Phần mềm quản lý cửa hàng trà: kho, mã lô, đơn sàn một chỗ

Mục lục bài viết

Trả lời nhanh. Đại lý trà vừa có cửa hàng vừa bán online cần phần mềm làm được năm việc:

Bán tại quầy và in hoá đơn.
Quản lý kho theo mã lô, hạn dùng, để hàng nhập trước bán trước.
Đồng bộ tồn kho giữa quầy, Shopee, TikTok Shop, website, tránh bán quá số hàng đang có.
Xuất hoá đơn điện tử đúng quy định với hộ kinh doanh từ năm 2026.
Báo cáo theo mã, theo kênh để biết nên nhập thêm gì.

Chọn phần mềm theo năm việc này, không chọn theo số tính năng quảng cáo.

Bài này viết cho đại lý có cả cửa hàng và gian hàng online. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, thương hiệu TRAVINA, làm việc với 429 đại lý. Khi đại lý báo “hết hàng trên sàn mà trong kho vẫn còn”, hay “khách nhận túi trà gần hết hạn”, nguyên nhân gần như luôn là quản lý bằng sổ tay và nhiều file rời. Bài không giới thiệu phần mềm của hãng nào. Chúng tôi nêu những gì một đại lý trà cần quản lý, các quy định hoá đơn có số hiệu, và tiêu chí để anh chị tự chọn.

Đại lý trà cần quản lý những gì

Trà có mấy đặc điểm khiến quản lý khác cửa hàng tạp hoá thông thường: hàng có hạn dùng, cùng một mã có nhiều quy cách, giá niêm yết cố định trên mọi kênh, và mùa quà Tết làm lượng đơn tăng đột biến.

Việc cần quản lý	Vì sao quan trọng với trà	Nếu làm bằng tay
Mã sản phẩm theo quy cách	Một mã trà có túi 100 g, 200 g, 500 g, hộp quà	Nhầm quy cách khi giao
Mã lô, hạn dùng	Trà khô hạn dùng 12 tháng, giữ hương tốt nhất đầu hạn	Hàng cũ nằm dưới đáy kệ
Tồn kho đa kênh	Cùng một kho bán cho quầy và nhiều sàn	Bán quá số lượng, huỷ đơn, bị sàn phạt điểm
Giá niêm yết	Toàn hệ thống bán đúng giá, đổi giá báo trước 1 tháng	Sửa giá sót trên một kênh
Phiếu nhập, phiếu xuất	Cần để đối chiếu lô, dùng khi đề nghị mua lại hàng	Mất phiếu, không chứng minh được lô
Khách hàng	Khách uống hằng ngày mua lại theo chu kỳ	Không biết ai sắp hết trà để nhắc

Riêng phiếu xuất kho gốc có giá trị tiền bạc: hợp tác xã mua lại hàng tồn với giá 70% giá buôn khi hàng nguyên seal, quá hạn không quá 1 tháng và còn phiếu xuất kho gốc. Lưu phiếu trong phần mềm, kèm ảnh, giúp anh chị không mất quyền này.

Quản lý hạn dùng, mã lô trong phần mềm

Đây là tính năng nhiều phần mềm bán lẻ có nhưng đại lý ít bật. Với trà, nó quan trọng nhất.

Khi nhập hàng: nhập mã lô và hạn dùng in trên bao bì cho từng lô, không nhập gộp.
Khi bán: cài phần mềm gợi ý xuất lô gần hết hạn trước.
Hằng tháng: xem báo cáo hàng còn dưới 3 tháng hạn dùng, đưa lên kệ đầu hoặc chuyển làm hàng pha thử.
Khi khách phản hồi: tra đơn của khách ra ngay mã lô đã giao, nhắn cho hợp tác xã để đối chiếu phiếu kiểm nghiệm.

Quy tắc xếp kho, chống ẩm và tính lượng nhập để tránh tồn có trong bài bảo quản trà cho đại lý và quán: chống mốc, giữ hương, hạn dùng.

Đồng bộ tồn kho giữa quầy và sàn

Đại lý bán ba bốn kênh cùng một kho dễ gặp tình trạng một túi trà được bán hai lần. Trên sàn, huỷ đơn vì hết hàng làm giảm uy tín gian hàng.

Kết nối gian hàng sàn với phần mềm để đơn sàn tự trừ kho chung.
Đặt tồn an toàn cho mỗi mã trên sàn, ví dụ để lại vài túi cho khách quầy.
Ghép mã: một sản phẩm trong phần mềm ứng với đúng một biến thể trên từng sàn. Sai ghép mã là nguồn lỗi phổ biến nhất.
Giá: giữ một bảng giá niêm yết duy nhất. Voucher do sàn tài trợ nằm ở phía sàn, không sửa giá gốc trong phần mềm.

Mùa quà Tết cần chú ý nhất. Hết đợt nhập tháng 9 thì khó có trà giá tốt tới khoảng tháng 3, đối tác nên chốt lượng hàng Tết từ tháng 10. Báo cáo bán theo mã năm trước trong phần mềm là căn cứ tốt nhất để chốt số lượng.

Hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Quy định hoá đơn đổi đáng kể từ năm 2026. Phần dưới tóm tắt các điểm có số hiệu; trường hợp cụ thể anh chị nên hỏi cơ quan thuế quản lý.

Nội dung	Quy định	Nguồn
Khung hoá đơn điện tử	Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP	Văn bản gốc
Bỏ thuế khoán	Hộ kinh doanh tự khai doanh thu từ 01/01/2026	Luật Quản lý thuế sửa đổi, VnExpress 11/12/2025
Hộ doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm	Dùng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế	Luật Quản lý thuế sửa đổi, VnExpress 11/12/2025
Ngưỡng không phải nộp thuế GTGT, TNCN	500 triệu đồng/năm	Luật Thuế TNCN sửa đổi, VnExpress 11/12/2025
Doanh thu qua sàn	Sàn có chức năng thanh toán khấu trừ, nộp thay; hàng hoá 1% GTGT, 0,5% TNCN	Nghị định 117/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/07/2025 (MISA meInvoice, 2025)

Với phần mềm, điều cần kiểm là: có kết nối xuất hoá đơn điện tử ngay khi bán không; tách được doanh thu tại quầy và doanh thu qua sàn không. Tách doanh thu theo kênh giúp đối chiếu phần sàn đã khấu trừ. Hợp tác xã xuất hoá đơn VAT cho đơn nhập của đại lý, anh chị lưu cùng phiếu nhập trong phần mềm.

Tiêu chí chọn phần mềm

Thay vì so bảng tính năng dài, anh chị hỏi nhà cung cấp phần mềm 8 câu dưới đây và yêu cầu dùng thử với hàng thật của mình.

#	Câu hỏi	Cần câu trả lời
1	Quản lý được mã lô, hạn dùng không?	Có, xuất lô gần hết hạn trước
2	Kết nối những sàn nào, đồng bộ tồn kho mấy phút một lần?	Đúng các sàn anh chị đang bán
3	Một sản phẩm có nhiều quy cách thì quản lý thế nào?	Biến thể theo quy cách, tồn riêng từng quy cách
4	Có xuất hoá đơn điện tử theo quy định mới cho hộ kinh doanh không?	Có, kết nối nhà cung cấp hoá đơn
5	Báo cáo bán theo mã, theo kênh, theo tháng?	Có, xuất được ra file
6	Lưu thông tin khách, lịch sử mua?	Có, tìm được theo số điện thoại
7	Dùng trên điện thoại được không?	Có ứng dụng cho chủ cửa hàng
8	Ngừng dùng thì lấy dữ liệu ra thế nào?	Xuất toàn bộ sản phẩm, khách, đơn

Cửa hàng nhỏ, một kênh online, không cần gói đắt nhất. Cửa hàng bán ba sàn trở lên nên ưu tiên câu 2 và câu 3.

