Nhận và nghiệm thu lô quà Tết: ba lớp kiểm và bảng kiểm một trang

Sai lầm phổ biến nhất mà chúng tôi thấy không phải ở khâu đặt hàng, mà ở khâu này: hàng về, ký nhận, đẩy vào kho, rồi mở ra vào đúng sáng ngày phát quà.

Nếu mọi thứ đúng thì không sao. Nhưng nếu thiếu mười lăm suất, hoặc một lô in sai tên phòng ban, thì lúc đó không còn gì để làm ngoài việc xin lỗi. Trong khi nếu mở ra từ hôm hàng về, mười ngày trước đó, thì phần lớn tình huống đều còn sửa được.

Bài này viết cho người được giao việc nhận hàng — thường là hành chính, kho, hoặc cán bộ công đoàn.

Nghiệm thu lô quà Tết: ba lớp kiểm, làm theo thứ tự

Lớp 1 — Đếm thùng, đối chiếu vận đơn

Làm ngay lúc xe còn đó, trước khi ký nhận. Ba việc:

• Đếm số thùng và so với số ghi trên vận đơn. Nghe hiển nhiên, nhưng đây là lúc duy nhất sửa được miễn phí.
• Nhìn tình trạng ngoài thùng: thùng móp, ướt, băng keo bị rạch. Nếu có, ghi thẳng lên vận đơn trước khi ký — ký trơn rồi mới kêu thì rất khó.
• Chụp một tấm ảnh toàn cảnh lô hàng khi vừa hạ xuống. Một tấm là đủ, không cần cầu kỳ.

Lớp 2 — Đối chiếu nhãn chia nhóm

Đây là lớp đặc thù của đơn quà Tết, và là lớp hay bị bỏ qua nhất.

Nếu đơn có nhiều nhóm người nhận hoặc nhiều điểm phát, mỗi thùng phải có nhãn ghi rõ nhóm hoặc đơn vị nhận, số lượng bên trong, và số thứ tự. Việc của lớp này là cộng lại xem tổng các nhãn có khớp tổng đơn không, và mỗi nhóm có đủ số thùng như kế hoạch không.

Mười lăm phút cho việc này tiết kiệm được cả buổi vào ngày phát.

Lớp 3 — Mở mẫu kiểm hình thức

Không mở hết, và cũng không chỉ mở một hộp.

Quy tắc chúng tôi vẫn dùng: mở mỗi nhóm hàng ít nhất ba hộp, lấy từ ba thùng khác nhau, ưu tiên thùng đầu, thùng giữa và thùng cuối của lô. Với đơn trên năm trăm suất thì mở khoảng 2% là hợp lý.

Mở ra xem bốn thứ:

1. Đúng mã hàng và đúng quy cách như trên hợp đồng — tên sản phẩm, khối lượng ghi trên bao bì.
2. Hình thức hộp: góc có móp không, màu có đều giữa các hộp không, nắp có khít không.
3. Phần in nhận diện: logo đúng chưa, chữ có sai chính tả không, vị trí có lệch không. So với bản maquette đã duyệt, không so với trí nhớ.
4. Hạn dùng in trên bao bì — còn đủ dài so với thời điểm phát và thời gian người nhận sẽ dùng.

Phần chất lượng trà bên trong thì không thuộc lớp này. Nếu anh chị muốn kiểm cả trà, chúng tôi có bài riêng về mở thùng và kiểm hàng trà — nhưng với đơn quà tặng, thứ quyết định là hồ sơ kiểm nghiệm của lô, không phải cảm quan tại chỗ.

Ai nên là người nghiệm thu lô quà Tết

Một chi tiết nhỏ nhưng đáng nói: người nghiệm thu tốt nhất không phải người đã đặt hàng.

Người đặt hàng đã nhìn mẫu nhiều lần, quen mắt, và có tâm lý muốn mọi thứ ổn. Người khác mở ra sẽ nhìn bằng con mắt của người nhận quà — tức đúng con mắt cần có.

