Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và đổi trả, 2 mẫu Word

Mục lục bài viết

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là tờ giấy hai bên ký ngay lúc hàng tới cửa hàng: ghi số kiện, mã hàng, mã lô, hạn dùng, số lượng theo chứng từ và số thực nhận, hàng lỗi và hướng xử lý. Có biên bản ký lúc nhận, đại lý mới có căn cứ đòi giao bù, đổi hàng hay trả hàng; nhà cung cấp mới có căn cứ lập hóa đơn điều chỉnh.

Bài hướng dẫn điền từng mục của mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, kèm mẫu biên bản trả hàng, đổi hàng, ví dụ điền sẵn cho một cửa hàng trà giả định và file Word để tải. Phần cuối nói cách HTX Tâm Trà Việt giao hàng cho đại lý: mỗi đơn có phiếu xuất kho ghi mã lô và hóa đơn VAT.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa dùng khi nào, ai lập, ai giữ?

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa dùng cho mọi lần đại lý, cửa hàng nhận hàng từ nhà cung cấp, kể cả khi hàng đủ và đúng. Bên giao (người của kho hoặc tài xế) và bên nhận (chủ cửa hàng hoặc người được giao việc) cùng đếm, cùng ký. Mỗi bên giữ một bản; ảnh chụp bản đã ký gửi kho nhà cung cấp trong ngày.

Pháp luật không ban hành một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bắt buộc cho việc mua bán giữa doanh nghiệp, hợp tác xã và hộ kinh doanh. Hai bên tự lập theo điều khoản giao nhận trong hợp đồng, nên dễ thiếu mục; thiếu mục nào thì khi có chuyện thiếu đúng căn cứ đó.

Năm tình huống nên có biên bản

Nhận hàng bình thường: ký mẫu biên bản giao nhận hàng hóa để xác nhận đã nhận đủ, đúng; số thực nhận là số ghi vào sổ nhập kho.
Thiếu, vỡ, móp, ướt: ghi ngay khi tài xế còn ở đó, có ảnh và video mở thùng.
Sai mã hàng, sai mã lô: mã lô trên túi khác mã lô trên phiếu xuất kho, hạn dùng ngắn hơn thỏa thuận.
Trả hàng: hàng lỗi sản xuất, giao sai chủng loại, hoặc trả theo điều khoản hợp đồng.
Đổi hàng: đổi túi hở mép hàn lấy túi mới, đổi sang mã khác có chênh lệch giá trị.

Ba tình huống đầu dùng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa. Hai tình huống sau dùng mẫu biên bản trả hàng, đổi hàng, lập sau và dẫn lại số của biên bản giao nhận.

Căn cứ pháp lý của việc kiểm hàng và ghi chênh lệch

Luật Thương mại 2005 có các điều sau. Điều 39: hàng không phù hợp với hợp đồng (sai mục đích sử dụng, kém hơn mẫu đã giao, đóng gói không đúng cách) thì bên mua có quyền từ chối nhận. Điều 41: giao thiếu trước khi hết thời hạn giao hàng thì bên bán vẫn được giao bù, thay thế. Điều 43: giao thừa thì bên mua được nhận hoặc từ chối phần thừa.

Điều 44 nói về kiểm tra hàng: bên mua kiểm tra trong thời gian ngắn mà hoàn cảnh cho phép, hàng có vận chuyển thì kiểm khi tới nơi; khiếm khuyết bên mua đã biết hoặc phải biết mà không báo trong thời hạn hợp lý thì bên bán không chịu trách nhiệm. Đây là lý do mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nên ký ngay lúc nhận.

Bộ luật Dân sự 2015 có Điều 437 (giao không đúng số lượng: giao thiếu thì bên mua được nhận phần đã giao và định hạn giao tiếp, hoặc nhận và đòi bồi thường) và Điều 439 (giao không đúng chủng loại). Về thời hạn khiếu nại, nếu hợp đồng không thỏa thuận khác, Điều 318 Luật Thương mại cho 3 tháng với số lượng, 6 tháng với chất lượng, tính từ ngày giao hàng.

kho trà khô xếp thùng chờ giao, mỗi lần nhận hàng đại lý nên lập mẫu biên bản giao nhận hàng hóa — Đếm số thùng so với phiếu xuất kho trước khi mở

Kiểm gì trước khi ký mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Thứ tự kiểm quyết định mẫu biên bản giao nhận hàng hóa có giá trị tới đâu. Kiểm ngoài thùng khi tài xế còn ở đó, rồi mới mở thùng, đếm và đọc nhãn. Phần nếm, pha thử so với mẫu lưu là bước riêng, xem bài kiểm tra chè khi nhận hàng sỉ; mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chỉ ghi phần đếm được, nhìn được.

Bước	Kiểm gì	Ghi vào đâu trên mẫu biên bản giao nhận hàng hóa
1. Đếm kiện	Số thùng so với phiếu xuất kho hoặc vận đơn	Mục I: số kiện theo chứng từ, số kiện thực nhận
2. Niêm phong	Băng keo, tem niêm phong còn nguyên hay bị rách, dán lại	Mục I: ô niêm phong
3. Vỏ thùng	Móp, ướt, thủng; chụp ảnh trước khi mở	Mục I: ô vỏ thùng, số thùng lỗi
4. Quay video mở thùng	Quay liền một đoạn từ lúc cắt băng keo tới khi đếm xong	Mục I: nơi lưu video
5. Đếm từng mã	Số túi, hộp của từng mã hàng	Mục II: cột số lượng thực nhận
6. Đọc nhãn	Tên hàng, khối lượng, mã lô, hạn dùng	Mục II: cột mã lô, hạn dùng
7. Bao bì từng túi	Túi hút chân không còn căng, mép hàn kín; hộp không móp góc	Mục II: cột tình trạng

Hàng gửi qua đơn vị vận chuyển mà tài xế không chờ được, ghi chú tình trạng thùng lên phiếu giao của tài xế trước khi ký nhận, chụp ảnh thùng cạnh phiếu giao, rồi mới mở thùng và quay video. Điền mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, gửi nhà cung cấp trong ngày kèm ảnh, video.

Các mục của mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và cách điền từng mục

File Word ở phần sau có Mẫu 1 là mẫu biên bản giao nhận hàng hóa gồm bảy phần. Ví dụ điền dưới đây dùng tình huống giả định: Cửa hàng trà Minh An nhận một đơn trà từ Công ty ABC, nhà cung cấp ở Thái Nguyên.

Số biên bản, ngày giờ, địa điểm

Đánh số mẫu biên bản giao nhận hàng hóa theo loại, ví dụ 015/BBGN. Ghi cả giờ nhận, vì một ngày có thể nhận hai chuyến. Địa điểm là nơi hàng thực sự được giao: cửa hàng, kho hay bến xe. Lỗi hay gặp: bỏ trống giờ, sau này không chứng minh được hàng hỏng trước hay sau lúc nhận.

Căn cứ: hợp đồng, đơn hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn

Ghi số đơn đặt hàng (xem cách lập ở bài mẫu đơn đặt hàng sỉ trà), số phiếu xuất kho đi kèm hàng, số hóa đơn nếu nhà cung cấp đã lập. Ba con số này trên mẫu biên bản giao nhận hàng hóa giúp kế toán hai bên khớp sổ. Ví dụ: đơn ĐH-112 ngày 03/11; phiếu xuất kho số PX-0458; hóa đơn ký hiệu …… số ……

Bên giao, bên nhận, đơn vị vận chuyển

Tên, mã số thuế, địa chỉ trên mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chép đúng như hợp đồng. Người ký ghi họ tên, chức vụ, số điện thoại. Có đơn vị vận chuyển thì ghi mã vận đơn hoặc biển số xe. Lỗi hay gặp: người ký không ghi họ tên, sau không biết ai đã nhận.

Tình trạng kiện hàng khi nhận

Phần đầu mẫu biên bản giao nhận hàng hóa ghi số kiện theo chứng từ và số kiện thực nhận; đánh dấu niêm phong còn nguyên hay không; thùng nào móp, ướt thì ghi số thùng. Nếu cân cả bì, ghi số cân. Ví dụ: 6 kiện theo phiếu, nhận 6; niêm phong nguyên; thùng số 4 móp một góc; video lưu trong điện thoại cửa hàng, tên tệp 0311-ABC.

