Mua lại hàng tồn 70% cho đại lý trà áp dụng khi nào, tính ra sao?

Hợp tác xã mua lại những gì, không mua lại những gì

Người mới làm đại lý trà thường lo một chuyện: nhập về bán không hết thì vốn nằm chết trên kệ. Chính sách mua lại hàng tồn sinh ra để chia bớt rủi ro đó, nhưng nó không phải lời hứa “bán không hết thì trả lại hết”. Có ba trường hợp, điều kiện khác nhau, anh chị cần đọc đúng trường hợp của mình.

Toàn bộ quy định nằm trong Quyết định 29/2026/QĐ-HTX, ký ngày 02/9/2026, công khai ở trang chính sách phân phối của hợp tác xã. Bài này diễn giải bằng ví dụ; chỗ nào hiểu khác nhau thì văn bản quyết định là căn cứ.

Hai cơ chế mua lại hàng tồn ở hai cột đầu của bảng không thay thế nhau. Cơ chế đơn nhập đầu giúp người mới dám nhập đủ mã để thử thị trường. Cơ chế hàng cận hạn giúp đại lý đang chạy đều xử lý phần hàng chậm sắp tới hạn, điều kiện chặt hơn vì áp dụng lâu dài.

Mua lại hàng tồn của đơn nhập đầu: 70% trong 6 tháng

Khi anh chị nhập đơn đầu tiên để mở cấp đại lý, hợp tác xã cam kết mua lại hàng tồn của chính đơn đó với giá 70% giá nhập, trong 6 tháng, nếu hàng còn niêm phong và còn hạn dùng. Nói gọn: lô đầu bán không hết thì phần mất tối đa là 30% giá trị số hàng còn lại.

Điều kiện cụ thể

• Cam kết mua lại hàng tồn kiểu này chỉ cho đơn nhập đầu tiên của đại lý mới.
• Thời hạn 6 tháng; mốc ngày bắt đầu tính ghi trong hợp đồng đại lý, anh chị đọc kỹ dòng này khi ký.
• Gói còn niêm phong. Túi đã bóc để pha thử, trưng bày mở hay chia lẻ thì không tính.
• Hàng còn hạn dùng tại thời điểm đề nghị.

Vì sao chỉ áp dụng cho đơn đầu

Người mới chưa biết khách khu mình chuộng hạng trà nào, nên lô đầu phải dàn trải vài mã để thử; rủi ro đoán sai nằm ở đây. Từ lô thứ hai đã có số bán thật. Nếu mua lại hàng tồn cho mọi đơn, giá buôn phải cộng phần rủi ro đó cho tất cả.

Đơn mở cấp Đại lý là 5.000.000đ, áp dụng đến hết 2027. Cách chia vốn lô đầu, gồm kệ, phí gửi hàng và dự phòng, có ở bài mở đại lý chè Thái Nguyên cần bao nhiêu vốn.

Ví dụ tính tiền được mua lại từ một lô đầu

Ví dụ tính dùng giá niêm yết công khai và chiết khấu Đại lý 35% cho trà, tức giá nhập bằng 65% giá niêm yết. Số kg là giả định để minh họa, anh chị thay bằng số của mình.

Giả sử gần hết 6 tháng, Trà Bắc và Trà Xanh Đặc Sản bán gần hết, hai mã cao hơn chạy chậm. Tiền mua lại hàng tồn bằng giá trị tồn tính theo giá nhập nhân 70%.

Anh chị nhận lại 887.250đ cho 5kg và chịu phần chênh 380.250đ. Túi Trà Bắc đã bóc để pha mời khách không nằm trong phần mua lại hàng tồn. Ví dụ chưa trừ phí gửi hàng về; khoản này hỏi rõ khi gửi đề nghị để tự tính trước.

Nhìn cả lô: 17kg bán đúng giá niêm yết thu 5.750.000đ, cộng tiền mua lại hàng tồn thành 6.637.250đ trên 5.005.000đ bỏ ra, chưa trừ phí ship chiều đi, mặt bằng, công bán. Đây là ví dụ tính, không phải mức lãi cam kết.

Hàng cận hạn theo Điều 5 khoản 4 Quyết định 29/2026

Sau lô đầu, đại lý vẫn có đường lui cho hàng chậm bán, nhưng theo cơ chế mua lại hàng tồn cận hạn. Cơ chế này áp dụng lâu dài cho mọi đối tác nên có hạn mức và điều kiện chặt. Thiếu một điều kiện là hồ sơ bị trả về.

Điều kiện của hàng

• Còn hạn dùng tối thiểu 30 ngày, tính đến ngày hợp tác xã nhận đề nghị bằng văn bản, không phải ngày anh chị gửi.
• Nguyên seal, nguyên bao bì, không rách, không móp, không ẩm mốc, bảo quản đúng hướng dẫn trên bao bì.
• Mã lô trên gói khớp chứng từ; kèm phiếu xuất kho gốc hoặc hóa đơn của lô đó.

Mức mua lại hàng tồn cận hạn là 70% giá buôn chính đối tác đó đã nhập, đọc theo phiếu xuất hoặc hóa đơn của lô, chưa gồm vận chuyển. Tổng đại lý nhập với chiết khấu 40% thì căn cứ là giá Tổng đại lý đã trả, không phải giá Đại lý.

Hạn mức 10% mỗi quý

Mỗi quý, giá trị mua lại hàng tồn cận hạn không vượt 10% doanh số nhập của quý liền trước. Phần vượt hợp tác xã xem xét từng trường hợp, không phải nghĩa vụ. Đây là giới hạn nên biết trước, đừng để lúc gửi đề nghị mới phát hiện.

Ví dụ tính: quý 3 anh chị nhập 12.000.000đ, hạn mức quý 4 là 1.200.000đ. Quý 4 phát hiện 5 túi 500g Trà Xanh Đặc Sản, tổng 2,5kg, còn khoảng 45 ngày hạn dùng. Giá trị theo giá nhập 568.750đ, tiền mua lại hàng tồn 70% là 398.125đ, nằm trong hạn mức.

Trường hợp khác: cùng quý có thêm 8kg Trà Móc Câu Đặc Biệt cận hạn. Giá trị theo giá nhập 2.340.000đ, mức 70% là 1.638.000đ, đã vượt hạn mức 1.200.000đ. Phần vượt không được bảo đảm. Hàng cận hạn nhiều là dấu hiệu nhập quá tay, cần sửa ở khâu nhập.

Phí vận chuyển và thời hạn thanh toán

Phí vận chuyển hàng hoàn đối tác chịu, trừ lỗi sản xuất, giao sai hàng hoặc bao bì hỏng lúc giao. Với hàng giá thấp như Trà Bắc, tính xem phí gửi về có ăn gần hết tiền mua lại hàng tồn không; có khi dùng làm trà mời khách hợp lý hơn. Hợp tác xã thanh toán trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nghiệm thu, bằng chuyển khoản hoặc cấn trừ đơn sau.

Khi nào đề nghị bị từ chối

Hợp tác xã được từ chối mua lại hàng tồn khi hàng không đạt điều kiện, kèm văn bản nêu lý do: còn dưới 30 ngày hạn dùng, mã lô không khớp phiếu xuất, gói móp hoặc ẩm, thiếu chứng từ gốc, hoặc vượt hạn mức quý.

Hàng đã hết hạn: không mua lại, xử lý ra sao

Nói thẳng: hàng hết hạn không thuộc diện mua lại hàng tồn ở cả hai cơ chế. Khi phát hiện trong kho, làm đúng các bước sau:

1. Trong 7 ngày kể từ khi phát hiện, ngừng trưng bày, tách riêng khỏi khu hàng bán.
2. Dán nhãn “HÀNG HẾT HẠN – KHÔNG KINH DOANH” lên từng thùng, khay chứa.
3. Báo hợp tác xã, kèm mã lô và số lượng.
4. Hàng được thu hồi, tiêu hủy có biên bản; biên bản lưu 2 năm.

Hợp tác xã có thể hỗ trợ tối đa 30% giá buôn bằng giảm trừ đơn sau, nếu khối lượng hết hạn không quá 5% lượng nhập kỳ đó và đối tác không tái phạm trong 12 tháng. Đây là hỗ trợ, không phải nghĩa vụ, và không phải mua lại hàng tồn, nên đừng tính vào kế hoạch vốn.

Phần nặng: đối tác bán hàng hết hạn bị đình chỉ cấp hàng, thu hồi suất và chấm dứt hợp tác. Suất là suất bảo hộ khu vực, mỗi phường, xã tối đa 1 Đại lý; mất suất là mất chỗ đứng đã xây, như phân tích ở bài bảo hộ khu vực khi làm đại lý trà.

Cùng nhóm vi phạm là sửa, che hoặc in đè ngày sản xuất, hạn dùng. Nghị định 43/2017/NĐ-CP yêu cầu ghi nhãn trung thực, chính xác và quy định cách ghi ngày sản xuất, hạn sử dụng. Cách đọc nhãn và mã lô trên bao trà có ở bài nhãn hàng hóa trà khô: hạn sử dụng, ngày sản xuất, mã lô.

