Đại lý trà nhập hàng Tết lúc nào để không thiếu, không tồn?

Vì sao trà bán Tết là trà làm từ trong năm

Nhiều người mới làm đại lý nghĩ hàng Tết là trà hái ngay trước Tết. Thực tế ở Thái Nguyên, cây chè nghỉ hái khoảng từ tháng 11 đến tháng 2 năm sau. Lượng búp trong những tháng lạnh rất ít, nên phần lớn hàng Tết là trà đã làm từ các vụ trong năm, được trữ trong kho lạnh của xưởng cho tới khi xuất.

Điều này có hai hệ quả cho người nhập hàng Tết. Một là chuyện thiếu hàng ít khi do vùng nguyên liệu, mà do chốt muộn, xe chạy dồn và kho của chính đại lý không đủ chỗ. Hai là những mã sản lượng có hạn như trà đinh cần đặt trước từ sớm, vì phần làm ra trong năm chỉ có chừng đó.

Hợp tác xã Tâm Trà Việt (TRAVINA) làm trà từ vùng nguyên liệu Đại Từ – La Bằng, chân dãy Tam Đảo, với 90 hộ xã viên, 40,5 ha đang sản xuất, sản lượng khoảng 120 tấn chè khô mỗi năm. Mỗi lô có số lô truy xuất, nên hàng Tết lấy từ kho lạnh ra vẫn tra được làm từ vụ nào. Bức tranh nhập hàng cả năm có ở bài lịch nhập trà cả năm cho đại lý; bài này chỉ đi sâu vào mùa Tết.

Với trà đinh, lý do phải đặt sớm được viết riêng ở bài đặt trước trà đinh cho mùa quà. Đại lý định đưa Trà Đinh Ngọc (Đinh Tiên Sơn) hay Hộp Trà An Khang vào quầy hàng Tết nên ghi vào đơn đặt trước ngay từ lô đầu.

Lịch nhập hàng Tết theo tháng, từ tháng 10 đến tháng 1

Tết Đinh Mùi rơi vào thứ Bảy, 06/02/2027. Với phần lớn cửa hàng trà, khách lẻ mua hàng Tết dồn vào ba tuần cuối, còn khách doanh nghiệp đặt quà sớm hơn, từ tháng 11 đến đầu tháng 1. Lịch dưới đây xếp việc của đại lý theo hai nhịp đó.

Tháng 10: đọc số năm ngoái và đặt trước

Đây là tháng quan trọng của cả mùa hàng Tết. Việc đầu tiên là mở sổ bán hàng hoặc phần mềm, lọc số bán từng mã trong ba tháng 11, 12 và tháng trước Tết của năm ngoái. Không có số thì dùng phiếu nhập: tổng nhập trừ tồn cuối mùa là ra số bán.

Chương trình đặt trước hàng Tết của hợp tác xã mở từ tháng 10, đại lý chuyển cọc 20% giá trị đơn để hợp tác xã giữ đủ hàng theo số đã đặt. Phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Khi chốt đơn đặt trước hàng Tết, đại lý có thể đề nghị chia lô nhận theo lịch bán của mình, hai bên thỏa thuận cụ thể trong đơn.

Tháng 10 năm nay còn có Festival Trà quốc tế Thái Nguyên từ 30/10 đến 07/11/2026. Đại lý ở gần có thể kết hợp lên vùng chè, xem kho và chốt mã trực tiếp. Nếu cần nếm trước khi đặt lô hàng Tết, đăng ký ở trang nhận mẫu thử trước khi nhập sỉ.

Tháng 11: nhận lô một và mở quầy

Lô hàng Tết đầu tiên về sớm cho đại lý thời gian chụp ảnh, lên bài, xếp quầy và gửi báo giá cho khách doanh nghiệp. Khách đặt quà Tết số lượng lớn thường chốt trong tháng 11 và tháng 12, nên đây là lúc cần có hàng mẫu thật trên kệ chứ không chỉ có ảnh.

Khi nhận lô hàng Tết, kiểm thùng, niêm phong, số lô và ghi biên bản ngay, để nếu có lỗi sản xuất thì đổi kịp trước cao điểm. Quy trình kiểm có ở bài mở thùng hàng trà sỉ và biên bản nhận hàng.

Tháng 12: chốt lô hai theo số thật

Sau bốn đến sáu tuần bán, đại lý đã có số thật: mã nào đi nhanh, mã nào đứng. Lô hàng Tết thứ hai đặt theo số này chứ không theo bảng dự kiến ban đầu. Mã bán vượt dự kiến thì tăng, mã chậm thì giảm hoặc bỏ hẳn khỏi lô hai. Đây là cách đơn giản để không thiếu mà cũng không tồn hàng Tết.

Tháng 1/2027: bổ sung lần cuối

Lô ba chỉ là phần hàng Tết bổ sung cho mã bán nhanh, tối đa khoảng 20% tổng dự kiến. Đại lý nên chốt đơn bổ sung cuối cùng trước giữa tháng 1/2027 để kịp xuất hàng và còn thời gian vận chuyển. Đại lý ở tỉnh xa, tuyến xe ít, nên đẩy mốc này sớm hơn khoảng một tuần.

Thời gian xuất hàng tại xưởng: đơn dưới 100kg xuất trong 24 giờ, đơn từ 100kg trong 2 ngày, đơn từ 1 tấn theo thỏa thuận. Thời gian xe chạy sau khi xuất tùy tuyến và đơn vị vận chuyển, càng sát Tết càng khó đoán. Vì vậy, sau giữa tháng 1, đại lý không nên đặt thêm hàng hộp và set quà, vì nếu về muộn thì khả năng tồn sau Tết rất cao.

Ước lượng số lượng từ số bán năm trước

Công thức gốc chỉ có một dòng: lượng hàng Tết dự kiến năm nay = số bán mùa Tết năm trước × (1 + mức tăng dự kiến). Mức tăng không nên lấy theo mong muốn, mà theo việc có thật: năm nay có thêm khách doanh nghiệp đã hẹn, có thêm điểm bán, có kênh online mới. Không có thay đổi gì thì để mức tăng bằng 0 hoặc 5–10%.

Với mã mới chưa từng có trong quầy hàng Tết, không lấy số của mã khác áp vào. Nhập thử một lượng nhỏ trong lô một, xem tốc độ rồi mới đưa vào lô hai. Cách đặt ngân sách cho mã mới có ở bài nhập thử một mã trà mới.

Bảng dưới là ví dụ tính cho một đại lý giả định. Số bán năm trước là số minh họa, anh chị thay bằng số của cửa hàng mình. Lô một khoảng 50%, lô hai khoảng 30%, lô ba tối đa 20% và chỉ đặt khi tốc độ bán đúng như dự kiến.

Để ý cột lô ba: hộp và set không đặt bổ sung vào tháng 1. Hộp quà là hàng Tết đúng nghĩa, sau Tết tốc độ giảm hẳn, nên dồn khoảng 55–60% vào lô một và phần còn lại vào lô hai. Trà rời thì khác, sau Tết vẫn bán đều cho quán, văn phòng và khách quen, nên được giữ một phần bổ sung muộn.

Một điểm hay bị quên là lượng hàng Tết dùng làm mẫu thử, hàng biếu khách quen và hàng hỏng do vận chuyển. Nên trừ trước khoảng 2–3% vào dự kiến, đừng để đến lúc thiếu mới biết đã lấy ra mời khách bao nhiêu gói.

Chia trà rời, hộp và set quà cho mùa Tết

Một cửa hàng trà thường chia hàng Tết thành ba nhóm với ba nhịp bán khác nhau. Hiểu nhịp từng nhóm thì chia vốn dễ hơn và ít tồn hơn.

