Danh mục nguyên liệu của quán trà sữa: đặt bao nhiêu, trữ thế nào

Kho của quán đồ uống thường là một góc nhỏ sau quầy. Quán thất thoát tiền ở đó nhiều hơn ở khâu bán hàng: mua dư rồi hỏng, mua thiếu rồi phải mua lẻ giá cao, hoặc mua đúng nhưng không ai biết còn bao nhiêu. Bài này đưa ra cách quản gọn, phần trà là số liệu từ chính hợp tác xã chúng tôi.

Một quán trà sữa cần bao nhiêu mã nguyên liệu

Càng ít mã càng dễ sống. Mỗi mã thêm vào kéo theo bốn việc: chỗ trong kho, tiền nằm trong hàng, rủi ro hỏng và một dòng nữa trong bảng kiểm tồn.

Cách rút gọn hiệu quả nhất là thiết kế menu quanh nguyên liệu dùng chung. Ví dụ một mã trà nền gánh bốn đến năm món; một loại siro dùng cho hai món; một loại topping dùng cho ba món.

Ngưỡng cảnh báo: nếu một mã nguyên liệu chỉ phục vụ một món và món đó bán dưới 10 ly mỗi ngày, hãy tính lại xem có nên giữ.

Mã nào đặt theo tuần, mã nào theo tháng

Nhóm	Mã tiêu biểu	Nhịp đặt	Hạn dùng
Trà nền	Trà Bắc Truyền Thống, Tấm Đinh, Hồng Trà Núi Cốc	theo tháng	12 tháng
Sữa và bột béo	sữa đặc, bột kem béo	theo tháng	theo nhà sản xuất
Đường và siro	đường nước, siro trái cây	theo tháng	theo nhà sản xuất
Trái cây, sữa tươi	chanh, đào ngâm, sữa tươi	theo tuần	ngắn
Topping	trân châu, thạch	theo tuần	ngắn sau khi nấu
Bao bì	ly, nắp, ống hút, túi	theo quý	không hỏng

Tính lượng trà đặt mỗi tháng

Công thức nhanh: số ly mỗi ngày × 2,4 g × 30 ngày, rồi cộng 10% hao hụt.

• Quán 50 ly mỗi ngày: khoảng 3,6 kg, đặt 4 kg.
• Quán 100 ly mỗi ngày: khoảng 7,2 kg, đặt 8 kg.
• Quán 200 ly mỗi ngày: khoảng 14,4 kg, đặt 16 kg chia hai đợt giao.

Điều kiện của chúng tôi: đơn sỉ theo kg nhận từ 10 kg, giao 3–5 ngày, thanh toán khi nhận hàng, không công nợ, không thu cọc tiền hàng; đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ toàn bộ phí vận chuyển. Quán nhỏ chưa đủ 10 kg mỗi tháng vẫn đặt 10 kg được, vì trà dùng trong hai đến ba tháng mà hạn là 12 tháng. Bảng giá theo nhóm quán có trong bài giá sỉ Trà Bắc cho quán cà phê, trà đá, nhà hàng.

Trữ nguyên liệu trong kho nhỏ

1. Tách khu khô và khu lạnh rõ ràng, không để lẫn.
2. Trà để riêng trong hộp kín, xa cà phê, siro và hoá chất vệ sinh. Trà hút mùi rất nhanh.
3. Dán nhãn ngày nhập lên từng túi, xếp theo nguyên tắc nhập trước dùng trước.
4. Chia trà thành gói nhỏ theo tuần thay vì mở một túi lớn dùng cả tháng.
5. Kê hàng cách sàn ít nhất 15 cm và cách tường để tránh ẩm.

Cách nhận biết trà đã hút ẩm và cách xử lý kho có trong bài bảo quản trà cho đại lý và quán.

Trong cả danh mục nguyên liệu, trà nền là khoản dễ chọn sai nhất. Cách chọn hạng trà và định lượng cho từng cỡ mẻ đã được tính sẵn thành bảng.

Kiểm tồn trước khi đặt lại

Không cần phần mềm. Một bảng dán trong kho là đủ, với bốn cột: mã, tồn hiện tại, mức tồn tối thiểu, số cần đặt.

• Đặt mức tồn tối thiểu bằng lượng dùng của thời gian chờ hàng cộng thêm vài ngày. Với trà của chúng tôi, thời gian giao là 3–5 ngày, nên mức tồn tối thiểu khoảng một tuần dùng.
• Kiểm tồn cố định vào một ngày trong tuần, cùng một người làm.
• Chụp ảnh kho sau mỗi lần kiểm để đối chiếu khi có sai lệch.
• Ghi lại lượng đổ bỏ. Đây là con số nói thật nhất về việc quán đang đặt dư ở đâu.

Ba lỗi hay gặp khi đặt nguyên liệu

Lỗi thứ nhất: đặt theo cảm giác. Người phụ trách nhớ “hình như sắp hết trà” rồi đặt. Cách này lúc dư lúc thiếu, và không ai biết vì sao. Chỉ cần một bảng kiểm tồn dán trong kho là hết lỗi này.

Lỗi thứ hai: gộp mọi thứ vào một nhịp đặt. Trà, sữa và ly có hạn dùng rất khác nhau, nên đặt cùng nhịp thì hoặc trữ quá nhiều hàng ngắn hạn, hoặc mua quá ít hàng dài hạn và mất lợi thế giá lô lớn.

Lỗi thứ ba: đổi mã trà giữa chừng mà không báo quầy. Nhân viên giữ nguyên công thức cũ cho mã mới, và trong hai ngày sau đó mọi ly đều lệch vị. Khi đổi mã, hãy pha một ly mẫu, nếm cùng nhau và ghi thông số mới lên tờ công thức dán tại quầy.