Biểu mẫu hồ sơ mã hàng: mười mục người bán lại cần có cho mỗi mã trà

Bài này dành cho anh chị làm đại lý, cửa hàng hoặc nhà phân phối, cần một bộ thông tin chuẩn để nhân viên bán hàng và nội dung đăng bán dùng chung. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên, cung cấp 36 mã cho 429 đại lý. Biểu mẫu dưới đây là thứ chúng tôi mong nhận lại khi đại lý hỏi “gửi em thông tin sản phẩm”.

Vì sao mỗi mã cần một trang hồ sơ riêng

Chuyện thường xảy ra: một quầy có bảy tám mã, nhân viên mới vào nhớ tên nhưng không nhớ mã nào hái ở đâu, đóng bao nhiêu gam, hạn bao lâu. Khách hỏi kỹ thì nhân viên nói đại. Nói đại một lần là quầy mất uy tín với khách đó vĩnh viễn, và nếu nói sai về giấy tờ thì rủi ro còn lớn hơn.

Một trang hồ sơ cho mỗi mã giải quyết ba việc cùng lúc: nhân viên có chỗ tra, nội dung đăng bán có nguồn thống nhất, và khi khách hỏi giấy tờ thì anh chị biết chính xác cái gì trích được, cái gì không. Nó cũng là cách đơn giản nhất để tránh đưa thông tin của cơ sở khác vào sản phẩm của mình, chuyện đang khá phổ biến trên thị trường; xem bảy cách kiểm chứng trà Thái Nguyên thật và giả.

Mười mục trong một hồ sơ mã hàng

1. Tên đúng của mã. Chép nguyên tên trên bao bì và trong bảng giá, không rút gọn, không thêm chữ. “Trà Móc Câu Đặc Biệt” thì không viết thành “móc câu loại 1”.
2. Phẩm cấp trong danh mục. Ghi mã này đứng trên mã nào, dưới mã nào. Khách so sánh theo thứ tự chứ không so theo tên.
3. Vùng trồng. Ghi tên xã và tỉnh theo đúng vùng nguyên liệu, kèm độ cao nếu có. Không mượn tên vùng khác cho dễ bán.
4. Xưởng chế biến. Mỗi cơ sở làm những dòng khác nhau. Ghi rõ mã này ra từ cơ sở nào.
5. Giống chè. Đây là thông tin khách sành hỏi đầu tiên và cũng là thứ khó bịa nhất.
6. Chuẩn hái, nếu đã công bố. Chúng tôi mới công bố chuẩn hái cho hai dòng. Mã nào chưa có thì ghi “chưa công bố” và mô tả định tính, tuyệt đối không gán số tôm số lá.
7. Quy cách và bao bì. Liệt kê đủ các quy cách đang có của mã đó, kèm mã hộp tương ứng nếu có.
8. Giá niêm yết và giá nhập. Ghi cả hai, nhưng in ra cho nhân viên quầy thì chỉ để giá niêm yết.
9. Hạn dùng. Trà khô của chúng tôi có hạn 12 tháng kể từ ngày đóng gói. Ghi kèm cách đọc ngày trên bao bì.
10. Giấy tờ trích được và mã lô. Liệt kê đúng số hiệu, đúng phạm vi, đúng thời hạn. Mục này quyết định anh chị được nói gì trước mặt khách.

Bảng mẫu hồ sơ điền sẵn: Trà Móc Câu Đặc Biệt

Anh chị có thể sao chép cấu trúc này cho từng mã khác trong danh mục.

