Bã trà và hàng lỗi ở quán: thu gom thế nào, ghi sổ ra sao

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, đang cấp hàng cho nhiều quán nước, quán ăn và cửa hàng. Bài này gom lại những gì đội kinh doanh quan sát được ở khâu cuối của quầy pha: rác, phát sinh và hàng lỗi. Đây là phần ít ai ghi chép, nên cũng là phần dễ mất tiền mà không biết.

Mỗi tháng quầy phát sinh bao nhiêu

Không cần đo phức tạp. Cân thùng bã một lần vào ngày đông khách và một lần vào ngày vắng là ước được.

Điểm cần nhớ: bã trà nặng chủ yếu vì nước. Một gói ấm 10 g khi pha xong nặng lên nhiều lần. Với 1 kg trà pha được khoảng 100 ấm, quán pha 30 ấm mỗi ngày sẽ hết khoảng 300 g trà khô, còn bã ướt thì nhiều hơn hẳn về khối lượng.

Chi phí trà cho mỗi ấm, mỗi ly tính thế nào có trong bài 1 kg Trà Bắc pha được bao nhiêu ấm.

Thu gom cho đúng vệ sinh

• Thùng bã riêng, có nắp, đặt xa khu để trà khô và xa khu để ly chén sạch.
• Đổ trong ngày. Bã trà ướt để qua đêm trong thùng kín sẽ lên men, sinh mùi chua và hút ruồi muỗi.
• Rửa thùng mỗi ngày. Mùi bám vào thùng lâu ngày sẽ ám sang khu quầy.
• Không đổ bã xuống bồn rửa. Cánh trà gây tắc đường ống nhanh hơn người ta tưởng.
• Không để bã trên nắp hũ trà khô, kể cả một lúc. Hơi ẩm bay lên là đủ làm hỏng phần trà bên dưới.

Nếu nước trà ở quán gần đây có mùi lạ, nguyên nhân có khi ở khâu vệ sinh quầy chứ không phải ở trà. Các nguyên nhân khác xem bài nước trà bị đục, ít hương.

Phương án xử lý theo loại phát sinh

Loại phát sinh	Xử lý	Ghi sổ	Cách giảm
Bã trà ướt	Bỏ trong ngày, thùng có nắp	Không cần	Pha mẻ nhỏ theo giờ đông khách
Trà khô rơi vãi khi cân	Gom hũ riêng, dùng pha mời khách nếu còn sạch	Ghi khi đáng kể	Dùng phễu, cân trên khay
Túi bục, mép hàn hở	Chuyển sang hũ kín, dùng trước	Ghi số lượng	Không xếp đè lên túi hút chân không
Hộp móp, hộp bạc màu	Chuyển sang hàng mẫu, không bán làm quà	Ghi số lượng	Tách hàng quà khỏi lối đi
Trà quá hạn, chớm mốc	Huỷ	Bắt buộc ghi	Kiểm kho theo nhịp cố định
Ấm chén vỡ, sứt	Bỏ, không dùng phục vụ	Ghi số lượng	Khay riêng cho đồ bẩn, không chồng cao

Hợp tác xã không bán trà vụn và trà cám như một mặt hàng, nên phần cánh gãy gom tại quầy không phải là hàng để bán lại. Cửa hàng cần dòng cánh nhỏ, ra nước nhanh thì dùng Trà Tấm Đinh 220.000đ/kg.

Phần lớn hàng lỗi phải thu gom ở quán lại bắt nguồn từ khâu cất giữ trước đó, nên trước khi tính chuyện tận dụng bã, anh chị nên soát lại những lỗi kho khiến hàng trà hỏng sớm.

Ghi sổ hàng huỷ để đối chiếu cuối tháng

Một trang giấy kẻ sáu cột là đủ: ngày, tên hàng, mã lô, số lượng, lý do, người ghi. Cuối tháng cộng lại và quy ra tiền theo giá vốn.

Ví dụ giả định. Con số dưới đây do chúng tôi dựng ra để minh hoạ, không phải số thống kê của hợp tác xã. Giả sử tháng đó quán huỷ 1 kg Trà Bắc Truyền Thống vì để ẩm. Giá niêm yết 250.000đ/kg; với chiết khấu đại lý 35%, giá vốn khoảng 162.500đ. Cộng thêm vài hộp móp không bán được nữa, con số dễ vượt 300.000đ một tháng. Ghi ba tháng liền sẽ thấy lỗi lặp ở đâu.

Sổ này còn giúp khi đặt hàng: nhóm nào hay hỏng thì nhập nhỏ hơn, nhịp nhập dày hơn. Hợp tác xã giao trực tiếp trong 3–5 ngày nên chia nhỏ đơn không làm chậm việc bán.

Giảm phát sinh bằng thay đổi thao tác

1. Cân trên khay. Phần rơi vãi rơi vào khay chứ không rơi xuống sàn.
2. Dùng thìa đong cố định thay vì bốc tay. Vừa đỡ vãi, vừa giữ vị trà ổn định giữa các ấm.
3. Một hũ mở cho mỗi hạng. Mở nhiều hũ cùng lúc là cách nhanh nhất làm hỏng hàng.
4. Pha theo mẻ nhỏ. Pha một nồi lớn để cả buổi vừa làm trà đắng, vừa phải đổ bỏ khi ế. Lý do trà ngâm lâu bị đắng có trong bài trà bị chát, đắng gắt.
5. Dọn quầy cuối ca. Lau khô mặt bàn, đóng nắp hũ, úp ấm, đổ bã. Năm phút mỗi ca.