Trà sen quy cách nhỏ: dùng làm hàng mẫu và quà kèm đơn

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Bài này dành cho anh chị cần một quy cách nhỏ để gửi mẫu, làm quà kèm đơn hoặc làm hàng mời thử tại quầy, và muốn tính rõ khoản này tốn bao nhiêu. Toàn bộ số liệu lấy từ quy cách và giá niêm yết hiện hành của hợp tác xã.

Quy cách nhỏ dùng vào việc gì

Ba việc, và mỗi việc cần một cách làm khác nhau:

• Gửi mẫu cho khách sỉ. Mục tiêu là để bên kia pha thử đúng cách, nên cần đủ trà cho ít nhất hai lần pha và cần kèm hướng dẫn.
• Quà kèm đơn hàng. Mục tiêu là để khách quen thử một mã họ chưa mua. Chỉ cần một gói, nhưng phải là mã anh chị muốn bán thêm.
• Hàng mời thử tại quầy. Mục tiêu là giữ khách lại lâu hơn. Dùng mã dễ uống, không dùng mã đỉnh.

Sai lầm hay gặp là dùng chung một quy cách cho cả ba việc. Gói mẫu quá ít thì bên nhận pha một lần rồi bỏ; quà kèm quá nhiều thì ăn vào lãi của đơn.

Chi phí mỗi gói mẫu và cách tính

Cách tính đơn giản nhất là quy về giá vốn theo trọng lượng. Với gói ấm 10 g, một kilôgam cho khoảng 100 gói, nên giá vốn mỗi gói bằng giá vốn một kilôgam chia cho 100.

Ví dụ với Trà Hoa Nhài, giá niêm yết 1.200.000đ/kg, giá vốn ở mức chiết khấu đại lý 35% là 780.000đ/kg. Một gói ấm 10 g khi đó có giá vốn khoảng 7.800đ, chưa tính bao bì và phí gửi.

Với dòng sen bán theo hộp, phép tính khác: hộp một bông 15 g niêm yết 90.000đ, giá vốn ở mức 35% là 58.500đ. Đây là con số đáng để gửi cho một khách sỉ nghiêm túc, nhưng không đáng để phát tràn lan.

Bảng quy cách, giá và mục đích dùng

Quy cách	Mã hay dùng	Giá niêm yết	Giá vốn ở mức 35%	Dùng cho việc gì
Gói ấm 10 g	Trà Hoa Nhài, Trà Hoa Bưởi	1.200.000đ/kg	≈ 7.800đ/gói	Quà kèm đơn, mời thử tại quầy
Gói ấm 10 g	Trà Nõn Hảo Hạng	800.000đ/kg	≈ 5.200đ/gói	Mẫu trà nền cho cơ sở ướp
Hộp 1 bông 15 g	Trà Sen Tây Hồ	90.000đ	58.500đ	Mẫu cho khách sỉ, hàng trưng bày
Hút chân không 100 g	Nhóm trà hoa	Theo kilôgam	Theo kilôgam	Hàng bán, không dùng làm mẫu
Hộp thiếc 100 g	Trà Gạo Sen Bách Diệp	900.000đ	585.000đ	Hàng bán và làm quà, không làm mẫu

Mùa sen tháng 6, mùa bưởi tháng 3 và mùa nhài rộ tháng 5–7 quyết định lúc nào các mã trên có hàng làm mẫu; Nụ Hoa Trà Cổ cũng phải chờ đúng mùa hoa của cây chè mới có. Hoa do hợp tác xã tự trồng, tự hái, sấy khô thủ công nên số lượng luôn có hạn theo sức làm của nghệ nhân, hết vụ thì chờ năm sau.

Con số ở cột giá vốn là phép chia để anh chị hình dung, chưa gồm bao bì, nhân công đóng gói và phí gửi. Cách tính chi phí theo ấm pha có thêm ở bài 1 kg Trà Bắc pha được bao nhiêu ấm.

