Chưa có sản phẩm trong giỏ hàng.
Kinh nghiệm & kiến thức
Mẫu hợp đồng ngoại thương bán trà: điền invoice, packing list khớp nhau
04
Th11
Th11
Mẫu hợp đồng ngoại thương bán trà là văn bản gốc của một lô xuất khẩu chính ngạch: hai bên chốt hàng, số lượng, chất lượng, giá theo Incoterms 2020, thanh toán, giao hàng, đóng gói, chứng từ và trọng tài. Từ hợp đồng mới lập commercial invoice và packing list; ba chứng từ phải khớp nhau và khớp tờ khai hải quan, C/O.
Bài hướng dẫn điền từng điều của mẫu hợp đồng ngoại thương, các trường của invoice, packing list, ví dụ lô trà xanh của “Công ty ABC” bán cho “XYZ Trading Co.” (giả định), kèm hai file tải về. Cuối bài là hồ sơ lô HTX Tâm Trà Việt cấp cho doanh nghiệp mua nguồn trà xuất khẩu.
Mẫu hợp đồng ngoại thương đi cùng những chứng từ nào khi xuất trà?
Một lô trà xuất chính ngạch có hai nhóm giấy tờ. Nhóm người bán tự lập: hợp đồng, commercial invoice (hóa đơn thương mại), packing list (phiếu đóng gói). Nhóm do bên khác cấp: vận đơn, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy kiểm dịch thực vật, phiếu kiểm nghiệm, chứng từ bảo hiểm nếu giao CIF.
Mẫu hợp đồng ngoại thương nằm ở gốc. Tên hàng, số lượng, điều kiện giao hàng, cảng đi, cảng đến ghi trong hợp đồng được chép sang mọi chứng từ còn lại. Sai một chữ ở hợp đồng là sai dây chuyền; thanh toán bằng thư tín dụng thì ngân hàng có thể từ chối bộ chứng từ chỉ vì lệch tên hàng.
| Chứng từ | Ai lập, ai cấp | Dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Hợp đồng ngoại thương | Hai bên cùng ký | Căn cứ của lô hàng, thanh toán, tranh chấp |
| Commercial invoice | Người bán | Đòi tiền; người mua khai nhập khẩu |
| Packing list | Người bán | Chi tiết từng kiện, trọng lượng, mã lô |
| Tờ khai xuất khẩu | Người xuất khẩu khai điện tử | Thông quan hàng ra khỏi Việt Nam |
| Vận đơn (B/L) | Hãng tàu, giao nhận | Nhận hàng ở cảng đến |
| C/O, kiểm dịch, kiểm nghiệm | Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền | Thuế ưu đãi, yêu cầu nước nhập |
Mẫu hợp đồng ngoại thương có bắt buộc lập bằng văn bản?
Có. Khoản 2 Điều 27 Luật Thương mại 2005 (Luật số 36/2005/QH11) quy định mua bán hàng hóa quốc tế phải thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương; xuất khẩu là một hình thức mua bán hàng hóa quốc tế. Ký qua thư điện tử, chữ ký số thì ghi rõ trong hợp đồng.
Quốc hội đang xem xét dự án sửa Luật Thương mại; theo VCCI, dự kiến biểu quyết ngày 13/11/2026, hiệu lực từ 01/3/2027. Lô ký sau mốc đó nên đọc lại phần căn cứ của mẫu hợp đồng ngoại thương.
Ai lập mẫu hợp đồng ngoại thương, gửi cho ai?
Thường bên bán soạn mẫu hợp đồng ngoại thương sau khi người mua đồng ý báo giá (offer) hoặc gửi đơn đặt hàng, gửi bản nháp qua thư điện tử để người mua sửa rồi hai bên ký. Nhà nhập khẩu lớn có khi gửi mẫu của họ; khi đó vẫn dò từng điều như dưới đây.
Bên bán phải là thương nhân đứng tên trên tờ khai. Cơ sở sản xuất bán trà cho doanh nghiệp xuất khẩu là giao dịch trong nước, dùng hợp đồng mua bán thường hoặc hợp đồng nguyên tắc cả năm, không dùng mẫu hợp đồng ngoại thương.
Cách điền 13 điều của mẫu hợp đồng ngoại thương bán trà
Ví dụ dưới mỗi phần là lô giả định: Công ty ABC bán 2.000 kg trà xanh Thái Nguyên cho XYZ Trading Co., giao tại cảng Hải Phòng; số liệu chỉ để minh họa cách điền mẫu hợp đồng ngoại thương.
Phần đầu: số hiệu và thông tin hai bên
Ghi số hợp đồng, ngày, nơi ký; tên, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản ngân hàng kèm mã SWIFT, người đại diện từng bên. Tên người mua ghi đúng giấy đăng ký của họ, vì ngân hàng đối chiếu tên khi nhận tiền. Lỗi hay gặp: viết tắt tên công ty ở hợp đồng nhưng viết đủ ở invoice. Ví dụ: số ABC-XYZ/2026-01.
Điều 1–3: hàng hóa, số lượng, chất lượng
Điều 1 của mẫu hợp đồng ngoại thương ghi tên hàng bằng một câu cố định, dùng lại nguyên văn trên mọi chứng từ, kèm mã HS. Điều 2 ghi kg trọng lượng tịnh và dung sai, ví dụ ±5% do bên bán chọn, phòng khi cân thực tế lệch. Điều 3 dựa vào mẫu đối chứng hai bên ký niêm phong và bảng thông số: độ ẩm, tạp chất, ngoại hình, màu nước, chỉ tiêu dư lượng.
Phần chất lượng của mẫu hợp đồng ngoại thương bán trà hay bị viết chung chung “chất lượng tốt”; khi khiếu nại, câu đó không làm căn cứ được. Ví dụ: “Thai Nguyen green tea, 200 g vacuum bags”; 2.000 kg N.W. ±5%; theo mẫu đối chứng số 01.
Điều 4: giá và Incoterms 2020
Incoterms do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành. Theo tài liệu “Know Your Incoterms” của Cơ quan Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ (ITA), bản 2020 có 11 điều kiện: 7 điều kiện cho mọi phương thức vận tải (EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP) và 4 điều kiện cho đường biển, đường thủy nội địa (FAS, FOB, CFR, CIF).
Incoterms chỉ áp dụng khi mẫu hợp đồng ngoại thương dẫn chiếu. Viết “FOB” trơn là thiếu; viết đúng: “FOB Hai Phong Port, Incoterms 2020”. Giao CIF thì người bán mua bảo hiểm tối thiểu theo điều kiện C; CIP thì điều kiện A. Hàng container giao ở bãi thường hợp FCA hơn FOB. Trong file, đơn giá để “……”; tổng trị giá ghi bằng số và bằng chữ.
Điều 5: thanh toán
Lô trà nhỏ và vừa hay dùng chuyển tiền (T/T) có phần trả trước, hoặc thư tín dụng (L/C) trả ngay theo UCP 600. Điều 5 của mẫu hợp đồng ngoại thương ghi tỷ lệ, hạn trả, ngân hàng hưởng lợi, ai chịu phí. Dùng L/C thì từng chữ trên invoice, packing list phải khớp L/C.
Điều 6–7: giao hàng, đóng gói, ký mã hiệu
Điều 6 của mẫu hợp đồng ngoại thương ghi hạn giao, cảng xếp, cảng dỡ, giao từng phần, chuyển tải. Chè Thái Nguyên thu hái tháng 3–10, tháng 11–2 cây nghỉ; lô ký mùa đông nên tính hàng có sẵn trước khi chốt ngày giao.
Điều 7 ghi quy cách: túi mấy gam, mấy túi một thùng, bao có lót PE không. Ký mã hiệu gồm tên hàng, mã lô, số kiện trên tổng số kiện, trọng lượng tịnh, cả bì, “Product of Vietnam” và mã người mua chỉ định. Pallet gỗ xử lý theo tiêu chuẩn ISPM 15. Ví dụ: túi 200 g, 20 túi/thùng carton 5 lớp; bao 20 kg lót PE.
Điều 8–9: chứng từ và kiểm tra
Điều 8 của mẫu hợp đồng ngoại thương liệt kê chứng từ người bán phải giao và số bản gốc: invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy kiểm dịch, phiếu kiểm nghiệm, chứng từ bảo hiểm. Danh sách này là căn cứ thanh toán. Điều 9 ghi ai giám định trước khi giao, kết quả có giá trị cuối cùng hay tham khảo, người mua được giám định lại trong bao lâu.
Điều 10–13: bất khả kháng, khiếu nại, luật áp dụng
Phần bất khả kháng trong mẫu hợp đồng ngoại thương ghi sự kiện, hạn thông báo, giấy xác nhận. Khiếu nại tách hạn về số lượng và chất lượng, kèm biên bản giám định độc lập. Việt Nam là thành viên Công ước Viên 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), hiệu lực với Việt Nam từ 01/01/2017 theo Trung tâm WTO và Hội nhập; hai bên có thể chọn pháp luật Việt Nam, CISG hoặc luật khác.
