Trà tiếp khách tại showroom, phòng giao dịch: chọn loại, định mức và chi phí

Bài này dành cho quản lý showroom ô tô, xe máy, nội thất, văn phòng giao dịch ngân hàng, bất động sản và phòng khám. Ở những nơi này, ly trà là thứ đầu tiên khách cầm trên tay khi ngồi xuống. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Bài dùng giá niêm yết của hợp tác xã và định lượng giả định để anh chị tự tính theo lượt khách của mình.

Tiếp khách bằng trà: ly, ấm hay túi lọc

Không có cách mời trà đúng cho mọi nơi. Cách hợp là cách nhân viên làm được đều tay mỗi ngày, vào giờ đông nhất.

Cách mời	Hợp với	Ưu điểm	Hạn chế
Ly trà rót từ bình pha sẵn	Showroom, phòng giao dịch đông khách	Nhanh, vị đều, dễ tính định mức	Phải pha lại theo giờ, không để cả ngày
Ấm nhỏ và chén	Khách ngồi đàm phán, ký hợp đồng, khách VIP	Lịch sự, thể hiện sự chăm chút	Cần người biết pha, tốn thời gian dọn
Túi lọc và nước nóng	Điểm giao dịch nhỏ, phòng khám, khu chờ tự phục vụ	Không cần người pha, không có bã	Khách tự ngâm lâu dễ chát

Nhiều nơi kết hợp hai cách: bình trà nóng ở khu chờ chung, ấm nhỏ cho bàn tư vấn. Như vậy chi phí trà vẫn thấp mà khách quan trọng vẫn được mời đúng mực.

Trà Xanh Đặc Sản cho quầy lễ tân

Khách vào showroom thuộc đủ lứa tuổi và khẩu vị. Người quen trà mạn đậm, người trẻ lại thấy trà đậm là đắng. Vì vậy quầy lễ tân cần một hạng ở giữa.

Trà Xanh Đặc Sản hái 1 tôm 2 lá, là dòng bán chạy nhất của hợp tác xã. Nước xanh vàng, chát nhẹ hơn Trà Bắc Truyền Thống, ngọt hậu rõ hơn. Giá niêm yết 350.000đ/kg, có túi 100 g, 200 g và 500 g.

Hạng	Vị khi pha bình	Giá niêm yết 1 kg	Tiền trà mỗi ly 150 ml	Nên dùng khi
Trà Bắc Truyền Thống	Đậm, chát rõ	250.000đ	khoảng 380đ	Khách chủ yếu trung niên, quen trà mạn
Trà Xanh Đặc Sản	Chát nhẹ, ngọt hậu	350.000đ	khoảng 530đ	Khách đa dạng, quầy lễ tân chung
Trà Móc Câu Đặc Biệt	Hương cốm, nước êm	450.000đ	khoảng 680đ	Bàn tư vấn, pha ấm nhỏ
Trà Tấm Đinh Túi Lọc	Ra nước nhanh, chát nhẹ	220.000đ	2.200đ mỗi gói 10 g	Khu chờ tự phục vụ

Tính theo giả định 10 g trà cho 1 lít nước trà, mỗi lít rót khoảng 6,6 ly 150 ml. Giá sỉ theo kg thấp hơn giá niêm yết.

Trà Bắc Truyền Thống vẫn là lựa chọn tốt nếu khách của anh chị quen vị đậm. So sánh chi tiết hai mức giá có trong bài Trà Bắc Truyền Thống cho quán và nhà hàng.

Định mức theo lượt khách mỗi ngày

Showroom nào cũng có sổ lượt khách hoặc số liệu từ camera đếm người. Lấy con số đó nhân với số ly mỗi khách, anh chị có định mức trà. Bảng dưới giả định mỗi khách một ly 150 ml, 26 ngày mở cửa mỗi tháng, dùng Trà Xanh Đặc Sản.

Lượt khách mỗi ngày	Nước trà mỗi ngày	Trà khô mỗi ngày	Trà khô mỗi tháng	Tiền trà mỗi tháng (giá niêm yết)
30	4,5 lít	45 g	khoảng 1,2 kg	409.500đ
50	7,5 lít	75 g	khoảng 2 kg	682.500đ
100	15 lít	150 g	3,9 kg	1.365.000đ

Nên cộng thêm một phần cho nhân viên uống và cho ngày cuối tuần đông khách. Cách tính chi phí mỗi ấm, mỗi ly theo các kiểu pha khác nhau có trong bài 1 kg trà pha được bao nhiêu ấm.

Pha sẵn giữ nóng mà nước không đỏ

Lỗi hay gặp nhất ở quầy lễ tân: sáng pha một bình lớn, để bã trong bình, chiều nước đã đỏ sẫm và đắng. Khách cầm ly trà đỏ sẽ nghĩ trà rẻ, dù anh chị mua hạng tốt.

1. Nước khoảng 80–85°C. Nước vừa sôi để nguội vài phút rồi mới rót vào trà.
2. Hãm cốt ngắn, chắt hết bã. Không để lá trong bình giữ nhiệt.
3. Giữ nóng trong bình giữ nhiệt đã tráng nước nóng. Không đặt bình trà lên bếp hâm hay tấm hâm nóng.
4. Pha theo khung giờ. Một mẻ cho buổi sáng, một mẻ đầu giờ chiều, thêm mẻ nhỏ khi có đoàn khách.
5. Ghi giờ pha lên bình bằng giấy nhớ. Nhân viên ca sau biết mẻ nào cần thay.

Nước vẫn đỏ, chát dù đã làm đúng thì cần kiểm tra lại trà và nhiệt độ theo bài trà bị chát, đắng gắt.

Chi phí trà mỗi tháng và cách giữ ngân sách

Với showroom, tiền trà hiếm khi là khoản lớn. Khoản dễ mất là trà bị đổ bỏ và trà hỏng do bảo quản.

• Chia túi 500 g thành hũ nhỏ dùng trong tuần. Túi lớn mở ra đóng vào nhiều lần sẽ hút ẩm, mất hương.
• Để trà xa máy pha cà phê, xa khu vệ sinh và chất tẩy rửa. Trà xanh hút mùi rất nhanh.
• Dùng thìa đong cố định thay vì bốc tay. Bốc tay dễ dư trà mà nước lại chát hơn.
• Theo dõi lượng đổ bỏ cuối ngày. Nếu ngày nào cũng đổ nửa bình, giảm cỡ mẻ buổi chiều.

Hạn dùng trà khô là 12 tháng. Với định mức vài kg mỗi tháng, anh chị nên đặt theo tháng hoặc theo quý thay vì một lần cả năm.

Đặt định kỳ và hoá đơn

Bộ phận hành chính thường cần ba thứ: giá ổn định, giao đúng hẹn và hoá đơn để quyết toán.

Điều khoản	Cách hợp tác xã áp dụng
Đơn sỉ theo kg	Từ 10 kg mỗi đơn, báo giá riêng theo sản lượng
Mẫu thử	Miễn phí, anh chị trả phí ship
Thanh toán	Không thu cọc tiền hàng, chuyển trước phí vận chuyển, trả tiền khi nhận hàng (COD), không công nợ
Giao hàng	3–5 ngày
Hoá đơn	Hoá đơn VAT
Đổi giá	Báo trước một tháng

Chuỗi showroom nhiều điểm có thể gom đơn 10 kg rồi chia về từng điểm. Nếu muốn in tên thương hiệu của mình lên túi trà mời khách, hợp tác xã nhận OEM nhãn riêng, báo giá theo từng đơn.