Lập mẫu kế hoạch kinh doanh đại lý trà 12 tháng bằng Excel có sẵn công thức

Mẫu kế hoạch kinh doanh đại lý trà dùng khi nào, ai lập?

Người lập mẫu kế hoạch kinh doanh là chủ cửa hàng trà hoặc người sắp nhận làm đại lý. Bảng dùng nội bộ, mở ra vào bốn lúc: trước khi đặt cọc mặt bằng, trước khi ký hợp đồng đại lý, khi rủ người góp vốn, và mỗi đầu quý để so với số bán thật. Cửa hàng đang chạy thì dùng mẫu kế hoạch kinh doanh để thử: thêm khách sỉ, lên cấp chiết khấu thì lãi đổi bao nhiêu.

Khác bảng tính giá bán và bảng dòng tiền đơn lẻ

Bảng tính giá bán trả lời từng mã lãi bao nhiêu đồng; cách lập xem bài mẫu bảng tính giá bán trà. Mẫu kế hoạch kinh doanh lấy % lãi gộp bình quân từ đó, nhân với doanh số từng tháng, trừ chi phí và theo dõi tiền mặt. Một bảng dòng tiền đã tính sẵn có trong bài 12 tháng đầu dòng tiền của một cửa hàng trà; ở đây là khung để anh chị tự điền số của mình.

Mẫu kế hoạch kinh doanh cửa hàng trà gồm những phần nào?

Pháp luật không quy định biểu mẫu cho kế hoạch của cửa hàng. Mẫu kế hoạch kinh doanh đủ dùng cho đại lý trà có 11 phần, đi từ chữ sang số:

1. Mục tiêu: doanh số năm, số khách sỉ, cấp đại lý.
2. Khách hàng: ai mua, dịp nào.
3. Kênh bán: tại quầy, giao sỉ cho quán, quà doanh nghiệp, bán online.
4. Sản phẩm: cơ cấu hàng theo tầng giá.
5. Vốn ban đầu.
6. Chi phí cố định và biến đổi.
7. Doanh số theo tháng có hệ số mùa vụ Tết, Trung thu.
8. Lãi gộp và lãi lỗ từng tháng.
9. Điểm hòa vốn.
10. Dòng tiền có tính tiền nhập hàng trước mùa.
11. Kịch bản xấu và tốt.

Bốn phần đầu gõ Word một đến hai trang; bảy phần sau nằm trong file Excel ở cuối bài.

Điền phần chữ: mục tiêu, khách hàng, sản phẩm

Ví dụ dưới mỗi mục là của “Cửa hàng trà Minh An”, cửa hàng giả định mở tháng 11/2026, vừa bán lẻ vừa giao sỉ cho vài quán nước. Mọi con số là ví dụ giả định để minh họa cách điền mẫu kế hoạch kinh doanh.

Mục tiêu 12 tháng

Phần mục tiêu của mẫu kế hoạch kinh doanh phải đếm được: doanh số năm, số khách sỉ thường xuyên, số đơn quà doanh nghiệp, cấp đại lý muốn giữ. Viết “trở thành cửa hàng uy tín” thì cuối năm không biết đạt hay chưa.

Ví dụ giả định: Minh An đặt doanh số năm khoảng 710 triệu đồng, có 8 quán nước lấy sỉ đều vào tháng thứ 6, nhận 3 đơn quà Tết doanh nghiệp, giữ đủ mốc doanh số quý của cấp đại lý đang hưởng.

Khách hàng và kênh bán

Chia khách theo cách mua: khách lẻ quanh khu mua đều nhưng ít; quán nước lấy sỉ theo tuần; doanh nghiệp đặt quà dồn cuối năm; khách online mua rải rác. Kênh bán quyết định chi phí biến đổi: bán tại quầy gần như không tốn phí, giao hàng tốn cước, bán trên sàn mất phí sàn. Ghi tỷ trọng từng kênh để điền ô “% chi phí biến đổi” của mẫu kế hoạch kinh doanh.

Sản phẩm và cơ cấu vốn hàng

Liệt kê nhóm hàng theo tầng giá: trà thông dụng bán quanh năm như Trà Bắc Truyền Thống, trà đóng túi sẵn như Ô Long Đông Tam Đảo túi 215 g, trà cao cấp, hộp quà và ấm chén. Ghi tỷ trọng vốn cho từng tầng; cách chia vốn hàng theo tầng giá có trong bài chia vốn và cơ cấu hàng cho cửa hàng trà khô.

