Phục vụ trà tại sự kiện: chuẩn bị, pha mẫu và dọn

Hợp tác xã có nghệ nhân pha trà phục vụ tại sự kiện, và cũng thường đồng hành cùng đại lý khi họ nhận quầy trà cho hội nghị trong địa bàn. Bài này là quy trình vận hành tại chỗ, viết cho đại lý và cho đơn vị tổ chức.

Sự kiện cần bao nhiêu người và bao nhiêu trà

Cách tính nhanh cho một buổi có hai lần giải lao:

• 100 khách: khoảng 400 g trà khô, một người pha, hai bình 10 lít luân phiên.
• 200 khách: khoảng 800 g, hai người, bốn bình 10 lít.
• 300 khách: khoảng 1,2 kg, ba người, sáu bình 10 lít cùng một người chuyên đun nước.

Với hội nghị có bàn chủ toạ hoặc khu tiếp khách VIP, tính thêm một người pha ấm riêng và khoảng 100 g trà hạng cao. Đây là khu vực nên dùng dòng nõn hoặc trà đinh và pha bằng ấm chuyên.

Nên dự phòng thêm 20% trà và 30% ly. Trà thừa mang về được; thiếu giữa buổi thì không xử lý kịp.

Chuẩn bị trước một ngày

1. Khảo sát địa điểm: chỗ đặt quầy, ổ điện, nguồn nước, chỗ đổ bã.
2. Đóng gói theo mẻ. Cân sẵn từng phần trà cho mỗi bình, cho vào túi zip ghi rõ mã và cỡ bình. Tại sự kiện không có thời gian cân.
3. Kiểm thiết bị: bình đun, bình giữ nhiệt, rây lọc, nhiệt kế, thùng đá nếu phục vụ trà đá.
4. Chuẩn bị bảng tên cho từng dòng trà, ghi tên mã và một dòng mô tả vị.
5. Đóng thùng theo danh mục và dán danh sách bên ngoài thùng, để lúc dọn biết thiếu gì.

Cân sẵn theo mẻ là việc tiết kiệm nhiều thời gian nhất trong cả danh sách. Nó cũng bảo đảm vị đồng đều giữa các bình, điều mà cân tại chỗ trong lúc vội không làm được.

Bảng định mức trà, nước và dụng cụ theo số khách

Số khách	Trà khô	Nước	Bình 10 lít	Người pha	Ly
50	200 g	25 lít	2 lượt	1	150
100	400 g	50 lít	2 bình × 2 lượt	1	300
200	800 g	100 lít	4 bình × 2 lượt	2	550
300	1,2 kg	150 lít	6 bình × 2 lượt	3	800
Khu tiếp khách riêng	100 g hạng cao	—	Ấm chuyên 150 ml	1	Chén sứ

Trà dùng cho bình lớn nên là Trà Bắc Truyền Thống hoặc Tấm Đinh, vì ra nước nhanh và giá vốn thấp. Công thức nồi lớn có trong bài giá sỉ Trà Bắc cho quán cà phê, trà đá, nhà hàng.

Ở sự kiện, khách thường uống lúc chưa ăn gì. Ca phục vụ nên chuẩn bị trước theo các bước xử lý khách say trà tại chỗ.

Pha mẫu và phục vụ liên tục

• Pha mẻ đầu trước giờ khai mạc 45 phút, lọc bã ngay, rót vào bình giữ nhiệt.
• Luân phiên hai bình: một bình đang phục vụ, một bình đang hãm. Không để đứt quãng giữa giải lao.
• Không để bã trong bình. Đây là lỗi làm hỏng cả buổi, vì nước cuối giải lao sẽ đắng.
• Khu pha mẫu dùng ấm chuyên, pha trước mặt khách, mỗi lượt 3 đến 4 chén nhỏ. Đây là khu tạo ấn tượng, nên để người pha thạo nhất đứng.
• Một bảng nhỏ ghi tên dòng trà và nơi sản xuất đặt trên quầy, để khách biết mình đang uống gì.

Dọn dẹp và kiểm đồ sau sự kiện

1. Đổ bã và nước thừa đúng nơi ban tổ chức chỉ định.
2. Tráng dụng cụ ngay tại chỗ nếu có nước, để bã không khô bám.
3. Kiểm theo danh sách dán ngoài thùng. Ly, rây, nhiệt kế và thìa là những thứ hay thất lạc nhất.
4. Cân trà còn lại và ghi vào sổ, để lần sau tính định mức sát hơn.
5. Về tới cửa hàng thì rửa kỹ và hong khô toàn bộ dụng cụ trước khi cất.

Ghi lại ba con số sau mỗi sự kiện: số khách thật, lượng trà đã dùng, số ly đã dùng. Sau vài lần, định mức của cửa hàng sẽ chính xác hơn mọi bảng chung.

Biến một buổi sự kiện thành khách lâu dài

Sự kiện là nơi hiếm hoi mà nhiều người ra quyết định mua hàng cùng có mặt một chỗ. Ba việc nên làm ngay tại quầy:

• Bảng giá và danh thiếp đặt sẵn, không cất trong túi. Khách hỏi là đưa được ngay.
• Ghi lại tên đơn vị của người hỏi kỹ, kèm mã trà họ khen. Danh sách này là nguồn khách cho tháng sau.
• Chuẩn bị vài gói nhỏ để tặng cho người hỏi mua, kèm tờ hướng dẫn pha.

Sau sự kiện ba đến năm ngày, liên hệ lại danh sách đã ghi, hỏi họ đã pha thử chưa. Đây là bước đơn giản nhưng ít người làm, và cũng là bước biến một buổi phục vụ thành đơn hàng. Cách thử mẫu chuẩn khi làm việc tiếp với họ có trong quy trình thử mẫu cho khách sỉ.