• Trà rời theo kg và túi 500g: Trà Bắc Truyền Thống 250.000đ/kg, Trà Xanh Đặc Sản 350.000đ/kg, Trà Móc Câu Đặc Biệt 450.000đ/kg, Trà Nõn Cánh Hạc 650.000đ/kg. Bán đều quanh năm, Tết chỉ tăng lượng, nên rủi ro tồn thấp hơn hai nhóm còn lại.
• Hộp trà: Hộp Trà Vạn Phúc 38.000đ, Hộp Trà Nõn Tôm Cánh Hạc 105.000đ, Hộp Trà Móc Câu Đặc Biệt 20 gói 110.000đ, Hộp Trà Nguyên Hương 199.000đ. Bán mạnh từ tháng 11 tới sát Tết, sau Tết giảm.
• Set quà: Set Tâm Trà Nguyên Hương 400.000đ, Tâm Trà Vạn Phúc 420.000đ, Tâm Trà Thanh Liên 550.000đ, Tâm Trà Vạn Lộc 650.000đ. Phần lớn bán cho khách doanh nghiệp và khách biếu, gần như chỉ đi trong mùa.

Cửa hàng lần đầu bán hàng Tết nên để trà rời chiếm phần lớn vốn, hộp vừa phải, set quà ít và chỉ nhập thêm khi đã có đơn doanh nghiệp. Cửa hàng đã có tệp khách quà biếu ổn định qua nhiều năm có thể tăng tỷ trọng hộp và set. Bài cửa hàng quà Tết nên nhập hộp trà nào so vốn và lãi từng mã hộp, còn bài quầy hàng Tết tại chợ và siêu thị mini dành cho điểm bán nhỏ.

Với set quà, một mẹo giảm tồn hàng Tết là nhận đặt theo đơn: trưng bày vài set mẫu, nhận cọc của khách doanh nghiệp, rồi mới đặt lô set tương ứng. Cách này chậm hơn bày sẵn nhưng gần như không tồn.

Trà ướp hoa như trà sen, Trà Hoa Nhài, Trà Hoa Bưởi (120.000đ/100g) cũng có mùa Tết riêng. Nhóm hàng này cần bảo quản kỹ hơn vì hương dễ bay. Lượng nhập, cách đóng gói gửi xa và xử lý hàng tồn có ở bài bán trà sen mùa Tết cho cửa hàng.

Vốn và dòng tiền khi không có công nợ

Hợp tác xã không bán công nợ. Đối tác chuyển trước phí vận chuyển, trả tiền hàng khi nhận (COD). Riêng đơn đặt trước hàng Tết từ tháng 10 có cọc 20%. Nghĩa là đại lý cần chuẩn bị tiền nhập hàng Tết theo từng lô, không thể nhận hàng trước rồi trả dần sau Tết.

Giá nhập tính theo chiết khấu công khai trong Quyết định 29/2026/QĐ-HTX: trà các loại giảm 35% cho Đại lý, 40% cho Tổng đại lý, 45% cho Nhà phân phối; set quà giảm 30%, 35%, 45% tương ứng. Khách nhập sỉ theo kg được giá từ mức Đại lý. Toàn bộ điều khoản có ở trang chính sách phân phối.

Ví dụ tính vốn lô hàng Tết đầu tiên ở mức Đại lý cho bảng dự kiến bên trên, phần trà rời và set:

Phần hộp trà (Vạn Phúc, Nõn Tôm Cánh Hạc) anh chị tra nhóm chiết khấu và giá sỉ từng mã ở bảng giá sỉ trà Thái Nguyên 36 mã rồi cộng vào. Nếu toàn bộ lô một là đơn đặt trước hàng Tết, tiền cọc là 20% tổng giá trị, ví dụ đơn 30 triệu thì cọc 6 triệu, 24 triệu còn lại trả khi nhận.

Phí vận chuyển được hỗ trợ theo giá trị đơn: từ 20 triệu hỗ trợ 100%, từ 10 đến dưới 20 triệu hỗ trợ 50%, dưới 10 triệu bên mua chịu. Khi chia lô hàng Tết, nên cố để mỗi lô từ 10 triệu trở lên, tốt hơn là từ 20 triệu, để phí vận chuyển không ăn vào lãi. Một lô bổ sung 3–4 triệu giữa tháng 1 vừa chịu phí đủ, vừa rủi ro về muộn, nên chỉ đặt khi thật cần.