Mục	Nội dung
1. Tên đúng	Trà Móc Câu Đặc Biệt
2. Phẩm cấp	Nhóm trung cấp; đứng trên Trà Xanh Đặc Sản, dưới Trà Nõn Cánh Hạc
3. Vùng trồng	Vườn xã viên tại La Bằng – Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên; độ cao 110–300 m; 100% hái tay
4. Xưởng chế biến	Cơ sở 2 Đồng Khuân, xã La Bằng
5. Giống chè	Lai F1 LDP1 và TRI 777
6. Chuẩn hái	1 tôm 1 nõn 1 lá non (đã công bố)
7. Quy cách	Hút chân không 100 g và 200 g; gói ấm 10 g (1 kg ≈ 100 ấm); Hộp Trà Móc Câu 200 g
8. Giá	Niêm yết 450.000đ/kg đã gồm VAT; hộp 200 g 110.000đ; giá nhập cấp Đại lý 292.500đ/kg
9. Hạn dùng	12 tháng kể từ ngày đóng gói, in trên bao bì
10. Giấy tờ và mã lô	ISO 22000:2018 số GOODVN91025.FSMS cấp cho cơ sở La Bằng, hiệu lực 20/10/2025–19/10/2028; ATTP số 14/2025/UBND-NNMT-TNg đến 19/6/2028; nhãn hiệu tập thể “Chè Thái Nguyên” theo QĐ 41-QĐ/BQLNHTT ngày 09/9/2025; mã lô in trên từng gói

Hồ sơ đầy đủ về dòng này có trong bài đặc điểm và cách nhận biết Móc Câu Đặc Biệt.

Giấy tờ trích được: ghi đúng phạm vi

Đây là mục hay bị viết sai nhất, và cũng là mục dễ gây rắc rối nhất. Ba nguyên tắc:

• Chứng nhận gắn với chủ thể và phạm vi cụ thể. VietGAP số DVCL-VG-TT-24-19-68 cấp cho chè búp tươi của 17 hộ trên 9,7 ha, hiệu lực 07/11/2024–06/11/2026. Ghi đúng như vậy, không viết “toàn bộ sản phẩm đạt VietGAP”, vì vùng nguyên liệu của chúng tôi rộng 40,5 ha.
• ISO 22000:2018 cấp cho cơ sở, không cấp cho sản phẩm. Xưởng La Bằng đạt ISO 22000:2018. Anh chị viết đúng câu này, không viết thành một câu gán cho cả tổ chức.
• Phiếu kiểm nghiệm gắn với mẫu và ngày. Phiếu gần nhất số 78102025/KQKN do phòng thử nghiệm VILAS 1098 thực hiện ngày 24/10/2025 trên mẫu Trà Đinh, kết quả 10/10 chỉ tiêu thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện. Đây là kết quả của mẫu đó, không phải giấy chứng nhận cho mọi mã.

Cách hiểu đúng về phạm vi từng loại giấy có trong bài VietGAP là gì và chứng nhận có phạm vi tới đâu, còn số hiệu và thời hạn từng giấy nằm ở trang tổng hợp số hiệu và thời hạn giấy tờ. Đại lý chính thức được cấp giấy uỷ quyền phân phối có mã QR để khách quét kiểm tra.

Mục phẩm cấp trong biểu mẫu nên ghi theo một chuẩn cố định. Chúng tôi lấy bảng phân hạng dòng trà xanh làm chuẩn đó.

Cập nhật hồ sơ khi đổi giá hoặc đổi quy cách

Hồ sơ mã hàng chỉ có giá trị khi nó đúng ở thời điểm khách đọc. Hai mốc bắt buộc cập nhật:

1. Khi giá thay đổi. Chúng tôi báo trước 01 tháng. Trong tháng đó, anh chị sửa giá trong hồ sơ, in lại nhãn quầy và sửa nội dung đăng bán. Khi tăng giá, hàng tồn của anh chị bán theo giá mới. Khi giảm giá, chúng tôi bù chênh cho hàng nhập trong 30 ngày trước đó và chỉ giảm vào đầu quý.
2. Khi quy cách thay đổi. Ví dụ một mã được bổ sung hoặc rút bớt cỡ đóng gói. Mục 7 và mục 8 phải sửa cùng lúc, vì giá hộp và giá theo kilogam gắn với nhau.

Ngoài hai mốc đó, nên rà lại toàn bộ tập hồ sơ mỗi quý một lần, cùng dịp anh chị đếm lại số lần nhập từng mã. Ghi ngày cập nhật ở cuối mỗi trang để biết trang nào đã cũ. Nếu gặp bên thứ ba dùng tên và giấy tờ của chúng tôi để bán hàng không do chúng tôi sản xuất, anh chị báo lại theo trang cảnh báo mạo danh.