Gia công trà số lượng ít, đơn 20 triệu thì làm được những gì?

Nhiều người hỏi hợp tác xã cùng một câu: “Tôi chỉ có cửa hàng đặc sản nhỏ, vài phòng homestay, hoặc muốn làm vài trăm phần quà có tên công ty, thì có đặt trà mang tên mình được không?” Câu trả lời là được, nhưng phải tính đúng ngay từ đầu. Đơn nhỏ không có nghĩa là việc nhỏ: nhãn vẫn phải đủ nội dung bắt buộc, sản phẩm vẫn phải có hồ sơ, và tiền đã in lên bao bì thì không lấy lại được.

Bài này viết cho người vốn nhỏ đang cân nhắc gia công trà số lượng ít: đơn 20 triệu làm được những dạng hàng nào, phần tiền trà trong đơn tương đương bao nhiêu kg, quy trình đi qua những chặng nào, điều khoản nào khác với nhập hàng có sẵn, và khi nào nên dừng lại để bán nhãn TRAVINA trước. Quy trình chi tiết từng chặng đã có ở bài gia công trà nhãn riêng từ mẫu thử đến lô đầu, nên ở đây chỉ tóm lại phần cần cho người làm đơn nhỏ.

Đơn 20 triệu là mốc gì và vì sao có mốc này

Với gia công trà số lượng ít, hợp tác xã nhận đơn gia công, in nhãn riêng, in tên riêng từ 20.000.000đ trở lên cho mỗi đơn. Mốc này là giá trị đơn, không phải số kg hay số hộp cố định. Lý do rất thực tế: mỗi đơn in riêng đều tốn công giống nhau ở phần đầu, gồm nếm mẫu, chốt quy cách, soát nội dung nhãn, ký duyệt mẫu in và lập giấy xác nhận sản xuất cho lô. Đơn quá nhỏ thì phần công này đè lên giá mỗi gói.

Hợp tác xã chưa công bố một con số số lượng tối thiểu chung cho mọi dạng hàng. Số lượng tối thiểu và đơn giá báo theo quy cách, mẫu bao bì khi anh chị gửi yêu cầu. Cùng 20 triệu, túi zip dán nhãn sẽ ra số gói khác hẳn hộp giấy có tay áo in logo, vì phần trà và phần bao bì chiếm tỷ lệ khác nhau.

Người đặt đơn nhỏ cũng nên hiểu một điều: 20 triệu là mức để hợp tác xã nhận làm, chưa phải mức để anh chị chắc chắn có lãi. Có lãi hay không phụ thuộc vào việc anh chị bán được bao nhiêu gói mỗi tháng và giá bán ra. Phần cuối bài có cách so với phương án làm đại lý để anh chị tự cân.

Đơn 20 triệu làm được những dạng hàng nào

Với đơn nhỏ, câu hỏi chính không phải “trà nào ngon” mà là “phần nào phải in riêng”. Càng nhiều phần in riêng, càng nhiều chi phí cố định như bản in, khuôn bế, tiền thiết kế, và nhà in càng đòi số lượng in lớn. Dưới đây là các dạng hợp tác xã hay tư vấn cho đơn quanh mốc 20 triệu, xếp từ nhẹ vốn đến nặng vốn.

Túi zip hoặc túi giấy trơn, dán nhãn in tên riêng

Đây là dạng nhẹ vốn và linh hoạt. Trà đóng trong túi zip hoặc túi giấy kraft trơn, có thể hút chân không bên trong, rồi dán nhãn in tên thương hiệu của anh chị. Nhãn dán in được số lượng ít ở nhiều cơ sở in, đổi mẫu nhãn cho lô sau cũng không phải bỏ đi cả kho túi đã in.

Dạng này hợp với cửa hàng đặc sản, quầy quà ở điểm du lịch, người bán online đang thử tên mới. Khối lượng gói thường chọn 100g, 200g hoặc 500g tùy kênh bán. Điểm phải lưu ý là nhãn dán vẫn phải đủ nội dung bắt buộc, có chỗ in ngày sản xuất, hạn dùng và số lô. Nếu hàng đi xa hoặc để lâu trên kệ, nên hỏi thêm về đóng gói hút chân không cho hàng trà đi đường dài.

