Trà Tấm Đinh cho pantry văn phòng: định mức, chi phí và cách đặt

Bài này dành cho nhân viên hành chính và office manager đang lập ngân sách pantry. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Phần giải thích trà tấm là gì đã có trong bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc. Ở đây chỉ tập trung vào con số: bao nhiêu trà, bao nhiêu tiền, đặt thế nào để pantry không hết trà giữa tháng.

Văn phòng 20, 50, 200 người dùng bao nhiêu trà

Không phải ai cũng uống trà, và người uống thì không uống đều mỗi ngày. Để có con số lập ngân sách, bài dùng ba giả định:

• Mỗi người 2 ly 200 ml mỗi ngày.
• Một gói 10 g pha một bình 1 lít, rót khoảng 5 ly.
• 22 ngày làm việc mỗi tháng.

Số người	Ly mỗi ngày	Gói 10 g mỗi ngày	Gói mỗi tháng	Túi 500 g (50 gói) mỗi tháng
20	40	8	176	khoảng 3,5 túi
50	100	20	440	khoảng 8,8 túi
200	400	80	1.760	khoảng 35 túi

Tháng đầu, anh chị nên ghi số túi đã mở mỗi tuần. Nhiều văn phòng có tỷ lệ người uống trà thấp hơn giả định, một số văn phòng lại pha trà tiếp khách chung pantry. Sau bốn tuần, định mức thực tế sẽ rõ.

Tấm Đinh rời hay túi lọc

Tiêu chí	Trà Tấm Đinh rời	Trà Tấm Đinh Túi Lọc
Giá niêm yết	220.000đ/kg, túi 500 g 110.000đ	Túi 500 g gồm 50 gói 10 g, 110.000đ (220.000đ/kg)
Cách pha	Cần ấm, bình ủ có lưới lọc mịn	Thả gói vào bình hoặc ấm, nhấc ra khi đủ đậm
Định lượng	Phải cân hoặc dùng thìa đong	Có sẵn 10 g mỗi gói
Dọn dẹp	Phải đổ bã, rửa lưới	Bỏ gói vào thùng rác
Giấy tờ	Theo giấy tờ chung của cơ sở	Có giấy VietGAP riêng số DVCL-VG-TT-23-19-79
Hợp với	Văn phòng có người phụ trách pha, bình ủ lớn	Pantry tự phục vụ, phòng họp

Vì cùng giá theo kg, lựa chọn chỉ phụ thuộc cách văn phòng vận hành. Pantry không có người trực thì túi lọc gọn hơn nhiều. Văn phòng có tạp vụ pha bình buổi sáng thì trà rời linh hoạt hơn về độ đậm.

Định mức tháng và chi phí mỗi người

Tính theo giá niêm yết Trà Tấm Đinh, 22 ngày làm việc.

Số người	Trà khô mỗi tháng	Tiền trà mỗi tháng	Mỗi người mỗi tháng
20	1,76 kg	387.200đ	19.360đ
50	4,4 kg	968.000đ	19.360đ
200	17,6 kg	3.872.000đ	19.360đ

Giá sỉ theo kg báo riêng theo sản lượng, thấp hơn giá niêm yết. Văn phòng 200 người vượt mức đơn sỉ 10 kg mỗi tháng.

Nếu công ty muốn nâng hạng cho phòng tiếp khách, có thể để riêng một ít Trà Xanh Đặc Sản (350.000đ/kg) hoặc Móc Câu Đặc Biệt (450.000đ/kg). Cách tính chi phí mỗi ấm theo các hạng có trong bài 1 kg trà pha được bao nhiêu ấm.

Pha bình, pha ly, máy nước nóng

Pantry thường có một trong ba kiểu. Lỗi chung của cả ba là nước quá nóng và ngâm trà quá lâu.

• Pha bình buổi sáng: một gói cho bình 1 lít, nước khoảng 80–85°C, nhấc gói ra khi nước vàng xanh. Rót ra bình giữ nhiệt. Không để gói trong bình cả buổi.
• Pha ly: gói 10 g là lượng cho một ấm, nên pha thẳng vào một ly sẽ rất đậm. Người thích uống ly nên pha vào ca lớn, hoặc dùng chung một gói cho vài ly liên tiếp.
• Máy nước nóng: chỉnh máy về khoảng 80–85°C nếu máy có chế độ. Nhiều máy mặc định nước sôi, làm trà xanh nhanh đỏ và chát.

Dán một tờ hướng dẫn ba dòng cạnh máy nước nóng sẽ giảm đáng kể số ly trà bị đổ bỏ vì chát. Nguyên nhân trà chát có trong bài trà bị chát, đắng gắt.

Đặt định kỳ, hoá đơn VAT

Việc	Cách làm với hợp tác xã
Chọn loại	Nhận 3–5 mẫu miễn phí (anh chị trả phí ship), cho nhân viên dùng thử một tuần
Báo giá	Bảng giá theo kg gửi trong 24 giờ làm việc
Đơn tối thiểu	Đơn sỉ theo kg từ 10 kg. Văn phòng nhỏ mua túi 500 g theo giá niêm yết
Lịch giao	Giao 3–5 ngày. Nên đặt khi pantry còn khoảng một tuần dùng
Thanh toán	Không cọc tiền hàng, chỉ chuyển trước phí vận chuyển, thanh toán khi nhận hàng (COD), không công nợ
Chứng từ	Hoá đơn VAT theo từng đơn. Gửi thông tin xuất hoá đơn khi chốt đơn
Đổi giá	Báo trước một tháng

Công ty nhiều chi nhánh có thể gom đơn tại trụ sở rồi chia về các văn phòng. Nếu muốn in logo công ty lên túi trà dùng nội bộ hoặc làm quà, hợp tác xã nhận OEM nhãn riêng, báo giá theo từng đơn. Quà Tết cho nhân viên và đối tác xem tại trang quà tặng trà doanh nghiệp.

Bảo quản trong pantry

Pantry là nơi khó giữ trà nhất trong văn phòng: gần máy pha cà phê, lò vi sóng, tủ lạnh và bồn rửa.

• Để trà trong tủ kín, không để trên nóc tủ lạnh hay cạnh lò vi sóng.
• Tránh xa cà phê và đồ ăn có mùi. Trà xanh hút mùi rất nhanh.
• Mở từng túi 500 g, dùng hết mới mở túi mới. Túi đã mở kẹp kín miệng.
• Nhập trước dùng trước. Ghi ngày nhận hàng lên túi. Hạn dùng trà khô 12 tháng.

Trà tấm cánh nhỏ nên xuống hương nhanh hơn trà nguyên cánh khi để hở. Vì vậy văn phòng nên đặt theo tháng thay vì mua một lần cho cả năm. Quy trình kho chi tiết có trong bài bảo quản trà chống mốc, giữ hương.