Đặt hộp quà theo chủ đề: các bước, mốc thời gian và khoản phải hỏi

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên. Bài này viết cho anh chị muốn một hộp quà mang chủ đề riêng của doanh nghiệp thay vì lấy hộp có sẵn, và cần biết việc đó kéo theo những gì.

Hộp theo chủ đề khác hộp có sẵn thế nào

Khác ở ba chỗ, và cả ba đều là chỗ tốn thời gian.

• Phải có bản thiết kế. Anh chị đưa file, hoặc mô tả để bên thiết kế làm. Mỗi vòng sửa là vài ngày.
• Phải in thử trước khi chạy hàng loạt. Màu trên màn hình và màu trên giấy không giống nhau.
• Phải chốt số lượng sớm. Hộp làm riêng được sản xuất theo số lượng đã chốt, không tăng thêm giữa chừng.

Đổi lại, anh chị có một món quà không trùng với công ty nào khác. Nếu điều đó không quan trọng với dịp này, hộp có sẵn cộng in logo là phương án nhanh và rẻ hơn nhiều. Danh mục hộp có sẵn ở trang hộp trà quà tặng.

Các bước từ duyệt mẫu tới giao hàng

1. Chốt ruột hộp trước. Chọn mã trà và quy cách, vì kích thước hộp phụ thuộc phần ruột.
2. Chốt chủ đề và thông điệp. Một chủ đề, không phải ba. Nhiều chủ đề trong một hộp làm hỏng cả hộp.
3. Làm bản thiết kế và chốt nội dung chữ. Sửa chữ sau khi dàn trang là thêm một vòng.
4. Chuyển cọc 20%. Sau khi cọc chúng tôi mới làm phần in riêng.
5. Duyệt bản in thử. Chúng tôi gửi ảnh và bản in thử; muốn hộp thật làm mẫu thì mua hộp đó theo giá hỗ trợ đại lý.
6. Sản xuất và đóng gói.
7. Giao, nghiệm thu và trả phần còn lại. Hàng có sẵn giao trực tiếp trong 3–5 ngày; phần làm riêng cộng thêm thời gian sản xuất.

Bảng mốc thời gian và hạng mục chi phí

Chúng tôi báo giá theo từng đơn nên bảng dưới đây không có con số, mà là danh sách những khoản anh chị phải hỏi để so sánh giữa các nhà cung cấp.

Bước	Ai làm	Khoản chi phí phát sinh	Câu cần hỏi trước
Thiết kế	Bên anh chị hoặc bên thiết kế	Phí thiết kế, phí sửa	Bao nhiêu vòng sửa được tính trong giá
Làm khuôn, chế bản	Nhà in	Phí khuôn, chế bản	Khoản này có chia theo số lượng không
In thử	Nhà in	Phí mẫu in thử	Mẫu thử có tính phí không
Hộp mẫu thật	Hợp tác xã	Giá hỗ trợ đại lý cho hộp mẫu	Có trừ vào đơn chính không
In logo lên hộp có sẵn	Hợp tác xã	Miễn phí từ 200 suất	Dưới 200 suất thì bao nhiêu
Sản xuất và đóng gói	Hợp tác xã	Tính trong giá đơn hàng	Thời gian bao lâu kể từ ngày duyệt mẫu
Vận chuyển	Hợp tác xã	Miễn phí với đơn từ 20 triệu đồng	Giao mấy điểm, có tính thêm không

Lưu ý quan trọng: phí khuôn và chế bản không chia đều theo số lượng, nên đơn nhỏ chịu tỉ lệ cao hơn hẳn. Đây là lý do hộp theo chủ đề chỉ hợp với đơn từ vài trăm suất trở lên.

Hộp theo chủ đề là đơn đặt riêng, và đơn đặt riêng có lịch chốt sớm hơn. Anh chị xem các mốc thời gian của mùa quà Tết.

Cọc cho đơn thiết kế riêng và phần thanh toán còn lại

• Cọc 20% áp dụng cho mọi đơn đặt riêng theo yêu cầu: in logo, nhãn riêng, hộp hoặc set thiết kế riêng.
• Sau khi cọc chúng tôi mới làm phần in riêng. Đây là mốc bắt đầu tính thời gian.
• Phần còn lại trả khi nhận hàng. Không công nợ, chỉ chuyển trước phí vận chuyển.
• Đơn đặt trước hàng Tết cũng cọc 20%, kể cả khi không có phần in riêng, vì cọc để chốt sản lượng.
• Các đơn mua hàng có sẵn khác không cọc.

Duyệt bản in thử: kiểm những gì

1. Đọc to toàn bộ chữ trên bản in thử, kể cả chữ nhỏ ở mặt sau.
2. Kiểm tên công ty và năm từng chữ một.
3. Xem màu dưới ánh sáng tự nhiên, không xem dưới đèn vàng.
4. Thử đóng mở nắp và thử xếp ruột vào để chắc chắn vừa.
5. Duyệt bằng văn bản. Một tin nhắn xác nhận là đủ, nhưng phải có, để hai bên cùng đối chiếu khi nghiệm thu.

Với mùa Tết, chúng tôi mở đơn từ tháng 10 và chốt đơn chậm nhất 3 tuần trước Tết; đơn có phần làm riêng nên bắt đầu ngay từ mốc mở đơn. Hướng dẫn chung ở trang quà tặng trà doanh nghiệp; chọn mức giá ở bài trà làm quà tặng doanh nghiệp; giấy tờ ở trang chứng nhận và bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận.