Tea break hội nghị 100–500 khách cần chuẩn bị bao nhiêu trà?

Vì sao nên tính trà theo gam thay vì mua theo cảm tính

Nhiều ban tổ chức chỉ tính bánh, hoa quả và cà phê cho tea break, còn trà thì mua vài túi “cho chắc”. Kết quả thường rơi vào hai cảnh. Một là thừa cả cân trà mở dở sau sự kiện, để lâu thì mất hương. Hai là giữa buổi chiều bình trà đã cạn, nhân viên phải chạy đi pha gấp bằng nước chưa đủ nóng, trà nhạt và đục.

Tính trà cho tea break theo gam thì ra con số rất gọn. Mỗi lít nước dùng khoảng 10g trà. Một cốc 200 ml dùng khoảng 2g. Nhân số cốc với 2g, cộng thêm phần dự phòng, là ra lượng trà cần mua. Phần dưới đi từng bước: ước số cốc, quy ra gam, quy ra bình, rồi ra tiền.

Bài viết dành cho bộ phận hành chính công ty, khách sạn có phòng hội nghị và đơn vị tổ chức sự kiện, những người lo tea break từ khâu dự toán. Hợp tác xã Tâm Trà Việt chỉ bán trà khô nguyên liệu từ vùng Đại Từ – La Bằng, chân dãy Tam Đảo, Thái Nguyên. Chúng tôi không nhận phục vụ tea break trọn gói; các con số dưới đây để ban tổ chức tự lên kế hoạch và tự kiểm lại.

Mỗi khách uống bao nhiêu cốc trà trong một buổi

Số cốc mỗi khách uống trong một buổi tea break phụ thuộc ba thứ: thời lượng giải lao, có cà phê song song hay không, và thời tiết. Một buổi tea break 15–20 phút giữa hai phiên, có cả trà và cà phê, phần lớn khách uống 1–2 cốc trà nhỏ. Hội nghị toàn khách lớn tuổi hay khách miền Bắc thì trà được chọn nhiều hơn cà phê.

Bài này dùng mức 1,5 cốc trà 200 ml cho mỗi khách mỗi buổi tea break. Đây là giả định để tính, không phải số đo chung cho mọi sự kiện. Nếu sự kiện có cà phê pha máy, nước ép và khách trẻ, anh chị có thể hạ xuống 1 cốc. Nếu bàn tea break chỉ có trà mà không có cà phê, nên nâng lên 2 cốc.

Muốn đối chiếu với cách tính ấm và cốc ở quán, anh chị xem bài 1kg Trà Bắc pha được bao nhiêu ấm. Cùng một tỷ lệ 10g mỗi lít, 1kg trà pha được khoảng 100 lít nước, tức khoảng 500 cốc 200 ml.

Bảng lượng trà cho 100, 200, 300 và 500 khách

Bảng dưới là ví dụ tính cho một buổi tea break, theo các thông số ở trên. Số bình tính theo bình ủ 10 lít. Không cần đặt tất cả số bình cùng lúc; nhân viên pha theo đợt, bình nào vơi thì thay bình mới.

Nhìn bảng sẽ thấy tiền trà cho cả một buổi tea break 500 khách chỉ vài trăm nghìn đồng. Phần tốn của tea break nằm ở bánh, hoa quả, cà phê, nhân sự và cốc chén. Vì vậy nâng từ Trà Bắc lên Trà Xanh Đặc Sản chỉ thêm khoảng 350đ mỗi khách mỗi buổi, nhưng nước trong hơn, hậu ngọt rõ hơn, khách nhận ra sự chỉn chu.

Quy ra lượng cần mua cho cả hội nghị

Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản đều có túi 500g, nên lượng mua làm tròn lên bội số 0,5kg. Bảng dưới tính cho hội nghị một ngày (2 buổi tea break) và hai ngày (4 buổi), kèm giá niêm yết và giá nhập sỉ theo kg ở mức Đại lý (giảm 35%).

Giá niêm yết đã gồm VAT. Giá Đại lý áp dụng cho khách nhập sỉ theo kg như khách sạn có phòng hội nghị hay đơn vị tổ chức sự kiện dùng trà đều đặn. Công ty mua một lần cho một sự kiện nội bộ thì anh chị gọi hotline để được báo giá đúng nhóm khách. Cách đọc bảng giá và chiết khấu theo từng mức có ở trang nhập sỉ trà Thái Nguyên tận xưởng.

Chọn trà cho bàn giải lao theo loại sự kiện

Ba mã dưới đây phủ được gần hết nhu cầu của tea break, từ lớp tập huấn nội bộ đến hội nghị khách hàng. Chọn mã theo khách mời và theo cách pha, không chọn theo tên nghe sang.

Trà Bắc Truyền Thống cho tập huấn, họp nội bộ

Trà Bắc Truyền Thống (25.000đ/100g, túi 500g) có vị đậm, chát rõ, hậu ngọt, hợp khách quen uống trà Bắc. Mã này hợp tea break của các buổi tập huấn, họp nội bộ, đại hội cơ sở, nơi cần giữ chi phí thấp và khách chủ yếu là người miền Bắc. Pha bình ủ nóng hay nấu trà đá đều đứng vị.

Trà Xanh Đặc Sản cho hội nghị khách hàng, đối tác

Trà Xanh Đặc Sản (35.000đ/100g, túi 500g) có nước trong hơn, chát dịu và hậu ngọt rõ hơn. Hợp hội nghị khách hàng, hội thảo có khách từ nhiều vùng, khách nước ngoài, nơi tea break cũng là lúc khách đánh giá ban tổ chức. Chênh lệch so với Trà Bắc chỉ khoảng 350đ mỗi khách mỗi buổi theo giá niêm yết.

Trà Tấm Đinh Túi Lọc cho bàn chủ tọa và phòng chờ

Trà Tấm Đinh Túi Lọc đóng túi 500g gồm 50 gói khoảng 10g, giá 110.000đ, tức khoảng 2.200đ mỗi gói. Lưu ý: gói 10g là cỡ pha ấm hoặc bình nhỏ khoảng 1 lít, không phải cỡ nhúng vào từng cốc. Một gói cho khoảng 5 cốc 200 ml, nên một túi 50 gói đủ cho khoảng 250 cốc.

Túi lọc tiện cho bàn chủ tọa, phòng chờ diễn giả, phòng VIP và quầy lễ tân, nơi người phục vụ pha từng ấm mà không cần lọc bã. Với khu tea break đông khách, pha bình bằng trà rời vẫn nhanh hơn. Cách khách sạn tính số gói cho phòng nghỉ có ở bài trà túi lọc cho phòng khách sạn.

Pha trà bằng bình ủ cho đông khách

Bình ủ giữ nhiệt có vòi là dụng cụ chính của tea break đông người. Cách pha đúng quyết định nước trà ngon hay đắng, hơn là chọn mã trà. Dưới đây là quy trình cho một bình 10 lít với 100g trà.

1. Đun nước sôi rồi để hạ xuống khoảng 80–85°C cho trà xanh; nước 100°C làm trà gắt và nước sẫm nhanh.
2. Cho 100g trà vào túi lọc vải hoặc giỏ lưới inox, tráng nhanh bằng một ít nước nóng rồi đổ bỏ.
3. Hãm trà với khoảng 5 lít nước trong 5–6 phút, nhấc túi trà ra, không để bã ngâm trong bình.
4. Thêm nước nóng cho đủ 10 lít, đậy nắp bình ủ.
5. Pha xong trước giờ tea break khoảng 15–20 phút, ghi giờ pha lên bình bằng giấy dán.

Trà xanh để quá lâu trong bình nóng sẽ chuyển màu sẫm và vị đắng dần. Kinh nghiệm của hợp tác xã là pha theo đợt cho từng buổi tea break, không pha một lần cho cả ngày. Phần còn thừa cuối buổi sáng không dồn sang buổi chiều.

Nếu ban tổ chức muốn có người pha trà trước mặt khách cho phần khai mạc hay phòng VIP, bài mời nghệ nhân pha trà tại sự kiện doanh nghiệp nói rõ cần chuẩn bị gì. Phần dọn và pha mẫu trước giờ khai mạc có ở bài phục vụ trà tại sự kiện.

Trà đá cho tea break mùa hè

Tea break của hội nghị tháng 5 đến tháng 8 ở miền Bắc và miền Trung nên có một bình trà đá cạnh bình nóng. Công thức gốc: 100g trà cho 10 lít, hãm cốt bằng 5 lít nước khoảng 85°C trong 6 phút, lọc bã, thêm 5 lít nước nguội, để nguội rồi mới rót ra cốc có đá. Tiền trà khoảng 500đ mỗi cốc với Trà Bắc, 700đ với Trà Xanh Đặc Sản.

Đá nên để trong thùng riêng, khách tự lấy, không đổ đá vào bình trà. Đá tan trong bình làm trà nhạt dần về cuối buổi. Khi có cả nóng và đá, có thể chia lượng trà theo tỷ lệ 60/40 hoặc 50/50 tùy thời tiết hôm đó.

Dụng cụ và người phục vụ cần chuẩn bị

Bảng dưới là danh mục gợi ý theo số khách của buổi tea break. Số trạm rót tính khoảng một trạm cho 80–100 khách để khách không phải xếp hàng lâu trong 15–20 phút giải lao. Đây là gợi ý theo kinh nghiệm phục vụ, ban tổ chức điều chỉnh theo mặt bằng sảnh.

Ngoài bình và cốc, cần thêm ấm đun hoặc nồi đun nước đủ công suất, nhiệt kế, cân nhỏ để chia trà theo túi 100g, túi lọc vải hoặc giỏ lưới inox, khay hứng nước rỉ dưới vòi bình, xô đựng bã và khăn lau. Chia trà sẵn thành từng túi 100g trước ngày tea break giúp người pha không phải cân giữa giờ.

Đơn vị nào muốn dùng máy pha trà tự động cho văn phòng hay sảnh khách sạn thì nên đọc bài máy pha trà tự động cho văn phòng, quán trước khi mua, vì không phải máy nào cũng hợp với trà lá rời.

Ngân sách tea break: trà chiếm bao nhiêu

Với hội nghị dùng ngân sách nhà nước, Thông tư 12/2025/TT-BTC sửa đổi Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định mức chi giải khát giữa giờ 50.000đ mỗi buổi (nửa ngày) cho mỗi đại biểu, có hiệu lực từ 04/5/2025. Kế toán đơn vị nên kiểm lại văn bản áp dụng cho đơn vị mình trước khi lập dự toán.

Đặt cạnh mức đó, tiền trà theo ví dụ tính ở trên chỉ khoảng 860–1.200đ mỗi khách mỗi buổi tea break theo giá niêm yết, tức khoảng 2% mức chi giải khát. Phần còn lại dành cho bánh, hoa quả, cà phê, cốc chén và người phục vụ. Nói cách khác, chọn trà tốt hơn gần như không làm đổi ngân sách tea break.

Với doanh nghiệp tư nhân, không có mức trần như trên, nhưng cách tính trà cho tea break giống nhau. Bộ phận hành chính có thể dùng bảng ở phần trước để đưa vào dự toán, kèm một dòng dự phòng 15% cho trà. Muốn so trà với các đồ uống khác trên bàn giải lao, anh chị đọc thêm bài định mức trà Thái Nguyên theo số khách hội nghị.

Quà cho diễn giả và khách mời

Nhiều hội nghị tặng diễn giả, khách mời danh dự một món quà nhỏ sau phần trình bày. Hộp trà là lựa chọn gọn, dùng được, và đi cùng câu chuyện “trà đã mời trong giờ tea break”. Dưới đây là bốn mức theo cấp khách, giá niêm yết đã gồm VAT.

• Hộp Trà Nõn Tôm Cánh Hạc 105.000đ: 12 gói × 10g trà nõn, mỗi gói pha một ấm. Hợp diễn giả, báo cáo viên, khách mời số lượng đông.
• Hộp Trà Móc Câu Đặc Biệt 20 gói 110.000đ: nhiều gói hơn, hợp người nhận uống trà hằng ngày.
• Hộp Trà Nõn Thượng Hạng 305.000đ/200g: cho khách mời danh dự, đại diện đối tác.
• Tâm Trà Vạn Phúc 420.000đ: 500g trà xanh đặc sản trong hộp giấy cao cấp kèm túi xách, cho lãnh đạo đơn vị bạn.

Hội nghị khách hàng tặng quà cho toàn bộ người tham dự thì cần một mức khác, thường 90.000–150.000đ mỗi suất; cách chọn có ở bài quà tặng hội nghị khách hàng số lượng lớn. Đơn cần in logo, in tên sự kiện hay đóng hộp riêng thì xem trang quà tặng trà doanh nghiệp, in logo, vì đơn in riêng có thời gian làm và điều kiện cọc riêng.

Hóa đơn, đặt cọc và thời gian xuất hàng

Giá niêm yết của hợp tác xã đã gồm VAT và giống nhau trên mọi kênh. Doanh nghiệp cần hóa đơn giá trị gia tăng thì gửi kèm thông tin xuất hóa đơn khi đặt: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn điện tử. Ghi rõ tên hàng theo đúng mã trà để hồ sơ thanh toán khớp với dự toán tea break.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/6/2025, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Kế toán hai bên căn cứ quy định này để khớp ngày hóa đơn với ngày giao hàng.

Đơn doanh nghiệp là một trong ba trường hợp hợp tác xã yêu cầu đặt cọc; mức cọc ghi trong báo giá. Ngoài phần cọc, thanh toán không công nợ: bên mua chuyển trước phí vận chuyển, trả tiền hàng khi nhận. Hỗ trợ phí vận chuyển: đơn từ 20 triệu hỗ trợ 100%, từ 10 đến dưới 20 triệu hỗ trợ 50%, dưới 10 triệu bên mua chịu.

Thời gian xuất hàng: đơn dưới 100kg xuất hàng trong 24 giờ, đơn từ 100kg trong 2 ngày, đơn từ 1 tấn theo thỏa thuận. Thời gian hàng tới nơi tùy đơn vị vận chuyển và tuyến đường, nên ban tổ chức đặt sớm để còn thời gian nhận, kiểm và chia trà trước ngày tea break. Đơn hộp quà in riêng cần tính thêm thời gian làm.

Quy trình báo giá, hồ sơ, hóa đơn và hợp đồng khi cơ quan mua trà có ở bài mua trà cho cơ quan, trường học. Cách hạch toán quà tặng cho khách, gồm hóa đơn và bảng kê, có ở bài hạch toán quà tặng trà cho khách hàng.

Giấy tờ nguồn gốc và nếm thử trước sự kiện

Trà được chế biến tại cơ sở La Bằng, Đại Từ, Thái Nguyên, cơ sở đạt ISO 22000:2018; mỗi lô có số lô truy xuất. Vùng nguyên liệu gồm 90 hộ xã viên với 40,5 ha đang sản xuất, toàn bộ canh tác theo quy trình VietGAP. Bản chụp giấy tờ được công khai ở trang chứng nhận và giấy tờ pháp lý để đơn vị đưa vào hồ sơ mua sắm.

Trước một tea break lớn, nên pha thử một bình nhỏ bằng nước và bình ủ của chính địa điểm. Nước máy mỗi nơi khác nhau, bình ủ mới đôi khi có mùi nhựa hoặc kim loại. Hợp tác xã có chương trình nhận mẫu thử trước khi nhập sỉ; anh chị ghi rõ số khách và ngày tea break để chúng tôi gợi ý mã.

Trà còn thừa sau tea break thì đóng kín túi, để nơi khô, tránh mùi, dùng tiếp cho pantry văn phòng. Định mức cho pantry hằng ngày có ở bài trà Tấm Đinh cho pantry văn phòng. Nhờ vậy ban tổ chức có thể mua tròn túi 500g mà không lo phí.

Câu hỏi thường gặp

Tea break 100 khách cần bao nhiêu trà?

Theo ví dụ tính 1,5 cốc 200 ml mỗi khách, 10g trà mỗi lít và 15% dự phòng, một buổi tea break 100 khách cần khoảng 345g trà khô. Hội nghị cả ngày có hai buổi thì khoảng 0,7kg, nên mua 1kg (hai túi 500g).

Một kg trà pha được bao nhiêu cốc cho tea break?

Ở tỷ lệ 10g mỗi lít, 1kg trà pha được khoảng 100 lít, tức khoảng 500 cốc 200 ml. Nếu dùng cốc 150 ml thì được khoảng 660 cốc.

Nên dùng túi lọc hay trà rời cho tea break đông người?

Khu giải lao đông khách nên pha bình bằng trà rời, nhanh và đều vị. Trà Tấm Đinh Túi Lọc gói 10g hợp bàn chủ tọa, phòng chờ diễn giả, phòng VIP, nơi pha từng ấm khoảng 1 lít.

Pha trà sẵn từ sáng cho cả ngày được không?

Không nên. Trà xanh để lâu trong bình nóng sẽ sẫm màu và đắng dần. Pha theo từng buổi tea break, xong trước giờ giải lao khoảng 15–20 phút, phần thừa không dồn sang buổi sau.

Mua trà cho tea break có xuất hóa đơn VAT được không?

Được. Giá niêm yết đã gồm VAT. Đơn vị gửi tên, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn điện tử khi đặt hàng.

Đặt trà cho hội nghị trước bao lâu?

Đơn dưới 100kg xuất hàng trong 24 giờ, đơn từ 100kg trong 2 ngày, đơn từ 1 tấn theo thỏa thuận. Thời gian vận chuyển tùy tuyến, nên đặt sớm để có thời gian nhận, kiểm, chia trà và pha thử trước ngày tea break. Hộp quà in logo cần thời gian riêng.

Đơn trà cho tea break của công ty có phải đặt cọc không?

Đơn doanh nghiệp thuộc diện đặt cọc, mức cọc ghi trong báo giá. Phần còn lại không công nợ: bên mua chuyển trước phí vận chuyển và trả tiền hàng khi nhận.

Nguồn tham khảo

• Tạp chí Tòa án nhân dân (2025), Quy định mới về công tác phí và chi hội nghị — Thông tư 12/2025/TT-BTC, mức chi giải khát giữa giờ 50.000đ/buổi/đại biểu, hiệu lực từ 04/5/2025.
• Thư Viện Pháp Luật (2025), Mức chi giải khát giữa giờ theo chế độ chi hội nghị từ 04/05/2025 — trích khoản 7 Điều 1 Thông tư 12/2025/TT-BTC.
• Đài Tiếng nói Việt Nam – VOV (2025), Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ — Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/6/2025.