Gửi mẫu cho khách sỉ: làm thế nào cho đáng

1. Gửi hai đến ba mã ở các mức giá khác nhau. Một mã duy nhất khiến bên nhận không có gì để so.
2. Đủ trà cho hai lần pha mỗi mã. Lần đầu thường pha sai, lần hai mới đúng.
3. Kèm hướng dẫn pha ghi rõ nhiệt độ 80–85°C, hãm 30–45 giây, rót kiệt.
4. Ghi mã lô lên gói mẫu để sau này đối chiếu với lô giao chính thức.
5. Hẹn lại sau 5–7 ngày, không hỏi ngay hôm sau.

Chính sách của chúng tôi với khách sỉ: mẫu thử miễn phí, anh chị trả phí vận chuyển. Đơn nhập theo kilôgam nhận từ 10 kg, giao trực tiếp trong 3–5 ngày.

Hàng mẫu vẫn phải cùng nguồn với hàng bán, nếu không khách sẽ thấy khác vị. Lý do nằm ở bài so sánh các nguồn trà sen.

Ghi nhãn cho hàng mẫu

• Ghi rõ là hàng mẫu, không bán. Tránh việc gói mẫu quay lại thị trường với giá khác.
• Ghi tên mã, trọng lượng, ngày sản xuất và hạn dùng. Trà khô có hạn 12 tháng.
• Ghi mã lô. Đây là thứ phân biệt một gói mẫu nghiêm túc với một gói trà bỏ trong túi nilon.
• Không bóc nhãn gốc rồi dán nhãn khác lên cùng một gói.

Nếu anh chị cần in nhãn riêng cho gói mẫu của mình, hợp tác xã nhận in nhãn riêng và báo theo từng đơn; đơn đặt riêng theo yêu cầu thì cọc 20%, phần còn lại trả khi nhận hàng. Danh mục các mã để chọn làm mẫu có ở danh mục trà hoa và bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp.

Bao nhiêu gói mẫu là đủ cho một năm

Đây là câu hỏi hay gặp khi lập ngân sách. Cách tính đơn giản: lấy số khách sỉ dự kiến tiếp cận trong năm nhân với số mã gửi mỗi khách, rồi cộng phần dùng tại quầy.

Ví dụ một cửa hàng nhắm tiếp cận 40 khách sỉ trong năm, mỗi khách gửi 3 mã, tức 120 gói. Cộng thêm khoảng 200 gói dùng làm quà kèm đơn và mời thử tại quầy, tổng khoảng 320 gói ấm 10 g, tương đương hơn 3 kg trà.

Quy ra tiền theo giá vốn ở mức chiết khấu đại lý, con số này thường nhỏ hơn nhiều so với cảm giác ban đầu, và nhỏ hơn hẳn chi phí chạy quảng cáo cho cùng số khách tiếp cận. Điều cần kiểm soát không phải tổng lượng mà là việc phát đúng người: gói mẫu phát tràn lan cho khách vãng lai gần như không mang lại đơn hàng nào.

Lịch hoa và giới hạn sản lượng của dòng trà hoa

Hoa dùng để ướp đều do hợp tác xã tự trồng, tự hái và sấy khô thủ công. Chúng tôi không dùng hương liệu và không thu mua hoa bên ngoài, nên lượng làm ra mỗi năm bị chặn bởi vườn và bởi sức làm của nghệ nhân.

Loại hoa	Tháng thu hái	Thời điểm rộ	Ghi chú cho người nhập hàng
Hoa bưởi	Tháng 3	Cuối tháng 2 sang tháng 3	Mùa ngắn nhất, chốt lượng từ đầu năm
Hoa sen	Tháng 6	Mùa sen Hồ Tây tháng 5–7, rộ tháng 6	Ướp trong mùa, giao theo đợt
Hoa nhài	Mùa hè	Rộ khoảng tháng 5–7	Nhiều lứa hơn nhưng vẫn theo vụ
Số lượng có hạn theo sức làm của nghệ nhân.

Dòng trà hoa chỉ bán trong giới hạn nghệ nhân làm ra được. Hợp tác xã không nhận đơn số lượng lớn cho nhóm này; hết hàng thì chờ vụ năm sau, chúng tôi không ướp bù bằng hoa mua ngoài hay bằng hương liệu. Anh chị cần hàng thì báo lượng dự kiến trước mùa hoa và nhận theo đợt; cần số lượng lớn và đều thì chọn các dòng trà mộc trong danh mục.