Trà túi lọc mang tên riêng

Trà túi lọc hợp với homestay, khách sạn nhỏ, văn phòng muốn có trà tiếp khách mang tên mình. Trà nền thường là Trà Tấm Đinh Túi Lọc của hợp tác xã, giá niêm yết 110.000đ cho túi 500g gồm 50 gói khoảng 10g, tương đương 220.000đ/kg. Phần mang tên riêng thường nằm ở phong bì từng gói hoặc ở hộp đựng.

Ở dạng này, phong bì in riêng là phần dễ bị nhà in đặt số lượng tối thiểu cao, vì in trên cuộn. Anh chị nên hỏi nhà in số lượng in tối thiểu trước, rồi mới tính đơn trà. Nếu chưa đủ lượng, cách nhẹ hơn là dùng phong bì trơn và in tên lên hộp hoặc lên thẻ đặt trong phòng. Chất liệu túi, quy cách và hồ sơ của dạng hàng này có ở bài gia công trà túi lọc nhãn riêng.

Hộp mẫu sẵn của hợp tác xã, tay áo in logo riêng

Đây là dạng “mang tên riêng” nhẹ, hợp với doanh nghiệp nhỏ làm quà cho khách hàng, đối tác, nhân viên. Anh chị chọn hộp có sẵn của hợp tác xã, ví dụ Hộp Trà Vạn Phúc giá niêm yết 38.000đ hay Hộp Trà Nõn Tôm Cánh Hạc 105.000đ, rồi in logo lên tay áo hộp (sleeve) hoặc lên thiệp kèm. Nhãn sản phẩm giữ nguyên.

Vì nhãn sản phẩm vẫn là nhãn của hợp tác xã, anh chị không phải lo hồ sơ tự công bố dưới tên mình. Người nhận vẫn thấy logo công ty ngay khi mở quà. Loại đơn này tính là đơn doanh nghiệp, đặt cọc 20–30%. Các mẫu hộp và cách chọn theo người nhận có ở trang quà tặng trà doanh nghiệp in logo.

Hộp in riêng từ đầu: khi nào mới nên tính

Hộp thiết kế mới hoàn toàn, có khuôn bế riêng, in nhiều màu, ép kim, là dạng tốn chi phí cố định nặng. Tiền khuôn và số lượng in tối thiểu do nhà in quyết, mỗi nhà in một mức, nên hợp tác xã không đưa con số thay nhà in. Anh chị nên lấy báo giá nhà in trước, chia tổng tiền in cho số hộp, rồi mới so với cách dùng hộp mẫu sẵn.

Với đơn quanh 20 triệu, nhiều trường hợp phần tiền khuôn và in đã chiếm một phần lớn đơn, phần trà còn lại ít. Khi đó nên để hộp in riêng cho lô sau, lúc đã biết chắc mỗi tháng bán được bao nhiêu hộp.

Tính thử phần tiền trà trong đơn 20 triệu

Phần này là ví dụ tính để anh chị hình dung một đơn gia công trà số lượng ít, không phải báo giá. Đơn giá gia công, tiền bao bì và tiền in báo theo quy cách cụ thể. Ở đây chỉ lấy giá niêm yết của từng hạng trà (đã gồm VAT) để thấy nếu dồn cả 20 triệu vào phần trà thì được bao nhiêu kg. Thực tế phần trà sẽ ít hơn, vì còn bao bì và công đóng gói.

Đọc bảng này theo chiều ngược lại cũng có ích. Nếu anh chị chỉ bán được khoảng 50 gói 100g mỗi tháng, thì 571 gói Trà Xanh Đặc Sản là hơn 11 tháng hàng. Trà khô có hạn dùng, và hàng in tên riêng không thuộc diện mua lại, nên số tháng bán hết phải nằm gọn trong thời gian anh chị giữ được chất trà trên kệ.

