Mua trà cho cơ quan, trường học: báo giá, hồ sơ, hoá đơn và hợp đồng

Bài này dành cho văn phòng, kế toán của cơ quan nhà nước, trường học, bệnh viện và đơn vị sự nghiệp. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, thương hiệu TRAVINA, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Bài liệt kê những gì bộ phận mua sắm thường hỏi nhà cung cấp trà, và những gì hợp tác xã gửi được. Bài không thay cho tư vấn pháp lý. Quy trình cụ thể do kế toán đơn vị quyết định theo quy chế của mình.

Mua trà tiếp khách thuộc khoản chi nào

Với cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập, nước uống tiếp khách, hội nghị thường thuộc nhóm chi tiếp khách, hội nghị. Chế độ tiếp khách trong nước trước đây theo Thông tư 71/2018/TT-BTC. Theo tình trạng hiệu lực tra trên luatvietnam.vn tháng 9/2026, văn bản này đã được thay bằng Thông tư 35/2026/TT-BTC. Mức chi cụ thể, kế toán đơn vị đối chiếu văn bản hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ.

Với trường học, bệnh viện, trà có thể phục vụ nhiều mục đích: tiếp phụ huynh, tiếp đoàn kiểm tra, phòng họp giao ban, phòng chờ. Mỗi mục đích có thể thuộc khoản chi khác nhau. Anh chị nên hỏi kế toán trước khi xin báo giá, để báo giá ghi đúng tên hàng và đơn vị tính.

Về đấu thầu, Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 và Nghị định 214/2025/NĐ-CP ngày 04/08/2025 là khung chung cho mua sắm dùng vốn nhà nước. Theo Điều 78 Nghị định này, gói mua sắm không hình thành dự án được chỉ định thầu khi giá trị không quá 500 triệu đồng. Khoản trà tiếp khách thường thấp hơn nhiều, nên phần lớn đơn vị xử lý theo quy chế nội bộ về mua sắm giá trị nhỏ.

Xin báo giá: nội dung cần có

Nhiều đơn vị quy định lấy vài báo giá để so sánh trước khi mua. Dù quy định là bao nhiêu báo giá, mỗi bản nên có đủ các mục dưới đây để kế toán không phải xin lại.

Mục trên báo giá	Ví dụ với trà
Tên, mã số, địa chỉ nhà cung cấp	Hợp tác xã Tâm Trà Việt, mã số 4601620037, xóm Gò Lớn, xã Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên
Tên hàng đầy đủ	Trà Tấm Đinh Túi Lọc, không ghi chung chung “trà khô”
Quy cách, đơn vị tính	Túi 500 g gồm 50 gói 10 g
Số lượng, đơn giá, thành tiền	Ghi rõ giá đã gồm VAT hay chưa
Thời gian, địa điểm giao	3–5 ngày kể từ khi chốt đơn
Hạn dùng	12 tháng, in trên bao bì
Hiệu lực báo giá	Ghi số ngày hiệu lực
Người ký, ngày ký	Đại diện nhà cung cấp

Giá niêm yết của hợp tác xã đã gồm VAT. Giá sỉ theo kg báo riêng theo sản lượng.

Hồ sơ năng lực và giấy tờ nhà cung cấp

Khi bộ phận mua sắm cần lưu hồ sơ nhà cung cấp, hợp tác xã gửi bản chụp các giấy dưới đây, kèm hồ sơ năng lực.

Giấy tờ	Số hiệu	Hiệu lực, ghi chú
Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã	4601620037	Cấp 05/07/2024
Cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm	14/2025/UBND-NNMT-TNg	Đến 19/06/2028
VietGAP chè búp tươi	DVCL-VG-TT-24-19-68	07/11/2024–06/11/2026, vùng La Bằng
VietGAP Trà Tấm Đinh Túi Lọc	DVCL-VG-TT-23-19-79	Riêng cho sản phẩm này
ISO 22000:2018	GOODVN91025.FSMS	20/10/2025–19/10/2028, chỉ xưởng La Bằng
Phiếu kiểm nghiệm	78102025/KQKN	Phòng VILAS 1098, 10/10 chỉ tiêu dư lượng thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện
Nhãn hiệu TRAVINA	542996	Cấp 05/05/2025

Các giấy sắp đến hạn đã được nộp hồ sơ gia hạn. Bản cập nhật mới nhất có tại trang chứng nhận. Bảng số hiệu kèm cách tra từng giấy có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.

Hợp đồng nhỏ, hoá đơn VAT, biên bản giao nhận

Với khoản trà vài triệu đồng, nhiều đơn vị dùng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán ngắn. Bộ chứng từ thường gồm:

1. Báo giá đã được duyệt.
2. Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng ghi tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, thời gian giao.
3. Biên bản giao nhận có chữ ký bên giao và bên nhận, ghi mã lô và hạn dùng in trên bao bì.
4. Hoá đơn VAT xuất đúng tên đơn vị, mã số thuế.
5. Chứng từ thanh toán.

Một điểm cần nói rõ từ đầu: hợp tác xã không áp dụng công nợ. Đơn của cơ quan, trường học mua hàng có sẵn không cọc, chỉ chuyển trước phí vận chuyển; riêng đơn in logo hoặc làm riêng theo yêu cầu mới cọc 20% khi đặt, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng. Đơn vị cần trao đổi trước với kế toán về cách thanh toán cho phù hợp quy trình của mình.

Chọn Tấm Đinh, túi lọc hay Trà Xanh

Mục đích	Dòng gợi ý	Giá niêm yết	Lý do
Phòng họp, hội trường, giao ban	Trà Tấm Đinh Túi Lọc	110.000đ túi 500 g (50 gói)	Pha nhanh, không bã, có VietGAP riêng
Phòng tiếp khách lãnh đạo	Trà Xanh Đặc Sản	350.000đ/kg	Chát nhẹ, ngọt hậu, pha ấm
Căng tin trường, trà đá phục vụ đông người	Trà Tấm Đinh rời	220.000đ/kg	Ra nước nhanh, giá thấp

Đặc điểm từng dòng tấm có trong bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc. Nếu đơn vị có nhu cầu quà tặng dịp lễ, Tết, xem thêm bài trà làm quà tặng doanh nghiệp theo ngân sách.

Mẫu báo giá từ hợp tác xã

Dưới đây là khung báo giá hợp tác xã gửi. Số lượng là ví dụ, đơn giá theo giá niêm yết đã gồm VAT. Báo giá chính thức theo sản lượng gửi kèm chữ ký người đại diện.

STT	Tên hàng	Quy cách	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá niêm yết	Thành tiền
1	Trà Tấm Đinh Túi Lọc	500 g, 50 gói 10 g	Túi	10	110.000đ	1.100.000đ
2	Trà Xanh Đặc Sản	500 g	Túi	4	175.000đ	700.000đ
Cộng						1.800.000đ

Thông tin đi kèm: giao 3–5 ngày, COD, hoá đơn VAT, hạn dùng 12 tháng, mẫu thử miễn phí (đơn vị trả phí ship). Đơn sỉ theo kg từ 10 kg được báo giá sỉ riêng.