Hồ sơ đề nghị gồm những gì

Với hàng cận hạn, chậm một ngày là hạn dùng ngắn thêm một ngày, nên hồ sơ mua lại hàng tồn cần đủ ngay lần đầu. Đơn nhập đầu chuẩn bị tương tự.

1. Văn bản đề nghị: tên đối tác, cấp, khu vực, ngày lập, chữ ký; ghi rõ đề nghị mua lại hàng tồn theo cơ chế đơn nhập đầu hay hàng cận hạn.
2. Bảng kê: mỗi dòng một mã lô, gồm tên sản phẩm, quy cách, số gói, khối lượng, hạn dùng in trên bao.
3. Chứng từ gốc: phiếu xuất kho gốc hoặc hóa đơn VAT của đúng lô đó.
4. Ảnh chụp: mặt có mã lô và hạn dùng từng mã, ảnh niêm phong, ảnh chỗ để hàng.
5. Cách nhận tiền: chuyển khoản hay cấn trừ đơn sau.

Anh chị có thể nhắn ảnh bảng kê và chứng từ qua Zalo 0855.318.678 để hợp tác xã xem sơ bộ trước khi gửi hàng. Đề nghị mua lại hàng tồn chính thức vẫn cần bằng văn bản, vì mốc 30 ngày tính theo ngày hợp tác xã nhận văn bản.

Hàng đề nghị mua lại hàng tồn khi gửi về cần đóng thùng chắc, chèn kín: bao bì hỏng trên đường là mất điều kiện. Cách lập biên bản có ở bài mở thùng hàng trà sỉ và biên bản nhận hàng.

Nhập hàng thế nào để ít phải dùng đến mua lại hàng tồn

Chính sách mua lại hàng tồn là tấm đệm, không phải cách làm ăn. Mỗi lần dùng tới, anh chị mất 30% giá trị số hàng đó cộng phí gửi về. Đại lý làm tốt là đại lý gần như không cần đề nghị mua lại hàng tồn sau lô đầu.

Nhập theo vòng quay, không theo cảm giác

Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản thường quay nhanh vì khách mua uống hằng ngày; trà nõn, trà đinh quay chậm hơn vì là trà tiếp khách, làm quà. Ghi số bán từng mã theo tuần, rồi nhập mỗi mã vừa đủ bán hết trước khi hàng sang nửa sau hạn dùng.

Với hàng giá cao, tính vốn đọng trước khi nhập, như bài hàng trà giá cao có đáng nhập: vòng quay và vốn đọng. Trà đinh niêm yết 2,5–4 triệu đồng mỗi kg; theo giá Đại lý, mỗi kg Trà Đinh Ngọc (Đinh Tiên Sơn) đọng lại là 1.625.000đ vốn nằm im. Định mức tồn cho từng mã có ở bài tồn kho trà cho cửa hàng.

Nhập trước – xuất trước và báo cáo tồn cận hạn

Quyết định 29/2026 yêu cầu đối tác áp dụng nhập trước – xuất trước (FIFO) và báo cáo tồn cận hạn hằng tháng. Lô về trước bán trước, gói mới xếp phía sau, gói cũ kéo ra mép kệ. Cuối tháng, lọc các mã sắp tới hạn và gửi báo cáo.

Báo cáo hằng tháng cho thấy sớm mã nào chậm, khi còn đủ hạn để đẩy ra quầy chính hoặc mời khách nếm. Thấy sớm hai, ba tháng thì không cần mua lại hàng tồn; thấy lúc còn 30 ngày là đã sát mép. Gói để sát nền, tường ẩm dễ bị loại khi nghiệm thu, xem thêm hàng trà hỏng vì kho và cách chặn từng lỗi.

Hàng giao còn tối thiểu 2/3 hạn dùng

Hợp tác xã giao hàng còn tối thiểu 2/3 tổng hạn dùng. Giả sử hạn dùng 12 tháng (số minh họa, hạn thật xem trên nhãn), khi nhận gói còn tối thiểu 8 tháng. Kiểm hạn ngay khi nhận và ghi sổ kho cùng mã lô.

Mỗi lô có số lô truy xuất về cơ sở chế biến tại La Bằng (ISO 22000:2018), vùng nguyên liệu Đại Từ – La Bằng, chân dãy Tam Đảo. Mã lô vừa là căn cứ khi mua lại hàng tồn, vừa để đưa khách xem trà làm ở đâu.

Mùa Tết, hộp và set quà dễ thành hàng tồn sau Tết, mà hai nhóm này không thuộc diện mua lại; nên chia lô theo tốc độ bán thật như bài lịch nhập hàng Tết cho đại lý trà, thay vì trông vào mua lại hàng tồn.