Trừ phần bao bì và công đóng gói ra thì còn bao nhiêu

Công thức đơn giản: số kg trà = (20.000.000đ − tiền bao bì, in ấn và công đóng gói theo báo giá) ÷ đơn giá trà mỗi kg. Để thấy độ nhạy, giả sử phần bao bì và công là 4 triệu hoặc 7 triệu. Đây là con số giả định để minh họa, không phải mức hợp tác xã báo, vì con số thật phụ thuộc kiểu túi, kiểu nhãn và số gói.

Nhìn hai dòng trên, cùng đơn 20 triệu mà phần trà chênh nhau gần 9 kg Trà Xanh Đặc Sản chỉ vì phần bao bì. Vì vậy khi xin báo giá, anh chị nên đề nghị tách riêng ba khoản: tiền trà, tiền bao bì và in, tiền công đóng gói. Có ba khoản rõ ràng thì mới so được giữa túi zip với hộp, giữa nhãn dán với túi in sẵn.

Đổi ra số ấm để biết mình đang bán gì

Một ấm pha khoảng 10g trà, nên 1kg trà pha được khoảng 100 ấm, gói 100g khoảng 10 ấm. Với homestay hay quán, cách nhìn này giúp tính trà dùng trong bao lâu. Ví dụ tính: 40 kg Trà Xanh Đặc Sản là khoảng 4.000 ấm. Một homestay pha 10 ấm mỗi ngày thì lượng này đủ hơn một năm, rõ ràng là quá nhiều cho một đơn đầu nếu chỉ dùng phục vụ khách. Với khách sạn tính theo phòng, bài trà túi lọc cho phòng khách sạn có cách tính số gói mỗi đêm.

Ai hợp với đơn in riêng nhỏ, ai chưa

Không phải ai có 20 triệu cũng nên làm trà mang tên riêng. Hợp tác xã thường hỏi lại ba câu trước khi bàn quy cách: ai mua, bán ở đâu, và mỗi tháng bán được bao nhiêu. Dưới đây là các nhóm khách hay hỏi về gia công trà số lượng ít và điều mỗi nhóm cần cân.

Cửa hàng đặc sản, quầy quà du lịch

Nhóm này có lợi thế là đã có khách qua lại và có kệ. Trà mang tên cửa hàng giúp khách nhớ chỗ mua lại. Dạng hợp là túi trơn kèm nhãn dán, mỗi gói 100g hoặc 200g. Rủi ro là mùa vắng khách: nếu bán theo mùa du lịch, nên chia đơn theo mùa thay vì dồn một lô lớn từ đầu.

Homestay, khách sạn nhỏ, khu nghỉ

Nhóm này dùng trà vừa để phục vụ khách vừa để bán làm quà mang về. Túi lọc mang tên riêng hợp với phòng nghỉ, túi 100g hợp với quầy lễ tân. Cách dùng trà làm đồ tiện nghi trong phòng có ở bài trà amenity cho khách sạn, còn cách làm trà chào khách có ở bài trà cho homestay, resort làm welcome drink.

Quán trà, quán cà phê muốn có túi trà mang đi

Quán đã pha trà cho khách mỗi ngày, nay muốn bán thêm túi trà mang tên quán. Lượng bán túi mang đi thường nhỏ hơn nhiều so với lượng trà quán dùng để pha. Nên tách hai phần: trà pha tại quán vẫn nhập theo kg như bình thường, chỉ phần túi mang đi mới làm nhãn riêng, và làm số lượng vừa đủ cho vài tháng.

Doanh nghiệp nhỏ làm quà

Doanh nghiệp vài chục đến vài trăm người nhận quà thường không cần nhãn sản phẩm riêng. Hộp mẫu sẵn kèm tay áo in logo hoặc thiệp là đủ để món quà mang dấu công ty, lại không phải làm hồ sơ công bố. Nếu muốn ghép hộp theo dịp, bài đặt hộp quà theo chủ đề liệt kê các mốc thời gian và khoản cần hỏi.

Quy trình rút gọn từ lúc hỏi đến lúc nhận hàng

Gia công trà số lượng ít hay đơn lớn đều đi cùng một trình tự. Phần này chỉ tóm lại; mỗi chặng làm gì, cần giấy gì, có ở bài gia công trà nhãn riêng và bài đặt Trà Xanh Đặc Sản nhãn riêng từ mẫu thử đến lô giao đầu.

1. Gửi yêu cầu: dòng trà dự kiến, khối lượng gói, kiểu bao bì, số lượng dự kiến, kênh bán và thời điểm cần hàng.
2. Nếm mẫu: chọn hạng trà nền; mẫu được duyệt thì niêm phong và lưu lại để đối chiếu khi nhận hàng. Có thể bắt đầu bằng mẫu thử trước khi đặt.
3. Chốt quy cách: khối lượng mỗi gói, kiểu túi hoặc hộp, có hút chân không hay không, số gói mỗi hộp.
4. Duyệt mẫu in: hợp tác xã góp ý phần nội dung bắt buộc trên nhãn; hai bên ký duyệt mẫu in trước khi in.
5. Hợp đồng và cọc: ký hợp đồng, đặt cọc 20–30% tùy đơn; có xuất hóa đơn VAT.
6. Sản xuất: chế biến, đóng gói tại cơ sở La Bằng, mỗi lô có số lô và giấy xác nhận sản xuất.
7. Giao và nghiệm thu: đối chiếu số lượng, số lô, hạn dùng; pha thử so với mẫu lưu.

Về thời gian: hàng có sẵn giao trong 3–5 ngày kể từ ngày ký hợp đồng; đơn in riêng thì lâu hơn, vì còn khâu thiết kế, duyệt mẫu in và chờ nhà in. Thời gian cụ thể ghi trong hợp đồng sau khi chốt mẫu in. Với đơn nhỏ làm lần đầu, khâu hay kéo dài là duyệt mẫu in, vì sửa đi sửa lại thiết kế, nên chuẩn bị nội dung nhãn sớm sẽ đỡ mất thời gian.

Tiền cọc, đổi trả và mua lại khác hàng có sẵn ở chỗ nào

Đây là phần người đặt gia công trà số lượng ít hay bỏ qua, rồi bất ngờ khi hàng bán chậm. Hàng in riêng mang tên anh chị, không bán lại được cho người khác, nên điều khoản chặt hơn hàng nhãn TRAVINA có sẵn.

Về phí vận chuyển, với hàng có sẵn: đơn từ 20 triệu được hợp tác xã hỗ trợ 100% phí vận chuyển; đơn từ 10 đến dưới 20 triệu hỗ trợ 50%; dưới 10 triệu bên mua chịu. Với đơn gia công, phí vận chuyển ghi rõ trong hợp đồng. Vì đơn gia công từ 20 triệu, phần lớn đơn in riêng rơi vào mức hỗ trợ đầy đủ.

Về mua lại hàng tồn: cơ chế mua lại 70% chỉ áp cho trà đóng gói dạng túi nhãn TRAVINA, không áp cho trà đóng hộp, set quà và hàng in riêng. Điều kiện và cách tính có ở bài mua lại hàng tồn 70% cho đại lý trà. Với đơn in riêng, rủi ro tồn kho nằm hoàn toàn ở phía anh chị, nên số lượng đặt phải bám vào tốc độ bán thật.

Ai đứng tên trên nhãn và chuyện tự công bố

Với hàng nhãn riêng do hợp tác xã sản xuất, hợp tác xã đứng tên cơ sở sản xuất trên nhãn theo quy định về nhãn hàng hóa. Tên thương hiệu của anh chị nằm nổi bật trên bao bì; tên đơn vị phân phối và phần trách nhiệm của mỗi bên ghi rõ trong hợp đồng. Mỗi lô có giấy xác nhận sản xuất kèm theo.

Nhãn trà khô phải có đủ các nhóm nội dung bắt buộc theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP: tên sản phẩm, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, xuất xứ, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm, thành phần, hướng dẫn bảo quản. Cách ghi ngày, hạn dùng và mã lô có ở bài nhãn hàng hóa trà khô.

Sản phẩm mang tên riêng cũng phải có hồ sơ tự công bố trước khi đưa ra bán, theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Hồ sơ gồm bản tự công bố và phiếu kết quả kiểm nghiệm còn trong 12 tháng. Đổi tên sản phẩm hoặc đổi thành phần thì phải công bố lại. Bên đứng tên công bố được chốt trong hợp đồng. Trước khi nộp, anh chị nên kiểm lại văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm nộp, vì quy định về hồ sơ an toàn thực phẩm có thể thay đổi.

