Mẫu yêu cầu báo giá quà Tết doanh nghiệp in logo, điền 10 mục là có giá sát

Mẫu yêu cầu báo giá dùng khi nào, ai lập và gửi cho ai?

Mẫu yêu cầu báo giá dùng khi doanh nghiệp đã biết mình cần quà Tết nhưng chưa chốt nơi mua. Thường vào tháng 10, tháng 11, phòng hành chính hoặc mua hàng lập, giám đốc duyệt, rồi gửi cùng lúc cho hai, ba nơi bán quà.

Người lập nên là người theo đơn tới lúc giao, vì họ nắm danh sách người nhận và ngày công ty nghỉ Tết. Gửi qua email hoặc Zalo cho người phụ trách quà doanh nghiệp của nhà cung cấp. Cửa hàng trà, đại lý nhận đơn quà của khách quen cũng dùng đúng mẫu yêu cầu báo giá này để hỏi nguồn hàng.

Yêu cầu báo giá khác báo giá và đơn đặt hàng chỗ nào?

Yêu cầu báo giá do bên mua gửi, nói mình cần gì. Báo giá do bên bán gửi lại, nói giá và điều kiện. Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng chốt số lượng, ngày giao, cọc.

Bản thân mẫu yêu cầu báo giá chưa buộc ai mua hay bán. Báo giá thì khác: theo Điều 386 Bộ luật Dân sự 2015, đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết và chịu ràng buộc về đề nghị đó. Báo giá ghi rõ hàng, giá, hạn trả lời có thể được hiểu như vậy, nên thời hạn hiệu lực đáng hỏi rõ từ đầu.

Mẫu yêu cầu báo giá quà Tết gồm 10 mục nào?

Mẫu yêu cầu báo giá trong bài có phần đầu (tên đơn vị, số văn bản, ngày, dòng “Kính gửi”) và 10 mục đánh số theo thứ tự nhà cung cấp cần để tính giá:

1. Thông tin bên yêu cầu.
2. Số suất quà, chia nhóm người nhận.
3. Ngân sách mỗi suất.
4. Loại quà: hộp trà, set quà, ấm chén.
5. Yêu cầu logo.
6. Thông điệp và thiệp.
7. Hạn giao và địa điểm giao.
8. Hóa đơn VAT.
9. Thanh toán và đặt cọc.
10. Hạn trả lời, nội dung báo giá cần có.

Cuối mẫu có ô đính kèm và chỗ ký của người lập, người duyệt. Mục 2, 3, 5 và 7 làm giá lên xuống nhiều; bỏ trống mục nào thì báo giá về lệch ở đúng mục đó.

Cách điền từng mục của mẫu yêu cầu báo giá quà Tết

Ví dụ dùng hai bên giả định: Công ty ABC, khoảng 300 nhân viên, đặt quà cho nhân viên và đối tác; Cửa hàng trà Minh An nhận đơn quà của các công ty quanh khu vực rồi gửi mẫu yêu cầu báo giá lên nguồn hàng.

Mục 1 của mẫu yêu cầu báo giá: thông tin bên yêu cầu

Ở đầu mẫu yêu cầu báo giá, ghi tên đơn vị đúng như giấy đăng ký, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ kèm chức vụ, điện thoại, email. Thêm một dòng “người duyệt cuối” để nhà cung cấp biết ai chốt mẫu quà và bản in logo.

Lỗi hay gặp: chỉ ghi một số điện thoại cá nhân; người đó nghỉ phép là bên bán không biết hỏi ai. Ví dụ: Công ty ABC, phòng Hành chính – Nhân sự; liên hệ chị Lan, trưởng phòng; duyệt cuối anh Hùng, phó giám đốc.

Mục 2: số suất quà và nhóm người nhận

Mục 2 của mẫu yêu cầu báo giá ghi tổng số suất rồi chia theo nhóm: đối tác, khách hàng, nhân viên, mỗi nhóm một dòng. Ghi thêm biên độ có thể thay đổi và ngày chốt số lượng cuối.

Số suất quyết định có in logo được hay không. Ở hợp tác xã chúng tôi, đơn in logo nhận từ 200 suất; đơn vài chục set nên chọn quà không in, kèm thiệp lời chúc của công ty.

Lỗi hay gặp: ghi “khoảng 300 suất” rồi tháng 1 mới chốt 420, phần tăng thêm khó in kịp. Ví dụ: 350 suất gồm 50 đối tác và 300 nhân viên, dao động 10%, chốt số cuối ngày 25/11/2026.

Mục 3: ngân sách mỗi suất, gồm VAT chưa

Ghi một con số hoặc một khoảng cho từng nhóm, rồi đánh dấu hai ô: đã gồm thuế GTGT chưa, đã gồm vận chuyển chưa. Nhiều nơi ngại nói ngân sách vì sợ bị báo kịch trần. Thực tế, mẫu yêu cầu báo giá không có ngân sách thì nơi chào hộp nhỏ, nơi chào set lớn, không so được.

Lỗi hay gặp: ghi “500.000đ” mà không nói gồm VAT chưa, kế toán cộng thuế vào thì vượt. Ví dụ: nhóm đối tác 1.200.000đ một suất, nhóm nhân viên 450.000đ một suất, đã gồm VAT, chưa gồm vận chuyển.

Mục 4: hộp trà, set quà hay ấm chén

Trong mẫu yêu cầu báo giá, đánh dấu loại quà rồi mô tả loại trà, khối lượng, hạn dùng còn lại khi giao, có cần túi xách không. Hộp trà gọn, dễ gửi đi tỉnh; set quà hợp với đối tác; ấm chén dùng được lâu.

Xem trước danh mục hộp trà quà tặng và bài chọn set ấm chén làm quà tặng để mô tả bằng tên cụ thể thay vì “quà sang trọng”. Nhóm đối tác thân thiết có thể chọn trà búp đinh như Trà Đinh Ngọc (Đinh Tiên Sơn).

Lỗi hay gặp: viết chung “quà Tết cao cấp”, mỗi nơi hiểu một kiểu. Ví dụ: đối tác lấy set trà kèm ấm chén; nhân viên lấy hộp trà xanh hai gói. Cửa hàng trà Minh An ghi thêm “xin ảnh thật và hai hộp mẫu”.

Mục 5 trong mẫu yêu cầu báo giá: yêu cầu logo

Ghi vị trí in (nắp hộp, túi xách, thiệp, thân ấm), kích thước gần đúng, màu theo bộ nhận diện (mã CMYK hoặc Pantone) và định dạng file. File logo nên là file vector như AI, EPS, SVG hoặc PDF vector, không phải ảnh chụp màn hình.

Cách in (ép kim, in UV, in lụa, khắc laser) tùy chất liệu, để nhà cung cấp đề xuất và ghi chi phí in thành dòng riêng. Ghi người duyệt bản in, xác nhận đơn vị có quyền dùng logo.

Lỗi hay gặp: thiếu file logo, gửi ảnh cắt từ website, bên bán phải vẽ lại và dễ sai màu. Ví dụ: logo một màu ép kim vàng trên nắp hộp, rộng khoảng 6 cm, file AI đính kèm, chị Lan duyệt bản in.

Mục 6: thông điệp và thiệp

Mẫu yêu cầu báo giá hỏi thiệp in lời chúc chung hay ghi tên từng người, tiếng Việt hay song ngữ. Thiệp ghi tên cần danh sách chính xác, gửi trước một hạn cụ thể. Lời chúc do công ty soạn, nhà cung cấp dàn trang.

Lỗi hay gặp: gửi danh sách tên sát ngày giao, có tên sai dấu. Ví dụ: thiệp song ngữ ghi tên 50 đối tác; thiệp lời chúc chung cho 300 nhân viên; danh sách tên gửi trước ngày 10/12/2026.

Mục 7: hạn giao, giao một hay nhiều điểm

Ghi ngày giao mong muốn, hạn chót không thể lùi, khung giờ nhận và địa điểm. Giao nhiều điểm thì đính kèm mẫu yêu cầu báo giá một bảng: địa chỉ, người nhận, điện thoại, số suất, ngày giao. Phí giao nhiều điểm thường tính riêng.

Lỗi hay gặp: hạn giao sát Tết, khi vận chuyển dồn vào cuối tháng Chạp mà in logo, đóng hộp cũng cần thời gian. Ví dụ: 300 suất nhân viên giao văn phòng ngày 15/01/2027; 50 suất đối tác giao 12 điểm, xong trước 25/01/2027.

Mục 8: hóa đơn VAT

Phần hóa đơn của mẫu yêu cầu báo giá ghi tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn điện tử, và chọn một hóa đơn hay tách theo nhóm. Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, được sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), quy định hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; ghi sai thì phải điều chỉnh hoặc thay thế.

Nên hỏi kế toán trước có cần tách hóa đơn quà nhân viên và quà đối tác. Thuế suất từng mặt hàng do bên bán ghi. Ví dụ: một hóa đơn cho 350 suất, đứng tên Công ty ABC, gửi về email phòng kế toán.

Mục 9: thanh toán và đặt cọc

Ở mục 9 của mẫu yêu cầu báo giá, bên yêu cầu nêu điều kiện mong muốn: chuyển khoản, trả phần còn lại sau giao bao nhiêu ngày, cần chứng từ gì; và đề nghị bên bán ghi rõ mức cọc. Hàng in logo làm riêng, không bán lại cho ai được, nên thường cọc cao hơn hàng có sẵn.

Ở hợp tác xã, mọi đơn có in logo cọc 50%; đơn doanh nghiệp, đơn trước Tết không in logo cọc 20–30%; hàng có sẵn không cọc. Ví dụ: cọc theo báo giá, phần còn lại chuyển khoản trong 7 ngày sau khi nhận đủ hàng và hóa đơn.

Mục 10 của mẫu yêu cầu báo giá: hạn trả lời

Ghi hạn gửi báo giá, email nhận và hiệu lực tối thiểu, ví dụ 30 ngày. Liệt kê các dòng báo giá phải có: đơn giá từng loại quà, chi phí in logo, thuế GTGT, phí vận chuyển, thời gian làm từ khi duyệt bản in, mức cọc, ảnh thật hoặc hàng mẫu.

Lỗi hay gặp: mẫu yêu cầu báo giá không đặt hạn, mỗi nơi gửi một ngày, một định dạng. Ví dụ: gửi báo giá trước 17 giờ ngày 10/11/2026 về email phòng hành chính, hiệu lực 30 ngày, kèm ảnh thật từng loại quà.

Lịch ngược đặt quà Tết Đinh Mùi 2027

Mùng 1 Tết Đinh Mùi là thứ Bảy, 06/02/2027. Theo Thông báo 11483/TB-BNV ngày 09/10/2026 của Bộ Nội vụ, đăng trên cổng thông tin tỉnh Hà Tĩnh, công chức nghỉ từ 04/02 đến hết 10/02/2027. Doanh nghiệp chọn một trong ba phương án nghỉ 5 ngày Tết.

Ngày công ty nghỉ là mốc cuối để tính ngược từ lúc gửi mẫu yêu cầu báo giá:

Thời gian thật của từng bước tùy số suất, cách in và nhà cung cấp; hỏi lịch cụ thể khi nhận báo giá. Bài quà Tết doanh nghiệp 2027 có thêm gợi ý chọn quà theo nhóm người nhận. Gửi mẫu yêu cầu báo giá muộn hơn lịch này thì nên chuyển sang hàng có sẵn, không in logo.

Bảng ví dụ điền sẵn của Công ty ABC

Bảng gom các ví dụ ở trên thành một mẫu yêu cầu báo giá hoàn chỉnh. Khi dùng, thay bằng thông tin thật của đơn vị mình.

Mẫu yêu cầu báo giá của Cửa hàng trà Minh An khác ở ba chỗ: bên yêu cầu là hộ kinh doanh của cửa hàng, ngân sách ghi theo khung giá khách đã duyệt kèm chữ “chưa gồm VAT”, logo là của công ty khách.

Tải mẫu yêu cầu báo giá quà Tết doanh nghiệp (file Word)

File Word gồm phần đầu, 10 mục như trong bài, ô đánh dấu, bảng nhóm người nhận, bảng địa điểm giao, phần đính kèm và chỗ ký. Chỗ điền để dấu “……”, dưới mỗi mục có dòng gợi ý in nghiêng.

Tải mẫu yêu cầu báo giá quà Tết (file Word, 10 mục) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.

