Bán trà sen mùa Tết cho cửa hàng: lượng nhập, đóng gói gửi xa, trưng bày và hàng tồn

Bài này dành cho cửa hàng quà, cửa hàng đặc sản và đại lý đang chuẩn bị hàng Tết. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà ở Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên, bán qua 429 đại lý. Bài tập trung vào vận hành mùa Tết: nhập, gửi, bày, xử lý hàng còn lại. Phần chọn hạng trà sen và cách ướp đã có ở bài kiến thức riêng.

Trà sen bán mạnh trong khoảng thời gian nào

Mùa bán trà sen dịp Tết có hai dòng khách, đến vào hai thời điểm khác nhau:

Nhóm khách	Thời điểm đặt	Cách mua
Doanh nghiệp đặt quà	Chốt từ tháng 10–11, nhận hàng trước Tết	Số lượng lớn, có thể in logo, cần hoá đơn
Khách lẻ mua biếu	Dồn vào những tuần cuối năm âm lịch	Vài hộp, chọn tại quầy, cần gói đẹp
Khách mua dâng lễ, biếu đầu năm	Sát Tết và tháng Giêng	Hộp nhỏ, set vừa tiền

Nguồn hàng thì đi ngược lại. Theo VietnamPlus (22/06/2026), mùa sen ở hồ Tây bắt đầu từ tháng 5, tháng 6 hằng năm; trà sen ướp hoa tươi chỉ làm được trong mùa này. Đây là thông tin chung của nghề, không phải số liệu của hợp tác xã. Khi khách lẻ đông nhất, lượng trà sen trên thị trường đã chốt từ nhiều tháng trước, nên cửa hàng đặt muộn thường thiếu hàng.

Nhập bao nhiêu hộp so với năm trước

Không có con số chung cho mọi cửa hàng. Cách tính chúng tôi gợi ý đại lý tự điền:

1. Số hộp bán mùa Tết năm trước, tách theo loại: bông 90.000đ, gạo sen 900.000đ, set quà.
2. Cộng đơn quà doanh nghiệp đã chốt năm nay (tính riêng, không gộp vào dự báo khách lẻ).
3. Điều chỉnh theo thay đổi thực tế của cửa hàng: thêm kênh online, thêm điểm bán, khách doanh nghiệp mới.
4. Chia đợt: đợt 1 nhận sớm để trưng bày và giao đơn doanh nghiệp; đợt 2 bổ sung theo tốc độ bán thực tế; đợt 3 nhỏ, sát Tết nếu còn hàng.

Loại	Quy cách, giá niêm yết	Vai trò trên kệ Tết
Trà Sen Tây Hồ	Hộp 1 bông, 15 g trà, 90.000đ	Quà vừa tiền, dễ bán lẻ, dễ ghép set
Trà Gạo Sen Bách Diệp	Hộp thiếc 100 g, 900.000đ	Quà biếu cao cấp, lượng ít, bán theo đơn
Tâm Trà Thanh Liên	Set quà, 550.000đ	Quà đối tác, quà Tết trọn bộ

Chiết khấu đại lý trong khung 35–45% cho nhóm trà; set quà và ấm chén có mức riêng. Cơ cấu trà hoa cho cửa hàng mới bắt đầu có trong bài trà sen, trà nhài, trà bưởi: chọn trà hoa cho cửa hàng.

Đóng gói gửi xa: chống dập bông, giữ hương

Mùa Tết, nhiều đơn trà sen đi xa bằng dịch vụ chuyển phát. Hai lỗi hay gặp là bông sen gãy cánh và hộp bị nóng ẩm trên đường.

• Hộp cứng bên ngoài, không gửi hộp quà trần trong túi nilon.
• Chèn kín bốn phía bằng giấy hoặc xốp, để hộp không xê dịch khi lắc.
• Không đặt vật nặng lên trên. Ghi “hàng dễ vỡ, không đè” trên thùng.
• Bọc chống ẩm khi gửi đường dài hoặc mùa nồm.
• Tách riêng khỏi hàng có mùi như cà phê, mỹ phẩm, đồ khô có gia vị.
• Chụp ảnh gói hàng trước khi gửi để giải quyết khiếu nại với đơn vị vận chuyển.

Trà gạo sen trong hộp thiếc chịu va đập tốt hơn trà bông. Với khách ở xa, cửa hàng có thể gợi ý trà gạo sen hoặc set quà đóng hộp cứng.

Trưng bày cạnh set quà

Khách mua quà Tết thường chọn theo ngân sách trước, rồi mới chọn loại. Kệ nên xếp theo mức tiền, trà sen đứng cạnh các set cùng tầm giá.