Lỗi đắt giá: dồn vốn vào hộp quà, set quà ngay lô đầu. Hộp và set chỉ bán chạy dịp Tết, Trung thu, qua mùa là nằm kho, và thường không thuộc diện mua lại hàng tồn. Lô đầu nên nghiêng về trà dạng túi bán quanh năm.

Điền phần số trong file Excel mẫu kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch kinh doanh trên Excel tiện ở chỗ đổi một ô là cả bảng tính lại. Mọi ô nhập của mẫu kế hoạch kinh doanh nằm ở sheet “Giả định”, chia 7 mục; hai sheet “Kế hoạch 12 tháng” và “Hòa vốn” tự tính theo.

Vốn ban đầu và quỹ dự phòng

Phần vốn của mẫu kế hoạch kinh doanh ghi sáu khoản: cọc mặt bằng; sửa sang, kệ tủ; thiết bị (cân, máy hàn túi, phần mềm); lô nhập đầu; giấy tờ, khai trương; quỹ dự phòng. Lô nhập đầu là tồn kho đầu kỳ của tháng đầu kế hoạch. Quỹ dự phòng là tiền mặt để lại, cũng là số dư đầu kỳ của dòng tiền.

Ví dụ giả định: Minh An cọc mặt bằng 10 triệu, sửa sang 15 triệu, thiết bị 6 triệu, lô đầu 30 triệu, giấy tờ và khai trương 4 triệu, dự phòng 15 triệu; tổng vốn ban đầu 80 triệu đồng.

Chi phí cố định và chi phí biến đổi

Chi phí cố định trong mẫu kế hoạch kinh doanh là khoản phải trả dù bán được hay không: mặt bằng, nhân công, điện nước, phần mềm, quảng cáo cơ bản. Chi phí biến đổi đi theo doanh số (túi xách, cước giao, phí sàn), nhập bằng % trên doanh số.

Ví dụ giả định: thuê mặt bằng 5 triệu, một người bán bán thời gian 3,5 triệu, điện nước internet 1 triệu, phần mềm và điện thoại 300 nghìn, quảng cáo 1,5 triệu, chi khác 700 nghìn; cộng 12 triệu đồng/tháng. Chi phí biến đổi 3% doanh số. Chủ tự đứng quầy nên tiền công của chủ chưa tính.

Doanh số tháng bình thường và % lãi gộp

Tháng bình thường là tháng không có dịp lễ, hệ số mùa vụ 1,0. Ước bằng số khách mỗi ngày × giá trị đơn bình quân × 30, cộng phần giao sỉ cho quán quen.

% lãi gộp bình quân lấy từ bảng tính giá bán: (giá bán − giá vốn) ÷ giá bán, bình quân theo cơ cấu hàng. Mức chiết khấu theo cấp xem bài chiết khấu đại lý trà Thái Nguyên.

Ví dụ giả định: Minh An ước 60 triệu đồng một tháng bình thường, lãi gộp bình quân 30%, thuế tính trên doanh số để 0% (lý do ở phần thuế bên dưới).

Hệ số mùa vụ Tết, Trung thu

Đây là phần làm mẫu kế hoạch kinh doanh của cửa hàng trà khác một bảng chia đều. Mỗi tháng dương lịch có một hệ số: cao điểm lớn hơn 1, thấp điểm nhỏ hơn 1. Tết âm lịch đổi ngày mỗi năm; Tết Đinh Mùi 2027 có mùng 1 là 06/02/2027, nên cao điểm quà Tết rơi gọn vào tháng 1/2027.

Hệ số trong bảng là ví dụ giả định của mẫu kế hoạch kinh doanh; cửa hàng gần khu công nghiệp hay trên phố du lịch sẽ có nhịp khác. Bình quân hệ số cả năm của ví dụ là 1,07.

Hệ số khởi đầu và kịch bản xấu, tốt

Cửa hàng mới chưa có khách quen, nên mẫu kế hoạch kinh doanh có ba ô hệ số khởi đầu cho 3 tháng đầu; ví dụ 60%, 80%, 90%, từ tháng thứ tư tính đủ. Kịch bản là hệ số nhân với doanh số: ví dụ Xấu 75%, Cơ sở 100%, Tốt 120%, chọn ở ô B10; sheet “Hòa vốn” luôn so cả ba.

