Lịch nhập trà cả năm cho đại lý: tháng nào chốt hàng, tháng nào trữ, tháng nào bán tồn

Bài này dành cho đại lý, nhà phân phối và quán nhập trà theo kg, cần một lịch mua hàng cho 12 tháng. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, làm chè ở Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Lịch dưới đây dựng từ nhịp vườn của chính hợp tác xã: tháng nào có búp, tháng nào cây nghỉ, tháng nào đơn Tết bắt đầu. Cuối bài có bảng lịch để anh chị in dán ở kho.

Vụ hái tháng 3–10 ở Đại Từ và thời gian chè nghỉ

Ở vùng chè của hợp tác xã, chè được hái từ tháng 3 đến tháng 10. Cuối năm, bà con cúp chè để cây ngủ đông, lấy sức cho vụ sau. Trong những tháng này gần như không có búp mới.

Điều đó kéo theo ba hệ quả mà người bán lại cần nhớ:

• Trà bán dịp Tết là trà làm trong vụ. Không có “trà mới” vào tháng 12, tháng 1.
• Trà để dành tới cuối vụ vừa đắt vừa kém ngon. Người nhập muộn phải chấp nhận ít lựa chọn hơn.
• Vị trà lệch nhẹ giữa các vụ. Chè vụ xuân và vụ thu thường dịu vị, chè giữa hè đậm hơn. Đây là đặc tính tự nhiên, không phải lỗi.

Mô tả chi tiết về vùng trồng, nguồn nước và từng vụ có trong bài vùng chè Đại Từ – La Bằng.

Tháng 3–5: Đại Từ mở vụ, thử hàng mới

Đây là lúc tốt nhất để rà lại danh mục. Hàng tồn Tết đã bán gần hết, lô mới bắt đầu ra.

• Xin mẫu lô mới của những hạng đang bán. Pha cạnh mẫu cũ để biết vị có lệch không, báo trước cho khách quen nếu cần.
• Thử thêm một hạng nếu khách hỏi mà cửa hàng chưa có. Mẫu miễn phí, anh chị chỉ trả phí ship.
• Kiểm kho sau Tết: túi nào gần hạn, túi nào đã mở seal. Hàng nguyên seal, quá hạn không quá 1 tháng, còn phiếu xuất kho gốc thuộc diện hợp tác xã mua lại 70% giá buôn.
• Xem lại kết quả khuyến mãi các tháng trước để dự tính lượng nhập theo từng đợt khuyến mãi toàn hệ thống hằng tháng.

Tháng 6–9: nhập tích luỹ từ Đại Từ, hết đợt tháng 9

Giữa vụ là giai đoạn nhập chính. Mùa hè trà đá tăng, quán dùng nhiều hơn. Đồng thời, đây là thời gian cuối để tích hàng cho mùa Trung thu và Tết với giá tốt.

• Quán nhập theo kg: tính lượng dùng mỗi tháng rồi nhập đều, mỗi đơn từ 10 kg. Gói ấm 10 g là đơn vị pha chuẩn, 1 kg pha được khoảng 100 ấm, dễ quy ra lượng cần.
• Đại lý bán lẻ: tăng dần tồn các dòng bán quanh năm như Trà Bắc Truyền Thống, Trà Xanh Đặc Sản, Móc Câu Đặc Biệt.
• Không ôm quá sức. Trà khô có hạn dùng 12 tháng. Hàng nhập tháng 7 vẫn còn hạn tới giữa năm sau, nhưng hương tốt nhất ở khoảng đầu hạn dùng.

Mốc cần nhớ: hết đợt nhập tháng 9 thì không còn trà giá tốt tới khoảng tháng 3 năm sau. Nếu anh chị cần lượng lớn đều hằng tháng, xem năng lực cung ứng theo lô trong bài nguồn chè Thái Nguyên số lượng lớn.

Tháng 10: chốt lượng hàng Tết, đơn đặt trước cọc 20%

Tháng 10 là tháng quan trọng nhất trong lịch của đại lý. Hợp tác xã mở đơn đặt trước hàng Tết từ tháng 10.

Việc	Chi tiết
Đơn đặt trước hàng Tết	Mở từ tháng 10, cọc 20%
Quà doanh nghiệp in logo	Miễn phí in logo từ 200 suất; đặt sớm để kịp in
Hàng thường	Vẫn không cọc, không công nợ, COD, giao 3–5 ngày
Đổi giá	Nếu có, báo trước 1 tháng; giảm giá chỉ vào đầu quý

Cách tính lượng hàng Tết đơn giản nhất: lấy số hộp, số túi bán được mùa Tết năm trước, điều chỉnh theo số khách doanh nghiệp đã hỏi quà từ tháng 9. Tách riêng hai phần: hàng chắc chắn bán (đặt trước) và hàng dự phòng (nhập bổ sung sau). Anh chị nên hỏi khách doanh nghiệp từ đầu tháng 10 để gom thành một đơn in logo.

Tháng 11–2: Đại Từ nghỉ vụ, bán tồn là chính

Đây là mùa bán, không phải mùa mua. Cây chè đã nghỉ, trà mới không có, trà nhập thêm lúc này không còn là lựa chọn tốt.

• Bán theo mã lô, nhập trước xuất trước. Để hàng cũ lên trước.
• Nhập bổ sung vừa đủ cho những mã sắp hết, ưu tiên hộp quà đang có đơn.
• Giữ trà khô trong mùa nồm. Tháng 2, tháng 3 ở miền Bắc ẩm, trà hút ẩm nhanh. Để hàng trong thùng kín, xa sàn và tường. Cách làm có trong bài bảo quản trà cho đại lý và quán.
• Tháng 1: họp triển khai. Hợp tác xã họp triển khai trực tuyến tháng 1, kèm video đào tạo. Đây là lúc nhìn lại số bán cả năm và dựng kế hoạch năm mới.

Giảm giá, nếu có, chỉ làm vào đầu quý, và hàng nhập trong 30 ngày trước ngày áp dụng được bù chênh. Anh chị không cần dồn đơn né đợt đổi giá. Chi tiết ở bài chính sách điều chỉnh giá cho đại lý.

Bảng lịch 12 tháng theo vụ Đại Từ, in dán kho

Tháng	Vườn chè	Việc của đại lý, quán
1	Cây nghỉ	Bán hàng Tết. Dự họp triển khai trực tuyến của hợp tác xã
2	Cây nghỉ	Bán tồn sau Tết. Chống ẩm mùa nồm
3	Mở vụ hái	Kiểm kho, xử lý hàng gần hạn. Xin mẫu lô mới
4	Trong vụ	Pha thử lô mới, quyết định hạng giữ và hạng thêm
5	Trong vụ	Nhập đều theo tốc độ bán
6	Trong vụ	Quán tăng lượng cho mùa trà đá
7	Trong vụ	Nhập tích luỹ các dòng bán quanh năm
8	Trong vụ	Nhập tích luỹ; hỏi khách doanh nghiệp về quà cuối năm
9	Cuối đợt nhập giá tốt	Đợt nhập cuối cho mùa cuối năm
10	Tháng cuối vụ hái	Chốt lượng hàng Tết, đặt trước cọc 20%; gom đơn quà in logo, cũng cọc 20%
11	Sau vụ hái	Nhận hàng Tết, sắp kệ, nhập bổ sung vừa đủ
12	Cây nghỉ đông	Bán mùa quà, bán theo mã lô

Vì sao lịch nhập phải bám vụ hái ở Đại Từ

Vùng chè Đại Từ nằm dưới chân Tam Đảo, khí hậu và độ cao khiến vụ hái ở đây lệch so với nhiều vùng chè khác. Đại lý ở xa thường nhập theo lúc kho cạn, nhưng giá và chất lượng trà lại do vụ hái ở Đại Từ quyết định chứ không do kho của mình.

Ba điều của vụ hái Đại Từ mà đại lý nên nắm:

• Lứa xuân cho trà dịu nhất. Chè nghỉ suốt mùa đông, búp bật lại vào tháng 3 nên non và thơm. Đây là lứa hợp cho hạng cao và cho khách quen gu nhẹ.
• Lứa hè cho sản lượng lớn nhất. Nắng nhiều, búp lên nhanh, giá mềm hơn, nhưng vị đậm và chát rõ hơn lứa xuân. Đây là lứa để tích luỹ hàng bán chạy.
• Cuối tháng 10 là hết. Chè ở Đại Từ vào kỳ nghỉ, không còn lứa mới cho tới xuân sau. Mọi thứ bán ra từ tháng 11 tới tháng 2 đều là hàng đã làm từ trước.

Hiểu ba điều này thì lịch nhập không còn là chuyện đoán. Anh chị biết trước tháng nào có hàng gì, tháng nào phải trữ, tháng nào đừng kỳ vọng giá tốt.

Bảng nhập theo quy mô điểm bán

Đại lý hay hỏi “nhập bao nhiêu là vừa”. Con số phụ thuộc lượng bán mỗi tháng, nhưng nguyên tắc chung là trữ đủ cho quãng từ tháng 11 tới tháng 3 khi Đại Từ không còn lứa mới.

Bán mỗi tháng	Nhập đều tháng 6–9	Trữ thêm cho mùa nghỉ	Chốt hàng Tết tháng 10
20 kg	20–25 kg/tháng	khoảng 60 kg	theo đơn khách đặt
50 kg	50–60 kg/tháng	khoảng 150 kg	cộng thêm 30–50%
100 kg	100–120 kg/tháng	khoảng 300 kg	cộng thêm 30–50%

Phần “trữ thêm cho mùa nghỉ” là chỗ nhiều đại lý bỏ qua rồi tháng 12 phải mua giá cao ngoài thị trường. Trà cất đúng cách để được cả năm, nên trữ ba tháng hàng không phải chuyện rủi ro — rủi ro nằm ở kho ẩm, không nằm ở thời gian.

Đặt lịch làm việc với xưởng Đại Từ theo từng quý

Đại lý nào coi việc nhập hàng là một lịch làm việc chứ không phải một cú điện thoại lúc hết kho thì gần như không bao giờ bị hụt hàng. Dưới đây là nhịp bốn quý mà các đại lý lâu năm của chúng tôi đang chạy.

Quý I (tháng 1–3): bán nốt hàng Tết, dọn kho, và cuối quý thì hỏi xưởng Đại Từ xem lứa xuân bật búp chưa. Đây là quý nên chốt danh mục hạng sẽ bán cả năm, đừng để tới lúc có hàng mới nghĩ.

Quý II (tháng 4–6): lứa xuân Đại Từ ra hàng. Xin mẫu, nếm, chốt hạng cao cho khách quen và khách quà tặng. Lượng nhập quý này không lớn nhưng quyết định uy tín cả năm, vì đây là trà ngon nhất.

Quý III (tháng 7–9): quý nhập nhiều nhất. Lứa hè ở Đại Từ cho sản lượng lớn, giá mềm, hợp các hạng bán chạy. Đợt nhập cuối tháng 9 là cơ hội cuối để lấy giá tốt.

Quý IV (tháng 10–12): tháng 10 chốt hàng Tết và đặt cọc; tháng 11 và 12 là bán, không phải mua. Xưởng Đại Từ lúc này chỉ còn chạy nốt phần đã đặt trước.

Anh chị dán bốn dòng này lên tường kho là đủ. Mỗi quý chỉ có một việc chính, không lẫn vào nhau, và ai trong điểm bán cũng nhìn là biết tháng này phải làm gì.

Ba việc nên làm mỗi khi mở vụ mới ở Đại Từ

Một: xin mẫu lô mới trước khi đặt lớn. Cùng một hạng nhưng lứa xuân năm nay và lứa xuân năm ngoái không giống hệt nhau. Nếm lại rồi mới chốt lượng, đừng đặt theo trí nhớ.

Hai: chụp lại mã lô của đợt đang bán chạy. Khách quen nhận ra vị đổi rất nhanh. Giữ mã lô thì khi cần đặt lại đúng dòng đó, chúng tôi tra được ngay còn hay hết.

Ba: dọn kho trước khi hàng mới về. Dùng hết hàng cũ trước, xếp hàng mới vào sau. Kho nào để túi cũ nằm dưới đáy cả năm là kho sẽ có hàng xuống mùi mà không ai biết.

Chi tiết cách cất giữ và dấu hiệu trà hỏng, chúng tôi viết riêng trong bài trà bị mốc: 3 dấu hiệu, 4 nguyên nhân và 5 cách phòng.

Hai rủi ro của việc nhập lệch vụ Đại Từ

Nhập muộn. Đại lý đợi tới tháng 11 mới gọi thì phần trà giá tốt của vụ Đại Từ đã đi hết cho những người đặt từ tháng 9. Lúc đó hoặc phải chấp nhận hạng khác, hoặc mua ngoài với giá cao hơn và không có phiếu kiểm nghiệm theo lô. Cả hai lựa chọn đều làm hỏng biên lợi nhuận của mùa bán quan trọng nhất năm.

Nhập dồn một lần quá lớn. Ngược lại, có đại lý nghe “hết vụ” là ôm luôn nửa năm hàng. Vấn đề không nằm ở hạn dùng mà nằm ở kho: trà cất trong kho nóng hoặc ẩm sáu tháng sẽ xuống mùi, và khách quen nhận ra ngay. Trữ ba tháng trong kho đạt chuẩn thì an toàn; trữ sáu tháng trong kho không đạt thì lỗ.

Cách tránh cả hai: chia đơn theo quý như bảng ở trên, và mỗi lần nhận hàng thì ghi lại mã lô cùng ngày nhận. Sau một năm anh chị sẽ có dữ liệu thật của chính điểm bán mình — tháng nào bán mạnh, hạng nào chạy, lô nào khách khen — và lịch nhập năm sau không còn phải đoán nữa.