Ba mẹo giữ dòng tiền mùa hàng Tết mà đại lý lâu năm hay làm:

• Thu cọc của khách doanh nghiệp trước khi đặt lô set quà tương ứng, dùng tiền cọc đó trả phần hàng.
• Không dồn hết tiền vào lô một; giữ lại khoảng 30–40% vốn mùa Tết cho lô hai, vì đó là lô đặt theo số thật.
• Bán đúng giá niêm yết, không giảm giá sớm để “xả” hàng khi chưa tới Tết; đối tác cam kết bán đúng giá niêm yết, và giảm giá sớm chỉ làm khách chờ giảm tiếp.

Muốn lập bảng dòng tiền đủ 12 tháng cho cửa hàng, dùng mẫu ở bài kế hoạch kinh doanh cửa hàng trà 12 tháng đầu. Để hiểu chiết khấu chuyển thành tiền lãi thật thế nào, đọc bài chiết khấu đại lý trà Thái Nguyên.

Tránh tồn kho sau Tết

Hàng Tết còn lại sau mùng 10 không phải lúc nào cũng là lỗ. Trà rời còn hạn vẫn bán đều cho quán, văn phòng, khách quen trong những tháng sau. Thứ cần lo là hộp và set quà, vì sau Tết nhu cầu biếu giảm hẳn, và hộp để lâu trên kệ dễ cũ, móp.

Chính sách mua lại 70% cho đơn nhập đầu tiên

Theo chính sách phân phối, hợp tác xã mua lại hàng với mức 70% giá buôn đã nhập. Điều kiện: chỉ áp dụng cho đơn nhập đầu tiên, trong vòng 6 tháng, hàng còn nguyên seal và còn hạn sử dụng từ 1 tháng trở lên. Các đơn nhập từ lần thứ hai trở đi không thuộc diện mua lại.

Với đại lý mới mà đơn đầu tiên chính là đơn hàng Tết, đây là tấm lưới an toàn cho lô một. Ví dụ tính: lô một giá buôn 30 triệu, sau Tết còn 3 triệu hàng nguyên seal, còn hạn trên 1 tháng, đại lý được mua lại 2,1 triệu. Mất 900 nghìn, nhưng không phải ôm hàng chờ đến mùa sau. Với đại lý cũ, lô hàng Tết năm nay không còn là đơn đầu tiên, nên phải tự quản lý tồn ngay từ khâu đặt.

Vì điều kiện “nguyên seal”, đại lý nên tách hàng mẫu thử ra từ đầu, không bóc lẻ túi trong lô dự định bán nguyên. Hạn sử dụng in trên nhãn từng sản phẩm theo quy định về nhãn hàng hóa thực phẩm, nên kiểm hạn ngay khi nhận lô và xếp hàng hạn gần ra phía trước.

Xử lý hàng còn lại mà không phá giá

Hộp trà còn lại từ quầy hàng Tết có thể chuyển sang các dịp quà đầu xuân, khai trương đầu năm, quà cảm ơn khách quen. Trà rời đưa về quầy bán hằng ngày. Điều không nên làm là giảm giá sâu ngay sau mùng 10, vì khách quen sẽ nhớ và năm sau chờ giảm. Các cách khuyến mãi không phá giá niêm yết có ở bài khuyến mãi tại điểm bán mà không phá giá niêm yết.

Hàng cận hạn hoặc phần vụn ở quầy có quy trình xử lý riêng, đọc thêm bài trà cận hạn và phần vụn tại quầy.

Kiểm kho hằng tuần trong mùa cao điểm

Từ tháng 12 tới sát Tết, kiểm kho hàng Tết mỗi tuần một lần giúp đại lý thấy sớm mã nào sắp hết, mã nào đứng. Mẫu kiểm đơn giản gồm năm cột: tồn đầu tuần, nhập trong tuần, bán trong tuần, tồn cuối tuần và số tuần bán còn lại (tồn cuối tuần chia số bán trong tuần).

Đọc cột cuối như sau. Nếu số tuần bán còn lại của một mã lớn hơn số tuần còn tới Tết, mã đó đang dư, không nên đặt thêm, nên đưa lên vị trí dễ thấy hơn. Nếu nhỏ hơn nhiều, mã đó có nguy cơ thiếu hàng Tết, cần đặt bổ sung ngay khi còn kịp. Biểu mẫu chi tiết có ở bài kiểm kho hàng tuần ở cửa hàng trà.

