Nhập trà vùng cao: rủi ro mùa vụ và cách kiểm hàng khi nhận lô

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, làm chè tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Hợp tác xã không sản xuất trà Shan Tuyết. Bài này viết từ góc người quản trị đơn hàng: những điều khoản và bước kiểm nào giúp anh chị không mất tiền khi đặt trước một dòng hàng lệ thuộc mùa vụ, dù đặt của bất kỳ nguồn nào.

Vì sao nguồn cung vùng cao khó dự đoán hơn

Chè vùng cao thường hái ít lứa trong năm, mỗi lứa cách nhau xa, và lượng búp mỗi lứa phụ thuộc nhiều vào mưa, sương và nhiệt độ. Cây thân gỗ tán cao nên công hái nặng hơn, số người hái được cũng có hạn. Khi thời tiết đổi, cả hai đầu đều biến động cùng lúc: lượng búp và số công hái.

Thêm một tầng nữa là vận chuyển. Đường vào nhiều vùng nguyên liệu khó đi vào mùa mưa, nên lô hàng có thể đã làm xong mà vẫn chưa xuống được. Đó là lý do các đơn đặt trước ở dòng hàng này hay bị trượt lịch dù không ai làm sai.

So sánh khách quan giữa dòng vùng cao và chè trung du Thái Nguyên, chúng tôi viết ở bài riêng về chọn nguồn theo tệp khách. Bài này chỉ bàn phần hợp đồng và nghiệm thu.

Ba rủi ro hay gặp khi đặt hàng

1. Thiếu hàng so với đơn

Anh chị đặt 100 kg, nhận về 70 kg, phần còn lại hẹn lứa sau. Nếu hàng đã hứa với khách thì thiệt hại không nằm ở 30 kg, mà nằm ở uy tín. Cách phòng là ghi trước dung sai chấp nhận được và cơ chế xử lý phần thiếu: giao bù trong bao lâu, hay hoàn tiền, hay đổi sang hạng khác với mức giá nào.

2. Lệch phẩm cấp giữa các lô

Cùng một tên hàng nhưng lô tháng này và lô tháng sau khác nhau về cánh trà, hương và độ ẩm. Với dòng phụ thuộc mùa, lệch nhẹ là bình thường. Vấn đề là anh chị phải có căn cứ để nói lệch bao nhiêu thì vẫn nhận, lệch bao nhiêu thì trả. Căn cứ đó là mẫu chuẩn.

3. Chậm giao do thời tiết và đường sá

Rủi ro này không loại bỏ được, chỉ chia sẻ được. Nên đặt mốc giao theo điều kiện, ví dụ tính từ ngày kết thúc lứa hái, và quy định rõ sau bao nhiêu ngày chậm thì anh chị được huỷ phần chưa giao mà không mất cọc.

Rủi ro mùa vụ dễ bị nhà cung cấp lấy làm cớ để trộn hàng. Cách phát hiện nằm ở bài kiểm nguồn khi giá rẻ bất thường.

Bảng lịch vụ, mức rủi ro và cách phòng

Giai đoạn trong năm	Tình trạng nguồn hàng vùng cao	Mức rủi ro	Cách phòng
Đầu vụ xuân	Lứa đầu, lượng ít, chất búp được chuộng	Cao về số lượng	Đặt sớm, chấp nhận dung sai, chốt thứ tự ưu tiên giao
Giữa vụ	Lứa nối nhau, hàng nhiều hơn	Trung bình	Nghiệm thu từng lô theo mẫu chuẩn
Mùa mưa	Hái được nhưng vận chuyển khó	Cao về tiến độ	Mốc giao có điều kiện, phương án thay thế
Cuối vụ	Lượng giảm, giá nhích lên	Cao về giá và số lượng	Chốt giá bằng văn bản trước khi đặt
Cao điểm quà Tết	Nhu cầu dồn, hàng khan	Rất cao	Đặt từ tháng 10, chấp nhận điều kiện cọc của bên bán

Bảng mô tả nhịp chung của hàng phụ thuộc mùa vụ, không phải lịch của một vùng cụ thể.

Kiểm hàng khi nhận lô từ vùng cao

Quy trình nghiệm thu nội bộ của chúng tôi gồm sáu bước, anh chị áp dụng được cho mọi nguồn hàng khô:

1. Đối chiếu chứng từ. Số lượng, tên hàng, mã lô, ngày sản xuất, hạn dùng trên phiếu giao và trên bao bì phải khớp nhau.
2. Cân kiểm xác suất. Mở ngẫu nhiên vài kiện, cân lại, ghi vào biên bản.
3. Xem cánh trà. Trải ra khay, nhìn độ đồng đều, tỷ lệ vụn và tỷ lệ cuộng.
4. Kiểm độ ẩm bằng tay và bằng mắt. Trà đủ khô thì giòn, bẻ gãy gọn. Trà còn ẩm dai tay là rủi ro mốc trong kho.
5. Pha đối chứng. Pha lô mới cùng lúc với mẫu chuẩn đã niêm phong, cùng lượng, cùng nhiệt độ, cùng thời gian.
6. Lập biên bản. Ghi kết quả, chụp ảnh, giữ một phần mẫu của lô mới làm mẫu chuẩn cho lần sau.

Bước thứ tư đáng chú ý nhất vì hậu quả đến muộn. Trà nhận ẩm sẽ hỏng dần trong kho, đến lúc phát hiện thì đã qua thời hạn trả hàng. Dấu hiệu và cách xử lý kho có ở bài nhận biết trà bị mốc và cách sắp kho.

Điều khoản nên có khi đặt trước

Với đơn đặt trước, tiền đi trước hàng, nên giấy tờ phải làm chặt. Bốn điều khoản chúng tôi khuyên anh chị đưa vào:

• Mẫu chuẩn niêm phong. Hai bên giữ một phần mẫu giống nhau, dán nhãn ngày và chữ ký. Mọi tranh cãi về phẩm cấp quy về mẫu này.
• Dung sai số lượng và cơ chế bù. Ghi rõ phần trăm dung sai, thời hạn giao bù, và trường hợp nào được hoàn tiền.
• Mốc giao và hậu quả chậm. Ghi ngày, ghi luôn điều gì xảy ra nếu chậm quá mốc.
• Cọc và hoàn cọc. Cọc bao nhiêu, hoàn trong trường hợp nào, trừ trong trường hợp nào.

Một điểm cần phân biệt. Tập quán đặt cọc khi mua hàng vùng cao là để giữ chỗ trong lứa hái, nên bên bán thường yêu cầu cọc cho mọi đơn. Chính sách của chúng tôi khác hẳn: hàng có sẵn trong danh mục 36 mã thì không cọc, không công nợ, giao COD, anh chị chỉ chuyển trước phí vận chuyển. Cọc 20% chỉ áp dụng cho hai loại đơn là đơn đặt riêng theo yêu cầu (in logo, nhãn riêng, hộp và set thiết kế riêng) và đơn đặt trước hàng Tết mở từ tháng 10. Điều kiện giao nhận đầy đủ ở trang thanh toán và giao hàng khi nhập sỉ.

Đơn nhập đầu tiên của đối tác còn được mua lại 70% giá buôn trong 06 tháng kể từ ngày nhận, với hàng nguyên seal, còn hạn, kèm phiếu xuất kho gốc và gửi về trước hạn tối thiểu 01 tháng. Về giá, chúng tôi báo trước 01 tháng khi đổi giá; nếu giảm giá thì bù chênh cho hàng nhập trong 30 ngày trước đó, chi tiết ở chính sách điều chỉnh giá bán.