Thiệp kèm quà Tết doanh nghiệp: viết gì và in thế nào

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên. Chúng tôi làm phần quà cho nhiều doanh nghiệp mỗi mùa Tết và thấy phần thiệp thường được làm vội nhất, dù nó là thứ người nhận đọc đầu tiên. Bài này gom lại những gì dùng được.

Thiệp kèm quà nên viết gì

Ba phần, theo thứ tự:

1. Xưng hô cụ thể. Tên riêng nếu biết, hoặc tên nhóm như “Anh chị em phòng Kỹ thuật”, “Quý đối tác”.
2. Một câu có nội dung. Nhắc một việc cụ thể của năm, không nói chung chung.
3. Lời chúc và người gửi. Ngắn, đúng cấp bậc, có tên hoặc tên bộ phận ký.

Nếu món quà là trà, có thể thêm một dòng về món quà. Ví dụ: “Trà trong hộp là hàng của vụ vừa thu tại Đại Từ, Thái Nguyên.” Một dòng như vậy làm món quà trở nên cụ thể hơn hẳn.

Phân loại theo nhóm người nhận

• Nhân viên nội bộ. Giọng gần, nhắc việc chung đã làm được. Tránh giọng trang trọng quá mức.
• Khách hàng. Cảm ơn cụ thể về sự đồng hành trong năm, không kèm lời chào hàng.
• Đối tác và nhà cung cấp. Trang trọng vừa phải, nhấn vào sự hợp tác.
• Lãnh đạo và người lớn tuổi. Ngắn nhất trong bốn nhóm, kính ngữ đúng mực, viết tay được thì tốt.

Bảng mẫu câu theo nhóm

Nhóm	Câu mở	Câu chúc	Lưu ý
Nhân viên	“Cảm ơn anh chị em đã đi cùng công ty suốt một năm nhiều việc.”	“Chúc gia đình mình một cái Tết ấm và một năm mới nhẹ nhàng hơn.”	Giọng gần, xưng hô thống nhất toàn công ty
Khách hàng	“Cảm ơn anh chị đã tin tưởng chúng tôi trong năm qua.”	“Chúc anh chị và gia đình một năm mới bình an.”	Không kèm lời chào hàng hay mã giảm giá
Đối tác	“Một năm hợp tác thuận lợi, xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty.”	“Chúc quý công ty một năm mới nhiều thuận lợi.”	Ghi rõ tên hai bên
Lãnh đạo	“Kính gửi anh, xin gửi tới anh món quà nhỏ dịp năm mới.”	“Kính chúc anh và gia đình năm mới mạnh khoẻ.”	Ngắn, viết tay nếu số lượng ít

Anh chị thay tên, thay chi tiết của năm, và giữ độ dài như trong bảng. Thiệp dài hơn bốn dòng thường không được đọc hết.

In thiệp: chuẩn bị gì và mất bao lâu

• Chuẩn bị file logo dạng vector, nền trong, kèm mã màu. Đây là thứ quyết định chất lượng bản in.
• Chốt nội dung chữ trước khi gửi file. Sửa chữ sau khi đã dàn trang là một vòng thời gian nữa.
• In logo miễn phí từ 200 suất. Dưới mốc đó, phần in báo theo từng đơn.
• Chúng tôi gửi ảnh và bản in thử để duyệt. Nếu cần hộp thật làm mẫu thì mua hộp đó theo giá hỗ trợ đại lý.
• Cọc rồi mới làm phần in riêng. Đơn in logo hoặc làm riêng cọc 20%, phần còn lại trả khi nhận hàng.

Hàng có sẵn giao trực tiếp trong 3–5 ngày; phần in riêng cộng thêm thời gian duyệt mẫu và sản xuất. Với mùa Tết, chúng tôi mở đơn từ tháng 10 và chốt đơn chậm nhất 3 tuần trước Tết.

Thiệp là khâu hay bị bỏ tới phút cuối. Trong lịch chuẩn bị quà Tết theo tuần, khâu này có mốc riêng.

Kiểm bản in trước khi chạy hàng loạt

1. Đọc to toàn bộ chữ trên bản in thử. Đọc thầm bỏ sót lỗi nhiều hơn đọc to.
2. Kiểm tên riêng và tên công ty từng chữ một, kể cả chữ viết hoa.
3. Kiểm năm. Đây là lỗi kinh điển của thiệp Tết.
4. Kiểm màu logo so với mã màu đã gửi, dưới ánh sáng tự nhiên.
5. Nhờ một người chưa đọc bản thảo đọc lại. Người đã viết luôn đọc thấy cái mình định viết.
6. Duyệt bằng văn bản. Một tin nhắn xác nhận là đủ, nhưng phải có.

Cách chọn quà đi kèm thiệp có ở bài trà làm quà tặng doanh nghiệp; danh mục ở hộp trà quà tặng và trang quà tặng doanh nghiệp.

Ba kiểu thiệp nên tránh

Không phải thiệp nào cũng có ích. Ba kiểu sau làm giảm giá trị của món quà thay vì tăng lên.

• Thiệp bán hàng. Kèm mã giảm giá, lời mời mua tiếp hoặc thông tin sản phẩm. Người nhận hiểu ngay đây là một bước tiếp thị, không phải một món quà.
• Thiệp chép nguyên mẫu trên mạng. Câu chữ hoa mỹ mà không có chi tiết nào thuộc về hai bên. Đọc xong không nhớ được gì.
• Thiệp dài kín hai mặt. Không ai đọc hết, và phần quan trọng nhất là tên người gửi lại nằm ở cuối.

Cách kiểm nhanh: đọc thiệp và tự hỏi câu này có thể gửi cho bất kỳ ai không. Nếu câu trả lời là có, hãy viết lại. Một chi tiết thật về năm vừa qua, dù nhỏ, luôn có sức nặng hơn một đoạn chúc chung chung. Với đơn số lượng lớn, anh chị không cần viết riêng cho từng người, chỉ cần viết riêng cho từng nhóm là đủ.