Tồn kho trà cho cửa hàng: nhập bao nhiêu và xếp kho thế nào

Bốn dấu hiệu tồn kho đang có vấn đề

Tồn kho hỏng hiếm khi xảy ra đột ngột. Nó có dấu hiệu từ vài tháng trước, và bốn dấu hiệu dưới đây là những thứ dễ nhận ra nhất nếu chịu nhìn.

Dấu hiệu thứ nhất là số mã trong kho tăng dần mà doanh thu đứng yên. Mỗi lần nhập lại thêm một mã mới vì thấy hay hay, kết quả là tồn kho phình ra theo chiều rộng chứ không theo sức bán. Dấu hiệu thứ hai là có những mã nằm nguyên vị trí trên kệ qua hai lần nhập; đây là hàng đã chết, nên xử lý sớm thay vì chờ.

Dấu hiệu thứ ba là không biết lô nào nhập ngày nào. Khi đã không ghi ngày thì mọi tính toán tồn kho đều là đoán, và hàng cũ sẽ bị đẩy ra sau hàng mới. Dấu hiệu thứ tư là phải giảm giá để giải phóng kho nhiều hơn một lần mỗi năm; đó là bằng chứng rõ nhất rằng mức nhập đang lệch so với sức bán thật.

Bốn dấu hiệu này đều xử lý được bằng một cuốn sổ và một buổi kiểm kho mỗi tháng. Việc kiểm kho đều đặn rẻ hơn rất nhiều so với một đợt bán tháo tồn kho cuối năm.

Kiểm kho hàng tháng: làm trong một buổi

Kiểm tồn kho nghe nặng nề nhưng với một cửa hàng trà thì chỉ mất một buổi, và nên làm cố định vào một ngày trong tháng.

Việc thứ nhất là đếm thật, đếm từng mã, không đếm theo sổ. Ghi số lượng và ngày nhập của từng lô. Việc thứ hai là đối chiếu với số bán trong tháng để ra tốc độ tiêu thụ của mỗi mã, từ đó biết tồn kho hiện tại đủ bán bao nhiêu tuần.

Việc thứ ba là tách riêng ba nhóm: hàng đang chạy, hàng chạy chậm, và hàng gần hạn. Nhóm gần hạn cần kế hoạch xử lý ngay trong tháng đó, chẳng hạn dùng làm hàng mời nếm hoặc ghép vào các đơn lớn theo thoả thuận với hợp tác xã, chứ không phải chờ tới lúc hết hạn rồi bỏ.

Việc thứ tư là ghi lại con số tồn kho tổng và so với tháng trước. Một đường cong tăng đều trong ba tháng liên tiếp là tín hiệu phải giảm mức nhập ngay, bất kể lúc đó cảm giác buôn bán có vẻ tốt.

Tính mức nhập từ tốc độ bán: một công thức đơn giản

Cách tính mức tồn kho hợp lý không cần phần mềm. Chỉ cần ba con số: số bán trung bình mỗi tuần, số ngày chờ hàng về, và một lớp đệm an toàn.

Mức nhập mỗi lần bằng số bán trung bình mỗi tuần nhân với số tuần của lớp đệm, trừ đi lượng đang còn. Công thức này đơn giản nhưng đủ để tránh hai thái cực: hết hàng giữa mùa đông khách, và tồn kho chất đống sau mùa.

Riêng với mã đóng hộp làm quà, nên tính tách khỏi mã uống hằng ngày, vì hai nhóm này có mùa vụ hoàn toàn khác nhau và trộn chung sẽ cho ra con số vô nghĩa.

Tồn kho mùa vụ: cách tránh ôm hàng Tết

Hàng tết là nơi phần lớn thiệt hại về tồn kho phát sinh, vì nó là loại hàng chỉ bán được trong một cửa sổ thời gian rất hẹp.

Nguyên tắc thứ nhất là đặt hàng tết theo số thật của năm trước, không theo kỳ vọng. Nếu năm ngoái bán được một trăm hộp thì năm nay đặt khoảng một trăm hai, chứ không phải hai trăm. Nguyên tắc thứ hai là chia làm hai đợt: đợt đầu khoảng hai phần ba, đợt hai đặt bổ sung khi đã thấy nhịp bán thực tế.

Nguyên tắc thứ ba là chốt hạn dừng nhập. Sau một mốc nhất định trước tết, không nhập thêm hàng hộp nữa dù bán đang chạy, vì hàng về sát ngày sẽ nằm lại thành tồn kho sau tết. Nguyên tắc thứ tư là có sẵn phương án cho phần còn lại: tách riêng, hạ dần về mã uống thường, hoặc trao đổi với hợp tác xã theo chính sách mua lại hàng tồn kho đang áp dụng.

Làm đúng bốn nguyên tắc này, phần tồn kho sau tết thường chỉ còn một phần nhỏ, và quan trọng hơn là không phải bán phá giá để giải phóng kho, thứ làm hỏng giá niêm yết của cả khu vực.

Xếp kho và bày kệ để tồn kho không bị bỏ quên

Phần lớn hàng quá hạn không phải do nhập nhiều mà do bị khuất. Cách xếp quyết định tồn kho có quay vòng hay không.

Quy tắc gốc là nhập trước xuất trước. Lô mới về luôn xếp vào phía trong, lô cũ đẩy ra ngoài. Nghe đơn giản nhưng rất hay bị làm ngược vì tiện tay, và chỉ sau vài tháng là có một lớp tồn kho nằm sát tường không ai đụng tới.

Quy tắc thứ hai là mỗi mã một vị trí cố định, dán nhãn ghi tên mã và ngày nhập của lô đang bán. Nhìn một lượt là biết tình trạng tồn kho mà không cần mở từng thùng.

Quy tắc thứ ba là kê cách sàn và cách tường một khoảng, tránh chỗ nắng chiếu và chỗ gần khu có mùi. Trà hút ẩm và hút mùi rất nhanh; một lô bảo quản sai thì dù còn hạn vẫn không bán được, và nó vẫn nằm trong tồn kho như một khoản lỗ chưa ghi sổ.

Quy tắc cuối là để phần hàng mời nếm ở chỗ dễ lấy nhất, lấy từ lô cũ nhất còn đạt chất lượng. Cách này vừa giữ được thói quen mời khách vừa giúp tồn kho luân chuyển đều.

Nguồn gốc lô trà

Hàng giao cho cửa hàng đến từ vùng nguyên liệu Đại Từ và La Bằng, hái tay 100%, sản xuất theo lô. Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản làm tại cơ sở Gò Lớn; từ Móc Câu Đặc Biệt trở lên làm tại cơ sở La Bằng, xưởng đạt ISO 22000:2018. Mỗi lô có mã và hạn dùng in trên bao bì, đi cùng phiếu xuất kho. Hai thứ này là căn cứ để xếp hàng nhập trước xuất trước và áp dụng chính sách mua lại. Xem hồ sơ pháp lý và chứng nhận.