Đọc kết quả mẫu kế hoạch kinh doanh: lãi gộp, hòa vốn, dòng tiền

Sheet “Kế hoạch 12 tháng” của mẫu kế hoạch kinh doanh có khối lãi lỗ (doanh số, giá vốn, lãi gộp, chi phí, lãi lỗ tháng và lũy kế) và khối dòng tiền (tồn kho, tiền nhập hàng, tiền mặt cuối tháng, cảnh báo).

Điểm hòa vốn tính thế nào?

Trong mẫu kế hoạch kinh doanh, phần doanh số còn lại sau giá vốn, chi phí biến đổi và thuế gọi là tỷ lệ góp. Doanh số hòa vốn/tháng = chi phí cố định ÷ tỷ lệ góp.

Ví dụ giả định: tỷ lệ góp của Minh An = 30% − 3% − 0% = 27%. Doanh số hòa vốn = 12.000.000 ÷ 27% ≈ 44,44 triệu đồng/tháng, khoảng 1,48 triệu đồng/ngày. Doanh số kế hoạch bình quân 59,4 triệu/tháng, cao hơn mức hòa vốn khoảng 25%; đó là biên an toàn. Trong 12 tháng có 9 tháng có lãi, 3 tháng lỗ nhẹ (tháng mở cửa và hai tháng thấp điểm).

Vì sao có lãi mà vẫn thiếu tiền?

Lãi ghi nhận khi bán; tiền ra khi nhập. Mẫu kế hoạch kinh doanh giữ tồn kho cuối tháng đủ bán số ngày ở ô B26, tính theo tháng sau, nên trước cao điểm tiền nhập hàng tăng vọt.

Ví dụ giả định: tháng 12/2026 Minh An có lãi 7,44 triệu, nhưng phải nhập hàng cho tháng 1 nên dòng tiền tháng âm 25,32 triệu; tiền mặt đã âm từ tháng 11 và xuống âm 33 triệu cuối tháng 12, dòng cảnh báo báo “THIẾU TIỀN”. Cần chuẩn bị thêm khoảng 33 triệu, giảm lượng nhập, hoặc nhận cọc đơn quà doanh nghiệp.

Bao giờ thu hồi đủ vốn?

Mẫu kế hoạch kinh doanh coi là thu hồi đủ vốn khi tiền mặt cuối tháng bằng tổng vốn ban đầu, chưa tính hàng tồn còn lại. Ví dụ giả định: kịch bản cơ sở lãi cả năm 48,46 triệu, tiền mặt cuối tháng thứ 12 là 51,46 triệu, chưa đủ 80 triệu. Giữ nhịp năm đầu thì ước thu hồi đủ vào khoảng tháng thứ 20.

Ô thuế điền 0% hay bao nhiêu?

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, từ 01/01/2026 hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Doanh số năm của ví dụ là 712,8 triệu đồng, nên ô thuế trong mẫu kế hoạch kinh doanh để 0%.

Hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử, theo Thời báo Tài chính Việt Nam. Cửa hàng dự kiến vượt ngưỡng, hoặc đăng ký dạng doanh nghiệp, nên hỏi cơ quan thuế quản lý về tỷ lệ áp dụng rồi điền ô thuế, thay vì đoán.

Ví dụ mẫu kế hoạch kinh doanh điền sẵn của Cửa hàng trà Minh An

Bảng dưới lấy từ file, kịch bản cơ sở, đơn vị triệu đồng; mọi số là ví dụ giả định của mẫu kế hoạch kinh doanh.

Dòng T3 – T8 là cộng sáu tháng thấp điểm; cột tiền mặt ghi số cuối tháng 8. Tiền mặt tháng 8 tụt vì nhập hàng cho Trung thu. Tổng tiền nhập hàng lớn hơn giá vốn hàng bán (498,96 triệu) đúng bằng phần tồn kho tăng thêm, từ 30 triệu lên 42 triệu.

Ba kịch bản xấu, cơ sở, tốt

Trong mẫu kế hoạch kinh doanh của Minh An, kịch bản xấu không lỗ nhưng không còn đồng nào trả công chủ. Đọc bảng này trước khi ký thuê mặt bằng dài hạn; kịch bản xấu lỗ nặng thì nên thu nhỏ mặt bằng.

