Mở thùng hàng trà sỉ: kiểm đếm, niêm phong, túi chân không và biên bản nhận hàng

Bài này dành cho đại lý, nhân viên kho của nhà phân phối và bếp ăn nhận trà theo thùng. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, giao hàng sỉ COD trong 3–5 ngày tới đại lý trên cả nước. Phần lớn tranh cãi sau giao hàng đến từ việc không ai kiểm lúc nhận. Bài này là quy trình nhận hàng, không phải cách đánh giá chất lượng trà sau khi pha.

Trước khi mở thùng hàng: tem, băng keo, trọng lượng

Đừng rạch thùng ngay trước mặt người giao hàng rồi mới nhìn. Nhìn thùng trước.

• Băng keo và tem niêm phong: còn nguyên, không có dấu bóc ra dán lại, không có lớp băng keo khác màu chồng lên.
• Vỏ thùng: móp góc, rách, ướt, có mùi lạ. Thùng ướt là dấu hiệu cần mở kiểm ngay, vì trà khô hút ẩm rất nhanh.
• Cân cả thùng và so với khối lượng ghi trên vận đơn nếu có. Chênh nhiều so với vận đơn là lý do để yêu cầu kiểm cùng người giao.

Nếu thùng có dấu hiệu bất thường, chụp ảnh ngay khi người giao còn ở đó và ghi chú trên phiếu giao nhận của đơn vị vận chuyển. Với đơn COD, anh chị hỏi trước đơn vị vận chuyển về việc kiểm hàng trước khi thanh toán, vì mỗi đơn vị có quy định riêng.

Quay video lúc mở thùng hàng

Video là bằng chứng mạnh nhất cho mọi phản ánh thiếu hàng hay hỏng hàng. Quy tắc để video có giá trị:

• Quay một đoạn liên tục, không cắt, từ lúc thùng còn nguyên băng keo.
• Trong khung hình thấy nhãn vận đơn trên thùng.
• Lấy từng túi ra, xoay mặt có mã lô về phía máy quay.
• Đếm to số túi theo từng mã hàng.
• Không để người khác đi vào, lấy đồ ra khỏi khung hình trong lúc quay.

Lưu video ít nhất cho tới khi bán hết lô. Đặt tên file theo ngày nhận và số phiếu xuất kho để dễ tìm lại.

Đối chiếu thùng hàng với phiếu xuất kho: mã, số lượng, mã lô

Mỗi đơn của hợp tác xã đi kèm phiếu xuất kho. Đối chiếu từng dòng trên phiếu với hàng thực nhận.

Mục trên phiếu	Anh chị kiểm	Lỗi hay gặp
Tên hàng	Đúng dòng trà đã đặt	Nhầm Trà Bắc Truyền Thống với Trà Xanh Đặc Sản vì bao bì gần giống
Quy cách	100 g, 200 g, 500 g, túi lọc	Đặt túi 500 g, nhận hai túi 200 g và một túi 100 g
Số lượng	Đếm túi theo từng mã hàng	Thiếu một hai túi lẫn trong vật chèn
Mã lô	Mã lô trên túi khớp phiếu, ghi lại vào sổ kho	Không ghi mã lô, sau này không truy được
Hạn dùng	Còn đủ thời gian để bán	Không kiểm, phát hiện gần hạn khi đã xếp kệ

Một điểm hay nhầm về quy cách: với hàng của hợp tác xã, túi 500 g chỉ có ở bốn mã là Trà Bắc Truyền Thống, Trà Xanh Đặc Sản và hai loại trà tấm. Các dòng Móc Câu Đặc Biệt, Nõn Cánh Hạc, Nõn Hảo Hạng chỉ có túi 100 g hoặc 200 g. Trà Tấm Đinh túi lọc đóng 500 g gồm 50 gói. Quy cách từng dòng có trong bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc và Trà Bắc Truyền Thống cho quán và nhà hàng.

Kiểm túi hút chân không trong thùng hàng có bị xì

Dòng phổ thông của hợp tác xã đóng túi hút chân không 100 g và 200 g. Túi đạt thì cứng, bó sát cánh trà, bóp không lún. Túi xì thì mềm, trà xô trong túi, có khi nghe tiếng không khí.

• Bóp nhẹ từng túi, không bóp mạnh làm gãy cánh trà.
• Soi mép hàn: có chỗ hở, nhăn, cháy mép không.
• Kiểm lỗ thủng nhỏ do vật sắc trong thùng.
• Túi xì: tách riêng, chụp ảnh cạnh mã lô, ghi vào biên bản. Không xếp lên kệ.

Túi xì không có nghĩa trà đã hỏng ngay. Nhưng trà trong túi xì hút ẩm, hút mùi nhanh hơn, nên cần báo trong ngày để hai bên thống nhất xử lý. Túi lọc và túi giấy không hút chân không thì kiểm mép dán, độ khô và mùi.