Những điều chính sách này không làm

Một chính sách đáng tin phải nói rõ cả phần không có. Đây là những chỗ đại lý hay hiểu nhầm về mua lại hàng tồn:

• Không mua lại hàng tồn 100%; cả hai cơ chế đều 70%.
• Từ đơn thứ hai chỉ có cơ chế hàng cận hạn, có hạn mức.
• Không nhận hàng đã bóc, móp, ẩm, mất chứng từ hoặc lệch mã lô.
• Không mua lại hàng hết hạn.
• Không chịu phí gửi hàng hoàn, trừ lỗi sản xuất, giao sai, bao bì hỏng lúc giao.
• Không bán công nợ.

Chính sách còn gắn với quy tắc giá: đối tác bán đúng giá niêm yết trên mọi kênh công khai, không tự giảm giá riêng; hợp tác xã giảm giá thì bù chênh lệch cho hàng nhập trong 30 ngày trước. Vì vậy không ai phải xả hàng dưới giá để thoát tồn. Điều khoản cần đọc khi ký có ở bài hợp đồng đại lý trà: điều khoản cần đọc kỹ.

Chưa chắc nên nhập mã nào thì cách rẻ hơn mọi chính sách mua lại hàng tồn là nếm trước. Đăng ký ở trang nhận mẫu thử trước khi nhập sỉ, pha cho vài khách quen rồi mới chốt cơ cấu lô đầu.

Câu hỏi thường gặp

Đơn nhập đầu được mua lại bao nhiêu phần trăm?

70% giá nhập, trong 6 tháng, cho phần trà đóng gói còn niêm phong và còn hạn dùng. Ví dụ lô đầu 5.005.000đ còn 5kg trị giá 1.267.500đ theo giá nhập thì tiền mua lại hàng tồn là 887.250đ.

Hộp trà, set quà và hàng in nhãn riêng có được mua lại không?

Không. Chính sách mua lại hàng tồn, cả đơn nhập đầu lẫn hàng cận hạn, chỉ áp dụng cho trà đóng gói dạng túi. Trà đóng hộp, set quà và hàng gia công nhãn riêng (OEM) không thuộc diện mua lại, nên với nhóm này anh chị nhập theo tốc độ bán thật, chia thành nhiều lần nhỏ.

Từ đơn thứ hai có được trả hàng không bán được không?

Không theo kiểu đơn nhập đầu. Từ đơn thứ hai chỉ có cơ chế mua lại hàng tồn cận hạn: còn tối thiểu 30 ngày hạn dùng, nguyên seal, chứng từ khớp mã lô, trong hạn mức 10% doanh số nhập quý liền trước.

Hạn mức 10% tính trên con số nào?

Trên doanh số nhập của quý liền trước. Quý trước nhập 12.000.000đ thì hạn mức mua lại hàng tồn quý này là 1.200.000đ. Phần vượt hợp tác xã xem xét từng trường hợp, không phải nghĩa vụ.

Ai trả phí gửi hàng về?

Đối tác trả, trừ khi lỗi sản xuất, giao sai hàng hoặc bao bì hỏng lúc giao. Tiền mua lại hàng tồn cận hạn tính trên giá buôn, chưa gồm vận chuyển.

Bao lâu thì nhận được tiền?

Trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nghiệm thu, bằng chuyển khoản hoặc cấn trừ đơn sau.

Hàng hết hạn rồi có cách nào lấy lại tiền không?

Không mua lại. Tách riêng, dán nhãn, báo hợp tác xã trong 7 ngày để thu hồi tiêu hủy có biên bản. Nếu khối lượng không quá 5% lượng nhập kỳ đó và không tái phạm trong 12 tháng, hợp tác xã có thể hỗ trợ tối đa 30% giá buôn bằng giảm trừ đơn sau, không phải nghĩa vụ.

Mua qua đại lý khu vực có được hưởng chính sách này không?

Hợp tác xã không ký hợp đồng trực tiếp với người bán lại nhỏ lẻ hay cộng tác viên lẻ; người này mua qua Đại lý khu vực. Chính sách mua lại hàng tồn áp dụng giữa hợp tác xã và đối tác ký hợp đồng, việc đổi trả giữa anh chị và đại lý khu vực do hai bên tự thỏa thuận.

Nguồn tham khảo

• Chính phủ (2017), Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa — Điều 9 về trách nhiệm ghi nhãn trung thực, chính xác; Điều 14 về cách ghi ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• Chính phủ (2018), Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm — căn cứ về hồ sơ, giấy tờ của sản phẩm thực phẩm.
• Hợp tác xã Tâm Trà Việt (2026), Quyết định 29/2026/QĐ-HTX về chính sách phân phối, ký ngày 02/9/2026, công khai tại trang chính sách phân phối.