Cách lập mẫu đơn đặt hàng sỉ trà gửi nhà cung cấp, kèm file Excel tự tính tiền

Mẫu đơn đặt hàng dùng khi nào, ai lập và gửi cho ai?

Đơn đặt hàng, hay PO (purchase order), do bên mua lập: chủ cửa hàng trà, quản lý quán, bộ phận mua hàng của khách sạn, nhà hàng, kế toán của đại lý. Đơn gửi cho bên bán là xưởng, hợp tác xã hay nhà phân phối, sau khi đã có báo giá. Bên bán kiểm tồn kho rồi xác nhận hoặc đề nghị sửa.

Người nhập trà sỉ dùng mẫu đơn đặt hàng khi lấy lô đầu sau khi thử mẫu, khi đặt lại theo tháng, theo mùa, và khi lấy hàng theo hợp đồng đã ký.

Về pháp lý, mẫu đơn đặt hàng gửi đi là một đề nghị giao kết hợp đồng theo Điều 386 Bộ luật Dân sự 2015, ràng buộc người gửi. Bên bán đồng ý toàn bộ nội dung là chấp nhận đề nghị (Điều 393). Bên bán đồng ý nhưng sửa số lượng hay giá thì theo Điều 392, câu trả lời ấy thành đề nghị mới, chờ bên mua đồng ý lại.

Điều 24 Luật Thương mại 2005 cho phép hợp đồng mua bán hàng hóa xác lập bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. Một mẫu đơn đặt hàng đã được xác nhận, kèm hóa đơn và biên bản giao nhận, đủ làm căn cứ cho một lần mua trà thông thường. Lưu ý khoản 2 Điều 393: im lặng không phải là đồng ý, trừ khi hai bên đã thỏa thuận hoặc có thói quen như vậy.

Mẫu đơn đặt hàng khác báo giá và hợp đồng ở đâu?

Báo giá do bên bán gửi, mẫu đơn đặt hàng do bên mua điền và gửi, hợp đồng do hai bên cùng ký.

Lấy thử, đơn nhỏ thì mẫu đơn đặt hàng có xác nhận là đủ. Nhập đều cả năm nên ký hợp đồng nguyên tắc để chốt điều kiện chung một lần. Làm đại lý thì có hợp đồng đại lý với chính sách cấp, khu vực, mua lại hàng tồn; xem bài hợp đồng đại lý trà và 10 điều khoản. Dù ký loại nào, mỗi lần lấy hàng vẫn đi bằng một đơn.

9 mục của một mẫu đơn đặt hàng sỉ trà

Pháp luật không ban hành mẫu đơn đặt hàng bắt buộc; doanh nghiệp, cửa hàng tự soạn. Với hàng trà, nên đủ 9 mục, cũng là thứ tự trong file Excel cuối bài:

1. Số đơn và ngày đặt.
2. Bên đặt hàng: tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, email nhận hóa đơn.
3. Bên bán: tên, mã số thuế, người phụ trách, số báo giá áp dụng.
4. Bảng hàng: STT, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
5. Cộng tiền, VAT, tổng thanh toán, có ô chọn giá đã gồm hay chưa gồm VAT.
6. Giao nhận: địa điểm, ngày, người nhận, phí vận chuyển bên nào chịu.
7. Thanh toán: hình thức, thời hạn, tiền đã cọc hoặc trả trước.
8. Chứng từ kèm: hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm, bản tự công bố, biên bản giao nhận.
9. Ký và xác nhận của hai bên.

Ba chỗ dễ sai của mẫu đơn đặt hàng là bảng hàng (thiếu quy cách, lẫn đơn vị), dòng VAT (không rõ giá trước hay sau thuế) và giao nhận (không ghi ai chịu phí vận chuyển).

Cách điền từng mục của mẫu đơn đặt hàng

Ví dụ dưới mỗi mục là của “Cửa hàng trà Minh An”, cửa hàng giả định vừa bán lẻ vừa giao sỉ cho vài quán nước. Tên và số liệu đặt ra để minh họa cách điền mẫu đơn đặt hàng.