Cách dùng: lưu một bản gốc; mỗi nhà cung cấp gửi một bản cùng nội dung, chỉ đổi dòng “Kính gửi”; xóa các dòng gợi ý rồi xuất PDF, gửi kèm file logo và danh sách địa chỉ giao. Giữ lại mẫu yêu cầu báo giá đã gửi để đối chiếu khi báo giá về.

Nhận báo giá về thì so những dòng nào?

Gửi cùng một mẫu yêu cầu báo giá cho các nơi thì báo giá về mới so được. Chép về một bảng, so: đơn giá gồm thuế chưa, phí in logo, phí giao nhiều điểm, thời gian làm, mức cọc, hạn dùng của trà, giấy ATTP và phiếu kiểm nghiệm.

Giá thấp mà thiếu dòng in logo hoặc vận chuyển thường không thấp thật. Với trà, nên xin hàng mẫu pha thử trước khi chốt, vì người nhận sẽ uống.

7 lỗi khi gửi mẫu yêu cầu báo giá khiến giá báo về bị lệch

1. Không nói ngân sách, mỗi nơi chào một tầng giá.
2. Có ngân sách nhưng không ghi đã gồm VAT, vận chuyển hay chưa.
3. Thiếu file logo vector, chỉ có ảnh JPG nhỏ.
4. Đặt hạn giao sát Tết, không còn thời gian duyệt bản in.
5. Số suất ghi “khoảng chừng”, tăng thêm sau khi đã in.
6. Giao nhiều điểm nhưng không gửi danh sách địa chỉ.
7. Tên đơn vị, mã số thuế trên hóa đơn ghi sai.

Lỗi 1 khiến phải đi thêm một vòng báo giá; lỗi 4 khiến phải bỏ phần in logo. Mẫu yêu cầu báo giá đủ 10 mục chặn được cả bảy lỗi, việc còn lại là gửi sớm.

Câu hỏi thường gặp

Văn bản yêu cầu báo giá có cần đóng dấu không?

Không bắt buộc. Mẫu yêu cầu báo giá gửi từ email công ty, có tên người lập và người duyệt là đủ để bên bán biết đây là yêu cầu chính thức. Quy chế mua sắm đòi đóng dấu thì làm theo quy chế.

Nên gửi mẫu yêu cầu báo giá cho mấy nhà cung cấp?

Hai đến ba nơi là vừa. Ít hơn thì khó so, nhiều hơn thì mất thời gian đọc, hỏi lại và xin hàng mẫu. Gửi cùng ngày, cùng hạn trả lời để các nơi có thời gian như nhau.

Đặt dưới 200 suất có in logo được không?

Ở hợp tác xã, đơn in logo nhận từ 200 suất, không nhận in đơn 30 set. Đơn nhỏ hơn có thể chọn hộp trà, set quà không in, kèm thiệp lời chúc của công ty; vẫn điền đủ các mục khác trong mẫu yêu cầu báo giá để nhận giá đúng.

Báo giá quà Tết có hiệu lực bao lâu?

Tùy bên bán ghi. Trong mẫu yêu cầu báo giá nên đề nghị hiệu lực tối thiểu 30 ngày. Quá hạn mà chưa chốt thì xin xác nhận lại giá trước khi ký đơn.

Cửa hàng trà nhận đơn quà cho khách có dùng mẫu này được không?

Được. Trong mẫu yêu cầu báo giá, cửa hàng ghi mình là bên yêu cầu, ghi logo và thiệp theo yêu cầu của khách, hóa đơn đứng tên cửa hàng. Muốn lấy hàng lâu dài thì xem chính sách ở trang đại lý.

Không có file logo vector thì làm thế nào?

Hỏi đơn vị đã thiết kế bộ nhận diện hoặc nơi in danh thiếp gần đây, họ thường còn file gốc. Không tìm được thì ghi ngay ở mục 5 của mẫu yêu cầu báo giá để bên bán tính thời gian vẽ lại.

Nguồn tham khảo

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ – vanban.chinhphu.vn (2025)
• Thông báo 11483/TB-BNV về nghỉ Tết Nguyên đán 2027 – hatinh.gov.vn (2026)
• Phương án nghỉ Tết 2027 cho doanh nghiệp – CafeF (2026)
• Điều 386 Bộ luật Dân sự 2015 – hethongphapluat.com