Ba điều hay sai ở đơn nhỏ: dùng tên TRAVINA hoặc tên hợp tác xã như tên thương hiệu của mình khi chưa có thỏa thuận bằng văn bản; đặt tên sản phẩm nói quá về công dụng; ghi tên vùng không đúng nơi trồng và chế biến.

Nhãn hiệu TRAVINA số 542996 thuộc hợp tác xã. Chứng nhận ISO 22000:2018 chỉ áp dụng cho cơ sở chế biến La Bằng, vùng nguyên liệu 40,5 ha canh tác theo quy trình VietGAP; muốn nhắc trên bao bì riêng thì phải hỏi hợp tác xã trước. Toàn bộ giấy tờ có ở trang chứng nhận và giấy tờ pháp lý.

Khi nào chưa nên gia công trà số lượng ít

Hợp tác xã nói thẳng với khách: có những lúc 20 triệu chưa nên dồn vào nhãn riêng. Dấu hiệu dễ thấy là anh chị chưa biết mỗi tháng bán được bao nhiêu gói, chưa có kênh bán ổn định, hoặc tên thương hiệu chưa tra cứu xem có trùng không. Khi đó, làm đại lý bán nhãn TRAVINA trước thường an toàn hơn.

Lý do nằm ở điều khoản. Đại lý mở cấp từ đơn 5.000.000đ, được chiết khấu 35% trên giá niêm yết với trà, hàng có sẵn không cọc, và lô nhập đầu tiên có cơ chế mua lại hàng tồn 70% giá nhập trong 6 tháng với trà đóng túi còn niêm phong, còn hạn dùng. Hàng in riêng thì không có lưới đỡ này. Chi tiết vốn mở cấp có ở bài mở đại lý chè Thái Nguyên cần bao nhiêu vốn.

Ví dụ tính: với 20 triệu làm đại lý, nhập Trà Xanh Đặc Sản ở mức Đại lý là 350.000đ × 65% = 227.500đ/kg, được khoảng 87 kg. Bán đúng giá niêm yết 350.000đ/kg, phần chênh là 122.500đ mỗi kg, chưa trừ chi phí bán hàng của anh chị. Bảng chiết khấu đầy đủ ở trang chính sách phân phối và giá từng mã ở trang giá sỉ trà Thái Nguyên 36 mã.

Lộ trình nhiều khách đi: bán nhãn TRAVINA vài tháng để đo tốc độ bán, ghi lại khách hỏi dòng nào, khối lượng gói nào. Khi đã thấy mỗi tháng đi đều một lượng, lúc đó mới tính gia công trà số lượng ít với tên riêng, và đặt lượng vừa với vài tháng bán. Người chỉ cần trà theo kg làm nguyên liệu, không làm đại lý, có thể xem trang nhập sỉ trà tận xưởng.

Muốn có hàng in riêng trước Tết Đinh Mùi thì đặt lúc nào

Mùng 1 Tết Đinh Mùi rơi vào 06/02/2027. Hợp tác xã nhận đơn đặt trước hàng Tết từ tháng 10. Đơn in riêng giao lâu hơn hàng có sẵn, lại thêm thời gian thiết kế và chờ nhà in, nên người muốn có trà mang tên mình cho mùa quà Tết nên gửi yêu cầu càng sớm càng tốt, tốt hơn cả là trước khi nhà in vào mùa cao điểm cuối năm.

Chè nghỉ hái khoảng từ tháng 11 đến tháng 2. Hàng Tết là trà làm trong năm, xưởng có kho lạnh để trữ, nên không phải lo thiếu trà nền. Cái dễ thiếu là thời gian duyệt mẫu in và lịch nhà in. Lịch chốt hàng cho mùa này có ở bài đại lý trà nhập hàng Tết lúc nào.

