Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh bán trà và cách ghi mỗi ngày cho đúng

Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh năm 2026 theo văn bản nào?

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh bỏ thuế khoán theo Nghị quyết 198/2025/QH15, tự khai theo doanh thu thật lấy từ sổ. Văn bản hướng dẫn ghi sổ là Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính, hiệu lực 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC. Hộ vừa rời khoán nên đọc bài thuế khoán bị bỏ, hộ bán trà phải làm gì.

Nhiều trang vẫn để file S1-HKD, S2-HKD theo Thông tư 88/2021; các số hiệu đó đã hết dùng. Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh hiện hành mang ký hiệu thêm chữ cái: S1a-HKD, S2a-HKD, S2b-HKD. Toàn văn thông tư và phụ lục mẫu sổ đăng trên Công báo, Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Bảy mẫu sổ trong Thông tư 152/2025/TT-BTC

• S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: hộ không chịu thuế GTGT, không nộp thuế TNCN (Điều 4).
• S2a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: hộ nộp GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (Điều 5).
• S2b-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; S2c-HKD – Sổ chi tiết doanh thu, chi phí; S2d-HKD – Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; S2e-HKD – Sổ chi tiết tiền: hộ nộp GTGT theo tỷ lệ, TNCN trên thu nhập tính thuế (Điều 6).
• S3a-HKD – Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác: hộ có hoạt động chịu thuế xuất khẩu, nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên… (Điều 7).

Người ghi sổ sách kế toán hộ kinh doanh là chủ hộ, người thân (cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột), người kiêm thủ kho, thủ quỹ hoặc dịch vụ kế toán (Điều 2). Theo Tạp chí Kinh tế và Tài chính, việc này không yêu cầu bằng cấp chuyên môn.

Hộ bán trà ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh nào theo mức doanh thu?

Thông tư 152 không ghi con số doanh thu mà chia theo cách nộp thuế. Mức doanh thu nằm ở Nghị định 68/2026/NĐ-CP, đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng từ 500 triệu lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ 01/01/2026. Bảng dưới ghép hai văn bản để chọn đúng mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh.

Mốc 3 tỷ: theo Cục Thuế trên Tạp chí Kinh tế và Tài chính ngày 16/10/2026, hộ trên 3 tỷ phải tính thuế theo thu nhập; Bộ Tài chính đang báo cáo xem xét sửa, khi chưa sửa vẫn làm theo quy định hiện hành. Số thuế từng mức có ví dụ ở bài thuế hộ kinh doanh năm 2026.

Tiệm dưới 1 tỷ có nên ghi thêm sổ chi phí, tồn kho?

Không bắt buộc. Nhưng tiệm bán đều 80–90 triệu đồng/tháng đã sát ngưỡng, mùa quà Tết có thể đẩy cả năm vượt 1 tỷ. Khi đó, nếu chọn tính thuế theo thu nhập thì cần chi phí có chứng từ và số hàng tồn; ghi sẵn cùng mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh từ đầu năm thì không phải dựng lại sổ. Doanh thu lên vài tỷ thì xem thêm bài hộ kinh doanh cá thể hay công ty.

Cách ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh mỗi ngày cho tiệm trà

Phần đầu sổ

Mỗi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh có các ô: tên hộ, cá nhân kinh doanh; địa chỉ; mã số thuế; kỳ kê khai; địa điểm kinh doanh. Mã số thuế của hộ nay là số định danh cá nhân 12 số của chủ hộ; tên hộ chép đúng giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Có hai điểm bán thì mở sổ riêng từng điểm.

Các cột của S1a-HKD và S2a-HKD

• S1a-HKD: cột A ngày, tháng ghi sổ; cột B diễn giải; cột 1 số tiền; dòng cuối “Tổng cộng”.
• S2a-HKD: cột A số hiệu chứng từ, cột B ngày, tháng chứng từ; cột C diễn giải theo ngành nghề; cột 1 số tiền. Cuối sổ có dòng thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp từng ngành nghề và tổng số thuế.

Tiệm dưới ngưỡng vẫn nên ghi thêm cột số chứng từ vào mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh, khi lên S2a-HKD chỉ việc chép sang.

Ghi theo ngày hay theo từng hóa đơn?

Hướng dẫn mẫu S1a-HKD cho phép ghi theo từng nghiệp vụ hoặc định kỳ. Với tiệm trà, cuối ngày ghi mỗi kênh thu một dòng (tiền mặt, chuyển khoản, sàn), chứng từ là bảng kê bán lẻ hoặc báo cáo máy tính tiền. Đơn có hóa đơn ghi một dòng riêng trong mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh theo số hóa đơn, không cộng lại vào dòng bán lẻ.

Tách đồ uống pha tại tiệm với trà gói

S2a-HKD phải mở riêng theo nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế. Bán ly trà và bán trà gói thường thuộc hai nhóm khác nhau; nhóm nào thì hỏi cơ quan thuế quản lý. Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh trong file Excel có cột “Nhóm ngành nghề” để tách từ dòng đầu, cuối tháng tự cộng từng nhóm.

Khoản nào ghi, khoản nào không?

• Tiền cọc đặt quà Tết chưa giao: ghi chú riêng; đến ngày giao hàng mới ghi vào mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh, dễ khớp hóa đơn.
• Hàng khách trả lại: ghi một dòng giảm trong mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh, kèm biên bản trả hàng.
• Trà biếu, trà mời thử: không phải doanh thu, nhưng phải ghi xuất kho.
• Tiền vay, tiền góp vốn: không ghi vào mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh.
• Bán qua sàn thương mại điện tử: sàn khấu trừ, nộp thay thuế; vẫn ghi dòng riêng để biết đủ doanh thu, cách cộng khi xét ngưỡng thì hỏi cơ quan thuế.

Sổ chi phí của tiệm trà ghi những gì?

Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh chỉ cho biết tiền bán. Chi phí ghi theo mẫu S2c-HKD, chia sáu dòng; xếp chi phí tiệm trà vào đúng dòng ngay khi ghi:

• a) Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa: trà nhập về bán, trà nền pha chế, đường, sữa, ly giấy, túi zip, hộp.
• b) Tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc: người bán ca, người giao hàng.
• c) Khấu hao tài sản cố định: tủ trưng bày, máy hàn túi, quầy pha.
• d) Dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản như mặt bằng.
• đ) Lãi tiền vay vốn kinh doanh.
• e) Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp việc kinh doanh.

Chứng từ chủ yếu là hóa đơn. Mua chè búp khô của hộ trồng chè không có hóa đơn thì lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (Thông tư 152 nhắc ở Điều 6): tên, địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá, chữ ký. Khoản chi không chứng từ dễ bị loại khi tính thuế theo thu nhập. Tiền nhà nên tách tài khoản khỏi tiền tiệm.

Sổ chi phí chưa cho biết từng mã trà lãi bao nhiêu; phần đó tính bằng mẫu bảng tính giá bán trà.

Theo dõi tồn kho trà theo kg, hộp và mã lô

Sổ kho đi cùng mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh là S2d-HKD, các cột: số hiệu và ngày chứng từ, diễn giải, đơn vị tính, đơn giá, nhập, xuất, tồn (số lượng, thành tiền), ghi chú. Sổ mở theo từng loại hàng. Đơn giá nhập lấy theo chứng từ mua; đơn giá xuất tính bình quân gia quyền:

Đơn giá xuất = (giá trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳ) / (số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ)

Ví dụ giả định: còn 8 kg trà xanh loại A giá 300.000 đ/kg, nhập thêm 10 kg giá 310.000 đ/kg. Đơn giá xuất = (2.400.000 + 3.100.000) / 18 ≈ 305.556 đ/kg.

• Một đơn vị tính cho một mã: trà rời theo kg, hộp quà theo hộp. Chia trà rời ra gói 100 g, 200 g thì vẫn xuất theo kg.
• Ghi mã lô: chép mã lô trên phiếu xuất kho, bao bì của nhà cung cấp; khách hỏi nguồn gốc hay cần đổi lô thì tra được ngay.
• Hao hụt khi chia gói, trà nền xuất cho quầy pha: ghi dòng xuất riêng, diễn giải rõ.
• Kiểm kê cuối tháng: cân thực tế, so với cột tồn; lệch thì tìm phiếu xuất thiếu trước khi sửa số.

File Excel theo dõi theo từng mã lô để khớp phiếu xuất kho. Khi phải chép sang mẫu S2d-HKD, cộng các lô cùng mã hàng rồi tính lại bình quân như công thức trên.

Đối chiếu mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh với hóa đơn điện tử và tài khoản

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền; hộ đến 1 tỷ được tự nguyện dùng; vượt 1 tỷ trong năm thì đăng ký trong 30 ngày. Có hóa đơn vẫn phải ghi sổ, vì sổ cộng cả tiền bán lẻ không lập hóa đơn.

1. Cuối ngày: đếm két, so với dòng tiền mặt của mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh; so lịch sử nhận tiền với dòng chuyển khoản.
2. Cuối tuần: so danh sách hóa đơn đã lập với các dòng có số hóa đơn.
3. Cuối tháng: so sao kê ngân hàng, báo cáo của sàn với tổng từng kênh; cân kho, so với cột tồn.
4. Cuối kỳ thông báo: lấy số cộng từ mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh điền mẫu 01/TKN-CNKD. Sáu tháng đầu năm hạn báo là 31/7; sáu tháng cuối năm hạn là 31/01 năm sau.

Bảng ví dụ mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh điền sẵn 1 tuần

“Tiệm trà Minh An” là tiệm giả định, bán ly trà tại chỗ và trà gói, giao sỉ cho vài quán nước. Mọi số trong bảng là ví dụ giả định để minh họa cách ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh, tách hai nhóm ngành nghề.

Đọc bảng: 20,6 triệu đồng/tuần nhân 52 tuần ra khoảng 1,07 tỷ, tức tiệm đang quanh ngưỡng 1 tỷ, chưa tính mùa quà Tết; file Excel báo khi lũy kế quá 80% ngưỡng. Cùng tuần, sổ chi phí ghi 13,6 triệu đồng, có 6 triệu tiền thuê mặt bằng cả tháng.

Dòng 07/11 hay sai: đơn giao quán có hóa đơn ghi riêng trong mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh, tiền bán lẻ cùng ngày ghi dòng khác.

Lưu mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh bao lâu, ghi giấy hay Excel?

Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC cho hộ chọn lưu mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh, chứng từ trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy, tối thiểu 05 năm; hóa đơn lưu theo pháp luật về thuế. Ngày 03/8/2026, Cục Thuế làm rõ hộ kinh doanh không bắt buộc ghi chép thủ công trên sổ giấy.

Ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh bằng Excel thì mỗi tháng một file, sao lưu sang ổ khác, tháng đã khóa sổ không mở ra sửa. Cuối tháng in trang tổng, ký, cất cùng hóa đơn, bảng kê.

Tải mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh bán trà (file Excel)

File mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh có 5 sheet: “Sổ doanh thu” (ngày, số hóa đơn, diễn giải, nhóm ngành nghề, kênh thu, số tiền; tự cộng tháng, lũy kế năm, báo khi gần ngưỡng 1 tỷ); “Sổ chi phí” (sáu nhóm như S2c-HKD); “Theo dõi tồn kho trà” (nhập – xuất – tồn theo mã lô, đơn giá bình quân); “Tổng hợp tháng”; “Hướng dẫn”.

Tải mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh bán trà (file Excel, 5 sheet có công thức) – mẫu tham khảo, các bên tự điều chỉnh cho đúng việc của mình; không thay tư vấn pháp lý.

Cần thêm giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh, hợp đồng đại lý và các mẫu khác cho tiệm, tải một lần ở trang bộ mẫu giấy tờ.

Cách dùng: giữ bản gốc, mỗi tháng nhân ra một bản; xóa các dòng chữ nghiêng màu xám (ví dụ giả định), chỉ gõ vào ô vàng. File là bản hướng dẫn ghi chép theo cột của các mẫu S1a-HKD, S2a-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD; mẫu chính thức theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Mẫu tham khảo, không thay tư vấn thuế, pháp lý.

7 lỗi hay gặp khi ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh

1. Dùng mẫu S1-HKD cũ của Thông tư 88/2021 tải từ mạng.
2. Ghi doanh thu theo tiền về tài khoản, quên tiền mặt và tiền bán qua sàn.
3. Cộng hai lần đơn có hóa đơn: vừa ghi dòng riêng, vừa gộp vào bán lẻ cuối ngày.
4. Gộp ly trà pha và trà gói một dòng, đến khi phải mở S2a-HKD theo ngành nghề thì không tách được.
5. Mua chè của người trồng không có bảng kê, khoản chi không có chứng từ.
6. Sổ kho không có mã lô, đơn vị lẫn kg với gói, cuối tháng cân không khớp.
7. Để dồn nhiều tuần mới ghi, lúc đó không còn nhớ khoản nào thu từ đâu.

Năm lỗi đầu tránh được nếu mỗi tối dành mười phút so mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh với két tiền, chuyển khoản, hóa đơn trong ngày. Mới mở tiệm thì dựng sổ cùng các bước trong bài mở tiệm trà.

Câu hỏi thường gặp

Doanh thu dưới 1 tỷ có phải ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh không?

Có. Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC yêu cầu hộ không chịu thuế GTGT, không nộp thuế TNCN ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh S1a-HKD. Sổ là căn cứ xác định hộ có thuộc diện chịu thuế không, và để điền thông báo doanh thu với cơ quan thuế.

Ghi sổ mỗi ngày hay cuối tháng?

Thông tư cho phép ghi mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh theo từng nghiệp vụ hoặc định kỳ. Tiệm trà nhiều đơn nhỏ nên ghi cuối mỗi ngày, mỗi kênh thu một dòng, đơn có hóa đơn ghi riêng.

Bán cả ly trà và trà gói thì ghi chung một sổ được không?

Hộ dưới ngưỡng dùng một mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh S1a-HKD, nhưng nên tách dòng theo nhóm. Hộ nộp thuế theo tỷ lệ phải mở S2a-HKD riêng cho từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ; xếp nhóm nào thì hỏi cơ quan thuế quản lý.

Mua chè của nông dân không có hóa đơn thì ghi thế nào?

Lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ, ghi tên, địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá, có chữ ký; ghi một dòng ở sổ chi phí và một dòng nhập ở sổ kho theo lô.

Sổ phải lưu bao lâu, có cần đóng dấu không?

Mẫu sổ doanh thu hộ kinh doanh và chứng từ lưu tối thiểu 05 năm, bản giấy hoặc điện tử. Mẫu có chỗ người đại diện ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có; hộ không có dấu thì ký tên là đủ.

Nguồn tham khảo

• Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (31/12/2025), phụ lục mẫu sổ – Công báo, Cổng thông tin điện tử Chính phủ
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng chịu thuế của hộ kinh doanh lên 1 tỷ đồng/năm (29/4/2026) – Báo Điện tử Chính phủ
• Nghị định 141/2026/NĐ-CP: hóa đơn điện tử, địa điểm kinh doanh của hộ – Cổng thông tin điện tử Chính phủ
• Hộ kinh doanh không chịu thuế chỉ cần một sổ theo dõi doanh thu (07/01/2026) – Tạp chí Kinh tế và Tài chính
• Báo cáo xem xét nâng ngưỡng doanh thu tính thuế TNCN với hộ kinh doanh (16/10/2026) – Tạp chí Kinh tế và Tài chính
• Hộ kinh doanh không bắt buộc ghi chép sổ kế toán bằng tay (04/8/2026) – Báo Luật sư Việt Nam