Bảng hàng: mã lô, hạn dùng, số theo chứng từ và thực nhận

Trong mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, mỗi mã hàng một dòng. Mã lô và hạn dùng chép từ nhãn trên túi, hộp, không chép từ đơn đặt hàng. Một mã hàng giao hai lô thì tách hai dòng. Cột chênh lệch bằng số thực nhận trừ số theo chứng từ, thiếu ghi số âm. Cột tình trạng ghi lỗi cụ thể: “2 túi hở mép hàn”, không ghi chung chung “hàng lỗi”.

Kết luận và hướng xử lý

Cuối mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, đánh dấu một trong hai ô: hàng đủ, đúng, nhận toàn bộ; hoặc có chênh lệch, nhận phần hàng đạt và đề nghị giao bù, đổi hàng, nhận lại hàng hay giảm trừ giá trị. Ghi hạn nhà cung cấp trả lời. Lỗi hay gặp: ký “đã nhận đủ” cho kịp tài xế đi, rồi mới đếm.

Chứng từ kèm và chữ ký

Đánh dấu chứng từ đi cùng hàng: phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu kiểm nghiệm hoặc hồ sơ lô. Hai bên ký, ghi rõ họ tên; tài xế ký xác nhận tình trạng kiện nếu có. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chỉ có giá trị khi đủ chữ ký hai bên.

túi, hộp trà có nhãn ghi mã lô và hạn dùng để chép vào mẫu biên bản giao nhận hàng hóa — Mã lô, hạn dùng chép từ nhãn trên túi, hộp, không chép từ đơn đặt hàng

Bảng ví dụ mẫu biên bản giao nhận hàng hóa điền sẵn cho cửa hàng trà

Bảng dưới là phần hàng hóa của mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đã điền cho Cửa hàng trà Minh An. Tên, mã, số lượng, mã lô đều là giả định.

Mã hàng	Tên hàng, quy cách	Mã lô	Theo chứng từ	Thực nhận	Chênh lệch	Tình trạng
TX200	Trà xanh, túi 200 g	L2610A	60	60	0	2 túi hở mép hàn (ảnh 03–04)
MC500	Trà móc câu, túi 500 g	L2610B	20	19	−1	Thiếu 1 túi, thùng số 4 móp góc
HQ02	Hộp trà quà tặng 2 túi	L2609B	10	10	0	Mã lô trên hộp khác phiếu xuất kho (phiếu ghi L2610C)

Kết luận ghi trên mẫu biên bản giao nhận hàng hóa: cửa hàng nhận 58 túi trà xanh và 19 túi móc câu đạt, nhận tạm 10 hộp quà chờ xác nhận mã lô; đề nghị nhà cung cấp giao bù 1 túi móc câu, đổi 2 túi trà xanh hở mép hàn, xác nhận lại mã lô và hạn dùng của 10 hộp quà trong 2 ngày.

Xử lý chênh lệch sau khi ký mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Ghi đúng mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới xong nửa việc. Nửa còn lại là chọn cách xử lý hợp với từng loại chênh lệch và với hợp đồng.

Chênh lệch	Cách xử lý thường dùng	Ảnh hưởng hóa đơn
Giao thiếu	Giao bù trong hạn hợp đồng, hoặc giảm trừ phần thiếu	Giao bù: không đổi. Giảm trừ: nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh
Giao thừa	Nhận và thanh toán phần thừa theo giá hợp đồng, hoặc trả lại	Nhận thêm: nhà cung cấp lập hóa đơn cho phần thừa
Túi hở, hộp móp	Đổi hàng cùng mã, cùng số lượng	Thường không đổi giá trị; hỏi kế toán cách ghi
Sai mã hàng	Trả hàng sai, giao hàng đúng	Trả hàng: hóa đơn điều chỉnh
Sai mã lô, hạn ngắn	Nhà cung cấp xác nhận lô bằng văn bản, hoặc đổi lô khác	Thường không đổi giá trị

Số thực nhận trên mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, không phải số trên đơn, mới là số ghi vào sổ nhập kho. Hộ kinh doanh ghi sổ theo dõi tồn kho thì xem cách đối chiếu ở bài mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh.

khu đóng gói trà tại xưởng chế biến chè ở Thái Nguyên — Khâu đóng gói quyết định túi trà tới tay đại lý còn kín hay không

Mẫu biên bản trả hàng, đổi hàng: điền thế nào cho khớp hóa đơn

Mẫu biên bản trả hàng (trong file là Mẫu 2, dùng chung cho đổi hàng) lập khi hàng đã nhận rồi mới trả, đổi hoặc giảm trừ. Biên bản này dẫn lại số của mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và số hóa đơn gốc; kho nhà cung cấp dựa vào đó để nhập lại hàng, kế toán để lập hóa đơn điều chỉnh.

Phần căn cứ và hàng trả, hàng đổi

Ghi số đơn hàng, số biên bản giao nhận, ký hiệu và số hóa đơn gốc. Bảng hàng ghi tên, quy cách, mã lô, hạn dùng, số lượng, đơn giá đúng như hóa đơn gốc. Cột mã lý do chọn: thiếu, hỏng do vận chuyển; lỗi sản xuất; giao sai mã hàng, mã lô; trả theo điều khoản hợp đồng; lý do khác.

Hướng xử lý: đổi, trả, giảm trừ

Đánh dấu một hoặc nhiều hướng: đổi cùng mã cùng số lượng; đổi sang mã khác và ghi bên nào trả chênh lệch; trả hàng và hoàn tiền trong bao nhiêu ngày; giảm trừ vào đơn sau. Ghi bên chịu phí vận chuyển hàng trả theo điều nào của hợp đồng. Biên bản đổi trả hàng rõ hướng xử lý thì hai bên khỏi nhắn qua lại nhiều lần.

Hóa đơn khi trả hàng theo quy định từ 01/7/2026

Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 01/7/2026, thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn nghị định này.

Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (theo Báo Tài chính – Đầu tư), hàng bị trả lại toàn bộ hoặc một phần thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả hàng, người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Hai bên giữ đủ hồ sơ, chứng từ về việc trả hàng.

Mẫu biên bản trả hàng là một phần của bộ hồ sơ đó, cùng biên bản giao nhận, ảnh, video, phiếu nhập kho hàng trả. Trường hợp đổi cùng mã, cùng giá hay giảm trừ vào đơn sau, nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trước khi lập hóa đơn.

Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và đổi trả hàng (file Word)

File Word năm trang khổ A4. Mẫu 1 là mẫu biên bản giao nhận hàng hóa: tình trạng kiện, bảng hàng có mã lô, hạn dùng, số theo chứng từ, số thực nhận, chênh lệch, kết luận. Mẫu 2 là mẫu biên bản trả hàng, đổi hàng: mã lý do, hướng xử lý, phí vận chuyển, hóa đơn điều chỉnh. Trang cuối là hướng dẫn và checklist mở thùng 10 bước.

Tải mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và đổi trả (file Word, 2 mẫu, 5 trang) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.

Cần thêm hợp đồng đại lý, đơn đặt hàng và các giấy tờ khác cho cửa hàng trà, xem trọn bộ mẫu giấy tờ để tải một lần.

Cách dùng: in sẵn vài bản mẫu biên bản giao nhận hàng hóa (Mẫu 1) để ở quầy nhận hàng; điền phần bên giao, bên nhận trước cho nhà cung cấp quen. Gạch phần không dùng ở Mẫu 2. Đối chiếu điều khoản đổi trả trong hợp đồng trước khi chọn hướng xử lý. File là mẫu tham khảo, không thay tư vấn pháp lý.

7 lỗi hay gặp với mẫu biên bản giao nhận hàng hóa

Ký mẫu biên bản giao nhận hàng hóa “đã nhận đủ” trước khi đếm, cho kịp tài xế đi.
Ghi mã lô theo đơn đặt hàng thay vì đọc trên nhãn túi, hộp.
Gộp hai lô của cùng một mã hàng vào một dòng.
Không quay video mở thùng, hoặc video bị cắt đoạn.
Ghi “hàng lỗi” chung chung, không ghi lỗi gì, bao nhiêu túi.
Bày bán luôn hàng đang chờ xử lý, tới lúc đổi thì không còn hàng.
Lập mẫu biên bản trả hàng mà không dẫn số hóa đơn gốc, kế toán không lập được hóa đơn điều chỉnh.

Điều khoản giao nhận, đổi trả nên ghi rõ ngay từ hợp đồng; xem bài hợp đồng đại lý trà 10 điều khoản để đối chiếu.

