lý 12 tháng. File Excel có sẵn công thức, gồm vốn ban đầu, chi phí cố định, doanh số theo tháng với hai mùa cao điểm Tết và Trung thu, điểm hòa vốn, dòng tiền và ba kịch bản bán chậm, bán đều, bán tốt. Đại lý mới nên điền trước khi nhập lô đầu để biết cần bao nhiêu vốn và bao lâu thì hòa vốn.

Nhóm 4: quà tặng doanh nghiệp và xuất khẩu

Yêu cầu báo giá quà Tết. Doanh nghiệp đặt quà thường gửi yêu cầu thiếu thông tin, khiến báo giá qua lại nhiều lần. Mẫu trong bộ gồm 10 mục: số suất, ngân sách mỗi suất, file logo, nội dung in, hạn giao, nơi giao, yêu cầu hóa đơn và tiền cọc. Điền đủ 10 mục này, bên bán báo được giá sát ngay lần đầu.

Hợp đồng ngoại thương, invoice và packing list. Với khách nước ngoài, ba văn bản này phải khớp nhau và khớp tờ khai hải quan. Bài hướng dẫn đi qua hợp đồng song ngữ 13 điều, cách ghi commercial invoice và packing list, kèm ví dụ một lô trà xanh giả định để anh chị thấy các con số phải trùng ở đâu.

Dùng bộ mẫu giấy tờ theo từng giai đoạn

Không phải ai cũng cần cả 12 mẫu cùng lúc. Dưới đây là thứ tự gợi ý cho một cửa hàng trà mới, từ lúc chuẩn bị tới khi bán ổn định.

  1. Một tới hai tháng trước khai trương: điền kế hoạch kinh doanh 12 tháng để biết vốn cần có; làm giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; xem cơ sở có thuộc diện phải xin giấy an toàn thực phẩm hay không.
  2. Khi chọn nguồn trà: xin mẫu thử từ hai, ba nơi, chấm trên phiếu đánh giá cảm quan; hỏi kỹ giấy tờ của nhà cung cấp.
  3. Khi ký với nhà cung cấp: dùng hợp đồng đại lý hoặc hợp đồng nguyên tắc, rồi đặt lô đầu bằng đơn đặt hàng sỉ.
  4. Trước khi niêm yết giá: điền bảng tính giá bán để chắc mỗi dòng trà đều có lãi sau khi trừ đủ chi phí.
  5. Khi muốn có thương hiệu riêng: làm tờ khai đăng ký nhãn hiệu và bản tự công bố sản phẩm.
  6. Từ tháng 9 hằng năm: chuẩn bị mẫu yêu cầu báo giá quà Tết để gửi khách doanh nghiệp.

Những lỗi hay gặp khi tự điền giấy tờ

  • Ghi tên sản phẩm trên hợp đồng, hóa đơn và bao bì không giống nhau, khiến việc đối chiếu lô hàng mất thời gian.
  • Không ghi rõ giá đã gồm VAT hay chưa, đến lúc thanh toán hai bên hiểu khác nhau.
  • Chọn tên thương hiệu nhưng không tra cứu trước, in bao bì xong mới biết tên đã có người đăng ký.
  • Hợp đồng đại lý không có phụ lục giá, hoặc phụ lục không ghi ngày áp dụng, nên khi giá đổi thì khó xử lý.
  • Tính giá bán chỉ dựa trên giá nhập, quên phí vận chuyển, bao bì và hao hụt.
  • Gửi yêu cầu báo giá quà Tết quá muộn, không còn đủ thời gian duyệt mẫu in.

Kiểm tra nhà cung cấp trà trước khi ký: 8 câu nên hỏi

Bộ mẫu giấy tờ giúp anh chị có văn bản đúng hình thức. Nhưng giấy tờ chỉ có giá trị khi nhà cung cấp đứng sau làm đúng như đã ghi. Trước khi ký hợp đồng đại lý hay hợp đồng nguyên tắc, anh chị nên hỏi tám câu dưới đây và ghi câu trả lời vào biên bản làm việc.

  1. Bên bán là hộ kinh doanh, công ty hay hợp tác xã, mã số thuế là gì, ai là người đại diện ký hợp đồng?
  2. Trà được trồng và chế biến ở đâu, có xem được vùng nguyên liệu và xưởng không?
  3. Cơ sở chế biến có giấy an toàn thực phẩm hoặc chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm không?
  4. Mỗi lô hàng có mã lô, ngày sản xuất và phiếu kiểm nghiệm đi kèm khi yêu cầu không?
  5. Giá sỉ theo cấp đại lý được ghi ở phụ lục nào, khi đổi giá thì báo trước bao lâu?
  6. Có bảo hộ khu vực bán không, nếu có thì phạm vi tới đâu?
  7. Điều kiện đổi trả, mua lại hàng tồn khi bán chậm là gì?
  8. Thanh toán vào tài khoản mang tên ai, có xuất hóa đơn VAT cho mỗi lô không?

Nhà cung cấp làm ăn đàng hoàng sẽ trả lời rõ cả tám câu và gửi bản chụp giấy tờ để anh chị tự kiểm tra. Câu nào trả lời vòng vo thì nên ghi lại và hỏi thêm trước khi chuyển tiền đặt hàng.

Cách lưu bộ mẫu giấy tờ trong cửa hàng

Điền xong mà để lẫn lộn thì đến lúc cần lại mất công tìm. Một cách lưu đơn giản cho cửa hàng nhỏ là chia thành bốn thư mục, cả bản giấy lẫn bản số, trùng với bốn nhóm việc ở trên.

  • Pháp lý cửa hàng: giấy đăng ký hộ kinh doanh, giấy an toàn thực phẩm, bản tự công bố, văn bằng nhãn hiệu. Đây là nhóm giấy tờ cần mang theo khi có đoàn kiểm tra.
  • Nhà cung cấp: hợp đồng đại lý, hợp đồng nguyên tắc, phụ lục giá còn hiệu lực, bản chụp giấy tờ của nhà cung cấp, phiếu chấm cảm quan các mẫu đã thử.
  • Từng lô hàng: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm. Đặt tên file theo ngày nhận và mã lô, ví dụ “2026-11-06_lo-TB1106”.
  • Bán hàng và kế hoạch: bảng tính giá bán, kế hoạch 12 tháng, các báo giá quà Tết đã gửi khách.

Bản số nên lưu thêm một nơi ngoài máy tính của cửa hàng, ví dụ ổ lưu trữ trực tuyến, để không mất khi máy hỏng. Mỗi quý, anh chị dành một buổi xem lại phụ lục giá và hạn của các giấy tờ để kịp gia hạn hoặc ký lại.

Giấy tờ hợp tác xã gửi kèm khi đại lý nhập trà

Bộ mẫu giấy tờ ở trên là phần việc của cửa hàng. Phần việc của nhà cung cấp là gửi đủ hồ sơ để cửa hàng yên tâm bán. Khi đại lý nhập trà của HTX Tâm Trà Việt, hợp tác xã gửi bản chụp các giấy tờ sau khi anh chị yêu cầu:

  • Giấy đăng ký hợp tác xã, mã số 4601620037.
  • Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm số 14/2025/UBND-NNMT-TNg.
  • Giấy chứng nhận ISO 22000:2018 của cơ sở chế biến La Bằng.
  • Văn bằng nhãn hiệu TRAVINA và THUANTRA.
  • Phiếu kiểm nghiệm mẫu trà tại phòng thử nghiệm được công nhận.
  • Hợp đồng có dấu hợp tác xã, hóa đơn VAT và phiếu xuất kho có mã lô cho mỗi lô bán buôn.

Vùng nguyên liệu của hợp tác xã gồm 40,5 ha canh tác theo quy trình VietGAP tại Đại Từ và La Bằng. Ảnh gốc từng giấy có ở trang chứng nhận và giấy tờ; cách nhận biết hàng chính hãng có ở trang trà TRAVINA chính hãng.

Câu hỏi thường gặp về bộ mẫu giấy tờ

Bộ mẫu giấy tờ có mất phí không?

Không. Từng mẫu lẻ tải tự do. Muốn tải cả bộ trong một file .zip thì anh chị đăng ký tài khoản bằng số điện thoại hoặc Zalo.

Các mẫu có dùng được ngay không?

Các mẫu là bản tham khảo, đã có ví dụ điền sẵn. Anh chị cần sửa cho đúng tên, địa chỉ, sản phẩm và thỏa thuận của mình. Với hồ sơ nộp cơ quan nhà nước, nên xem lại mẫu đang áp dụng trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trước khi nộp.

Bộ mẫu giấy tờ có được cập nhật không?

Có. Danh sách ở đầu trang tự thêm khi có mẫu mới. Khi quy định thay đổi, chúng tôi sửa bài hướng dẫn và ghi ngày cập nhật.

Cửa hàng bán online có cần đủ bộ mẫu giấy tờ như cửa hàng có mặt bằng không?

Phần lớn giấy tờ là như nhau: vẫn cần đăng ký kinh doanh, vẫn cần hợp đồng với nhà cung cấp và chứng từ cho từng lô. Bán trên sàn thương mại điện tử thường còn phải tải lên giấy đăng ký kinh doanh, giấy tờ sản phẩm và văn bằng nhãn hiệu khi mở gian hàng chính hãng.

Làm trà nhãn riêng với hợp tác xã thì cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Anh chị cần tên thương hiệu (nên đăng ký nhãn hiệu), thiết kế bao bì và bản tự công bố sản phẩm đứng tên mình. Hợp tác xã nhận gia công nhãn riêng từ đơn 20.000.000đ, đặt cọc 20–30%, và gửi hồ sơ nguồn gốc, phiếu kiểm nghiệm để anh chị làm bản tự công bố. Chi tiết có ở trang gia công trà OEM.

Nhập trà của hợp tác xã có phải dùng đúng mẫu hợp đồng trong bộ không?

Không bắt buộc. Hợp tác xã có hợp đồng đại lý riêng; mẫu trong bộ giúp anh chị biết cần đọc kỹ điều khoản nào trước khi ký với bất kỳ nhà cung cấp nào.

Danh sách tự thêm khi có mẫu mới. Các mẫu là bản tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý. Cần hỗ trợ về nguồn trà, chính sách đại lý hoặc hồ sơ lô hàng, gọi hotline khách sỉ, đại lý 0368.151.678.