Trà cận hạn và phần vụn tại quầy: bốn cách xử lý cho đúng và đỡ lỗ

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Bài này viết cho anh chị quản hàng ở cửa hàng hoặc kho đại lý, khi trong kho đã có vài túi nằm lâu. Trà khô của hợp tác xã có hạn 12 tháng, nên “cận hạn” ở đây tính theo phần thời gian còn lại, không phải theo cảm giác cũ mới của bao bì.

Khi nào một túi trà bị coi là cận hạn

Ở cửa hàng trà, mốc thực dụng là một phần tư hạn còn lại. Với hạn 12 tháng thì ba tháng cuối là vùng cần theo dõi riêng.

Hai lý do. Thứ nhất, khách mua quà không muốn nhận hộp còn hai tháng hạn, dù trà vẫn đạt. Thứ hai, trà xanh mất hương dần trong hạn chứ không đợi đến ngày cuối mới đổi, nhất là hàng đã qua một mùa nóng.

Vì vậy, khi kiểm kho hàng tháng nên tách ba nhóm: còn trên 6 tháng, còn 3–6 tháng, còn dưới 3 tháng. Nhóm cuối đi vào danh sách xử lý.

Bốn cách xử lý hợp quy định

1. Đẩy bán có chủ đích. Đưa hàng lên kệ ngang tầm mắt, gợi ý cho khách mua dùng ngay chứ không mua trữ. Giữ nguyên giá niêm yết, đừng hạ giá vì đây là hàng còn hạn.
2. Chuyển sang nhóm khách dùng nhanh. Quán ăn, quán nước, bếp ăn tập thể dùng hết một túi trong vài ngày. Dòng phù hợp là Trà Bắc Truyền Thống và Trà Tấm Đinh.
3. Dùng cho pha thử và quà kèm đơn. Trà cận hạn còn nguyên chất vẫn pha mời khách được, và làm quà kèm cho đơn lớn nếu người nhận biết rõ hạn.
4. Huỷ và ghi sổ. Hàng quá hạn, ẩm, mốc, mất nhãn thì huỷ. Ghi lại ngày, mã lô, số lượng, lý do. Việc ghi sổ quan trọng ở chỗ nó cho anh chị biết mình đang mất bao nhiêu mỗi tháng vì lỗi kho.

Cách nhận ra trà đã chớm mốc, phân biệt với phấn trắng tự nhiên, xem bài bảo quản trà cho đại lý và quán.

Phương án theo thời gian còn lại

Hạn còn lại	Dòng phổ thông	Dòng cao cấp và hàng quà	Việc phải làm
Trên 6 tháng	Bán bình thường	Bán bình thường	Xếp nhập trước bán trước
3 – 6 tháng	Bán bình thường	Không dùng làm hàng quà biếu dịp lớn	Đánh dấu trên nhãn thùng
1 – 3 tháng	Đẩy sang khách dùng nhanh	Chuyển sang pha thử tại quầy	Tách khay riêng, kiểm hàng tuần
Dưới 1 tháng	Dùng nội bộ, pha mời khách	Ngừng bán, giữ làm hàng mẫu nếu còn đẹp	Lên danh sách huỷ
Quá hạn	Huỷ	Huỷ	Ghi sổ hàng huỷ

Bảng này là khung làm việc, anh chị chỉnh theo tốc độ bán của cửa hàng mình. Điểm bán đông khách có thể rút ngắn từng mốc lại.

Phần vụn ở đáy túi: hiểu cho đúng

Khi cân lẻ, đáy túi luôn còn ít cánh gãy. Đây là phần vụn phát sinh trong quá trình bán, không phải một mặt hàng. Hợp tác xã không bán trà vụn và trà cám, cũng không nhận phối trộn theo công thức của khách, nên anh chị đừng gom phần vụn lại bán như một dòng riêng, dễ gây hiểu nhầm về nguồn gốc.

Phần vụn còn sạch, còn hạn thì dùng pha mời khách tại quầy là hợp lý nhất. Nếu cửa hàng cần một dòng cánh nhỏ, ra nước nhanh để bán cho quán, hợp tác xã có Trà Tấm Đinh 220.000đ/kg, gói 500 g giá 110.000đ, và bản túi lọc 500 g gồm 50 gói. Đặc điểm dòng này có trong bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc cho văn phòng và quán.

Lượng hàng cận hạn mỗi tháng là thước đo khá thẳng cho chất lượng kho. Nếu con số cứ tăng, anh chị đối chiếu với sáu lỗi cất giữ thường gặp ở điểm bán.

Chính sách mua lại 70%: dùng khi nào

Hợp tác xã nhận mua lại 70% giá buôn đã nhập với các điều kiện sau:

• Chỉ áp dụng cho đơn nhập đầu tiên của đối tác.
• Trong 06 tháng kể từ ngày nhận hàng.
• Hàng nguyên seal, còn hạn, gửi về trước hạn tối thiểu 01 tháng.
• Kèm phiếu xuất kho gốc.
• Tiền cấn trừ vào đơn kế tiếp; chỉ chi tiền mặt khi chấm dứt hợp tác.
• Phí vận chuyển hàng gửi lại do đối tác chịu.

Nói cách khác, đây là chính sách để anh chị dám thử đơn đầu tiên, không phải kênh đổi trả hàng tồn hằng năm. Nếu đơn đầu bán chậm, hãy quyết sớm trong 6 tháng đó, đừng để hàng nằm tới lúc còn dưới một tháng hạn.

Toàn bộ điều khoản hợp tác, gồm chiết khấu theo cấp và bảo vệ khu vực, ở trang chính sách đại lý.

Ghi sổ hàng huỷ và đọc con số cuối tháng

Một quyển sổ hoặc một bảng tính là đủ. Mỗi dòng ghi: ngày, tên hàng, mã lô, số lượng, lý do, người chứng kiến.

Ví dụ giả định. Các con số sau do chúng tôi dựng ra để minh hoạ cách tính, không phải số thống kê của hợp tác xã. Giả sử trong tháng phải huỷ 2 kg Trà Xanh Đặc Sản. Giá niêm yết 350.000đ/kg; với chiết khấu đại lý 35%, giá vốn khoảng 227.500đ/kg, vậy phần mất khoảng 455.000đ. Nếu tháng nào cũng như vậy thì cả năm là một khoản đáng kể, đủ để đầu tư kệ, máy hút ẩm và một nhịp kiểm kho chặt hơn.

Đọc con số này cùng với sổ bán hàng sẽ thấy rõ nhóm hàng nào nhập quá tay. Cách tính vòng quay và vốn đọng có trong bài bảng giá chè Thái Nguyên theo phẩm cấp khi so giá từng hạng.