Tầm tiền	Trà sen	Đặt cạnh
Dưới 100.000đ	Trà Sen Tây Hồ, hộp 1 bông	Hộp Trà Vạn Phúc (38.000đ), Hộp Trà Đặc Sản (92.000đ)
400.000–650.000đ	Tâm Trà Thanh Liên (550.000đ)	Tâm Trà Nguyên Hương (400.000đ), Tâm Trà Vạn Phúc (420.000đ), Tâm Trà Vạn Lộc (650.000đ)
Cao cấp	Trà Gạo Sen Bách Diệp (900.000đ)	Hộp An Khang Trà (650.000đ), trà đinh

• Bày hộp mẫu mở sẵn một bông sen trong tủ kính để khách thấy trà ướp trong bông thật.
• Kệ trà sen tránh nắng chiếu trực tiếp, tránh gần đèn nóng.
• Thẻ giá ghi rõ quy cách: 1 bông 15 g, hộp thiếc 100 g.

Với khách doanh nghiệp đặt quà, hợp tác xã in logo miễn phí từ 200 suất. Cách chia suất quà theo ngân sách có trong bài trà làm quà tặng doanh nghiệp theo ngân sách.

Hàng tồn sau Tết: hạn dùng và mua lại

Trà khô của hợp tác xã, gồm trà sen, có hạn dùng 12 tháng. Hộp còn sau Tết chưa phải hàng hỏng, nhưng hương sen nhạt dần theo thời gian, nên cần kế hoạch bán tiếp.

• Bán tiếp các dịp trong năm: rằm tháng Giêng, các ngày rằm, lễ chùa, quà biếu. Trà sen hợp làm đồ dâng lễ và quà biếu người lớn tuổi.
• Xếp hàng cũ ra trước, kiểm hạn dùng hằng tháng.
• Giữ nguyên seal những hộp chưa bán, bảo quản khô, kín, tránh nóng.
• Mua lại 70% giá buôn: hợp tác xã mua lại hàng nguyên seal, quá hạn không quá 1 tháng, còn phiếu xuất kho gốc. Vì vậy phiếu xuất kho của đợt nhập Tết cần cất kỹ.

Cách giữ hương cho hàng tồn trong kho đại lý có trong bài bảo quản trà cho đại lý và quán. Khách lẻ hỏi cách giữ trà sen ở nhà, anh chị gửi họ bài 4 cách bảo quản trà sen của Thuận Trà Thái Nguyên.

Đặt trước từ tháng 10

1. Tháng 9–10: tổng kết số bán năm trước, liên hệ khách doanh nghiệp cũ.
2. Từ tháng 10: hợp tác xã mở đơn đặt trước hàng Tết, cọc 20%, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng; đơn quà in logo cũng cọc 20%. Đặt sớm để kịp in logo cho đơn quà.
3. Chậm nhất 3 tuần trước Tết: hạn chót chốt đơn Tết. Sau mốc này hợp tác xã không nhận thêm đơn Tết.
4. Nhận đợt 1, trưng bày, giao đơn doanh nghiệp.
5. Bổ sung đợt 2, 3 theo tốc độ bán. Đơn thường không thu cọc tiền hàng, chỉ chuyển trước phí vận chuyển, COD, giao 3–5 ngày.

Kiến thức trà sen để nhân viên tư vấn khách có trong bài trà sen Tây Hồ: cách ướp và phân hạng.

Lịch hoa và giới hạn sản lượng của dòng trà hoa

Hoa dùng để ướp đều do hợp tác xã tự trồng, tự hái và sấy khô thủ công. Chúng tôi không dùng hương liệu và không thu mua hoa bên ngoài, nên lượng làm ra mỗi năm bị chặn bởi vườn và bởi sức làm của nghệ nhân.

Loại hoa	Tháng thu hái	Thời điểm rộ	Ghi chú cho người nhập hàng
Hoa bưởi	Tháng 3	Cuối tháng 2 sang tháng 3	Mùa ngắn nhất, chốt lượng từ đầu năm
Hoa sen	Tháng 6	Mùa sen Hồ Tây tháng 5–7, rộ tháng 6	Ướp trong mùa, giao theo đợt
Hoa nhài	Mùa hè	Rộ khoảng tháng 5–7	Nhiều lứa hơn nhưng vẫn theo vụ
Số lượng có hạn theo sức làm của nghệ nhân.

Dòng trà hoa chỉ bán trong giới hạn nghệ nhân làm ra được. Hợp tác xã không nhận đơn số lượng lớn cho nhóm này; hết hàng thì chờ vụ năm sau, chúng tôi không ướp bù bằng hoa mua ngoài hay bằng hương liệu. Anh chị cần hàng thì báo lượng dự kiến trước mùa hoa và nhận theo đợt; cần số lượng lớn và đều thì chọn các dòng trà mộc trong danh mục.