Mục 1: số đơn và ngày đặt

Số đơn giúp hai bên gọi đúng đơn khi đối chiếu công nợ, hóa đơn, đổi trả. Cách đánh số dễ dùng: viết tắt tên cửa hàng, năm, số thứ tự. Ngày đặt là ngày gửi đơn, không phải ngày muốn nhận hàng. Lỗi hay gặp: đặt qua Zalo nhiều lần mà không đánh số, cuối tháng không biết hóa đơn nào ứng với đơn nào. Đơn sửa lại thì giữ số cũ, thêm đuôi “-S1”. Ví dụ: MA-2026-015, ngày 27/10/2026.

Mục 2: bên đặt hàng và thông tin xuất hóa đơn

Ghi tên cửa hàng hoặc công ty đúng như trên giấy đăng ký, địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ, điện thoại, email nhận hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh ghi tên hộ và mã số thuế của hộ. Bên bán xuất hóa đơn theo đúng dòng này của mẫu đơn đặt hàng.

Lỗi hay gặp là ghi tên thường gọi của quán thay tên đăng ký, hoặc bỏ trống mã số thuế; sai một chữ là hóa đơn phải điều chỉnh. Ví dụ: Cửa hàng trà Minh An, mã số thuế ……, người liên hệ chị An, email ……

Mục 3: bên bán và báo giá áp dụng

Ghi tên bên bán, mã số thuế, địa chỉ, người phụ trách đơn, điện thoại và số báo giá đang áp dụng. Dòng “theo báo giá số … ngày …” quan trọng hơn ta nghĩ: giá chè đổi theo vụ, đơn có dẫn chiếu báo giá thì không phải cãi nhau giá nào đúng. Ví dụ: hợp tác xã ở Thái Nguyên, theo báo giá ngày 20/10/2026. Trong file mẫu đơn đặt hàng, ô bên bán để trống.

Mục 4: bảng hàng, tên, quy cách, đơn vị

Mỗi dòng là một mặt hàng: số thứ tự, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Mẫu đơn đặt hàng Excel ở cuối bài thêm cột kg trên một đơn vị và tổng kg, để biết cả đơn nặng bao nhiêu.

Tên hàng ghi đủ tên và hạng như trong báo giá, ví dụ “Trà Móc Câu Đặc Biệt” chứ đừng ghi gọn “trà móc câu”. Quy cách ghi kiểu đóng gói và khối lượng: túi 215 g, túi 500 g hút chân không, bao 1 kg, hộp 20 gói. Khác quy cách là khác giá.

Đơn vị tính là chỗ hay rối. Báo giá theo kg mà đơn ghi “10 gói”, bên bán không biết gói bao nhiêu gam. Quy tắc: đơn vị trong đơn trùng đơn vị trong báo giá; trà rời tính theo kg, trà đóng sẵn tính theo túi, hộp, ghi khối lượng mỗi túi ở cột quy cách.

Đơn giá chép từ báo giá. Thành tiền để công thức số lượng nhân đơn giá, không gõ tay. Loại trà mới nên thử trước khi ghi số lượng lớn, có thể xin qua trang gửi mẫu thử. Ví dụ: Minh An đặt Trà Bắc Truyền Thống 20 kg, Trà Móc Câu Đặc Biệt 10 kg, Ô Long Đông Tam Đảo 12 túi 215 g, Trà Tấm Đinh Túi Lọc 30 hộp.

Mục 5: cộng tiền, VAT và tổng thanh toán

Dưới bảng hàng của mẫu đơn đặt hàng có bốn dòng: cộng tiền hàng, thuế suất VAT (%), tiền thuế VAT, tổng thanh toán, kèm một ô chọn “Đơn giá chưa gồm VAT” hoặc “Đơn giá đã gồm VAT”. Thiếu ô này là chuyện cãi nhau rất hay gặp khi đối chiếu hóa đơn.

• Đơn giá chưa gồm VAT: tiền thuế = cộng tiền hàng × thuế suất; tổng = cộng tiền hàng + tiền thuế.
• Đơn giá đã gồm VAT: giá trước thuế = cộng tiền hàng ÷ (1 + thuế suất); tiền thuế = cộng tiền hàng − giá trước thuế; tổng = cộng tiền hàng.

Đơn của Minh An cộng tiền hàng 16.028.000đ. Giả định thuế suất 10% để minh họa: giá chưa gồm VAT thì tổng phải trả 17.630.800đ; giá đã gồm VAT thì tổng vẫn 16.028.000đ, gồm 14.570.909đ trước thuế và 1.457.091đ tiền thuế. Hai cách hiểu lệch nhau 1.602.800đ.

Mức 10% chỉ để minh họa, không phải thuế suất của mặt hàng nào. Thuế suất thật do bên bán áp theo quy định và ghi trên hóa đơn; trà và ấm chén có thể khác nhau, khi đó tách đơn hoặc hỏi bên bán cách ghi.

Mục 6: giao nhận và phí vận chuyển

Phần giao nhận của mẫu đơn đặt hàng ghi địa điểm nhận, ngày muốn nhận, người nhận và điện thoại, cùng dòng phí vận chuyển do bên nào chịu: bên bán, bên mua, hay theo hợp đồng.

Dòng này còn quyết định rủi ro dọc đường. Theo Luật Thương mại 2005, có địa điểm giao xác định thì rủi ro chuyển sang bên mua khi hàng được giao tại đó (Điều 57); không có địa điểm xác định mà có vận chuyển thì rủi ro chuyển khi giao cho người vận chuyển đầu tiên (Điều 58), trừ khi có thỏa thuận khác.

Lỗi hay gặp: chỉ ghi “giao sớm”, không có ngày. Ví dụ: giao tại cửa hàng Minh An trước 30/10/2026, người nhận chị An; phí vận chuyển theo báo giá.

Mục 7: thanh toán, đặt cọc và trả trước

Ghi hình thức (chuyển khoản hay tiền mặt), thời hạn (trả trước, trả khi nhận, công nợ bao nhiêu ngày), số tiền đã cọc hoặc trả trước. File mẫu đơn đặt hàng có ô “Đã đặt cọc/trả trước” và ô “Còn phải thanh toán” tự trừ.

Đặt cọc khác trả trước. Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự, bên đặt cọc từ chối thực hiện thì mất cọc, trừ khi có thỏa thuận khác. Ghi đúng chữ để khỏi tranh cãi khi hủy đơn. Ví dụ: chuyển khoản trong 7 ngày kể từ khi nhận hàng và hóa đơn, chưa cọc.

Mục 8: chứng từ kèm theo đơn

Bán lại cho nhà hàng, khách sạn, doanh nghiệp thường bị hỏi giấy tờ, nên ghi sẵn trong mẫu đơn đặt hàng những thứ cần nhận: hóa đơn GTGT (gửi email nào), phiếu kiểm nghiệm, bản tự công bố sản phẩm, phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), hóa đơn bán hàng hóa lập lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Ví dụ: Minh An chọn hóa đơn GTGT, phiếu kiểm nghiệm, biên bản giao nhận.

Mục 9: ký tên và xác nhận đơn

Bên đặt hàng ký, ghi họ tên, chức vụ; bên bán xác nhận, ghi ngày xác nhận và ngày giao dự kiến. Doanh nghiệp cần người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký; hộ kinh doanh thì chủ hộ ký. Gửi qua Zalo thì gửi ảnh hoặc PDF mẫu đơn đặt hàng đã ký; bên bán trả lời “xác nhận đơn số …” chứ đừng trả lời trống “ok”.

Ví dụ mẫu đơn đặt hàng điền sẵn của Cửa hàng trà Minh An

Bảng hàng của mẫu đơn đặt hàng sau khi điền. Đơn giá lấy theo giá niêm yết trên web của hợp tác xã cho dễ đối chiếu; khi đặt thật, ghi theo báo giá đã nhận, vì khách nhập sỉ và đại lý có mức riêng.

Khối lượng trà rời và trà túi là 20 + 10 + 12 × 0,215 = 32,58 kg, chưa tính trà túi lọc. Các mục khác của mẫu đơn đặt hàng này đã nêu ở phần trên.