Trong thực tế, cách gọn nhất là hai người: người đặt hàng đối chiếu hợp đồng và số lượng, một người thứ hai xem hình thức. Nếu đơn có in nhận diện, người thứ hai nên là người trong bộ phận đã duyệt maquette.

Biên bản nghiệm thu quà Tết ghi gì

Không cần dài. Một trang, sáu dòng, ký hai bên hoặc ký nội bộ nếu nhà cung cấp đã về. Phiếu kiểm nghiệm và hồ sơ tự công bố mà bên bán phải xuất trình được quy định ở Nghị định 15/2018/NĐ-CP.

Dòng cuối là dòng có giá trị nhất. “Nhận có bảo lưu” là cách ký nhận mà vẫn giữ quyền yêu cầu xử lý — hợp với tình huống chưa kiểm hết ngay lúc đó nhưng không thể giữ xe lại.

Ba tình huống hay gặp khi nghiệm thu lô quà Tết và mốc còn cứu được

Thiếu suất

Thường do lệch giữa số chốt cuối và số thực xuất, hoặc do một thùng thất lạc trên đường. Báo trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận — lúc đó nhà cung cấp còn đối chiếu được với phiếu xuất kho và với đơn vị vận chuyển.

Nếu đơn có in nhận diện, phần bổ sung cần thêm thời gian sản xuất. Vì vậy mốc an toàn là: phát hiện thiếu trước ngày phát ít nhất mười ngày thì còn bù kịp; sát hơn thì phải chấp nhận bù bằng hộp không in, hoặc lùi một nhóm sang phát sau.

Hộp móp, hỏng bao bì

Với lô vài trăm suất, có vài hộp móp góc là chuyện bình thường của vận chuyển — đó là lý do phải có khoản dự phòng khi đặt. Cần phân biệt hai trường hợp: móp rải rác thì lấy hộp dự phòng thay, còn móp tập trung ở một số thùng thì đó là dấu hiệu thùng bị va đập hoặc xếp sai, nên chụp ảnh và báo lại để đổi cả phần đó.

In sai nhận diện

Ít gặp nhất nhưng nặng nhất, vì không thể chữa bằng cách thay vài hộp. Cách chặn duy nhất là ở khâu trước: duyệt maquette bằng bản in thử, không duyệt bằng file trên màn hình, và giữ lại bản đã duyệt có chữ ký để đối chiếu khi nghiệm thu.

Nếu đã xảy ra, phần xử lý thuộc về quy trình khiếu nại — chúng tôi có bài riêng về khiếu nại lô hàng lỗi, trong đó phần bằng chứng và thời hạn báo áp dụng được cho cả hàng quà tặng.

Bảng kiểm nghiệm thu lô quà Tết một trang để in ra dùng

Nghiệm thu lô quà Tết khi hàng về theo nhiều đợt

Đơn lớn hiếm khi về một lần. Nhà cung cấp thường chia hai tới ba đợt để kịp đóng gói, và đây là chỗ sinh ra phần lớn tranh cãi cuối mùa: đợt một kiểm kỹ, đợt hai kiểm qua loa vì đã tin, đợt ba thì hàng về sát ngày phát nên không ai kiểm nữa.

Nguyên tắc đơn giản là mỗi đợt nghiệm thu như một lô độc lập, có biên bản riêng, có mã lô riêng ghi vào biên bản. Đừng gộp ba đợt vào một biên bản ký cuối cùng — khi phát sinh vấn đề sẽ không truy được lỗi nằm ở đợt nào, và bên bán cũng khó xử lý vì mỗi đợt có thể ra từ mẻ sao khác nhau.

Với đợt cuối về sát ngày phát, rút gọn còn hai việc bắt buộc: đếm thùng đối chiếu vận đơn, và mở đúng một hộp mỗi mã để xem nhận diện in có trùng đợt trước không. Hai việc đó mất mười lăm phút và chặn được tình huống khó chịu nhất — cùng một đợt phát mà hộp của người này khác hộp của người kia.

Hai đợt hàng lệch màu hộp thì có phải lỗi không?

