Quà kỷ niệm thành lập công ty: trà in tên, chia hai nhóm người nhận và lịch đặt

Bài này dành cho phòng hành chính và truyền thông nội bộ đang chuẩn bị lễ kỷ niệm 5, 10, 20 năm thành lập công ty. Khác quà Tết, quà kỷ niệm mang tên và câu chuyện của chính doanh nghiệp, nên phần in ấn quan trọng không kém ruột quà. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà ở Thái Nguyên. Bài dùng giá niêm yết và quy trình đơn quà in logo của hợp tác xã.

Quà cho nhân viên và quà cho khách: chia 2 nhóm

Tiêu chí	Nhóm nhân viên	Nhóm khách hàng, đối tác
Thông điệp	Cảm ơn đã cùng xây dựng công ty	Cảm ơn đã đồng hành, hẹn chặng tiếp theo
Số lượng	Toàn bộ nhân sự	Danh sách chọn lọc
Mức suất	Đồng đều, vừa phải	Cao hơn, có thể chia tầng
Cách trao	Tại buổi lễ, theo phòng ban	Gửi tận nơi hoặc trao tại tiệc kỷ niệm
Gợi ý	Hộp Trà Đặc Sản, Hộp Trà Móc Câu, Hộp Trà Cánh Hạc	Set Tâm Trà, Tâm Trà Thanh Liên, trà đinh

Hai nhóm dùng chung một mẫu in logo và thông điệp kỷ niệm để tiết kiệm công duyệt bản in. Chỉ đổi kiểu hộp và ruột trà. Tổng hai nhóm cũng dễ vượt mốc 200 suất in logo miễn phí.

Chọn trà theo số năm kỷ niệm

Không có quy tắc bắt buộc, nhưng nhiều doanh nghiệp muốn mức quà tăng theo cột mốc. Gợi ý dưới đây dùng giá niêm yết đã gồm VAT.

Cột mốc	Quà nhân viên	Quà khách hàng, đối tác
1–5 năm	Hộp Trà Đặc Sản 200 g: 92.000đ	Hộp Trà Nõn Thượng Hạng 200 g: 305.000đ
10 năm	Hộp Trà Móc Câu 200 g: 110.000đ Hộp Trà Cánh Hạc hộp thiếc 120 g: 105.000đ	Set Tâm Trà Nguyên Hương 400.000đ Set Tâm An Trà 450.000đ
15–20 năm	Hộp Trà Sạch 6 Không 200 g: 199.000đ	Set Tâm Trà Thanh Liên 550.000đ Set Tâm Trà Vạn Lộc 650.000đ
25 năm trở lên	Hộp Trà Nõn Thượng Hạng 200 g: 305.000đ	Trà Đinh Tiến Vua 200 g: 800.000đ Trà Gạo Sen Bách Diệp hộp thiếc 100 g: 900.000đ

Trà Gạo Sen Bách Diệp dùng hoa sen do hợp tác xã tự trồng, tự tay hái và sấy khô thủ công, không thu mua hoa ngoài, nên chỉ có theo đúng mùa sen thu hoạch vào tháng 6 — cũng như hoa bưởi tháng 3, hoa nhài rộ tháng 5–7 hay Nụ Hoa Trà Cổ phải chờ đúng vụ hoa chè — số lượng luôn giới hạn theo sức nghệ nhân, hết vụ này phải đợi vụ năm sau.

Hộp thiếc như Hộp Trà Cánh Hạc dùng lại được sau khi hết trà, nên logo kỷ niệm có cơ hội ở lại trên bàn làm việc lâu hơn. Vì sao trà đinh là dòng quà cấp cao xem bài trà đinh là gì. Các mức ngân sách khác xem bài quà tặng trà doanh nghiệp theo ngân sách.

In tên, logo, thông điệp

Đơn từ 200 suất được in logo miễn phí. Với quà kỷ niệm, nội dung in thường gồm ba lớp:

1. Logo và tên công ty.
2. Cột mốc: “10 năm”, “2016–2026”.
3. Thông điệp ngắn: câu khẩu hiệu kỷ niệm hoặc lời cảm ơn.

Không nên in quá nhiều chữ lên hộp. Thông điệp dài hơn anh chị đặt trong thiếp bên trong. Nếu muốn nhắc đến trà, có thể viết một câu về nguồn gốc: trà hái tay từ vùng chè Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên.

Quy trình duyệt: hợp tác xã gửi ảnh mẫu và bản in thử; nếu cần hộp thật làm mẫu, anh chị mua theo giá hỗ trợ đại lý; sau khi nhận cọc 20%, hợp tác xã làm logo riêng; anh chị duyệt bản in, sản xuất 3–7 ngày từ ngày duyệt.

Lịch đặt ngược từ ngày lễ

Ngày kỷ niệm đã biết trước cả năm, nên không có lý do để đặt quà sát ngày. Tính ngược từ ngày lễ (N):

Mốc	Việc
N − 6 tuần	Chốt ngân sách, danh sách hai nhóm người nhận, gửi yêu cầu
N − 4 tuần	Nhận ảnh mẫu, bản in thử, chốt nội dung in, cọc 20%
N − 2 tuần	Duyệt bản in cuối, bắt đầu sản xuất 3–7 ngày
N − 5 ngày	Nhận hàng, kiểm đếm, chia theo phòng ban
N	Trao quà tại lễ

Nếu ngày kỷ niệm rơi vào tháng 12 hoặc tháng 1, lịch in trùng mùa đơn Tết. Chúng tôi mở đơn Tết từ tháng 10 và chốt đơn Tết chậm nhất 3 tuần trước Tết, nên anh chị gửi yêu cầu sớm hơn mốc N − 6 tuần.

Đóng gói theo phòng ban

Anh chị gửi bảng số suất theo phòng ban, chi nhánh cùng yêu cầu báo giá. Mỗi thùng dán nhãn tên phòng ban và số hộp, để ban tổ chức chia nhanh trước buổi lễ. Nếu công ty có chi nhánh ở tỉnh khác, thời gian vận chuyển thông thường 3–5 ngày; phương án giao chúng tôi báo cùng báo giá.

Ngoài quà, một số doanh nghiệp tổ chức hoạt động kỷ niệm gắn với trà. Hợp tác xã có dịch vụ nghệ nhân pha trà tại sự kiện và đón đoàn team building tại vườn chè. Đoàn đến vườn cần báo trước 7 ngày, tự lo đi lại và ăn trưa, hợp tác xã không thu phí tham quan. Lịch trình tham khảo có trong bài thăm vườn và xưởng TRAVINA cho đoàn.

Cọc 20%, hoá đơn

Đơn quà in logo cọc 20% khi đặt, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng; quà có sẵn không in logo không cọc. Hoá đơn VAT xuất theo thông tin doanh nghiệp, giá niêm yết đã gồm VAT. Hồ sơ nhà cung cấp gồm đăng ký hợp tác xã 4601620037, giấy ATTP 14/2025/UBND-NNMT-TNg, phiếu kiểm nghiệm gần nhất; xem bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.