Điều khoản trọng tài trong mẫu hợp đồng ngoại thương phải có tên trung tâm, quy tắc tố tụng, địa điểm, ngôn ngữ; ghi mơ hồ dễ thành điều khoản không thực hiện được. Điều 13 chốt số bản, ngôn ngữ ưu tiên và giá trị bản ký qua thư điện tử.
Mẫu commercial invoice: trường cần có và mã HS chè
Pháp luật Việt Nam không ban hành biểu mẫu commercial invoice; doanh nghiệp tự lập. Mẫu commercial invoice trong file Excel có người bán, người mua, số và ngày hóa đơn, số và ngày hợp đồng, Incoterms kèm địa điểm, thanh toán, cảng xếp, cảng dỡ, tàu, xuất xứ, đồng tiền, ký mã hiệu; bảng hàng gồm mô tả, mã HS, mã lô, quy cách, số lượng, đơn vị, đơn giá, thành tiền.
Thành tiền bằng số lượng nhân đơn giá; cước, bảo hiểm chỉ ghi tách khi hợp đồng yêu cầu. Mọi trường lấy từ mẫu hợp đồng ngoại thương đã ký, không gõ lại theo trí nhớ. Commercial invoice khác hóa đơn điện tử theo luật thuế: doanh nghiệp xuất khẩu vẫn lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay Nghị định 123/2020 (Thời báo Tài chính Việt Nam); loại hóa đơn, thời điểm lập nên hỏi kế toán.
Mã HS chè: 0902.10 hay 0902.20?
Chè thuộc nhóm 0902 “Chè, đã hoặc chưa pha hương liệu”. Phân nhóm 6 số dựa vào hai câu hỏi: đã ủ men chưa, và đóng gói sẵn không quá 3 kg hay không.
| Phân nhóm | Mô tả | Ví dụ hàng trà |
|---|---|---|
| 0902.10 | Chè xanh (chưa ủ men) đóng gói sẵn không quá 3 kg | Trà xanh túi 100 g, 200 g, 500 g |
| 0902.20 | Chè xanh khác (chưa ủ men) | Trà xanh rời bao 20 kg |
| 0902.30 | Chè đen và chè ủ men một phần, đóng gói sẵn không quá 3 kg | Hồng trà, ô long túi nhỏ |
| 0902.40 | Chè đen và chè ủ men một phần khác | Hồng trà, ô long bao lớn |
Mã 8 số tra tại biểu thuế hiện hành hoặc hỏi chi cục hải quan nơi làm thủ tục. Hai dòng hàng khác cách đóng gói thì khác phân nhóm, nên tách hai dòng trên mẫu commercial invoice và trong Phụ lục 1 của mẫu hợp đồng ngoại thương. Mã 8–10 số ở nước nhập có thể khác; người mua tự khai mã nhập khẩu.
Mẫu packing list: số kiện, N.W., G.W., mã lô
Mẫu packing list không có giá. Mỗi dòng gồm mô tả, mã lô, loại kiện, trọng lượng tịnh (N.W.) và cả bì (G.W.) mỗi kiện, số kiện, kiện số từ – đến, kích thước, thể tích (CBM). Mã lô phải trùng mã ở Phụ lục 1 của mẫu hợp đồng ngoại thương và mã in trên bao bì.
Công thức: số kiện = tổng N.W. ÷ N.W. mỗi kiện, làm tròn lên; tổng G.W. = tổng N.W. + số kiện × (G.W. − N.W. mỗi kiện); CBM = số kiện × dài × rộng × cao (cm) ÷ 1.000.000. Lỗi hay gặp: cộng G.W. bằng tay rồi lệch tờ khai, quên kiện lẻ.
Ví dụ điền sẵn mẫu hợp đồng ngoại thương, invoice và packing list
Bảng dưới là ví dụ giả định của lô ABC-2611, đúng hai dòng mẫu trong file Excel. Đơn giá không ghi; khi điền mẫu hợp đồng ngoại thương thật, đơn giá và tổng trị giá theo thỏa thuận hai bên.
| Trường | Dòng 1 | Dòng 2 |
|---|---|---|
| Mô tả hàng | Trà xanh Thái Nguyên, túi 200 g hút chân không | Trà xanh Thái Nguyên rời, bao 20 kg |
| Mã HS (6 số) | 0902.10 | 0902.20 |
| Mã lô | ABC-2611-01 | ABC-2611-02 |
| Số lượng (kg N.W.) | 600 | 1.400 |
| N.W. / G.W. mỗi kiện (kg) | 4 / 4,6 | 20 / 20,4 |
| Số kiện, đánh số | 150 thùng, kiện 1–150 | 70 bao, kiện 151–220 |
| Tổng G.W. (kg) | 690 | 1.428 |
| Kích thước kiện, thể tích | 40 × 30 × 25 cm; 4,5 m³ | 60 × 40 × 30 cm; 5,04 m³ |
Cả lô: 2.000 kg N.W., 220 kiện, 2.118 kg G.W., 9,54 m³. Bốn con số này có mặt ở invoice, packing list, tờ khai, vận đơn; lệch một số là phải sửa trước khi thông quan.
Khớp số liệu giữa hợp đồng, invoice, packing list và tờ khai
| Thông tin | Hợp đồng | Invoice | Packing list | Tờ khai |
|---|---|---|---|---|
| Người bán, người mua | Có | Có | Có | Có |
| Mô tả hàng, mã HS | Có | Có | Mô tả | Có |
| Số lượng, N.W. | Có, kèm dung sai | Có | Có | Có |
| Số kiện, G.W. | Quy cách | Tóm tắt | Chi tiết | Có |
| Trị giá, Incoterms | Có | Có | Không | Có |
Tờ khai xuất khẩu khai, nộp qua hệ thống điện tử; từ 01/02/2026, Thông tư 121/2025/TT-BTC sửa các thông tư về thủ tục hải quan, chỉ liệt kê loại chứng từ, không phân biệt bản chính hay bản chụp (Thời báo Tài chính Việt Nam). Số liệu khai lấy từ invoice, packing list, nên hai file này phải đúng trước khi mở tờ khai.
C/O, kiểm dịch, kiểm nghiệm theo nước nhập
C/O giúp người mua hưởng thuế ưu đãi theo hiệp định thương mại; mỗi hiệp định một mẫu. Lô trà sang Trung Quốc dùng mẫu E, hồ sơ và cách khai xem bài C/O form E cho lô chè sang Trung Quốc. Trên C/O, mô tả hàng, mã HS, số invoice phải khớp các chứng từ lập từ mẫu hợp đồng ngoại thương.
Giấy kiểm dịch thực vật thường chỉ cần khi nước nhập yêu cầu. Phiếu kiểm nghiệm làm theo chỉ tiêu nước nhập, đặc biệt là dư lượng thuốc bảo vệ thực vật; có nước còn đòi đăng ký cơ sở sản xuất. Hỏi nhà nhập khẩu trước khi ký và ghi vào Điều 8 của mẫu hợp đồng ngoại thương.
Tải mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ và file Excel chứng từ
File Word là mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ Việt – Anh: phần đầu, 13 điều, khối chữ ký và Phụ lục 1 (bảng hàng, thông số chất lượng). Chỗ cần điền để “……”, dưới điều khó có dòng hướng dẫn in nghiêng. File không ghi giá và không có tên bên nào.
Tải mẫu hợp đồng ngoại thương song ngữ Việt – Anh (file Word, 13 điều, 1 phụ lục) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.
File Excel có ba sheet: “Commercial Invoice” (10 dòng hàng, thành tiền, tổng tự tính, ô kiểm khớp), “Packing List” (tự lấy dữ liệu từ invoice, tính số kiện, đánh số kiện, G.W., CBM, báo “Khớp” hoặc “LỆCH”) và “Hướng dẫn”.
Tải mẫu commercial invoice và packing list (file Excel, 3 sheet có công thức) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.
Cách dùng: điền mẫu hợp đồng ngoại thương trước, gửi người mua duyệt; ký xong mới điền invoice, packing list. Chỉ gõ vào ô vàng, xóa hai dòng ví dụ giả định. Lô đầu nên nhờ luật sư hoặc người làm xuất nhập khẩu đọc mẫu hợp đồng ngoại thương đã điền trước khi ký.
8 lỗi hay gặp khi dùng mẫu hợp đồng ngoại thương bán trà
- Ghi “FOB”, “CIF” không kèm địa điểm và phiên bản Incoterms.
- Tên hàng mỗi chứng từ một kiểu: “green tea” ở hợp đồng, “Vietnam tea” ở invoice.
- Gộp trà túi nhỏ và trà bao lớn vào một dòng, sai mã HS một phần lô.
- Không có dung sai số lượng.
