Kiểm kho hàng tuần ở cửa hàng trà: biểu mẫu và cách đọc con số

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, đang giao hàng cho 429 đại lý. Bài này đưa ra biểu mẫu kiểm kho mà đội kinh doanh hay gợi ý cho cửa hàng mới mở. Đây là mẫu tham khảo để anh chị chép lại vào sổ hoặc bảng tính, không phải biểu mẫu bắt buộc trong hợp đồng hợp tác.

Kiểm kho tuần giúp phát hiện điều gì

Ba thứ, đều là thứ không tự lộ ra nếu chỉ nhìn kệ hàng ngày.

• Lệch số. Tồn thực khác sổ là dấu hiệu bán quên ghi, cân thiếu, hoặc thất thoát.
• Hàng chậm. Một mã không giảm số suốt bốn tuần là mã đang giữ vốn của anh chị.
• Hàng chớm hỏng. Túi phồng, hộp ẩm, mùi lạ, phát hiện sớm thì còn bán kịp.

Với hàng cao cấp, nhịp tuần là cần thiết vì mỗi đơn vị hàng mang giá trị lớn. Cách giữ riêng nhóm này có trong bài về bảo quản trà cho đại lý và quán.

Ba việc phải làm mỗi lần kiểm

1. Đếm theo mã, không đếm theo nhóm. Ghi rõ “Móc Câu Đặc Biệt 200 g: 12 túi”, không ghi “trà xanh: 20 túi”.
2. Ghi hạn ngắn nhất của từng mã. Trong kho thường có hai, ba lô cùng mã; con số cần theo dõi là lô hạn ngắn nhất.
3. Ghi tình trạng bằng ba mức: tốt, cần bán sớm, loại. Không viết dài, chỉ cần một chữ.

Biểu mẫu kiểm kho điền sẵn

Bảng dưới là mẫu với vài dòng đã điền để anh chị hình dung. Số lượng trong bảng là ví dụ giả định, không phải số liệu của một cửa hàng có thật.

Mã hàng	Quy cách	Tồn đầu tuần	Bán trong tuần	Tồn thực đếm	Hạn ngắn nhất	Tình trạng	Đặt thêm
Trà Bắc Truyền Thống	Túi 500 g	18	7	11	Còn 8 tháng	Tốt	10
Trà Xanh Đặc Sản	200 g	24	5	19	Còn 5 tháng	Tốt	0
Móc Câu Đặc Biệt	200 g	12	4	12	Còn 6 tháng	Lệch 4, tra lại sổ bán	0
Tấm Đinh Túi Lọc	500 g, 50 gói	9	6	3	Còn 9 tháng	Tốt	10
Trà Sạch 6 Không	Túi giấy 215 g	6	0	6	Còn 2 tháng	Cần bán sớm	0
Set Tâm Trà Thanh Liên	Set 550.000đ	4	1	4	Còn 4 tháng	Hộp góc trên bị móp	0

Hai dòng cuối là ví dụ về hai loại cảnh báo khác nhau: một dòng sắp hết hạn mà không bán được, một dòng lỗi bao bì. Cả hai đều cần xử lý trong tuần, không để sang tháng.

Đánh dấu hàng cận hạn và hàng chậm

Dùng hai màu giấy nhớ là đủ.

• Giấy vàng — cận hạn: còn dưới ba tháng. Đưa lên vị trí dễ thấy, ưu tiên bán, không dùng làm hàng quà.
• Giấy xanh — hàng chậm: không bán được trong bốn tuần. Không đặt thêm, xem lại giá bày và vị trí trưng bày.

Một mã vừa cận hạn vừa chậm là mã cần quyết định dứt khoát: đẩy sang khách dùng nhanh hoặc chấp nhận dừng bán mã đó ở cửa hàng mình.

Dùng số kiểm để đặt lại hàng

Cách tính đơn giản: lấy lượng bán trung bình mỗi tuần của một mã, nhân với số tuần anh chị muốn có hàng, trừ đi tồn thực, ra lượng cần đặt.

Biểu mẫu kiểm kho chỉ phát huy tác dụng khi người kiểm biết mình đang tìm gì. Sáu lỗi hay gặp nhất khi cất trà được liệt kê trong bài về thiệt hại do kho của điểm bán.

Hợp tác xã giao trực tiếp cho mọi cấp trong 3–5 ngày, nên nhiều cửa hàng chọn giữ hàng đủ bán khoảng hai tuần cho dòng phổ thông và ít hơn cho dòng cao cấp. Đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ 100% phí vận chuyển, nên gộp đơn hàng tháng có thể tiết kiệm hơn chia lẻ, miễn là kho giữ được.

Một điểm nữa cần theo dõi cùng lúc: doanh số duy trì theo quý. Theo chính sách đang công bố, đại lý 9.000.000đ, tổng đại lý 30.000.000đ, nhà phân phối 150.000.000đ mỗi quý, tính theo giá trị nhập hàng; đối tác mới được miễn xét 02 quý đầu và chính sách áp dụng đến hết năm 2027. Cộng số kiểm kho hàng tuần sẽ biết quý này đang ở đâu so với mức đó, thay vì đến cuối quý mới tính.

Chi tiết các mức và điều kiện khác ở trang chính sách đại lý; giá niêm yết từng hạng ở bài bảng giá chè Thái Nguyên theo phẩm cấp.