Tải mẫu đơn đặt hàng Excel tự tính tiền

File mẫu đơn đặt hàng có 2 sheet. Sheet “Đơn đặt hàng” gồm 9 mục như trên, bảng hàng 15 dòng có công thức thành tiền, tổng kg, cộng tiền, VAT theo ô nhập %, ô chọn giá trước hay sau thuế, ô trừ tiền đã cọc. Ô cần điền tô nền vàng nhạt. Sheet “Hướng dẫn” ghi cách điền từng mục. File không ghi sẵn giá, chiết khấu hay tên bên bán nào.

Tải mẫu đơn đặt hàng sỉ trà (file Excel, 9 mục, có công thức) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.

Cách dùng mẫu đơn đặt hàng Excel: giữ một bản gốc, mỗi lần đặt thì lưu thành file mới đặt tên theo số đơn; chỉ gõ vào ô tô màu; kiểm tổng kg và tổng tiền; xuất PDF rồi gửi qua Zalo hoặc email. File mở được bằng Google Sheets, công thức vẫn chạy.

7 lỗi hay gặp khi điền mẫu đơn đặt hàng trà

1. Tên hàng thiếu hạng, thiếu quy cách: “trà xanh 10”, không rõ 10 kg hay 10 gói.
2. Lẫn kg và gói, túi trong cùng cột số lượng, tổng khối lượng sai, tính cước sai.
3. Không ghi đơn giá gồm hay chưa gồm VAT; như ví dụ trên, lệch 1,6 triệu đồng trên đơn 16 triệu.
4. Gõ tay thành tiền, sửa số lượng mà quên sửa thành tiền.
5. Không dẫn chiếu báo giá; sang vụ mới giá đổi, không biết áp giá nào.
6. Thiếu nơi giao và dòng phí vận chuyển, hàng đến nơi mới hỏi ai trả cước.
7. Không có xác nhận của bên bán, hoặc bên bán sửa số lượng mà bên mua chưa đồng ý lại.

Thêm chuyện mùa vụ: vùng chè Thái Nguyên thu hái tháng 3–10, tháng 11–2 cây nghỉ. Đơn lớn cho dịp cuối năm nên gửi mẫu đơn đặt hàng sớm để bên bán giữ hàng.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu đơn đặt hàng có thay được hợp đồng không?

Với lần mua nhỏ, đơn đã xác nhận cùng hóa đơn và biên bản giao nhận đủ làm căn cứ, vì Điều 24 Luật Thương mại cho phép nhiều hình thức. Nhưng đơn thiếu điều khoản chất lượng, đổi trả, phạt; nhập đều, giá trị lớn thì nên có hợp đồng, còn mẫu đơn đặt hàng dùng cho từng lần lấy hàng.

Gửi đơn qua Zalo, email có giá trị không?

Có. Điều 119 Bộ luật Dân sự coi giao dịch bằng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử là giao dịch bằng văn bản. Nên gửi mẫu đơn đặt hàng có số, bên bán trả lời xác nhận có số đơn, lưu lại cuộc trò chuyện.

Bên bán sửa số lượng hoặc giá trong đơn thì sao?

Theo Điều 392 Bộ luật Dân sự, đồng ý kèm sửa đổi là một đề nghị mới. Đơn chỉ chốt khi bên mua đồng ý lại phần sửa.

Đơn giá trong mẫu đơn đặt hàng nên ghi gồm VAT hay chưa?

Ghi theo cách báo giá đang ghi và chọn đúng ô trong mẫu đơn đặt hàng. Điều cần là hai bên hiểu giống nhau trước khi lập hóa đơn.

Có cần đóng dấu lên đơn không?

Không bắt buộc. Hộ kinh doanh ký tên chủ hộ; doanh nghiệp đóng dấu lên mẫu đơn đặt hàng hay không là theo quy chế nội bộ. Quan trọng hơn là người ký có thẩm quyền.

File Excel có mở được trên điện thoại không?

Được. Mẫu đơn đặt hàng Excel chỉ dùng phép nhân, cộng, làm tròn và IF, nên ứng dụng Excel hoặc Google Sheets trên điện thoại đều tính đúng. Đừng gõ đè ô công thức.

Nguồn tham khảo

• Luật Thương mại 2005 – Bộ Công Thương
• Luật Thương mại 2005, Điều 57
• Luật Thương mại 2005, Điều 58
• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 386
• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 392
• Bộ luật Dân sự 2015, Điều 393
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn – Nghệ An