Có, và nên báo ngay trong ngày nhận. Giấy in hộp giữa hai lần in có thể lệch nhẹ về sắc độ, điều đó bình thường với nhà in, nhưng không bình thường với người nhận quà đứng cạnh nhau. Cách xử lý thực tế là không trộn hai đợt trong cùng một điểm phát: phát hết đợt một cho các phòng ban ở trụ sở, đợt hai đi các điểm khác. Nếu buộc phải trộn thì đề nghị bên bán bù phần chênh bằng cách đổi hộp cho một nhóm nhỏ, chứ đừng đổi cả lô — vừa chậm vừa tốn.

Câu hỏi thường gặp

Nghiệm thu lô quà Tết xong rồi mới phát hiện thiếu thì có đòi được không?

Được, nếu báo sớm và có căn cứ. Thứ quyết định là thời điểm báo và biên bản nghiệm thu. Báo trong vòng 24 giờ kèm biên bản có ghi số thực nhận thì việc đối chiếu rất nhanh. Còn ký nhận trơn rồi ba tuần sau mới nói thì cả hai bên đều khó, vì không ai biết sai lệch xảy ra ở chặng nào.

Có bắt buộc phải mở hộp ra kiểm không, mở rồi thì hộp đó còn tặng được không?

Nên mở, và hộp đã mở vẫn tặng được nếu bao bì không hỏng — nhưng cách gọn hơn là dành vài suất dự phòng làm hàng mẫu ngay từ khi đặt, mở thoải mái mà không tiếc. Chúng tôi vẫn khuyên khách để riêng hai ba suất cho việc này.

Cất quà Tết trong kho công ty nửa tháng có ảnh hưởng gì không?

Với trà thì hai thứ cần tránh là ẩm và mùi lạ. Kho khô ráo, kê cao khỏi sàn, không để cạnh hoá chất, sơn, thực phẩm nặng mùi là đủ. Nhiệt độ phòng bình thường không thành vấn đề. Đây cũng là lý do nên nhận hàng sớm mà không lo — trà không hỏng trong hai tuần, chỉ có bao bì mới sợ ẩm.

Ai nên ký biên bản nghiệm thu khi nhà cung cấp không có mặt?

Người nhận hàng và một người làm chứng trong công ty là đủ cho nội bộ. Bản đó gửi cho nhà cung cấp qua thư điện tử ngay trong ngày, coi như thông báo chính thức. Cách này vừa nhanh vừa đủ căn cứ, và tránh phải hẹn lịch gặp trong tháng bận nhất năm.

Kho của công ty không có kệ, đặt thùng quà xuống nền được không?

Không nên, và đây là lỗi hay gặp nhất ở khâu sau nghiệm thu. Nền kho hút ẩm ngược lên đáy thùng, nhất là những ngày nồm cuối tháng Chạp ở miền Bắc. Trà bên trong có túi hút chân không nên không hỏng ngay, nhưng vỏ hộp giấy sẽ mềm đi thấy rõ sau một tuần, góc hộp bị cong và mất độ sắc — người nhận sẽ nghĩ hàng cũ.

Cách chữa rẻ nhất là kê pallet gỗ hoặc nhựa, không có thì lót hai lớp thùng carton rỗng rồi xếp hàng lên trên, cách tường ít nhất hai mươi centimet để không khí đi được quanh chồng hàng. Xếp cao tối đa năm thùng, thùng nặng dưới nhẹ trên. Tránh xếp cạnh cửa ra vào và cạnh chỗ để nước uống của kho.

Nguồn gốc lô trà

Toàn bộ trà trong bài do Hợp tác xã Tâm Trà Việt trồng và sao tại Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên, 100% hái tay, không pha trộn trà ngoại tỉnh. Vùng nguyên liệu đạt VietGAP số DVCL-VG-TT-24-19-68 do DVCL chứng nhận. Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản làm tại cơ sở Đại Từ; Trà Móc Câu Đặc Biệt trở lên làm tại cơ sở La Bằng, nơi được cấp ISO 22000:2018. Mỗi đơn hàng kèm hồ sơ công bố sản phẩm và phiếu kiểm nghiệm của lô tương ứng, cùng giấy uỷ quyền phân phối và hoá đơn VAT.