Đóng gói hút chân không cho hàng trà: khi nào cần và gói thế nào để đi đường dài

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng. Bài này viết cho anh chị hay phải gửi trà đi xa: đại lý gửi cho khách tỉnh khác, cửa hàng gửi quà cho người thân ở nước ngoài, hoặc đơn vị thu mua chuẩn bị lô hàng đường dài. Nội dung tập trung vào khâu bao bì và khâu chuẩn bị, không bàn kỹ thuật pha.

Hút chân không giải quyết việc gì

Trà khô hỏng vì ba thứ: hơi ẩm, không khí và mùi lạ. Hút chân không xử lý được cả ba, vì túi ép sát cánh trà, gần như không còn khoảng không khí bên trong.

Đổi lại, túi hút chân không có hai điểm cần lưu ý. Thứ nhất, cánh trà bị ép nên dễ gãy hơn khi va đập, nhất là hàng cánh dài như Nõn Cánh Hạc. Thứ hai, khi đã cắt túi thì hiệu quả không còn, trà trở lại như hàng thường và phải chuyển sang hũ kín.

Hạn dùng ghi trên bao bì là 12 tháng, tính từ ngày sản xuất, không phải từ ngày mở túi.

Quy cách hợp tác xã đang đóng

Quy cách cố định theo từng dòng, vì cánh trà mỗi hạng một khác:

• Hút chân không 100 g và 200 g: áp dụng cho các dòng trà rời.
• Túi 500 g: chỉ có ở Tấm Đinh Túi Lọc, Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản.
• Móc Câu Đặc Biệt, Nõn Cánh Hạc, Nõn Hảo Hạng: chỉ đóng 100 g và 200 g.
• Gói ấm 10 g: dùng cho quán và văn phòng, 1 kg khoảng 100 gói.
• Bao bì in riêng: hợp tác xã chỉ làm cho Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản; nhãn riêng theo yêu cầu được báo giá theo từng đơn.

Đơn in nhãn riêng thuộc nhóm đơn đặt riêng theo yêu cầu, có cọc 20%, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Các đơn hàng có sẵn thì không cọc.

Chọn quy cách theo mục đích gửi

Tình huống	Quy cách nên chọn	Cách chèn thùng	Lưu ý
Gửi nội tỉnh, khách dùng ngay	Túi 100 g hoặc 200 g	Thùng carton, chèn giấy	Không cần thêm lớp
Gửi liên tỉnh, đường bộ dài	Túi hút chân không 200 g	Chèn xốp hơi quanh túi	Tránh xếp đè lên góc túi
Gửi hàng quà, hộp và set	Hộp nguyên bản trong thùng ngoài	Hai lớp thùng, chèn kín bốn góc	Hộp móp là mất giá trị quà
Đi máy bay, hành lý ký gửi	Túi hút chân không, gói nhỏ	Bọc quần áo mềm quanh túi	Túi phồng nhẹ do chênh áp là bình thường
Gửi ra nước ngoài	Túi hút chân không, ghi nhãn đầy đủ	Thùng cứng, niêm phong	Hỏi trước quy định nước nhận

Với hàng quà biếu, bao bì hỏng là hỏng cả món quà. Danh mục hộp và set đang bán ở danh mục hộp trà quà tặng.

Gửi đi xa trong nước

Hợp tác xã giao trực tiếp cho mọi cấp đối tác trong 3–5 ngày và hỗ trợ 100% phí vận chuyển cho đơn từ 20 triệu đồng. Với đơn nhỏ hơn, phí vận chuyển chuyển trước, tiền hàng trả khi nhận.

Khi chính anh chị gửi tiếp cho khách của mình, ba việc nên làm:

1. Chụp ảnh hàng trước khi dán thùng. Có tranh chấp thì ảnh giải quyết nhanh nhất.
2. Ghi rõ “hàng dễ móp, tránh ẩm” lên thùng.
3. Giữ mã lô trong ảnh hoặc trong phiếu, để khách hỏi nguồn gốc còn tra lại được.

Gửi trà ra nước ngoài: hỏi gì trước

Đây là phần nhiều người làm ngược: gói xong mới hỏi. Trình tự đúng là hỏi trước, gói sau.

• Quy định của nước nhận với hàng nông sản, thực phẩm khô. Mỗi nước một khác, có nơi yêu cầu khai báo, có nơi hạn chế số lượng cho quà cá nhân.
• Quy định của đơn vị vận chuyển anh chị dùng. Bưu chính, chuyển phát nhanh và hàng không ký gửi có điều kiện khác nhau.
• Nhãn hàng hoá: tên sản phẩm, khối lượng, ngày sản xuất, hạn dùng, nơi sản xuất. Nhãn tiếng Việt thường cần kèm bản dịch.
• Giấy tờ đi kèm nếu là hàng thương mại chứ không phải quà cá nhân.

Với đơn hàng thương mại và khách nhập khẩu, hợp tác xã có bản hồ sơ tiếng Anh: bulk tea export và certificates and licences. Bối cảnh chung của ngành và nhóm giấy tờ hay được hỏi có trong bài xuất khẩu chè Việt Nam.

Gói kỹ tới đâu thì hàng vẫn hỏng nếu kho ở đầu nhận làm sai, nên gửi kèm khách một bản hướng dẫn tránh sáu lỗi bảo quản tốn tiền nhất cũng là cách giữ uy tín cho lô hàng.

Hợp tác xã chưa công bố biểu phí đóng gói riêng cho quy cách ngoài chuẩn, nên mức phí và thời gian làm được báo theo từng đơn khi anh chị gửi yêu cầu cụ thể.

Nhận hàng và kiểm bao bì

Khi nhận hàng từ hợp tác xã hoặc từ đơn vị vận chuyển, kiểm bốn điểm trước khi ký:

• Túi còn hút chặt không. Túi phồng trở lại là mép hàn hở, hàng đó tách riêng.
• Thùng có dấu ẩm không. Đáy thùng sẫm màu là đã dính nước trên đường.
• Nhãn và mã lô còn đọc được không.
• Đủ số lượng theo phiếu xuất kho.

Phát hiện lỗi thì chụp ảnh ngay khi mở thùng và báo lại trong ngày. Sau khi hàng đã nhập kho và mở túi thì rất khó xác định lỗi thuộc khâu nào.

Bao bì và câu chuyện nguồn gốc

Với hàng gửi đi xa, bao bì còn làm một việc nữa ngoài bảo quản: nó mang theo thông tin. Người nhận ở tỉnh khác hoặc ở nước ngoài không gặp được người bán, nên những gì in trên túi là tất cả những gì họ có.

Ba thông tin nên giữ nguyên vẹn khi đóng gói lại: tên đầy đủ của mã hàng, ngày sản xuất và hạn dùng, mã lô. Nếu anh chị chia lẻ từ túi lớn, nên kẹp thêm một phiếu ghi đủ ba mục đó.

Khách hỏi kỹ về nguồn gốc thì đây là lúc dùng tới hồ sơ giấy tờ và cách kiểm chứng; các dấu hiệu để đối chiếu có trong bài trà Thái Nguyên thật – giả, còn phân hạng để tư vấn chọn mã gửi đi có trong bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp.