Phục vụ khách dịp Tết: tăng ca và chuẩn bị quầy

Tôi phụ trách hệ thống phân phối ở miền Bắc, và mỗi mùa Tết đều thấy cùng một chuyện: điểm bán nào chuẩn bị xong trước tháng 12 thì bán được hết công suất, điểm bán nào để tới sát Tết mới lo thì mất đơn vì thiếu hàng hoặc thiếu người gói. Bài này là bảng việc theo tuần cho chủ cửa hàng.

Cao điểm Tết kéo dài mấy tuần

Ba nhóm khách quyết định vào ba thời điểm khác nhau, và điểm bán phải phục vụ được cả ba:

• Doanh nghiệp chốt sớm nhất, vì còn duyệt ngân sách và còn in logo. Đơn đặt trước hàng Tết mở từ tháng 10 và cọc 20% để chốt sản lượng sản xuất, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng.
• Cá nhân mua biếu quyết trong hai đến ba tuần trước Tết.
• Khách mua dùng trong nhà mua ở tuần cuối, và nhóm này cần hàng có sẵn ngay tại quầy.

Sai lầm thường gặp là dồn toàn bộ nguồn lực vào nhóm thứ hai, rồi hết hàng khi nhóm thứ ba tới.

Chuẩn bị nhân sự, hàng và bao bì

Nhân sự. Cần thêm người cho ba việc: gói quà, giao hàng trong khu vực, và trực tin nhắn. Tuyển và tập trước ít nhất ba tuần; người mới tập gói trong mùa cao điểm là nguồn của hàng hỏng và hàng chậm.

Hàng. Chốt danh mục Tết sớm, thường là sáu set quà từ 400.000đ đến 650.000đ, các mã hộp trà, và bộ ấm chén Bát Tràng từ 280.000đ đến 650.000đ. Nhập đủ trước tuần 1, vì càng sát Tết thì thời gian giao càng căng dù hợp tác xã vẫn giao trong 3–5 ngày.

Bao bì. Túi giấy, giấy gói, ruy băng, thiệp, băng dính. Tính dư 20% so với dự kiến. Đây là khoản rẻ mà thiếu thì tắc cả quầy.

Dịp Tết khách uống nhiều tuần trà liền và hay bỏ bữa, nên ca trực cần thuộc các bước xử lý cho nhân viên khi khách say trà.

Bảng việc theo tuần trước Tết

Tuần	Việc chính	Nhân sự	Chuẩn bị hàng
Trước 8 tuần	Chốt danh mục, đặt đơn Tết	Chủ cửa hàng	Cọc 20% cho đơn đặt trước
Trước 6 tuần	Duyệt mẫu in logo cho khách doanh nghiệp	Chủ, người phụ trách khách lớn	Ảnh và bản in thử
Tuần 1–2	Chốt số lượng khách doanh nghiệp	Thêm 1 người trực tin nhắn	Hàng đợt 1 về kho
Tuần 3–4	Bán lẻ và gói quà	Thêm 1–2 người gói	Hàng đợt 2, bao bì đủ
Tuần 5	Giao hàng doanh nghiệp, bán lẻ cao điểm	Thêm người giao trong khu vực	Kiểm tồn hằng ngày
Tuần 6	Bán gấp, hạn giao cuối	Toàn bộ nhân sự	Chỉ bán hàng có sẵn
Sau Tết	Kiểm kho, chốt số, thu hồi ấn phẩm cũ	Chủ và quản lý	Ghi lại số liệu cho năm sau

Gói quà tại chỗ: định mức thời gian

Đo thực tế ở quầy thì một người gói thạo mất khoảng ba đến năm phút cho một hộp quà cơ bản, và bảy đến mười phút cho set có nhiều lớp hoặc có thiệp viết tay. Từ đó tính ra công suất:

• Một người gói liên tục trong một giờ làm được khoảng 12 đến 15 hộp cơ bản.
• Đơn doanh nghiệp 200 suất cần khoảng 15 giờ công cho riêng khâu gói.
• Nên gói trước cho đơn đã chốt, để tuần cuối chỉ còn phục vụ khách lẻ.

Bố trí bàn gói tách khỏi quầy bán, để người gói không bị ngắt quãng. Chuẩn bị sẵn từng bộ vật tư theo mẫu để không phải tìm giữa chừng.

Kiểm kho và chốt số sau Tết

1. Kiểm tồn theo mã ngay trong tuần đầu sau Tết, khi trí nhớ còn mới.
2. Ghi mã bán hết sớm và mã ế. Đây là dữ liệu quyết định đơn đặt năm sau.
3. Kiểm hạn dùng của hàng còn lại. Trà khô hạn 12 tháng; hàng tồn nhiều tháng thì lên kế hoạch đẩy sớm.
4. Thu hồi ấn phẩm Tết khỏi quầy, giữ lại một bản mẫu kèm ngày in.
5. Ghi lại số liệu: doanh thu theo tuần, số đơn doanh nghiệp, số giờ công gói quà.

Với hàng nhập trong đợt đầu tiên, hợp tác xã có chính sách mua lại 70% giá buôn trong 6 tháng kể từ ngày nhận, áp cho đơn nhập đầu tiên, với điều kiện hàng nguyên seal, còn hạn, kèm phiếu xuất kho gốc và gửi về trước hạn tối thiểu một tháng. Điều khoản đầy đủ nằm trong hợp đồng; xem chính sách đại lý.