Quà tặng hội nghị khách hàng số lượng lớn: chọn hộp trà suất 90.000–150.000đ

Bài này dành cho ban tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo, sự kiện ra mắt sản phẩm cần quà cho vài trăm đại biểu. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà ở Thái Nguyên. Bài dùng giá niêm yết và quy trình đơn quà của hợp tác xã. Phần cuối bài nói thêm về trà phục vụ giờ nghỉ giữa phiên, vì nhiều ban tổ chức đặt cùng lúc.

Hội nghị cần quà gọn, nhẹ, dễ mang

Quà hội nghị khác quà Tết ở chỗ người nhận phải cầm theo suốt buổi, có khi lên máy bay về tỉnh. Ban tổ chức nên kiểm quà theo bốn tiêu chí:

• Kích thước: vừa túi quà giấy tiêu chuẩn của sự kiện.
• Trọng lượng: nhẹ, không dễ vỡ. Hộp giấy, hộp thiếc tốt hơn hộp gỗ, lọ thuỷ tinh.
• Dùng được với mọi đại biểu: không phụ thuộc tuổi, giới tính, khẩu vị.
• Mang dấu ấn sự kiện: logo, tên hội nghị, năm tổ chức.

Trà khô có hạn dùng 12 tháng và không cần bảo quản lạnh, nên ban tổ chức nhận hàng trước sự kiện vài ngày vẫn yên tâm.

Suất 90.000–150.000đ: chọn hộp nào

Sản phẩm	Quy cách	Giá niêm yết	Hợp với
Trà Sen Tây Hồ	Hộp 1 bông, 15 g trà	90.000đ	Hội nghị có nhiều đại biểu nữ, khách quốc tế
Trà Móc Câu Đặc Biệt	Túi 200 g	90.000đ	Đại biểu miền Bắc quen uống trà xanh
Hộp Trà Đặc Sản	Hộp 200 g	92.000đ	Suất đồng loạt, số lượng lớn
Hộp Trà Cánh Hạc	Hộp thiếc 120 g	105.000đ	Cần hộp cứng, không móp khi mang đi
Hộp Trà Móc Câu	Hộp 200 g	110.000đ	Hội nghị khách hàng thân thiết
Trà Nõn Cánh Hạc	Túi 200 g	130.000đ	Đại biểu sành trà
Nụ Hoa Trà Cổ	Túi kraft 150 g	150.000đ	Muốn quà lạ, bao bì giấy

Trà Sen Tây Hồ và Nụ Hoa Trà Cổ dùng hoa do hợp tác xã tự trồng, tự hái, sấy khô thủ công theo đúng mùa hoa — sen thu tháng 6, còn Nụ Hoa Trà Cổ phải chờ đúng vụ hoa của cây chè mới có, cũng như hoa bưởi chỉ về tháng 3, hoa nhài rộ tháng 5–7 — nên ban tổ chức cần hỏi trước số lượng còn, vì đây không phải hàng có sẵn quanh năm và hết vụ là phải đợi năm sau.

Giá niêm yết đã gồm VAT. Giá suất in logo báo riêng theo số lượng.

Hộp Trà Cánh Hạc đáng cân nhắc nhất cho hội nghị có khách bay về tỉnh. Hộp thiếc 120 g chịu va đập tốt hơn hộp giấy, nhỏ gọn trong vali. Hộp Trà Đặc Sản hợp khi số suất rất lớn và cần giữ dưới 100.000đ.

Nếu cần suất phụ rẻ hơn để tặng nhân viên hỗ trợ sự kiện, Hộp Trà Vạn Phúc (hộp giấy 120 g Trà Bắc, 12 gói ấm 10 g) giá 38.000đ. Các mức cao hơn cho khách VIP xem bài quà tặng trà doanh nghiệp theo ngân sách.

Túi lọc, hộp nhỏ, gói ấm kèm thiếp

Trà cho hội nghị có hai phần: quà mang về và trà phục vụ tại chỗ. Mỗi phần hợp một quy cách khác nhau.

Quà mang về: gói ấm 10 g

Hầu hết hộp và set quà có lựa chọn đóng gói ấm 10 g. Mỗi gói pha một ấm, đại biểu không phải cân trà. Anh chị có thể đặt một thiếp nhỏ trong hộp, ghi tên hội nghị và cách pha ngắn gọn: nước khoảng 80–85°C, hãm 30–45 giây.

Trà phục vụ giờ nghỉ: Tấm Đinh Túi Lọc

Trà Tấm Đinh Túi Lọc đóng túi 500 g gồm 50 gói, giá 110.000đ, tức 220.000đ/kg. Mỗi gói pha một ly hoặc một bình nhỏ tại quầy trà giữa phiên. Đây là quy cách phục vụ tại chỗ, không phải hộp quà. Cách dùng trà tấm và túi lọc cho văn phòng, sự kiện có trong bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc.

Nghệ nhân pha trà tại sự kiện

Với hội nghị khách hàng muốn có điểm nhấn, hợp tác xã có dịch vụ nghệ nhân pha trà tại sự kiện. Góc pha trà vừa phục vụ đại biểu, vừa giới thiệu chính dòng trà trong hộp quà họ sẽ mang về. Anh chị hỏi lịch và chi phí khi gửi yêu cầu.

In logo sự kiện từ 200 suất, 3–7 ngày

Hội nghị thường có 200 đại biểu trở lên, đủ mốc in logo miễn phí. Nội dung in nên gồm logo doanh nghiệp, tên hội nghị và năm. Không nên in ngày cụ thể nếu dự trù dư suất dùng cho sự kiện sau.

1. Gửi số đại biểu dự kiến, ngân sách mỗi suất, ngày sự kiện, địa điểm.
2. Nhận đề xuất, báo giá, ảnh mẫu và bản in thử. Muốn hộp thật làm mẫu thì mua theo giá hỗ trợ đại lý.
3. Cọc 20%. Hợp tác xã làm logo riêng sau khi nhận cọc.
4. Duyệt bản in. Sản xuất 3–7 ngày tính từ ngày duyệt.
5. Nhận hàng, thanh toán phần còn lại.

Số đại biểu hay thay đổi đến phút cuối. Chúng tôi khuyên đặt dư khoảng 5–10% so với danh sách xác nhận, phần dư dùng cho khách mời phát sinh.

Giao đến địa điểm tổ chức

Thông tin cần gửi	Vì sao
Tên, địa chỉ khách sạn hoặc trung tâm hội nghị	Nhiều nơi chỉ nhận hàng ở cổng dịch vụ
Khung giờ được nhận hàng	Tránh giờ đang diễn ra sự kiện khác
Người nhận tại chỗ, số điện thoại	Để ký nhận và đếm thùng
Ngày nhận muộn nhất	Nên trước ngày sự kiện ít nhất 1–2 ngày để xếp túi quà

Thời gian vận chuyển thông thường 3–5 ngày. Phương án giao đến địa điểm chúng tôi báo cùng báo giá.

Cọc 20%, hoá đơn

Đơn quà hội nghị in logo cọc 20%, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng; quà có sẵn không in logo không cọc. Hoá đơn VAT xuất theo thông tin doanh nghiệp tổ chức. Nếu bộ phận mua hàng yêu cầu hồ sơ nhà cung cấp, hợp tác xã gửi đăng ký hợp tác xã 4601620037, giấy ATTP và phiếu kiểm nghiệm gần nhất. Danh mục đầy đủ xem bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.