Tea break hội nghị bằng trà Thái Nguyên: định mức theo số khách

Bài này dành cho đơn vị tổ chức sự kiện, phòng hành chính và trung tâm hội nghị cần lên dự toán đồ uống cho hội thảo, đại hội, lễ ký kết. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Bài không bàn chuyện thưởng trà. Bài chỉ trả lời: cần bao nhiêu trà, pha thế nào cho kịp, và tốn bao nhiêu tiền mỗi khách.

Tea break cần bao nhiêu trà cho 50, 200, 500 khách

Có ba con số cần chốt: số khách, số buổi tea break, và số ly mỗi khách. Bảng dưới dùng giả định mỗi khách 2 ly 150 ml mỗi buổi, định lượng 10 g trà cho 1 lít nước trà.

Số khách	Nước trà mỗi buổi	Trà khô mỗi buổi	Hội nghị 2 buổi (sáng, chiều)
50	15 lít	150 g	300 g
200	60 lít	600 g	1,2 kg
500	150 lít	1,5 kg	3 kg

Nên chuẩn bị dư khoảng một phần mười cho khách phát sinh và ban tổ chức. Nếu sự kiện có tiệc trưa, khách thường uống ít hơn ở buổi chiều. Nếu hội trường nóng, khách chuyển sang trà đá nhiều hơn.

Móc Câu nóng, trà hoa, trà đá: phối thế nào

Tea break đông khách không cần nhiều loại. Hai đến ba bình, dán nhãn rõ, là đủ và dễ kiểm soát.

Loại	Hạng gợi ý	Tỷ lệ gợi ý	Ghi chú
Trà xanh nóng	Trà Móc Câu Đặc Biệt hoặc Trà Xanh Đặc Sản	Khoảng 70% lượng trà	Móc Câu hương cốm, nước êm, hợp khách trung niên và khách mời
Trà hoa	Trà Hoa Nhài	Khoảng 30%	Hợp khách trẻ, khách nước ngoài. Hoa nhài do hợp tác xã tự trồng, ướp thủ công
Trà đá (mùa nóng)	Trà Xanh Đặc Sản	Thay một phần trà nóng	Pha cốt, chắt bã, làm lạnh sẵn, không đổ đá vào trà còn bã
Túi lọc cho khu tự phục vụ	Trà Tấm Đinh Túi Lọc	Tuỳ chọn	Hợp phòng họp nhỏ, phòng chờ diễn giả

Móc Câu Đặc Biệt hái 1 tôm 1 nõn 1 lá non. Chuẩn hái, quy trình và đặc điểm dòng này có trong bài chè Móc Câu Đặc Biệt. Nếu anh chị cần so sánh trà hoa trước khi chọn, xem bài trà sen, trà nhài, trà bưởi.

Pha sẵn trong bình giữ nhiệt: giữ vị thế nào

Sự kiện lớn không thể pha ấm từng bàn. Trà được pha sẵn ở khu hậu cần rồi rót vào bình giữ nhiệt. Rủi ro chính là nước trà sẫm màu và chát dần theo thời gian.

1. Pha cốt ở khu hậu cần với nước khoảng 80–85°C, hãm ngắn, chắt hết bã. Cách pha cốt rồi pha loãng có trong bài 1 kg trà pha được bao nhiêu ấm.
2. Tráng bình giữ nhiệt bằng nước nóng trước khi rót trà.
3. Không để bã hay túi trà trong bình.
4. Pha sát giờ break. Mẻ buổi sáng không để dành cho buổi chiều.
5. Ghi giờ pha lên nhãn bình. Nhân viên biết bình nào cần thay.

Chúng tôi không đưa số giờ giữ vị cố định, vì mỗi loại bình giữ nhiệt khác nhau. Ban tổ chức nên thử trước một ngày: pha một bình, nếm lại sau mỗi giờ, ghi mốc nước bắt đầu sẫm màu.

Dụng cụ, nước, người phục vụ

Hạng mục	Cần chuẩn bị
Nước	Nước sạch đun sôi. Nước máy có mùi clo nên để lắng hoặc dùng nước lọc bình lớn
Đun nước	Nồi hoặc máy đun có chỉnh nhiệt, ổ điện đủ tải ở khu hậu cần
Hãm cốt	Nồi inox, túi lọc vải hoặc giỏ lưới, cân điện tử
Phục vụ	Bình giữ nhiệt có vòi, nhãn tên trà, ly sứ hoặc ly giấy chịu nhiệt
Người	Một người lo pha ở hậu cần, người khác lo châm bình và dọn ly. Không để một người vừa pha vừa phục vụ

Sự kiện muốn biến bàn trà thành điểm trải nghiệm có thể mời nghệ nhân pha trà. Hợp tác xã có dịch vụ nghệ nhân pha trà tại sự kiện. Anh chị liên hệ để trao đổi theo quy mô và kịch bản chương trình.

Chi phí trà mỗi khách

Tính theo giả định 3 g trà mỗi khách mỗi buổi và giá niêm yết.

Loại trà	Giá niêm yết	Mỗi khách mỗi buổi	200 khách, 1 buổi
Trà Xanh Đặc Sản	350.000đ/kg	khoảng 1.050đ	210.000đ
Trà Móc Câu Đặc Biệt	450.000đ/kg	khoảng 1.350đ	270.000đ
Trà Hoa Nhài	1.200.000đ/kg	khoảng 3.600đ	720.000đ
Trà Tấm Đinh Túi Lọc	110.000đ/50 gói	2.200đ mỗi gói	Tuỳ số gói dùng

Hoa nhài dùng ướp trà do hợp tác xã tự trồng, tự hái và sấy thủ công theo đúng mùa hoa thực tế — hoa bưởi vào tháng 3, sen vào tháng 6, nhài rộ tháng 5–7, còn Nụ Hoa Trà Cổ phải đợi đúng vụ hoa của cây chè mới có; sản lượng theo tay nghệ nhân nên hết mùa là chờ vụ sau, nhóm trà hoa không phải mặt hàng có sẵn quanh năm.

So với tổng ngân sách tea break gồm bánh, trái cây, nhân sự, tiền trà là phần nhỏ. Vì vậy nâng từ hạng phổ thông lên Móc Câu Đặc Biệt ít ảnh hưởng ngân sách mà khách cảm nhận rõ.

Đặt hàng theo sự kiện

• Quy cách: Móc Câu Đặc Biệt đóng túi 100 g và 200 g. Sự kiện 500 khách một buổi cần khoảng 8 túi 200 g. Trà Xanh Đặc Sản có thêm túi 500 g.
• Đơn sỉ theo kg từ 10 kg. Hội nghị nhỏ hơn mức này mua theo giá niêm yết tại cửa hàng của hợp tác xã. Đơn vị tổ chức sự kiện định kỳ nên gom đơn theo quý.
• Giao 3–5 ngày. Đặt trước ngày sự kiện ít nhất một tuần để kịp thử pha.
• Thanh toán: không thu cọc tiền hàng, chỉ chuyển trước phí vận chuyển, thanh toán khi nhận hàng, không công nợ, có hoá đơn VAT.
• Mẫu thử: miễn phí, anh chị trả phí ship.