Chi phí ẩn của một quầy trà: những khoản không nằm trong giá nhập

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, đang cấp trà cho nhiều quán nước và quán ăn. Bài này giúp anh chị liệt kê đủ chi phí của quầy. Hợp tác xã chỉ công bố giá niêm yết và khung chiết khấu, nên mọi con số ví dụ trong bài là giả định do chúng tôi dựng ra để minh hoạ cách tính, không phải số khảo sát và không phải cam kết về lợi nhuận.

Những khoản không nằm trong giá nhập

Giá nhập chỉ trả lời câu hỏi “một kilôgam trà bao nhiêu tiền”. Phần còn lại nằm rải rác trong hoá đơn điện nước và tiền chợ hằng ngày, nên hay bị bỏ sót.

• Nhiên liệu đun nước. Điện hoặc gas, tính theo số lần đun mỗi ngày.
• Nước sạch. Cả nước pha lẫn nước rửa.
• Đá. Với quán trà đá, đây là khoản không nhỏ trong mùa nóng.
• Vật tư một lần. Ly nhựa, cốc giấy, nắp, ống hút, túi.
• Hao trà. Phần rơi vãi, phần mời khách, phần pha rồi không bán được.
• Hao đồ dùng. Chén vỡ, ấm sứt, rây lọc hỏng.
• Công rửa dọn. Nếu thuê người thì đây là tiền thật.

Cách đo hao trà và hao nước trong một tháng

Không cần đo mọi thứ. Ba phép đo đơn giản cho kết quả đủ dùng:

1. Cân trà đầu tháng và cuối tháng. Lấy lượng giảm đi trừ lượng bán ghi trên sổ, phần chênh là hao.
2. Đếm số lần đun nước mỗi ngày trong một tuần, lấy trung bình rồi nhân cho cả tháng.
3. Đếm vật tư một lần: nhập bao nhiêu ly, còn lại bao nhiêu.

Một mốc hữu ích khi tính: 1 kg trà pha được khoảng 100 ấm theo định lượng gói ấm 10 g. Nếu sổ ghi bán 80 ấm mà trà hụt gần 1 kg thì phần chênh nằm ở hao và ở việc bốc tay không đong.

Cách tính tiền trà cho mỗi ấm có trong bài 1 kg Trà Bắc pha được bao nhiêu ấm.

Bảng chi phí ẩn ước tính theo quy mô quán

Toàn bộ số trong bảng là ví dụ giả định do chúng tôi dựng ra để anh chị thấy cách xếp khoản mục, không phải số khảo sát thị trường. Anh chị thay bằng số của quán mình.

Khoản mục	Quán nhỏ (~30 ly/ngày)	Quán vừa (~80 ly/ngày)	Cách đo
Trà (giá vốn)	Theo sổ nhập	Theo sổ nhập	Hoá đơn nhập hàng
Điện, gas đun nước	Ước theo số lần đun	Ước theo số lần đun	Đếm 1 tuần
Nước sạch	Theo hoá đơn	Theo hoá đơn	So hoá đơn tháng có bán và tháng nghỉ
Đá	Theo mùa	Theo mùa	Sổ nhập đá
Ly, nắp, ống hút	Theo số ly mang đi	Theo số ly mang đi	Đếm tồn
Hao trà	Cân đầu, cân cuối	Cân đầu, cân cuối	Chênh giữa cân và sổ
Chén vỡ, ấm hỏng	Ghi sổ khi xảy ra	Ghi sổ khi xảy ra	Sổ hàng huỷ

Làm đủ một tháng là anh chị có bộ số riêng của quán, chính xác hơn mọi con số tham khảo.

Giảm hao bằng ba thay đổi nhỏ

1. Đong thay vì bốc. Một thìa đong cố định vừa giảm hao vừa giữ vị trà đều giữa các ấm.
2. Pha mẻ nhỏ theo giờ. Pha nồi lớn để cả buổi vừa làm trà đắng vừa phải đổ phần ế. Lý do trà ngâm lâu bị chát có trong bài trà bị chát, đắng gắt.
3. Dùng gói ấm 10 g cho giờ cao điểm. Không phải cân, không vãi, nhân viên mới cũng pha đúng.

Với nước pha, nước lọc qua thiết bị hoặc nước đóng bình cho nước trà trong hơn nước máy có clo. Đây là khoản chi có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng ly trà, nên đừng cắt. Vì sao nước làm trà đục có trong bài nước trà bị đục, ít hương.

Chi phí ẩn chỉ trừ được khi anh chị biết biên lãi gốc là bao nhiêu, và cách tính lãi thực từ mức chiết khấu cho con số gốc đó.

Đưa chi phí ẩn vào giá bán

Sau khi có bộ số một tháng, cộng tất cả rồi chia cho số ly bán được. Con số đó là giá vốn thật của một ly, gồm cả phần hao.

Ví dụ giả định. Giả sử quán dùng Trà Bắc Truyền Thống, giá niêm yết 250.000đ/kg; với chiết khấu đại lý 35% thì giá vốn khoảng 162.500đ/kg, tức khoảng 1.625đ cho mỗi ấm theo định lượng 10 g. Nếu cộng thêm phần điện, nước, đá, ly và hao mà quán đo được, con số cuối cùng sẽ cao hơn 1.625đ khá nhiều. Đây là ví dụ để minh hoạ cách cộng, không phải mức chi phí thực tế của quán anh chị.

Khi nguyên liệu tăng giá, rà lại bộ số này trước khi quyết định. Hợp tác xã báo trước 01 tháng khi điều chỉnh giá, và nếu giảm giá thì bù chênh cho hàng đã nhập trong 30 ngày trước đó; chi tiết ở thông báo điều chỉnh giá bán.