Gửi gì để được báo giá nhanh

Hỏi giá gia công trà số lượng ít thường mất thời gian vì thông tin gửi lên còn thiếu, hợp tác xã phải hỏi lại nhiều lần. Anh chị chuẩn bị sẵn các mục dưới đây rồi gọi hotline B2B 0368.151.678 hoặc nhắn Zalo 0855.318.678 kèm hồ sơ:

• Dạng hàng muốn làm: túi trơn dán nhãn, túi lọc, hộp mẫu sẵn kèm tay áo, hay hộp in riêng.
• Hạng trà dự kiến, hoặc khoảng giá bán ra anh chị nhắm tới để hợp tác xã gợi ý hạng trà.
• Khối lượng mỗi gói và số gói dự kiến cho lô đầu.
• Kênh bán: cửa hàng, homestay, quà doanh nghiệp, bán online.
• Thời điểm cần hàng, ghi rõ nếu là hàng quà Tết.
• File thiết kế hoặc ý tưởng nhãn, logo; nếu chưa có cũng không sao, vẫn nếm mẫu được trước.
• Thông tin xuất hóa đơn VAT nếu cần.

Khi gửi yêu cầu, anh chị đề nghị báo giá tách ba khoản: tiền trà, tiền bao bì và in, tiền công đóng gói, kèm số lượng tối thiểu theo quy cách đã chọn. Có báo giá này, anh chị đặt cạnh phương án làm đại lý để so trước khi quyết.

Toàn bộ điều kiện nhận đơn nhãn riêng (đơn từ 20.000.000đ, cọc 20–30%, quy trình 6 bước) có ở trang gia công trà in nhãn riêng (OEM).

Câu hỏi thường gặp

Gia công trà số lượng ít thì đơn tối thiểu là bao nhiêu?

Hợp tác xã nhận đơn gia công, in nhãn riêng, in tên riêng từ 20.000.000đ trở lên. Số lượng tối thiểu tính theo gói hay hộp và đơn giá báo theo quy cách, mẫu bao bì khi anh chị gửi yêu cầu.

Có thể đặt vài chục gói để thử không?

Đơn in riêng dưới 20 triệu thì hợp tác xã chưa nhận. Muốn thử thị trường với số lượng nhỏ, anh chị nên lấy mẫu thử, hoặc làm đại lý bán nhãn TRAVINA từ đơn 5.000.000đ để đo tốc độ bán trước.

Đơn gia công trà số lượng ít có phải đặt cọc không?

Có. Đơn in riêng, nhãn riêng đặt cọc 20–30% tùy đơn. Mẫu in phải ký duyệt trước khi in. Hàng có sẵn nhãn TRAVINA thì không cọc.

Hàng in riêng bán chậm có được trả lại hoặc mua lại không?

Không. Hàng in riêng không đổi trả nếu không có lỗi sản xuất và không thuộc diện mua lại hàng tồn. Cơ chế mua lại 70% chỉ áp cho trà đóng túi nhãn TRAVINA.

In logo công ty lên hộp có sẵn thì có phải làm hồ sơ công bố không?

Khi in logo lên tay áo hộp hoặc thiệp, nhãn sản phẩm giữ nguyên là nhãn của hợp tác xã, nên dùng hồ sơ sản phẩm sẵn có. Loại đơn này tính là đơn doanh nghiệp, đặt cọc 20–30%.

Trên bao bì nhãn riêng ghi tên ai?

Thương hiệu của anh chị nằm nổi bật trên bao bì. Hợp tác xã đứng tên cơ sở sản xuất theo quy định nhãn hàng hóa; tên đơn vị phân phối và trách nhiệm mỗi bên ghi trong hợp đồng.

Bao lâu thì có hàng in riêng?

Hàng có sẵn giao trong 3–5 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Đơn in riêng lâu hơn vì thêm khâu duyệt mẫu in và in bao bì; thời gian cụ thể ghi trong hợp đồng sau khi chốt mẫu in.

Có xuất hóa đơn VAT cho đơn gia công không?

Có. Hợp tác xã xuất hóa đơn VAT, mỗi lô kèm số lô và giấy xác nhận sản xuất để anh chị đối chiếu khi nhận hàng.

Nguồn tham khảo

• Chính phủ (2018), Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm — quy định về tự công bố sản phẩm.
• Chính phủ (2017), Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa — nội dung bắt buộc trên nhãn; được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP.