Đứt hàng giữa mùa: vì sao xảy ra và người bán phòng thế nào

Tôi là Trần Thị Vi, trà nương của Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Bài này viết cho anh chị từng rơi vào cảnh khách quen hỏi đúng mã mà kho hết, phải xin khất. Nội dung là cách chuẩn bị trước, không phải lời hứa rằng sẽ không bao giờ thiếu hàng.

Vì sao nguồn hàng hay đứt vào cuối năm

Ba nguyên nhân, xếp theo mức hay gặp.

1. Cây nghỉ. Cuối năm bà con cúp chè để cây phục hồi. Không có búp thì không có lô mới, bất kể đơn nhiều hay ít.
2. Lịch xưởng. Hợp tác xã có 02 xưởng và 10–15 lao động chế biến. Vào mùa quà, phần lớn công suất dồn cho đóng hộp và làm đơn Tết.
3. Nhu cầu dồn cục. Ai cũng đặt trong cùng vài tuần trước Tết, trong khi hàng thì làm từ mấy tháng trước.

Thêm một yếu tố không lường được: mưa kéo dài hoặc nắng hạn làm lứa hái chậm và búp không đạt hạng. Đặc điểm từng vụ có trong bài về vùng chè Đại Từ – La Bằng.

Dự báo nhu cầu của điểm bán

Không cần công cụ phức tạp. Ba bước làm được trên sổ bán:

• Lấy lượng bán trung bình mỗi tuần của từng mã trong 8 tuần gần nhất.
• Nhân với số tuần của kỳ tới và cộng thêm phần dự phòng cho mã bán chạy.
• Cộng riêng phần khách lớn đã hẹn trước, đừng gộp vào lượng bán lẻ.

Sai số là chuyện bình thường. Điều quan trọng là có một con số để đặt hàng, thay vì đặt theo cảm giác rồi thiếu đúng vào lúc cần.

Lịch đặt hàng và lượng dự trữ nên giữ

Nhóm mã	Nhịp đặt	Tồn an toàn gợi ý	Mốc cần chú ý
Dòng bán chạy nhất (2–3 mã)	Hai tuần một lần	Đủ bán khoảng 2–3 tuần	Không để chạm đáy
Dòng phổ thông còn lại	Hàng tháng	Đủ bán khoảng 2 tuần	Gộp vào đơn chung cho đủ mức hỗ trợ phí vận chuyển
Dòng cao cấp	Theo nhu cầu	Vài đơn vị làm hàng mẫu	Chốt sớm cho mùa quà
Hàng quà, set quà	Theo mùa	Đặt theo đơn đã chốt	Đơn Tết mở từ tháng 10
Trà hoa theo vụ hoa	Theo vụ	Hỏi lượng còn lại trước khi hứa	Hết vụ là hết hàng ướp mới

Hàng giao trực tiếp cho mọi cấp trong 3–5 ngày, đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ 100% phí vận chuyển. Nhịp giao nhanh cho phép giữ tồn mỏng, nhưng chỉ đúng trong vụ; ngoài vụ thì tồn mỏng là rủi ro.

Phần lớn các đợt đứt hàng đều lặp lại theo cùng một chu kỳ vụ, và chu kỳ đó được mô tả trong bài so chất lượng và giá giữa các vụ chè.

Phương án khi nhà cung cấp tạm hết mã

Chuẩn bị sẵn thì không bị động:

• Chọn trước mã thay thế cùng tầm giá. Ví dụ trong nhóm cao cấp cùng quy cách 215 g, bốn dòng có thể thay vai cho nhau.
• Giữ mẫu để khách thử. Khách được nếm thường chấp nhận đổi mã.
• Nói rõ thời điểm có hàng lại nếu phòng kinh doanh đã xác nhận, không hứa khi chưa chắc.
• Không lấy hàng trôi nổi cùng tên để lấp chỗ. Cách kiểm chứng nguồn gốc có trong bài trà Thái Nguyên thật – giả.

Bảng phân hạng để chọn mã thay thế có trong bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp. Riêng trà shan tuyết là dòng của các vùng núi cao khác, hợp tác xã không sản xuất; khách hỏi dòng đó thì kênh bán lẻ chính thức có nhóm trà shan tuyết.

Thoả thuận với nhà cung cấp: những gì có và không có

Nói thẳng để anh chị khỏi mất công hỏi:

• Có: đặt trước hàng Tết từ tháng 10, cọc 20% để chốt sản lượng.
• Có: đơn đặt riêng theo yêu cầu (in logo, nhãn riêng, hộp thiết kế riêng), cọc 20%, báo theo từng đơn.
• Có: 23 ha đất chưa trồng tại La Bằng (ngoài vùng đã đăng ký) đang mời đối tác dài hạn cùng phát triển, thoả thuận theo hợp đồng.
• Không có: ký gửi hàng.
• Không có: công nợ. Hàng có sẵn trả khi nhận, chỉ chuyển trước phí vận chuyển.

Bù lại, đơn nhập đầu tiên có chính sách mua lại 70% giá buôn trong 06 tháng với hàng nguyên seal, còn hạn, kèm phiếu xuất kho gốc. Toàn bộ khung chính sách ở trang đại lý.