Hàng trà hỏng vì kho: sáu lỗi tốn tiền nhất ở điểm bán và cách chặn từng lỗi

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên, đang giao hàng cho 429 đại lý. Bài này viết cho anh chị giữ hàng trong kho hoặc quản kho cho chuỗi cửa hàng. Nội dung đi theo sáu lỗi hay gặp nhất khi đội kinh doanh đi thăm điểm bán, kèm cách xử lý bằng vật tư sẵn có, không cần đầu tư kho lạnh.

Sáu lỗi kho làm mất hương và mất tiền

Trà khô là hàng hút ẩm và hút mùi. Khác với gạo hay đường, trà hỏng thường không nhìn thấy ngay: túi vẫn đẹp, cánh trà vẫn nguyên, chỉ khi pha ra mới thấy nước nhạt, hương mất, vị chát trơ.

Sáu lỗi dưới đây xếp theo mức thiệt hại mà đội kinh doanh ghi nhận khi đi thăm kho đại lý.

1. Nền kho ẩm. Thùng carton đặt thẳng xuống nền xi măng hút hơi nước từ dưới lên. Túi hút chân không còn chịu được, nhưng túi đã mở hoặc hộp giấy thì ngấm.
2. Kho quá nóng. Phòng sát mái tôn buổi trưa rất nóng. Nhiệt đẩy nhanh quá trình oxy hoá, hương cốm bay trước, sau đó nước trà ngả vàng sẫm.
3. Ánh nắng và đèn chiếu. Hộp thiếc và túi bạc chắn được sáng, nhưng hộp giấy và lọ thuỷ tinh trưng bày thì không.
4. Lẫn mùi. Một thùng bột giặt cạnh thùng trà đủ làm hỏng cả lô. Mùi ám vào cánh trà không rút ra được.
5. Không luân chuyển hàng. Hàng mới về xếp đè lên hàng cũ, ba tháng sau lôi ra thì lô cũ chỉ còn vài tuần là hết hạn.
6. Không ghi lô, ghi ngày. Không có nhãn thì không kiểm được, và khi khách hỏi nguồn gốc cũng không tra ra.

Độ ẩm, nhiệt và ánh sáng: ngưỡng cần giữ

Không cần thiết bị đắt tiền. Một nhiệt ẩm kế điện tử để giữa kho là đủ để biết kho đang ở mức nào.

• Khô. Kho phải khô ráo quanh năm. Ngày nồm, tường và nền đổ mồ hôi thì đóng cửa, bật quạt đảo khí hoặc máy hút ẩm, không mở cửa cho hơi nước vào.
• Mát và ổn định. Tránh chỗ nóng và tránh chỗ thay đổi nhiệt liên tục. Trà để trong phòng có điều hoà bật tắt thất thường dễ đọng hơi nước trong túi đã mở.
• Tối. Che nắng trực tiếp. Hàng trưng bày nên dùng hộp kín sáng, hộp mẫu để khách xem thì tách riêng khỏi hàng bán.
• Không mùi. Kho trà không chứa chung hoá chất, thực phẩm nặng mùi, không để gần nhà vệ sinh hay bếp.

Vì sao ẩm và nhiệt lại làm nước trà đục, hương nhạt, có mô tả kỹ trong bài nước trà bị đục, ít hương.

Xếp hàng theo dòng trà và quy cách

Quy cách đóng gói quyết định hàng chịu được bao lâu trong kho. Hợp tác xã đóng hút chân không 100 g và 200 g; túi 500 g chỉ áp dụng cho Tấm Đinh Túi Lọc, Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản; Móc Câu Đặc Biệt, Nõn Cánh Hạc, Nõn Hảo Hạng chỉ có 100 g và 200 g. Gói ấm 10 g dùng cho quán, 1 kg khoảng 100 gói.

Nhóm hàng	Quy cách	Cách xếp trong kho	Nhịp kiểm
Trà Bắc Truyền Thống, Trà Xanh Đặc Sản	Hút chân không 100 g, 200 g, túi 500 g	Thùng kê pallet, xếp tối đa 5 lớp, quay nhãn ra ngoài	Hàng tháng
Móc Câu Đặc Biệt, Nõn Cánh Hạc, Nõn Hảo Hạng	Hút chân không 100 g, 200 g	Để trong thùng kín, không xếp đè, tránh bục túi	Hàng tháng
Trà Sạch 6 Không, Hồng Trà Núi Cốc, Ô Long Đông Tam Đảo, Bạch Trà Mẫu Đơn	Túi giấy 215 g	Tủ kín, tránh sáng, không để cạnh trà xanh đã mở	Hai tuần một lần
Trà Đinh Ngọc, Đinh Tiến Vua, trà hoa	Hộp, hũ, gói nhỏ	Tủ riêng có khoá, tách khỏi hàng phổ thông	Hàng tuần
Tấm Đinh Túi Lọc	Túi 500 g, 50 gói	Kê cao, tránh ẩm vì giấy lọc hút ẩm nhanh	Hàng tháng

Nguyên tắc chung khi xếp: kê pallet cao hơn nền ít nhất một gang tay, cách tường một khoảng để khí lưu thông, nhập trước bán trước, và không bao giờ để thùng trà dưới cửa sổ.

Trà mở seal tại quầy: dùng trong bao lâu

Túi hút chân không đã cắt thì hạn 12 tháng in trên bao bì không còn đúng nữa. Từ lúc mở, trà bắt đầu tiếp xúc không khí.

• Trà xanh đã mở nên bán hết trong vài tuần, giữ trong hũ kín, đóng nắp ngay sau mỗi lần múc.
• Hàng cho khách nếm chỉ nên mở một túi nhỏ mỗi hạng, không mở túi 500 g để nếm.
• Không đổ trà mới vào hũ còn trà cũ. Đổ hết, lau khô hũ rồi mới đổ lô mới, kẻo lô cũ ám sang lô mới.

Nếu nước trà ở quầy đang nhạt dần hoặc chát trơ, nguyên nhân có thể ở kho chứ không ở tay pha. Bài trà bị chát, đắng gắt phân biệt hai nhóm nguyên nhân này.

Ghi hạn, ghi lô và tính phần hao

Mỗi lô trà của hợp tác xã có mã in trên bao bì. Anh chị nhắn mã lô, phòng kinh doanh gửi lại ảnh phiếu kiểm nghiệm của đúng lô đó. Muốn dùng được việc này thì phải giữ được mã, nên khi nhập hàng hãy dán thêm nhãn ngày nhập lên từng thùng.

Ví dụ giả định để hình dung phần hao. Con số dưới đây do chúng tôi dựng ra cho dễ tính, không phải số liệu thống kê của hợp tác xã. Giả sử một đại lý giữ tồn 30 kg Trà Bắc Truyền Thống, giá niêm yết 250.000đ/kg, nhập theo chiết khấu đại lý 35% nên giá vốn khoảng 162.500đ/kg, tức khoảng 4.875.000đ tiền hàng. Nếu 3 kg bị ẩm phải bỏ, phần mất đi là khoảng 487.500đ giá vốn, cộng phần lãi lẽ ra thu được. Một nhiệt ẩm kế và mấy tấm pallet nhựa rẻ hơn con số đó nhiều.

Mức chiết khấu thực tế theo cấp hợp tác đang công bố tại trang chính sách đại lý; bảng giá niêm yết từng hạng ở bài bảng giá chè Thái Nguyên theo phẩm cấp.

Khi hàng đã hỏng thì làm gì

Trà mốc phải bỏ, không pha, không bán hạ giá, không dùng làm hàng khuyến mãi. Dấu hiệu mốc và cách phân biệt với phấn trắng tự nhiên có trong bài bảo quản trà cho đại lý và quán.

Về chính sách, hợp tác xã có mua lại 70% giá buôn cho đơn nhập đầu tiên, trong 06 tháng kể từ ngày nhận, với điều kiện hàng còn nguyên seal, còn hạn, gửi về trước hạn tối thiểu 01 tháng và kèm phiếu xuất kho gốc. Tiền được cấn trừ vào đơn kế tiếp, phí vận chuyển hàng gửi lại do đối tác chịu. Hàng đã mở, đã ẩm mốc hoặc mất nhãn không thuộc diện này. Vì vậy, khi đơn đầu tiên bán chậm, nên gửi lại sớm thay vì để hỏng trong kho.

Hàng lỗi do vận chuyển thì khác: hợp tác xã giao trực tiếp cho mọi cấp trong 3–5 ngày, anh chị kiểm thùng ngay khi nhận và chụp ảnh nếu bao bì rách, bục hút chân không.

Nhóm hàng chịu được kho thường của điểm bán

Không phải mã nào cũng đòi điều kiện cất giữ ngặt nghèo. Trong nhóm Trà Bắc Thái Nguyên, các hạng phổ thông chịu kho thường tốt hơn hẳn hàng cao cấp, nên quầy mới mở nên bắt đầu từ đó rồi mới nâng dần. Trà Xanh Đặc Sản 350.000đ một ký và Trà Móc Câu Đặc Biệt 450.000đ một ký đều có quy cách hút chân không 100g và 200g, mở seal tới đâu bán tới đó nên phần hao thấp. Hai mã này cũng giữ vòng quay cho quầy, mà vòng quay nhanh chính là cách chống hỏng hàng rẻ nhất.