Tải mẫu kế hoạch kinh doanh đại lý trà 12 tháng (file Excel)

File mẫu kế hoạch kinh doanh có 4 sheet. “Giả định” gồm 7 mục ô nhập; “Kế hoạch 12 tháng” tính doanh số, lãi lỗ, dòng tiền từng tháng và cột cả năm; “Hòa vốn” tính doanh số hòa vốn, tháng thiếu tiền, tháng thu hồi vốn và so ba kịch bản; “Hướng dẫn” ghi cách điền. File không ghi sẵn giá hay chiết khấu của nhà cung cấp nào.

Tải mẫu kế hoạch kinh doanh đại lý trà 12 tháng (file Excel, 4 sheet có công thức) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.

Cách dùng mẫu kế hoạch kinh doanh: giữ một bản gốc; ở sheet “Giả định” thay số ví dụ giả định bằng số của mình, chỉ gõ vào ô vàng; đổi tháng bắt đầu ở ô B9, chọn kịch bản ở ô B10. Ô sai khoảng sẽ bị chặn. Mỗi tháng ghi doanh số thật để so; lệch nhiều thì sửa giả định, không sửa công thức.

7 lỗi hay gặp khi lập mẫu kế hoạch kinh doanh cho cửa hàng trà

1. Doanh số đều 12 tháng. Chia đều làm mất cao điểm Tết, Trung thu và giấu tháng thiếu tiền.
2. Quên mùa thấp điểm. Ví dụ trên có hai tháng lỗ nhẹ dù cả năm có lãi.
3. Dồn vốn vào hộp quà, set quà không được mua lại. Qua dịp lễ là bán chậm.
4. Lấy chiết khấu làm lãi gộp. Còn vận chuyển, bao bì, hao hụt.
5. Không có quỹ dự phòng cho tiền nhập hàng trước Tết.
6. Tính đủ doanh số từ tháng đầu.
7. Lập xong rồi cất. Không so số thật hằng tháng thì mẫu kế hoạch kinh doanh chỉ là bảng đoán.

Về nguồn hàng: vùng chè Thái Nguyên thu hái tháng 3 – 10, tháng 11 – 2 cây nghỉ, nên lượng hàng cho Tết cần chốt từ tháng 10 – 11, đúng lúc cột tiền nhập hàng của mẫu kế hoạch kinh doanh tăng.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu kế hoạch kinh doanh nên lập cho 12 tháng hay 3 năm?

Năm đầu lập 12 tháng chi tiết vì mùa vụ và tiền nhập hàng đổi theo tháng. Năm thứ hai sao chép file, bỏ hệ số khởi đầu, lấy tồn cuối năm trước làm tồn đầu kỳ.

Chưa có số liệu cũ thì ước doanh số tháng bình thường thế nào?

Quan sát khách ở các cửa hàng tương tự quanh khu vài buổi, ước số đơn và giá trị đơn, nhân 30 ngày, cộng phần sỉ cho quán đã hứa lấy. Để kịch bản xấu thấp hơn 25%.

% lãi gộp nên điền bao nhiêu?

Không có con số chung cho mọi mẫu kế hoạch kinh doanh. Tính giá vốn từng mã rồi lấy bình quân theo cơ cấu hàng định bán; ví dụ giả định trong bài dùng 30%.

Đưa file này cho người góp vốn hay ngân hàng được không?

Người góp vốn thường chỉ cần sheet “Hòa vốn” và bảng 12 tháng. Ngân hàng có thể yêu cầu phương án theo mẫu riêng; khi đó lấy số từ mẫu kế hoạch kinh doanh để điền sang.

Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm có phải điền thuế không?

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống không nộp thuế GTGT và TNCN, nên ô thuế có thể để 0%. Việc khai báo doanh thu với cơ quan thuế vẫn nên hỏi chi cục thuế nơi đăng ký.

Muốn lên Tổng đại lý thì sửa gì trong file?

Tăng % lãi gộp theo chiết khấu mới, kiểm tiền nhập hàng mỗi quý có đạt mốc duy trì 30 triệu đồng, và xem cột tiền mặt có đủ cho lô lớn hơn. Tiền mặt âm nhiều tháng thì chưa nên lên cấp.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng chịu thuế hộ kinh doanh lên 1 tỷ đồng (2026) – Báo Chính phủ
• Ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng và hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh (2026) – Thời báo Tài chính Việt Nam