- Chất lượng chỉ ghi “tốt”, không mẫu đối chứng, không chỉ tiêu.
- Cộng G.W., số kiện bằng tay, lệch giữa packing list và tờ khai.
- Không hỏi trước chứng từ nước nhập cần, sát ngày giao mới đi xin.
- Điều khoản trọng tài không có tên trung tâm.
Sửa mẫu hợp đồng ngoại thương bằng phụ lục khi chưa giao hàng dễ hơn sửa tờ khai, xin lại C/O. Cách chào giá FOB, CIF và số liệu thị trường xem bài xuất khẩu chè Việt Nam 2024.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu hợp đồng ngoại thương có bắt buộc song ngữ không?
Không. Luật chỉ buộc hình thức văn bản, ngôn ngữ do hai bên chọn. Song ngữ giúp kế toán, hải quan trong nước đọc nhanh, nhưng phải ghi bản nào ưu tiên khi hai bản hiểu khác nhau.
Một mẫu hợp đồng ngoại thương dùng cho nhiều lô được không?
Được, nếu hợp đồng ghi tổng số lượng, giao từng phần và cách chốt giá từng đợt. Mỗi lần giao vẫn có invoice, packing list, tờ khai riêng, ghi cùng số hợp đồng.
Hộ kinh doanh có tự xuất khẩu trà được không?
Phần lớn lô chính ngạch do công ty đứng tên vì vướng thanh toán quốc tế, hóa đơn, C/O. Hộ kinh doanh có thể bán cho công ty xuất khẩu. Muốn tự xuất, nên hỏi chi cục hải quan và cơ quan thuế trước khi ký mẫu hợp đồng ngoại thương.
Mẫu packing list có cần đóng dấu không?
Pháp luật Việt Nam không quy định dấu trên packing list. Người mua hoặc L/C có thể yêu cầu ký, đóng dấu; L/C ghi “signed” thì phải ký.
Mới xuất trà nên chọn FOB hay CIF?
FOB ít việc cho người bán: giao hàng lên tàu ở cảng Việt Nam là hết rủi ro. CIF bán trọn gói nhưng người bán phải thuê tàu, mua bảo hiểm, chịu biến động cước. Hàng container thì xem thêm FCA.
Đọc thêmC/O form E cho lô chè sang Trung Quốc · Nguồn trà cho doanh nghiệp xuất khẩu · Hợp đồng nguyên tắc mua bán trà · Gia công trà OEM
Nguồn tham khảo
- Luật Thương mại 36/2005/QH11 (2005) – Bộ Công Thương
- Sửa 4 luật ngành công thương (2026) – VCCI
- Việt Nam và Công ước Viên – Trung tâm WTO và Hội nhập
- Know Your Incoterms (2020) – International Trade Administration
- Thông tư 121/2025/TT-BTC (2026) – Thời báo Tài chính Việt Nam
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP (2026) – Thời báo Tài chính Việt Nam
Đang soạn mẫu hợp đồng ngoại thương cho lô trà đầu tiên? Gọi 0855.318.678 (Zalo) để nhận bảng thông số theo hạng và hồ sơ lô đi kèm, giúp ghi đúng Điều 1 và Điều 3.
Cần mẫu đối chứng để niêm phong với người mua: xin mẫu thử theo mã lô, đúng hạng trà sẽ giao.
Muốn mua theo năm cho nhiều lô xuất: để lại thông tin ở trang liên hệ để bàn sản lượng theo mùa vụ tháng 3–10 và lịch giao từng đợt.
Mua trà chính hãng từ nơi sản xuất
Bốn hạng trà chủ lực của hợp tác xã
TRAVINA – HTX Tâm Trà Việt sản xuất trực tiếp tại Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên. Đặt hàng thẳng từ xưởng, không qua trung gian.
Trà Móc Câu Đặc Biệt Thái Nguyên
Khoảng giá: từ 45.000 ₫ đến 450.000 ₫
Xem & đặt mua →
Trà Xanh Đặc Sản Thái Nguyên
Khoảng giá: từ 35.000 ₫ đến 350.000 ₫
Xem & đặt mua →
Trà Bắc Truyền Thống Thái Nguyên
Khoảng giá: từ 25.000 ₫ đến 250.000 ₫
Xem & đặt mua →
Trà Nõn Hảo Hạng Thái Nguyên
Khoảng giá: từ 80.000 ₫ đến 800.000 ₫
Xem & đặt mua →
Cần mua sỉ theo kilogram hoặc mở đại lý? Xem trang nhập sỉ · Chính sách đại lý
