Kiểm tra chè khi nhận hàng sỉ thế nào cho chắc tay?

Bài này viết cho người nhập trà về bán lại hoặc dùng trong kinh doanh: đại lý, cửa hàng trà, quán, nhà hàng, phòng mua hàng của doanh nghiệp. Nội dung khác với chuyện phân biệt chè thật giả dành cho khách lẻ. Ở đây, kiểm tra chè xoay quanh chứng từ, số lô và cách để lại bằng chứng, vì đó là thứ bảo vệ quyền lợi của anh chị khi có vấn đề với lô hàng.

Kiểm tra chè khi nhận hàng để làm gì

Nhiều người nhập hàng bỏ qua bước kiểm tra chè, chỉ đếm số thùng rồi ký nhận, vài tuần sau mở túi mới thấy ẩm hoặc sai mã. Lúc đó rất khó chứng minh lỗi có từ lúc giao hay phát sinh trong kho của mình. Kiểm ngay khi nhận là cách tách bạch trách nhiệm: lỗi phát hiện trong ngày nhận, có ảnh và biên bản, thì việc đổi hàng rõ ràng hơn nhiều.

Lý do thứ hai là chính sách của nhà cung cấp thường dựa trên chứng từ và số lô. Với hợp tác xã Tâm Trà Việt, các cơ chế mua lại theo Quyết định 29/2026/QĐ-HTX đều yêu cầu mã lô khớp với phiếu xuất kho hoặc hóa đơn, hàng còn niêm phong, còn hạn. Nếu khâu nhận hàng không ghi lại số lô và không giữ chứng từ, anh chị tự làm mất quyền lợi của mình.

Lý do thứ ba là chất lượng giữa các lô. Chè là nông sản, vụ xuân và vụ hè khác nhau một chút về màu và vị. Khác biệt nhẹ là bình thường, nhưng anh chị cần biết lô mới so với lô trước và so với mẫu đã duyệt thế nào, để tư vấn khách cho đúng và để báo nhà cung cấp nếu lệch quá xa.

Cuối cùng, người bán lại chịu trách nhiệm với khách của mình. Theo Luật An toàn thực phẩm, việc truy xuất nguồn gốc bắt đầu từ xác định lô sản phẩm không bảo đảm an toàn, rồi các đại lý báo cáo số lượng và tồn kho của lô đó. Kiểm tra chè và ghi số lô ngay từ khi nhập kho là nền để làm việc đó khi cần.

Chuẩn bị trước khi hàng tới

Khâu chuẩn bị chỉ mất mười lăm phút nhưng quyết định việc kiểm tra chè có gọn hay không. Trước ngày hàng về, anh chị nên có sẵn:

• Bản đơn đặt hàng đã chốt: mã hàng, quy cách túi, số lượng, đơn giá theo mức chiết khấu.
• Mẫu đã duyệt hoặc mẫu lưu của lô trước, để trong hộp kín, ghi rõ mã hàng và số lô.
• Một chiếc cân điện tử chính xác đến gam, một ấm hoặc chén pha thử, nước lọc và ấm đun.
• Điện thoại để quay video lúc mở thùng và chụp nhãn từng mã.
• Một chỗ khô ráo, sạch, không có mùi để mở thùng, tránh mở ngay cạnh bếp hay khu hóa chất.
• Bảng kiểm in sẵn (ở cuối bài) và sổ nhập kho có cột số lô.

Nếu đây là lần nhập đầu, anh chị nên nhận mẫu và nếm trước khi đặt. Hợp tác xã gửi mẫu qua trang nhận mẫu thử trước khi nhập sỉ. Hãy giữ lại một phần mẫu đó, ghi ngày nhận mẫu, để dùng làm chuẩn so khi lô đầu tiên tới.

Với người còn đang chọn nhà cung cấp, việc kiểm trước khi đặt khác với việc kiểm khi nhận. Bài nguồn hàng trà Thái Nguyên: 6 rủi ro và bảng kiểm trước khi lấy đi vào khâu chọn nguồn; bài này đi vào khâu hàng đã tới cửa.

