Hợp đồng đại lý trà: 10 điều khoản cần đọc kỹ trước khi ký

Hợp đồng đại lý và hợp đồng mua đứt bán đoạn: chọn loại nào

Trước khi bàn từng điều khoản, người mới thường phải chọn giữa hai dạng giấy tờ. Một là hợp đồng đại lý, hai là hợp đồng mua bán thông thường. Hai dạng này khác nhau ở bản chất chứ không chỉ ở tên gọi.

Với hợp đồng mua bán, bên mua trả tiền, nhận hàng, và từ đó hàng là của họ, muốn bán giá nào cũng được. Quan hệ kết thúc ngay sau mỗi đơn. Cách này gọn, hợp với người mua số lượng nhỏ hoặc mua theo mùa, nhưng không đi kèm bảo hộ khu vực và không có cơ chế bù chênh khi giá đổi.

Với hợp đồng đại lý, hai bên ràng buộc lâu dài: bên bán cam kết bảo hộ địa bàn và hỗ trợ bán hàng, bên mua cam kết sản lượng và giữ giá niêm yết. Đây là dạng phù hợp cho người xác định làm đều, và cũng là dạng mà mọi điều khoản bàn dưới đây áp dụng.

Lời khuyên thực tế: đừng ký hợp đồng đại lý ngay lần nhập đầu. Mua vài đơn theo hợp đồng mua bán để biết hàng có hợp thị trường của mình không, rồi mới chuyển sang hợp đồng đại lý khi đã có số liệu bán thật.

Sáu giấy tờ đi kèm một hợp đồng đại lý

Bản hợp đồng đại lý chỉ là phần khung. Thứ quyết định việc làm ăn hàng ngày nằm ở các phụ lục và giấy tờ đi kèm. Thiếu một trong sáu thứ dưới đây là còn chỗ cãi nhau về sau.

Thứ nhất là phụ lục bảng giá, ghi rõ giá nhập theo từng mã và giá niêm yết tương ứng. Thứ hai là phụ lục khu vực, ghi rõ tên phường, xã được bảo hộ, không ghi chung chung theo tỉnh. Thứ ba là phụ lục sản lượng cam kết theo quý hoặc theo năm, kèm cách xử lý khi không đạt.

Thứ tư là mẫu biên bản giao nhận hàng, vì mọi tranh chấp về thiếu hàng hay hàng lỗi đều quay về tờ giấy này. Thứ năm là quy định về nhận diện thương hiệu: biển hiệu, ảnh sản phẩm, cách gọi tên mã hàng. Thứ sáu là giấy tờ chứng minh nguồn gốc lô hàng, thứ mà khách doanh nghiệp và bếp ăn luôn hỏi tới.

Một hợp đồng đại lý có đủ sáu phụ lục này thì phần lớn vướng mắc về sau tự giải quyết được bằng cách mở giấy ra đọc, không cần gọi điện tranh luận.

Đọc phụ lục giá trong hợp đồng đại lý: bốn chỗ hay bỏ sót

Phụ lục giá là phần bị đọc lướt nhiều nhất, và cũng là phần gây hiểu lầm nhiều nhất sau khi ký hợp đồng đại lý.

Chỗ thứ nhất là mốc tính giá. Đơn được tính theo giá tại ngày đặt hay ngày giao? Hai mốc này lệch nhau vài ngày là đủ để rơi vào hai bảng giá khác nhau khi có đợt điều chỉnh. Hợp đồng đại lý nên ghi rõ căn cứ là ngày bên bán xác nhận đơn.

Chỗ thứ hai là giá đã gồm những gì: bao bì, hút chân không, cước vận chuyển, thuế. Chỗ thứ ba là điều kiện để hưởng mức giá tốt hơn, thường gắn với sản lượng luỹ kế theo quý chứ không theo từng đơn.

Chỗ thứ tư là cơ chế khi giá giảm. Hợp đồng đại lý tử tế luôn có một dòng nói rõ hàng nhập trong bao nhiêu ngày trước ngày hiệu lực thì được bù chênh. Thiếu dòng này, đại lý gánh toàn bộ rủi ro khi giá xuống.

Gia hạn, sửa đổi và những dấu hiệu cần dừng lại

Hợp đồng đại lý không phải ký một lần rồi thôi. Thông thường ký theo năm, và mỗi lần gia hạn là một dịp rà lại.

Khi gia hạn, ba thứ nên xem lại: sản lượng cam kết có còn hợp với thực tế bán không, khu vực bảo hộ có cần mở rộng hay thu hẹp không, và bảng giá đã đổi bao nhiêu lần trong năm qua. Mọi thay đổi phải làm bằng phụ lục có chữ ký, không nhận bằng tin nhắn.

Có vài dấu hiệu nên khiến người đọc dừng lại trước khi ký một hợp đồng đại lý. Một là bên bán không chịu ghi khu vực bảo hộ bằng tên hành chính cụ thể. Hai là không có điều khoản xử lý hàng tồn khi chấm dứt. Ba là yêu cầu cọc lớn mà không nói rõ cọc để làm gì và hoàn khi nào. Bốn là không cung cấp được giấy tờ nguồn gốc lô hàng.

Ngược lại, một hợp đồng đại lý ghi rõ bốn điểm đó, kèm sáu phụ lục nói ở trên, là nền đủ chắc để hai bên làm ăn lâu dài mà không phải nhớ bằng miệng.

Bốn câu nên hỏi trước khi đặt bút ký hợp đồng đại lý

Đọc hết điều khoản vẫn chưa đủ. Bốn câu hỏi dưới đây nên hỏi thẳng bên bán, và câu trả lời nên được ghi vào chính hợp đồng đại lý chứ không để miệng.

Câu thứ nhất: nếu tôi không đạt sản lượng cam kết trong một quý thì hợp đồng đại lý xử lý ra sao? Câu trả lời tử tế là nhắc nhở và cho thêm một quý để bù, chứ không cắt khu vực ngay. Câu thứ hai: khu vực bảo hộ ghi trong hợp đồng đại lý là phường, xã nào, và bên bán có quyền mở thêm điểm bán trong khu vực đó trong trường hợp nào?

Câu thứ ba: khi có đợt điều chỉnh giá, tôi được báo trước bao lâu và hàng tồn của tôi được xử lý thế nào? Điều này phải nằm trong hợp đồng đại lý dưới dạng số ngày cụ thể, không phải một lời hứa chung chung.

Câu thứ tư: nếu một bên muốn dừng, hợp đồng đại lý quy định báo trước bao nhiêu ngày và hàng còn trong kho tính thế nào? Đây là điều khoản ít ai đọc lúc vui vẻ nhưng lại quyết định thiệt hơn lúc chia tay.

Bốn câu này không phải để làm khó bên bán. Ngược lại, một nhà sản xuất làm ăn đàng hoàng sẽ mừng khi đại lý hỏi kỹ, vì hợp đồng đại lý càng rõ thì càng ít việc phải xử lý về sau, và cả hai bên đều đỡ mất thời gian.

Nguồn gốc lô trà

Hàng giao cho đại lý TRAVINA đến từ vùng nguyên liệu Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên, hái tay 100%. Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản làm tại cơ sở Gò Lớn; từ Móc Câu Đặc Biệt trở lên làm tại cơ sở La Bằng, xưởng đạt ISO 22000:2018 (GOODVN91025.FSMS). Mỗi lô có mã in trên bao bì, đi cùng phiếu xuất kho, là căn cứ khi áp dụng bù chênh hay mua lại. Số hiệu giấy tờ có trong hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.