đồi chè vùng nguyên liệu của hợp tác xã ở Thái Nguyên — Vùng nguyên liệu 40,5 ha canh tác theo quy trình VietGAP

Nhận hàng từ HTX Tâm Trà Việt: phiếu xuất kho có mã lô, hóa đơn VAT mỗi đơn

HTX Tâm Trà Việt (thương hiệu TRAVINA, Thái Nguyên) giao hàng trực tiếp cho đại lý. Mỗi đơn đi kèm phiếu xuất kho ghi mã lô và hóa đơn VAT, nên cửa hàng điền mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chỉ việc đọc nhãn, so với phiếu. Đơn dưới 100 kg xuất trong 24 giờ, từ 100 kg trong 2 ngày.

Về đổi trả: hàng có sẵn không cọc; hàng in logo, in nhãn riêng không đổi trả nếu không có lỗi sản xuất. Phí vận chuyển với đại lý theo hợp đồng. Mua lại hàng tồn 70% chỉ áp dụng cho trà phổ thông dạng túi, theo điều kiện ghi trong hợp đồng đại lý; xem trang mua lại hàng tồn và chính sách phân phối.

Đăng ký đại lý hoặc hỏi về giao nhận, gọi hotline B2B 0368.151.678.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa có phải theo mẫu của nhà nước không?

Không có mẫu bắt buộc cho mua bán giữa các bên kinh doanh. Hai bên tự lập, miễn đủ thông tin: bên giao, bên nhận, chứng từ căn cứ, bảng hàng, tình trạng, kết luận, chữ ký. Nếu hợp đồng quy định mẫu riêng thì dùng mẫu đó.

Đã ký mẫu biên bản giao nhận hàng hóa rồi mới thấy thiếu thì còn khiếu nại được không?

Luật Thương mại cho thời hạn khiếu nại 3 tháng về số lượng, 6 tháng về chất lượng nếu hợp đồng không thỏa thuận khác. Nhưng đã ký nhận đủ thì rất khó chứng minh thiếu; vì vậy đếm xong mới ký.

Trả hàng thì bên nào xuất hóa đơn?

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán lập hóa đơn điều chỉnh; người mua chỉ lập hóa đơn khi trả hàng nếu hai bên có thỏa thuận. Mẫu biên bản trả hàng ghi rõ số hóa đơn gốc để lập cho đúng.

Hàng in logo, in nhãn riêng có đổi trả được không?

Với hàng đặt in riêng, nhiều nhà cung cấp chỉ nhận đổi trả khi có lỗi sản xuất; HTX Tâm Trà Việt cũng áp dụng như vậy. Duyệt kỹ mẫu in và ghi điều khoản đổi trả vào hợp đồng trước khi sản xuất.

Ảnh biên bản đã ký gửi qua tin nhắn có thay được bản giấy không?

Ảnh mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đã ký là bằng chứng hữu ích, nhưng nên giữ bản gốc. Nếu muốn dùng biên bản điện tử hay ký số, hai bên ghi cách xác nhận vào hợp đồng.

Đọc thêmKiểm tra chè khi nhận hàng sỉ · Mẫu đơn đặt hàng sỉ trà · Hợp đồng đại lý trà 10 điều khoản · Mua lại hàng tồn 70% · Bộ mẫu giấy tờ cho cửa hàng trà

Nguồn tham khảo

Mở đại lý trà và muốn nhận hàng có sẵn phiếu xuất kho ghi mã lô? Gọi 0368.151.678; hợp tác xã gửi chính sách đại lý bằng văn bản, trong đó có điều khoản giao nhận và đổi trả.

Đơn số lượng lớn, nhiều điểm nhận: nhắn Zalo 0855.318.678 kèm địa chỉ từng điểm để hai bên thống kê trước số kiện mỗi điểm.

Hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.

Mua trà chính hãng từ nơi sản xuất

Bốn hạng trà chủ lực của hợp tác xã

TRAVINA – HTX Tâm Trà Việt sản xuất trực tiếp tại Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên. Đặt hàng thẳng từ xưởng, không qua trung gian.

Trà Móc Câu Đặc Biệt Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Trà Xanh Đặc Sản Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Trà Bắc Truyền Thống Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Trà Nõn Hảo Hạng Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Xem toàn bộ sản phẩm Nhắn Zalo 0855.318.678 Gọi đặt hàng

Cần mua sỉ theo kilogram hoặc mở đại lý? Xem trang nhập sỉ · Chính sách đại lý

Kinh nghiệm & kiến thức

Lập mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và đổi trả giữa đại lý và nhà cung cấp trà