Kho của đại lý cũng cần sắp lại trước mùa hàng Tết: trà để nơi khô, mát, tránh nắng và mùi mạnh, thùng kê cách sàn, cách tường. Lượng hàng mùa Tết có thể gấp hai ba lần ngày thường, nên tính trước chỗ để. Bài tồn kho trà cho cửa hàng: nhập bao nhiêu và xếp kho thế nào có cách tính diện tích kho theo lượng nhập.

Dấu hiệu cần đặt thêm hoặc dừng lại

Đặt thêm khi: một mã bán hết hơn nửa lô một trước cuối tháng 11; khách doanh nghiệp đã gửi xác nhận số lượng; khách hỏi một mã mà quầy không còn hàng quá hai lần trong tuần. Ba tín hiệu này cho thấy nhu cầu hàng Tết là thật, không phải cảm giác.

Dừng đặt hàng Tết khi: một mã sau ba tuần bán chưa tới 20% lô; tồn hộp và set còn nhiều mà đã sang tháng 1; vốn dành cho lô hai đã dùng gần hết vào lô một. Lúc này, thay vì đặt thêm, nên dồn sức bán hàng Tết đang có: đổi vị trí trưng bày, chào lại khách cũ, gợi ý ghép hộp.

Nội dung đăng bán trong sáu tuần cao điểm cũng ảnh hưởng tốc độ ra hàng Tết. Lịch đăng gợi ý theo từng tuần có ở bài nội dung dịp Tết đăng gì trong sáu tuần cao điểm.

Câu hỏi thường gặp

Đại lý nên đặt hàng Tết từ tháng mấy?

Từ tháng 10. Chương trình đặt trước hàng Tết mở từ tháng 10 với cọc 20%. Đặt sớm giúp nhận lô một trong tháng 11, kịp chào khách doanh nghiệp đặt quà.

Hạn chót đặt bổ sung hàng Tết là khi nào?

Nên chốt đơn bổ sung cuối cùng trước giữa tháng 1/2027 để kịp xuất hàng trước mùng 1 Tết (06/02/2027). Tỉnh xa, tuyến xe ít nên chốt sớm hơn khoảng một tuần.

Hàng Tết có phải trà mới hái không?

Không hẳn. Chè nghỉ hái khoảng tháng 11 đến tháng 2, nên hàng Tết là trà làm từ các vụ trong năm, trữ trong kho lạnh của xưởng, mỗi lô có số lô truy xuất.

Đặt trước hàng Tết có phải nhận hết một lần không?

Đại lý có thể đề nghị chia lô nhận theo lịch bán khi chốt đơn, hai bên thỏa thuận cụ thể. Cọc 20% tính trên giá trị đơn đặt trước hàng Tết, phần còn lại trả khi nhận từng lô.

Hàng Tết bán không hết có được trả lại không?

Hợp tác xã mua lại 70% giá buôn đã nhập, chỉ cho đơn nhập đầu tiên, trong 6 tháng, hàng nguyên seal và còn hạn từ 1 tháng trở lên. Các đơn sau không thuộc diện này.

Có được nhận hàng trước, trả tiền sau Tết không?

Không. Hợp tác xã không bán công nợ, kể cả với đơn hàng Tết. Đối tác chuyển trước phí vận chuyển và trả tiền hàng khi nhận.

Nên nhập trà rời hay hộp quà nhiều hơn?

Cửa hàng mới nên để trà rời chiếm phần lớn vốn hàng Tết vì bán được cả sau Tết. Hộp và set nhập vừa phải, set quà nên nhập theo đơn đã có cọc của khách doanh nghiệp.

Nguồn tham khảo

• Thư Viện Pháp Luật (2026), Tết 2027 vào ngày nào? Tết 2027 năm con gì? — mùng 1 Tết Đinh Mùi là thứ Bảy, 06/02/2027.
• Chính phủ (2017), Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa — Phụ lục I yêu cầu ghi hạn sử dụng trên nhãn thực phẩm; Điều 14 về cách ghi ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• VOV (2026), Người làm chè Thái Nguyên trước thềm Festival Trà Quốc tế — Festival diễn ra từ 30/10 đến 07/11/2026.