Khách hỏi mã trà mình không có: nhập thêm hay giới thiệu sang nơi khác

Bài này dành cho chủ cửa hàng, đại lý và nhà phân phối đang cân nhắc mở rộng danh mục. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Mỗi tháng chúng tôi cũng nhận những cuộc hỏi về dòng hàng mình không làm, nên phần dưới là cách chúng tôi và nhiều đối tác trong hệ thống xử lý tình huống này.

Khách hỏi mã mình không có: xử lý ngay tại quầy

Ba bước trong vòng vài phút.

Bước một, nói thật là chưa có. Nghe đơn giản nhưng nhiều điểm bán nhận đại rồi đi gom, và lô đầu tiên gần như luôn có vấn đề. Khách nhớ lời hứa, không nhớ lý do.

Bước hai, hỏi ba câu để hiểu nhu cầu thật. Khách cần bao nhiêu, cần khi nào, và mua để uống hay để biếu. Rất nhiều trường hợp khách chỉ nhớ một cái tên nghe được ở đâu đó, còn nhu cầu thật là “một loại trà xanh ngon để biếu”. Khi đó anh chị giới thiệu mã mình đang có, cho thử tại chỗ, là xong.

Bước ba, nếu khách thực sự cần đúng mã đó, ghi phiếu nhu cầu rồi chỉ chỗ mua. Chỉ chỗ mua không làm mất khách; ngược lại, đó là lý do khách quay lại hỏi anh chị lần sau. Với dòng trà vùng cao, anh chị có thể chỉ khách sang kênh bán lẻ chính thức của chúng tôi: nhóm trà Shan Tuyết trên Thuận Trà Thái Nguyên.

Nhập thêm hay giới thiệu nơi khác

Ranh giới nằm ở chỗ: mã mới có làm tăng giá trị mỗi lần khách ghé hay chỉ làm dày kho.

Nghiêng về nhập thêm khi: cùng một mã được hỏi lặp lại nhiều lần trong vài tháng; mã đó bổ sung cho danh mục hiện có chứ không giẫm lên; có nhà cung cấp chịu trách nhiệm chất lượng bằng giấy tờ; và hàng có hạn dùng đủ dài để anh chị bán hết.

Nghiêng về giới thiệu nơi khác khi: chỉ một khách hỏi; số lượng nhỏ nhưng phải nhập lô lớn; nguồn hàng không có giấy tờ; hoặc mã đó đòi điều kiện bảo quản khác hẳn kho hiện tại của anh chị.

Trước khi kết luận, hãy nhìn lại danh mục đang có. Rất thường xuyên, khoảng trống thật nằm trong chính dòng hàng anh chị đang bán chứ không nằm ở một vùng trà khác. Bảng phân hạng để anh chị soát lại có ở bài phân hạng chè Thái Nguyên từ trà bắc tới trà đinh.

Bảng tiêu chí quyết định nhập thêm mã mới

Tiêu chí	Cách tự đo tại điểm bán	Nên nhập khi	Nên dừng khi
Tần suất hỏi	Ghi sổ mỗi lần khách hỏi, kèm ngày	Lặp lại đều trong ít nhất hai đến ba tháng	Chỉ vài lần rời rạc, từ cùng một nhóm khách
Giá trị mỗi đơn	Nhân giá bán dự kiến với số lượng khách hỏi	Đủ bù công tìm nguồn và công quản lý thêm một mã	Doanh thu dự kiến nhỏ hơn công sức bỏ ra
Vốn phải bỏ	Lấy số lượng nhập tối thiểu nhân giá nhập	Nằm trong phần vốn anh chị chấp nhận đọng	Phải nhập lô lớn hơn nhiều so với nhu cầu thật
Hạn dùng	Hỏi hạn dùng và so với tốc độ bán dự kiến	Bán hết trước hạn với biên an toàn	Hạn ngắn, hàng dễ xuống chất trong kho
Khả năng trả hàng	Hỏi rõ chính sách đổi trả bằng văn bản	Có điều khoản đổi hoặc mua lại rõ ràng	Bên bán chỉ hứa miệng
Ai bảo hành chất lượng	Xin giấy tờ cơ sở và phiếu kiểm nghiệm theo lô	Có pháp nhân đứng tên, có mã lô truy được	Hàng gom lẻ, không ai đứng tên chịu trách nhiệm

Đủ năm trên sáu dòng thì nhập thử lô nhỏ. Thiếu dòng cuối thì không nhập, bất kể năm dòng còn lại đẹp đến đâu.

Rủi ro khi ôm hàng lạ

Vốn đọng. Một mã bán chậm chiếm chỗ trên kệ và chiếm tiền lẽ ra dùng để giữ hàng chạy. Mấy mã như vậy cộng lại đủ làm chậm cả vòng quay của cửa hàng.

Nhập thêm một mã đồng nghĩa với mở thêm một nhà cung cấp, nên anh chị nên tính cả chi phí thẩm định. Quy trình nằm ở bài kiểm nguồn hàng trước khi nhập.

Hàng xuống chất trong kho. Trà là hàng hút ẩm và hút mùi. Mã lạ, bán chậm, để lâu thì mở ra đã mất hương. Cách giữ kho chúng tôi viết trong bài bảo quản trà và phòng mốc tại điểm bán.

Không giải trình được khi khách khiếu nại. Hàng gom lẻ thường không có mã lô và không có phiếu kiểm. Khách hỏi một câu là anh chị hết đường trả lời.

Loãng nhận diện. Cửa hàng bán đủ thứ trà từ mọi vùng thường khó tạo lý do để khách quay lại. Hai đến ba dòng làm sâu vẫn hiệu quả hơn mười dòng làm nông.

Một lưu ý về hình thức hợp tác: chúng tôi không nhận ký gửi hàng. Đối tác nhập đứt theo đơn, đổi lại được bảo vệ bằng chính sách mua lại 70% giá buôn cho đơn nhập đầu tiên trong 06 tháng kể từ ngày nhận, với hàng nguyên seal, còn hạn, kèm phiếu xuất kho gốc và gửi về trước hạn tối thiểu 01 tháng. Nhờ vậy lô thử không biến thành hàng tồn.

Ghi nhận nhu cầu để đặt gom

Phiếu nhu cầu là công cụ rẻ tiền nhất để quyết định đúng. Mỗi lần khách hỏi mã không có, ghi năm trường: ngày, mã khách hỏi, số lượng, mức giá khách chờ, và khách là ai (khách lẻ, quán, doanh nghiệp).

Sau hai đến ba tháng, anh chị mở sổ ra là thấy ngay mã nào đáng nhập. Cách này thay cho cảm giác “hình như nhiều người hỏi”, vốn hay dẫn tới quyết định sai.

Khi đã đủ số, gom nhu cầu thành một đơn thay vì nhập lắt nhắt. Với hàng của chúng tôi, đơn sỉ tính theo kg từ 10 kg, và đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ 100% phí vận chuyển, nên gom đơn có lợi hơn hẳn. Trước khi gom, anh chị xin mẫu thử miễn phí và chỉ trả phí vận chuyển mẫu, pha thử tại quầy rồi mới chốt số lượng.

Với nhóm khách quán và nhà hàng, bảng giá theo kg cho kênh này có ở bài giá sỉ trà bắc cho quán cà phê. Nếu nhu cầu lớn và đều, anh chị xem thêm hình thức cung cấp chè số lượng lớn. Điều kiện mua lẻ cho khách anh chị giới thiệu sang có tại trang mua sỉ của Thuận Trà Thái Nguyên.