Đối chiếu đơn, phiếu xuất kho và hóa đơn

Lớp đầu tiên khi kiểm tra chè là giấy tờ, vì nó cho anh chị biết phải kiểm cái gì. Ba chứng từ cần đặt cạnh nhau: đơn đặt hàng anh chị gửi, phiếu xuất kho đi kèm hàng và hóa đơn VAT (bản giấy hoặc hóa đơn điện tử gửi qua email). Đối chiếu từng dòng:

• Tên mã hàng và quy cách: ví dụ Trà Xanh Đặc Sản túi 500g khác với gói 100g, dù cùng tên.
• Số lượng từng mã trên phiếu xuất khớp với đơn đặt.
• Đơn giá trên hóa đơn đúng mức chiết khấu đã thỏa thuận. Giá sỉ bằng giá niêm yết nhân với (100% trừ mức chiết khấu).
• Số lô ghi trên phiếu xuất kho (nếu có) khớp với số lô in trên bao bì.
• Tên đơn vị mua trên hóa đơn đúng tên và mã số thuế của anh chị.

Ví dụ tính để đối chiếu đơn giá: Trà Bắc Truyền Thống giá niêm yết 250.000đ/kg, đã gồm VAT. Ở mức Đại lý chiết khấu 35%, giá sỉ là 250.000 × 65% = 162.500đ/kg. Đơn 20kg thì tiền hàng là 3.250.000đ. Nếu hóa đơn ra con số khác, hỏi lại ngay trong ngày thay vì để cuối tháng mới đối soát.

Giữ phiếu xuất kho gốc và hóa đơn cùng một tập theo từng đơn. Theo chính sách phân phối, khi đề nghị mua lại hàng cận hạn, đối tác phải kèm phiếu xuất kho gốc hoặc hóa đơn của lô đó. Mất giấy là mất căn cứ. Chi tiết điều kiện có ở trang chính sách phân phối theo Quyết định 29/2026.

Bao bì, niêm phong và nhãn trên từng túi

Trước khi mở thùng để kiểm tra chè bên trong, nhìn thùng ngoài: có móp, ướt, rách băng dính hay dấu bị mở lại không. Nếu có, chụp ảnh ngay khi người giao còn ở đó và ghi chú lên phiếu giao. Quay video liên tục từ lúc cắt băng dính đến khi lấy hết hàng ra, không cắt đoạn. Cách kiểm đếm thùng và túi chân không có bài riêng: mở thùng hàng trà sỉ: kiểm đếm, niêm phong và biên bản nhận hàng.

Với từng túi, kiểm mép hàn có kín không, túi có thủng lỗ nhỏ không, túi hút chân không còn ôm sát hay đã phồng lên. Túi bị phồng hoặc mép hàn hở là dấu hiệu không khí đã vào, trà dễ hút ẩm và mùi. Để riêng những túi này, không trộn vào hàng đạt.

Điều quan trọng: chỉ mở một túi đại diện cho mỗi mã để kiểm cảm quan, giữ nguyên niêm phong các túi còn lại. Chính sách mua lại hàng tồn của đơn nhập đầu và mua lại hàng cận hạn đều yêu cầu hàng còn niêm phong, nguyên bao bì, và chỉ áp dụng cho trà đóng gói; hộp trà, set quà và hàng OEM không thuộc diện mua lại. Mở hết để xem là tự loại hàng khỏi diện được mua lại. Hàng OEM mang nhãn của anh chị nhận từ 20.000.000đ mỗi đơn, thời gian làm lâu hơn hàng có sẵn.

Ngày sản xuất, hạn dùng và quy tắc 2/3 hạn

Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa quy định các nội dung bắt buộc trên nhãn; với thực phẩm có định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản cùng tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm về hàng hóa. Khi kiểm tra chè, anh chị đọc đủ các dòng đó trên từng mã. Nhãn mờ, bị dán đè hoặc thiếu ngày thì ghi vào biên bản.

Hợp tác xã cam kết giao hàng còn hạn tối thiểu 2/3 tổng hạn dùng. Cách tính rất đơn giản. Ví dụ tính: một mã có tổng hạn dùng 18 tháng thì lúc nhận phải còn từ 12 tháng trở lên; mã có tổng hạn 12 tháng thì phải còn từ 8 tháng. Lấy hạn dùng trừ ngày nhận, so với 2/3 của khoảng từ ngày sản xuất đến hạn dùng. Mốc 18 tháng và 12 tháng ở đây chỉ để minh họa, anh chị đọc đúng ngày in trên nhãn.

Cách ghi ngày sản xuất, hạn dùng và mã lô trên nhãn trà khô được giải thích kỹ trong bài nhãn hàng hóa trà khô: ghi hạn sử dụng, ngày sản xuất, mã lô. Đối tác của hợp tác xã không được sửa, che hay in đè ngày sản xuất và hạn dùng, kể cả khi dán tem giá của cửa hàng.

Số lô: đọc ở đâu và ghi vào đâu

Mỗi lô hàng của hợp tác xã có số lô truy xuất in trên bao bì. Khi nhận, anh chị chụp rõ vị trí in số lô của từng mã, rồi chép số lô vào sổ nhập kho cạnh mã hàng, số lượng, ngày nhận và số phiếu xuất. Một đơn có thể gồm nhiều lô của cùng một mã, khi đó ghi từng lô với số túi tương ứng.

Số lô là sợi dây nối giữa túi trà trên kệ và chứng từ trong tập hồ sơ. Khi khách phản ánh, khi cần đề nghị mua lại hàng cận hạn, hay khi hợp tác xã cần tra ngày chế biến và vùng nguyên liệu của một lô, mọi việc bắt đầu từ số lô. Thiếu bước ghi này, phần kiểm tra chè còn lại mất gần hết giá trị.

Cân lại khối lượng

Lấy ngẫu nhiên vài túi mỗi mã, cân cả bì, rồi trừ khối lượng bì của một túi rỗng cùng loại. Với túi 500g, khối lượng tịnh lệch vài gam do độ ẩm và cân là bình thường. Nếu nhiều túi cùng thiếu rõ rệt, ghi lại khối lượng từng túi đã cân và báo nhà cung cấp.

Với đơn lớn đóng bao hoặc thùng theo kg, cân từng bao và so với phiếu xuất. Ghi khối lượng cân thực tế vào bảng kiểm. Đây là bước trong quy trình kiểm tra chè mà người nhập hàng hay bỏ qua vì tin vào số trên phiếu, nhưng chỉ mất vài phút và là căn cứ rõ ràng khi cần đối soát.

Đừng cân bằng cân đồng hồ cũ hoặc cân của người giao. Cân điện tử của chính cửa hàng, đặt trên mặt phẳng, kiểm bằng một vật có khối lượng biết trước trước khi dùng. Nếu cân không chuẩn, mọi con số sau đó đều vô nghĩa.

Kiểm cảm quan: nhìn cánh khô, ngửi, pha thử ba nước

Lớp thứ ba là kiểm bằng giác quan, làm trên túi đại diện đã mở. Kiểm tra chè bằng cảm quan không thay được kiểm nghiệm trong phòng thí nghiệm, nhưng phát hiện nhanh các lỗi hay gặp của hàng trà khô ở khâu giao nhận: ẩm, ám mùi, sai mã, lẫn hàng khác hạng.

Cánh khô

Đổ khoảng một nắm trà ra tờ giấy trắng. So với mẫu đã duyệt: màu cánh, độ xoăn, độ đều, tỷ lệ vụn và cẫng. Bóp nhẹ vài cánh giữa hai ngón tay, trà khô đạt sẽ giòn, vỡ vụn; cánh dẻo, mềm là dấu hiệu đã hút ẩm. Nhìn kỹ xem có tạp chất như sợi bao, cát, lá già lẫn vào không.

Mỗi hạng có ngoại hình riêng. Trà Bắc cánh to hơn, có cẫng; trà nõn cánh nhỏ, đều, có tuyết. Nếu túi ghi một hạng mà cánh trông giống hạng khác hẳn, đó là dấu hiệu sai mã. Bài bảng phân hạng trà xanh dùng khi nhập hàng và khi bán lại giúp anh chị đối chiếu ngoại hình từng hạng.

Mùi

Ngửi ngay khi mở túi. Trà xanh đạt có mùi cốm, mùi trà khô sạch. Các mùi cần ghi lại: mùi mốc, mùi ẩm, mùi khói nặng, mùi nhựa, mùi dầu hay mùi hàng hóa khác đi chung xe. Trà rất dễ hút mùi, nên mùi lạ thường cho biết hàng đã để gần thứ gì đó trên đường hoặc trong kho.

Pha thử ba nước so với mẫu lưu

Pha song song hai chén: một chén hàng mới, một chén mẫu lưu. Gợi ý cách pha thử: 3g trà với 150 ml nước khoảng 85°C, nước đầu ủ 3 phút, nước hai 4 phút, nước ba 5 phút. Con số không quan trọng bằng việc hai chén được pha y hệt nhau: cùng lượng trà, cùng nước, cùng nhiệt độ, cùng thời gian.

So từng nước: màu nước có trong không, hương có giữ đến nước hai, nước ba không, vị chát có dịu và có hậu không, có vị lạ không. Cuối cùng xem bã: lá bã mở đều, màu đồng nhau là tốt; bã nhiều mảnh vụn, lẫn màu thâm thì ghi lại. Chênh nhẹ giữa hai vụ là chuyện thường. Lệch rõ, đặc biệt khi có mùi vị lạ, thì giữ nguyên lô, chụp ảnh và báo nhà cung cấp.

Khi nào nên yêu cầu phiếu kiểm nghiệm

Phiếu kết quả kiểm nghiệm là văn bản do phòng kiểm nghiệm cấp cho một mẫu cụ thể được gửi đi kiểm. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ tự công bố sản phẩm cần phiếu kết quả kiểm nghiệm trong vòng 12 tháng, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc đạt chuẩn ISO 17025 cấp. Phiếu cho biết mẫu đó đạt các chỉ tiêu ghi trên phiếu, không phải kết quả riêng của từng lô hàng.

Ngoài phần kiểm tra chè tại chỗ, anh chị nên yêu cầu bản chụp phiếu kiểm nghiệm trong các trường hợp sau:

• Lần đầu nhập một mã hàng, để có trong hồ sơ nhà cung cấp.
• Bán cho quán chuỗi, bếp ăn, trường học hay doanh nghiệp có phòng mua hàng yêu cầu hồ sơ.
• Đăng bán trên sàn thương mại điện tử cần giấy tờ chứng minh nguồn hàng.
• Khách hỏi về kiểm nghiệm và anh chị cần trả lời bằng giấy tờ thay vì lời nói.

Khi đọc phiếu, kiểm năm điểm: tên mẫu khớp tên sản phẩm, tên đơn vị gửi mẫu, tên và dấu của phòng kiểm nghiệm, ngày lấy hoặc nhận mẫu, danh sách chỉ tiêu kèm kết quả và mức giới hạn ghi trên phiếu. Đừng tự diễn giải chỉ tiêu nào không ghi trên phiếu. Cách trả lời khách bằng phiếu có ở bài khách hỏi kiểm nghiệm và dư lượng: cách trả lời bằng phiếu.

Nếu anh chị muốn tự kiểm nghiệm một lô cụ thể, có thể lấy mẫu từ túi còn niêm phong và gửi tới phòng kiểm nghiệm. Theo Luật An toàn thực phẩm, bên tự yêu cầu kiểm nghiệm chi trả chi phí lấy mẫu và kiểm nghiệm. Hồ sơ giấy tờ của hợp tác xã, gồm thư viện kiểm nghiệm và công bố sản phẩm, có ở trang thư viện kiểm nghiệm và công bố sản phẩm TRAVINA.

Lập biên bản khi có vấn đề

Khi kiểm tra chè phát hiện lỗi, nguyên tắc là để lại bằng chứng ngay, không xử lý âm thầm. Các lỗi hay gặp ở khâu nhận hàng: hộp quà móp hoặc vỡ, túi rách, túi ẩm, sai mã, thiếu số lượng, số lô trên túi không khớp phiếu, hạn dùng còn dưới mức cam kết. Biên bản nên có:

• Ngày giờ nhận, số đơn, số phiếu xuất kho, mã vận đơn.
• Mã hàng, số lô, số túi bị lỗi trên tổng số túi của mã đó.
• Mô tả lỗi cụ thể: rách ở đâu, ẩm thế nào, thiếu bao nhiêu gam.
• Ảnh nhãn, ảnh lỗi và video mở thùng, đặt tên file theo số đơn.
• Chữ ký người nhận và người giao (nếu người giao còn ở đó).

Gửi biên bản và ảnh cho hợp tác xã ngay trong ngày qua Zalo 0855.318.678 hoặc gọi hotline B2B 0368.151.678. Hàng lỗi để riêng, giữ nguyên hiện trạng, không bán, không trộn vào hàng đạt cho tới khi hai bên chốt cách xử lý. Hợp tác xã cam kết đổi hàng lỗi sản xuất.

Với lô quà Tết, hộp và túi xách là một phần của sản phẩm, nên khâu nghiệm thu nhiều việc hơn hàng trà rời. Bài nhận và nghiệm thu lô quà Tết: ba lớp kiểm và bảng kiểm một trang đi riêng vào loại hàng đó.

Lưu mẫu lô và nhập kho theo FIFO

Sau khi kiểm tra chè xong, lấy một lượng nhỏ từ túi đại diện đã mở làm mẫu lưu, gợi ý khoảng 50g mỗi lô. Cho vào túi zip dày hoặc hộp kín, ghi mã hàng, số lô, ngày nhận, để chỗ khô mát, tránh mùi. Giữ mẫu lưu đến khi bán hết lô đó và thêm một thời gian để còn đối chiếu nếu khách phản ánh muộn.

Mẫu lưu có ba công dụng. Một là chuẩn để so lô sau. Hai là bằng chứng khi khách phản ánh về vị: anh chị pha mẫu lưu cùng lô để xem lỗi ở trà hay ở cách pha. Ba là căn cứ khi làm việc với nhà cung cấp, vì cả hai bên cùng nhìn một mẫu có số lô rõ ràng.

Nhập kho theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước (FIFO). Lô cũ xếp ra phía ngoài hoặc tầng trên, lô mới vào phía trong. Mỗi kệ hoặc mỗi thùng dán nhãn số lô và hạn dùng to, dễ đọc. Kệ cách sàn và cách tường, xa nguồn nhiệt, ẩm và mùi. Cách tính lượng nhập và xếp kho có ở bài tồn kho trà cho cửa hàng: nhập bao nhiêu và xếp kho thế nào.

Đối tác của hợp tác xã báo cáo tồn cận hạn hằng tháng. Nếu khâu nhận hàng đã ghi đủ số lô và hạn dùng vào sổ, báo cáo này chỉ là lọc lại sổ. Còn hạn tối thiểu 30 ngày, nguyên seal, mã lô khớp chứng từ là các điều kiện chính để đề nghị mua lại hàng cận hạn; điều kiện đầy đủ ghi ở trang chính sách. Hàng đã hết hạn thì không được mua lại: trong 7 ngày phải ngừng trưng bày, tách riêng và báo hợp tác xã.

Bảng kiểm in ra dùng khi nhận hàng

Bảng dưới gom các bước ở trên thành một trang. Anh chị in ra, mỗi đơn hàng dùng một bản, đánh dấu từng dòng và lưu cùng tập chứng từ của đơn đó. Kiểm tra chè theo bảng giúp nhân viên mới làm giống người cũ, không phụ thuộc trí nhớ.

Bảng kiểm tra chè này dùng được cho hàng của mọi nhà cung cấp, không riêng hàng của hợp tác xã. Anh chị muốn kiểm thêm giấy VietGAP khi mua số lượng lớn thì xem bài kiểm tra phạm vi giấy VietGAP khi mua chè số lượng lớn. Với hàng của hợp tác xã, giấy VietGAP số DVCL-VG-TT-24-19-68 áp dụng cho vùng nguyên liệu của hợp tác xã.

Các giấy tờ khác có ở trang chứng nhận và giấy tờ pháp lý: giấy cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm 14/2025/UBND-NNMT-TNg, ISO 22000:2018 cho cơ sở chế biến La Bằng.

Câu hỏi thường gặp

Kiểm tra chè khi nhận hàng mất bao lâu?

Với đơn vài chục kg gồm ba bốn mã, làm theo bảng kiểm mất khoảng ba mươi phút đến một giờ, phần lâu là pha thử. Phần chứng từ, thùng ngoài, nhãn và số lô nên làm ngay khi hàng tới. Pha thử có thể làm trong ngày, trước khi đưa hàng lên kệ.

Có nên mở hết các túi ra xem không?

Không nên. Khi kiểm tra chè, chỉ mở một túi đại diện cho mỗi mã. Các túi còn lại giữ nguyên niêm phong, vì chính sách mua lại hàng tồn lô đầu và mua lại hàng cận hạn đều yêu cầu hàng còn niêm phong, nguyên bao bì.

Hàng nhận về còn bao nhiêu hạn dùng là đạt?

Hợp tác xã cam kết giao hàng còn hạn tối thiểu 2/3 tổng hạn dùng. Anh chị lấy khoảng từ ngày sản xuất đến hạn dùng in trên nhãn, nhân 2/3, rồi so với phần hạn còn lại tính từ ngày nhận.

Lô mới hơi khác vị lô trước có phải lỗi không?

Chưa chắc. Chè là nông sản, các vụ hái có khác biệt nhẹ về màu và vị. Pha song song với mẫu lưu theo cùng một cách; nếu chỉ chênh nhẹ thì bình thường, nếu lệch rõ hoặc có mùi vị lạ thì giữ nguyên lô và báo hợp tác xã kèm ảnh.

Phiếu kiểm nghiệm có phải cho từng lô không?

Thường là không. Phiếu kiểm nghiệm là kết quả của mẫu được gửi đi kiểm, dùng trong hồ sơ công bố sản phẩm và hồ sơ nhà cung cấp. Nếu cần kết quả cho một lô cụ thể, anh chị có thể tự gửi mẫu kiểm nghiệm và tự chịu chi phí.

Phát hiện lỗi sau vài ngày mới báo có được không?

Anh chị vẫn nên báo, nhưng càng muộn càng khó tách lỗi do giao hàng với lỗi do bảo quản tại kho. Vì vậy phần thùng, túi, nhãn và số lô nên kiểm ngay trong ngày nhận, có ảnh và video để làm căn cứ.

Người bán lại nhỏ không có cân và chỗ pha thử thì kiểm thế nào?

Tối thiểu vẫn làm ba việc: đối chiếu chứng từ, chụp nhãn có số lô và hạn dùng, ngửi một túi đại diện. Người bán lại nhỏ lẻ mua qua Đại lý khu vực, nên báo lỗi cho Đại lý nơi mình mua kèm ảnh và số lô.

Nguồn tham khảo

• Chính phủ (2017), Nghị định 43/2017/NĐ-CP về nhãn hàng hóa — nội dung bắt buộc trên nhãn, ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• Chính phủ (2018), Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm — Điều 5 về hồ sơ tự công bố và phiếu kết quả kiểm nghiệm.
• Quốc hội (2010), Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12 — quy định về kiểm nghiệm thực phẩm và truy xuất nguồn gốc.