Hạch toán quà tặng trà cho khách hàng: hoá đơn, bảng kê và chi phí được trừ

Bài này dành cho kế toán và phòng hành chính doanh nghiệp đặt quà trà cuối năm. Mỗi mùa Tết, chúng tôi nhận nhiều câu hỏi kiểu “hoá đơn ghi thế nào để quyết toán” hay “tặng nhân viên và tặng khách có khác nhau không”. Bài tổng hợp các điểm pháp lý chính kèm số hiệu văn bản còn hiệu lực đến 09/2026. Đây là định hướng chung, không thay cho tư vấn thuế. Với khoản chi lớn, anh chị nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đại lý thuế.

Mua quà có hoá đơn VAT: cần gì trên hoá đơn

Hoá đơn mua vào là chứng từ đầu tiên để ghi nhận chi phí. Khi nhận hoá đơn từ nhà cung cấp quà, kế toán kiểm:

Ô trên hoá đơn	Cần đúng	Lỗi hay gặp
Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua	Theo đăng ký thuế của doanh nghiệp	Ghi tên phòng ban, tên cá nhân đặt hàng
Tên hàng hoá	Tên từng loại set, hộp, trà	Ghi chung “quà Tết” không có chi tiết
Số lượng, đơn giá	Khớp đơn đặt hàng, biên bản giao nhận	Gộp nhiều loại giá vào một dòng
Thuế suất, tiền thuế GTGT	Theo quy định cho từng mặt hàng	Tự ghi một thuế suất cho cả đơn có ấm chén và trà
Hình thức thanh toán	Chuyển khoản với giao dịch từ 5 triệu đồng	Trả tiền mặt đơn lớn

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi mua hàng hoá từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện được trừ. Với đơn quà Tết in logo, hợp tác xã Tâm Trà Việt mở đơn từ tháng 10, chốt đơn chậm nhất 3 tuần trước Tết, nhận cọc 20% và phần còn lại khi giao, anh chị nên chuyển khoản cả hai lần; quà có sẵn không cọc.

Tặng khách hàng và tặng nhân viên: hạch toán khác nhau

Tiêu chí	Tặng khách hàng, đối tác	Tặng nhân viên
Bản chất khoản chi	Chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh (quan hệ khách hàng, bán hàng)	Chi phúc lợi cho người lao động
Điều kiện được trừ thuế TNDN	Gắn với hoạt động kinh doanh, đủ hoá đơn, chứng từ	Như trên, và tổng chi phúc lợi trong giới hạn
Giới hạn	Luật Thuế TNDN 2025 không nêu mức trần riêng cho quà khách hàng; xét theo điều kiện chung	Nghị định 320/2025/NĐ-CP: tổng chi phúc lợi không quá 1 tháng lương bình quân trong năm
Hoá đơn khi tặng	Hàng hoá biếu, tặng thuộc diện lập hoá đơn (Điều 4 NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025)	Như trên; trường hợp trả thay lương cũng phải lập hoá đơn
Thuế thu nhập cá nhân	Người nhận là cá nhân tự xem nghĩa vụ; quà giá trị lớn nên hỏi cơ quan thuế	Cần xem khoản quà có tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động không

Về thuế thu nhập cá nhân, văn bản hiện hành là Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 (sửa đổi bởi Luật số 09/2026/QH16) và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Cách xác định quà hiện vật cho nhân viên có tính vào thu nhập chịu thuế hay không, kế toán nên đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi cơ quan thuế.

Về giá trị ghi trên hoá đơn khi biếu tặng và thuế giá trị gia tăng tương ứng, anh chị áp dụng hướng dẫn hiện hành của pháp luật thuế giá trị gia tăng. Phần mềm hoá đơn của nhiều doanh nghiệp đã có mẫu cho trường hợp này.

Bảng kê người nhận

Bảng kê người nhận là tài liệu nội bộ. Khi quyết toán hoặc bị kiểm tra, nó giúp chứng minh khoản chi có thật và gắn với kinh doanh. Mẫu chúng tôi thấy nhiều doanh nghiệp dùng:

Cột	Ghi gì
STT, tên đơn vị hoặc người nhận	Tên khách hàng, đối tác; với nhân viên ghi mã nhân viên
Mối quan hệ kinh doanh	Khách hàng, nhà cung cấp, đại lý…
Loại quà, số lượng, giá trị	Khớp hoá đơn mua vào
Ngày giao, người giao	Theo biên bản hoặc phiếu xuất kho
Xác nhận nhận quà	Chữ ký, email hoặc ảnh giao nhận, tuỳ quy chế

Bảng kê nên đi kèm tờ trình hoặc kế hoạch quà tặng được lãnh đạo duyệt, có ngân sách và danh sách dự kiến.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, ban hành ngày 14/06/2025, có hiệu lực từ 01/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 hướng dẫn chi tiết, Thông tư 20/2026/TT-BTC hướng dẫn thêm. Theo các văn bản này, một khoản chi được trừ khi:

1. Thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định.
3. Khoản mua từng lần từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Không thuộc các khoản không được trừ, và với chi phúc lợi thì trong giới hạn.

Để khoản quà khách hàng “gắn với kinh doanh”, hồ sơ nên thể hiện được người nhận là ai và vì sao tặng. Đó là lý do bảng kê và kế hoạch quà quan trọng hơn nhiều người nghĩ.

Quà giá trị cao: lưu hồ sơ gì

Quà giá trị cao, như trà đinh Đinh Ngọc, Đinh Tiến Vua hay set cao cấp kèm ấm chén, dễ bị hỏi kỹ khi kiểm tra. Bộ hồ sơ nên có:

• Tờ trình, quyết định chi của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, báo giá của nhà cung cấp.
• Hoá đơn mua vào, chứng từ chuyển khoản.
• Phiếu nhập, xuất kho quà tặng.
• Hoá đơn lập khi biếu tặng theo quy định.
• Bảng kê người nhận có xác nhận.
• Ảnh quà, mẫu logo in (nếu có) để chứng minh hàng thật.

Chọn quà theo ngân sách từ phổ thông đến cao cấp có trong bài trà làm quà tặng doanh nghiệp theo ngân sách.

Bộ chứng từ khi đặt quà TRAVINA

Khi doanh nghiệp đặt quà tại hợp tác xã Tâm Trà Việt, bộ chứng từ gồm:

Giai đoạn	Chứng từ	Ghi chú
Chốt đơn	Báo giá, đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, ảnh hộp và bản in thử logo	In logo miễn phí từ 200 suất
Đặt cọc	Chứng từ chuyển khoản 20%	Chỉ đơn in logo, làm riêng
Giao hàng	Phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, chứng từ chuyển khoản phần còn lại	Thanh toán phần còn lại khi nhận hàng
Hoá đơn	Hoá đơn VAT ghi chi tiết từng loại set, hộp	Giá niêm yết đã gồm VAT
Hồ sơ sản phẩm	Bản sao giấy tờ, phiếu kiểm nghiệm theo lô khi cần	Dùng cho bộ phận mua hàng duyệt

Nếu muốn hộp thật làm mẫu trước khi duyệt, doanh nghiệp mua hộp mẫu theo giá hỗ trợ đại lý; hoá đơn xuất như đơn mua thường. Số hiệu giấy tờ hợp tác xã có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.