Ghi biên bản khi thùng hàng thiếu hoặc hỏng

Biên bản lập ngay khi phát hiện, tốt nhất khi người giao còn ở đó. Nếu phát hiện sau khi người giao đã đi, vẫn lập biên bản kèm video mở thùng và gửi nhà cung cấp trong ngày.

Mục	Ghi gì
Thông tin đơn	Số phiếu xuất kho, mã vận đơn, ngày giờ nhận
Tình trạng thùng	Nguyên, móp, rách, ướt; băng keo nguyên hay đã bóc
Chênh lệch	Mã hàng, quy cách, số lượng theo phiếu, số lượng thực nhận
Hàng hỏng	Mã hàng, mã lô, số túi, kiểu hỏng (xì, rách, ướt)
Bằng chứng	Tên file video, số ảnh
Người lập, người chứng kiến	Tên, chữ ký hoặc xác nhận qua tin nhắn

Gửi biên bản cho hợp tác xã qua Zalo 0855.318.678 hoặc email htxtamtraviet@gmail.com. Lỗi chất lượng phát hiện sau khi đã pha, bán, như mất hương hay đỏ nước, là thủ tục khác, cần mã lô và mẫu chưa mở để đối chiếu với xưởng.

Lưu phiếu xuất kho gốc đi kèm thùng hàng để hưởng mua lại

Phiếu xuất kho không chỉ để đối chiếu lúc nhận. Với đại lý của hợp tác xã, đây là giấy tờ bắt buộc để hưởng chính sách mua lại 70% giá buôn với hàng tồn. Điều kiện: hàng nguyên seal, quá hạn không quá 1 tháng, còn phiếu xuất kho gốc.

• Cất phiếu gốc trong một bìa riêng theo tháng. Chụp ảnh lưu thêm một bản.
• Ghi mã lô vào sổ kho cạnh số phiếu, để khi cần biết lô nào thuộc phiếu nào.
• Không bóc seal hàng mẫu trưng bày từ túi bán. Túi đã bóc không còn đủ điều kiện mua lại.

Sau khi kiểm xong, đưa hàng vào kho khô, kín, tránh nắng và đồ có mùi, xếp lô cũ ra trước. Hạn dùng trà khô của hợp tác xã là 12 tháng. Cách sắp kho có trong bài bảo quản trà cho đại lý và quán. Hồ sơ đi kèm mỗi lô sỉ có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.

Thanh toán COD và điều kiện giao thùng hàng

Hợp tác xã không thu cọc tiền hàng, chỉ chuyển trước phí vận chuyển. Không công nợ, giao COD trong 3–5 ngày, có hoá đơn VAT. Đơn đặt trước hàng Tết mở từ tháng 10 và đơn in logo hoặc làm riêng theo yêu cầu cọc 20%. Vì anh chị thanh toán khi nhận, bước kiểm hàng càng nên làm kỹ và làm ngay. Nếu nhận hàng hộ nhau giữa các điểm, anh chị thống nhất trước ai là người kiểm và ký nhận. Nếu nghi hàng không đúng nguồn, như bao bì khác mẫu, không có mã lô, xem thêm bài 7 cách kiểm chứng trà Thái Nguyên thật – giả.

Thùng hàng đi đường dài: hỏng ở đâu và vì sao

Phần lớn hư hại của một thùng hàng trà không xảy ra ở kho mà xảy ra trên đường. Biết trước bốn chỗ hỏng thường gặp thì lúc mở thùng hàng anh chị nhìn đúng chỗ, không mất thời gian.

• Góc và cạnh thùng hàng. Đây là nơi chịu lực khi xếp chồng. Góc móp thường kéo theo túi bên trong bị ép, hút chân không xì.
• Đáy thùng hàng. Nếu xe đi qua đoạn ướt hoặc kho trung chuyển để nền ẩm, đáy là chỗ ngấm đầu tiên. Sờ đáy trước khi rạch băng keo.
• Nắp thùng hàng. Băng keo bị rạch rồi dán lại là dấu hiệu thùng đã bị mở giữa đường. Chụp lại ngay, đừng mở tiếp.
• Bên trong, chỗ giáp mí. Túi nằm sát thành thùng hàng dễ bị cọ thủng lỗ kim, nhìn thoáng qua không thấy.

Với đơn từ 10 kg trở lên, thùng hàng thường được chèn thêm giấy và xốp ở bốn góc. Nếu nhận thùng mà không thấy phần chèn đó thì báo lại ngay, vì khả năng cao thùng đã bị mở và đóng lại.

Năm phút kiểm thùng hàng: làm theo đúng thứ tự

Thứ tự dưới đây quan trọng, vì có những bằng chứng chỉ ghi lại được trước khi rạch băng keo.

Bước	Làm gì	Mất bao lâu
1	Chụp thùng hàng còn nguyên, thấy rõ tem và băng keo	20 giây
2	Cân thùng hàng, đối chiếu khối lượng ghi trên phiếu	30 giây
3	Bật quay video rồi mới rạch băng keo	10 giây
4	Đếm số túi, đối chiếu mã và mã lô với phiếu xuất kho	2 phút
5	Bóp nhẹ từng túi xem còn căng hút chân không không	1 phút
6	Cất phiếu xuất kho gốc vào kẹp hồ sơ, không vứt cùng thùng hàng	20 giây

Năm phút cho một thùng hàng nghe lâu, nhưng đó là năm phút quyết định việc anh chị có cơ sở khiếu nại hay không. Không có ảnh và video trước khi mở thì mọi tranh luận sau đó đều là lời nói.

Xếp thùng hàng vào kho sau khi kiểm xong

Kiểm xong đừng để nguyên thùng hàng giữa nhà. Ba việc cuối:

Ghi ngày nhận lên thùng hàng. Viết bằng bút dạ ngay góc nắp. Sau vài đợt nhập, anh chị nhìn là biết thùng nào vào trước, dùng trước.

Kê cách nền ít nhất 15 cm. Dùng pallet hoặc kệ. Thùng hàng đặt thẳng xuống nền là cách nhanh nhất để đáy ngấm ẩm trong mùa nồm.

Không xếp chồng quá ba thùng hàng. Thùng dưới cùng chịu lực lâu ngày sẽ ép túi bên trong, làm xì hút chân không mà không ai biết cho tới lúc mở ra bán.

Chi tiết về điều kiện kho và dấu hiệu trà đã hỏng, chúng tôi viết riêng trong bài trà bị mốc: 3 dấu hiệu, 4 nguyên nhân và 5 cách phòng.

Khách lẻ muốn xem trước quy cách đóng gói của từng mã trước khi đặt thùng hàng lớn: danh mục trà Thái Nguyên trên Thuận Trà Thái Nguyên, hoặc bản tiếng Anh tại travina.com.vn.

Khi thùng hàng có vấn đề: báo ai, trong bao lâu

Ghi biên bản xong thì việc tiếp theo là báo đúng chỗ và đúng lúc. Càng để lâu càng khó xử, vì bên vận chuyển chỉ giữ dữ liệu hành trình trong thời gian nhất định.

Trong 24 giờ đầu: gửi ảnh thùng hàng nguyên trạng, video lúc mở, biên bản và số phiếu xuất kho qua Zalo cho người phụ trách đơn của anh chị. Đây là khung giờ xử lý nhanh nhất.

Thiếu hàng hoặc sai mã: chúng tôi bù trong chuyến giao kế tiếp, không tính thêm cước. Trường hợp anh chị cần gấp thì gửi riêng.

Túi xì hút chân không: nếu trà bên trong còn khô và thơm thì vẫn dùng được nhưng phải bán trước; nếu đã ỉu thì báo để đổi. Đừng trộn túi xì vào lô hàng đang bán rồi mới tính.

Thùng hàng có dấu hiệu bị mở giữa đường: đây là việc của bên vận chuyển, nhưng anh chị cứ báo chúng tôi cùng lúc để hai bên làm việc song song, nhanh hơn là để đại lý tự đi đòi.

Một điểm bán nhận đều đặn mỗi tháng nên lưu hết ảnh thùng hàng vào một thư mục theo tháng. Khi có tranh luận, mở ra là có đủ, không phải nhớ lại.

Ba thứ nên chuẩn bị sẵn trước ngày thùng hàng về

Điểm bán nào nhận hàng đều đặn thì nên chuẩn bị trước, đừng đợi xe tới mới đi tìm dao rọc giấy.

Một góc trống đủ rộng. Cần chỗ đặt thùng hàng, chỗ xếp túi ra đếm, và chỗ để riêng túi nào có vấn đề. Đếm ngay trên sàn kho chật là cách dễ đếm sót nhất.

Một chiếc cân. Cân bàn 50 kg là đủ. Cân thùng hàng trước khi mở cho con số khách quan, và khi có tranh luận về thiếu hàng thì đây là bằng chứng mạnh nhất.

Một kẹp hồ sơ riêng cho phiếu xuất kho. Phiếu gốc là điều kiện để được mua lại hàng tồn đúng hạn. Kẹp riêng theo tháng, đừng để lẫn với hoá đơn bán hàng.

Thêm một thói quen nhỏ mà các đại lý lâu năm đều có: ghi vào sổ ngày nhận, số thùng hàng, mã lô và tên người giao. Sau nửa năm, cuốn sổ đó cho anh chị biết đợt nào hay có vấn đề, tuyến nào giao chậm, và mã nào bán hết nhanh nhất.