Nhập mã sản phẩm TRAVINA

Danh mục của hợp tác xã có 36 mã, chia 6 nhóm: trà truyền thống, trà cao cấp, trà hoa, hộp trà, set quà, ấm chén Bát Tràng. Nhập đúng từ đầu tiết kiệm nhiều giờ sửa sau này.

Tên sản phẩm: giữ đúng tên trên bao bì, ví dụ “Trà Móc Câu Đặc Biệt”, “Tâm Trà Thanh Liên”.
Mã (SKU): đặt theo quy tắc nhóm – tên – quy cách, ví dụ TT-MOCCAU-200 cho Móc Câu Đặc Biệt 200 g.
Quy cách: dòng phổ thông có 100 g, 200 g; túi 500 g chỉ có ở Trà Bắc Truyền Thống, Trà Xanh Đặc Sản và hai loại trà tấm; nhóm cao cấp 215 g; trà đinh 100 g, 200 g.
Giá: nhập giá niêm yết; chiết khấu 35–45% cho nhóm trà nhập vào giá vốn. Set quà và ấm chén có mức chiết khấu riêng.
Đổi giá: hợp tác xã báo trước 1 tháng. Đặt lịch sửa giá trong phần mềm đúng ngày hiệu lực cho mọi kênh.

Giá niêm yết đầy đủ theo phẩm cấp có trong bài bảng giá chè Thái Nguyên 2026 theo phẩm cấp. Cách hợp tác xã báo và bù chênh khi đổi giá có trong bài chính sách điều chỉnh giá cho đại lý.

Nguồn gốc lô trà

Mỗi sản phẩm TRAVINA có mã lô in trên bao bì, gắn với lô chế biến tại cơ sở Gò Lớn hoặc xưởng La Bằng (ISO 22000:2018) của Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Khi đại lý lưu mã lô trong phần mềm, mỗi đơn của khách đều tra ngược được về lô sản xuất và phiếu kiểm nghiệm của lô đó.

Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng trà nhỏ có cần phần mềm không, hay dùng file Excel?

Bán một kênh, ít mã thì file vẫn dùng được. Khi bán từ hai kênh trở lên hoặc cần hoá đơn điện tử, nên dùng phần mềm để tránh bán quá tồn.

Phần mềm có cần quản lý hạn dùng với trà không?

Cần. Trà khô hạn dùng 12 tháng và giữ hương tốt nhất ở đầu hạn. Quản lý theo lô giúp bán hàng cũ trước.

Bán trên sàn đã bị trừ thuế, phần mềm có cần tách doanh thu?

Nên tách doanh thu quầy và sàn để đối chiếu phần sàn đã khấu trừ theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP.

Hợp tác xã có file danh mục sản phẩm để nhập không?

Anh chị liên hệ hợp tác xã để nhận bảng giá niêm yết hiện hành, dùng làm căn cứ nhập tên, quy cách và giá.

Nhập hàng có mã lô, hoá đơn đầy đủ

Anh chị đang tổ chức lại cửa hàng và kênh online? Đại lý TRAVINA nhận hàng có mã lô, hoá đơn VAT, phiếu xuất kho; không thu cọc tiền hàng, không công nợ, COD, giao 3–5 ngày; hàng tồn đủ điều kiện được mua lại 70% giá buôn. Xem chính sách đại lý · Hotline bán buôn 0368.151.678 · Zalo 0855.318.678.

Muốn xem cách một kênh online sắp xếp danh mục? Tham khảo danh mục sản phẩm tại Thuận Trà Thái Nguyên, đại lý bán lẻ online của hợp tác xã. Bức tranh kênh bán trà trong nước có trong bài thị trường trà Việt Nam 2026.

Mua trà chính hãng từ nơi sản xuất