Hồ sơ một dòng trà sen: bảy mục cần có trước khi gửi khách sỉ

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Bài này dành cho anh chị đang chào một dòng trà sen cho cửa hàng, quán trà hoặc phòng mua hàng của doanh nghiệp, và muốn gửi đi một bộ thông tin đủ để bên kia ra quyết định mà không phải hỏi lại năm lần. Phần ví dụ lấy từ hai mã trong danh mục của chúng tôi.

Khách sỉ cần biết gì trước khi đặt

Người mua sỉ không quyết định bằng cảm giác. Họ phải trả lời được ba câu cho cấp trên hoặc cho chính mình: hàng này là gì, bán cho ai được, và nếu có chuyện thì truy về đâu.

Ba câu đó quy ra thành thông tin cụ thể: trà nền, cách ướp, giấy tờ. Thiếu một trong ba là hồ sơ chưa xong, dù ảnh có đẹp đến mấy.

Bảy mục trong hồ sơ một dòng trà sen

1. Tên đúng và mã hàng. Ghi đúng tên trên bao bì, không tự rút gọn hay thêm chữ.
2. Trà nền. Ghi tên hạng cụ thể. Trà nền ướp sen của chúng tôi là Nõn Hảo Hạng hoặc trà đinh; riêng Trà Gạo Sen Bách Diệp dùng nền Đinh Tiến Vua, niêm yết 4.000.000đ/kg.
3. Cách ướp và nguồn hoa. Ướp bằng hoa tươi hay có dùng hương liệu, hoa lấy từ đâu, ai thu hái.
4. Quy cách và đóng gói. Trọng lượng mỗi đơn vị, kiểu bao bì, số đơn vị trong một thùng.
5. Giá và đơn vị tính. Giá niêm yết đã gồm thuế hay chưa; hàng bán theo hộp hay theo kilôgam.
6. Hạn dùng và bảo quản. Trà khô của chúng tôi có hạn 12 tháng; ghi cả điều kiện lưu kho.
7. Giấy tờ và mã lô. Số hiệu các chứng nhận và cách tra ngược phiếu kiểm nghiệm theo lô.

Bảng mẫu hồ sơ điền sẵn

Anh chị sao chép bảng này và thay nội dung theo dòng hàng của mình. Hai cột cuối là ví dụ điền theo hai mã trong danh mục của hợp tác xã.

Mục	Trà Sen Tây Hồ	Trà Gạo Sen Bách Diệp
Quy cách	Hộp 1 bông 15 g	Hộp thiếc 100 g
Giá niêm yết	90.000đ	900.000đ
Trà nền	Nõn Hảo Hạng hoặc trà đinh	Đinh Tiến Vua
Cách ướp	Ướp bằng hoa sen tươi	Ướp bằng gạo sen tách từ bông sen tươi
Hạn dùng	12 tháng	12 tháng
Bảo quản	Nơi khô mát, tránh nắng và mùi lạ	Giữ nguyên hộp thiếc đến khi dùng
Nơi sản xuất	Cơ sở La Bằng, Thái Nguyên	Cơ sở La Bằng, Thái Nguyên
Thời gian giao	3–5 ngày khi có hàng	3–5 ngày khi có hàng

Mùa sen ở đây rơi vào tháng 6, cùng lúc hoa bưởi đã hết vụ từ tháng 3 và hoa nhài đang rộ tháng 5–7; Nụ Hoa Trà Cổ thì luôn phải đợi đúng mùa hoa của cây chè mới có. Hoa do hợp tác xã tự trồng, tự hái và sấy khô thủ công, nên lượng ra mỗi vụ chỉ trong sức làm của nghệ nhân, hết hàng là chờ năm sau chứ không nhận đơn số lượng lớn.

Giấy tờ nên đính kèm

Với khách doanh nghiệp, hồ sơ có số hiệu giấy tờ đi qua vòng duyệt nhanh hơn hẳn hồ sơ chỉ có ảnh. Bộ giấy tờ của chúng tôi gồm:

• ISO 22000:2018 số GOODVN91025.FSMS, hiệu lực 20/10/2025–19/10/2028, cấp cho cơ sở La Bằng.
• VietGAP chè búp tươi số DVCL-VG-TT-24-19-68, hiệu lực 07/11/2024–06/11/2026, phạm vi 17 hộ và 9,7 ha.
• Giấy đủ điều kiện an toàn thực phẩm số 14/2025/UBND-NNMT-TNg, hiệu lực đến 19/6/2028.
• Phiếu kiểm nghiệm gần nhất số 78102025/KQKN, phòng thử nghiệm VILAS 1098, ngày 24/10/2025.

Số hiệu và cách tra từng giấy có ở bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận cùng trang chứng nhận.

Mục đầu tiên trong hồ sơ là nguồn nguyên liệu, và đó cũng là mục khách sỉ hỏi kỹ nhất. Anh chị tham khảo cách trình bày nguồn sen khi chào hàng.

Ảnh và video nên gửi kèm

1. Ảnh bao bì đóng kín, chụp thẳng, thấy rõ nhãn và trọng lượng.
2. Ảnh cánh trà khô đổ ra đĩa trắng, chụp từ trên xuống, đủ sáng.
3. Ảnh nước pha trong chén sứ trắng. Đây là tấm thuyết phục nhất và cũng hay thiếu nhất.
4. Ảnh thùng hàng để khách hình dung số lượng và cách xếp kho.
5. Video ngắn 15–30 giây cảnh rót nước và mở nắp ấm, quay một lần, không cần dựng.

Không dùng ảnh mượn và không dùng ảnh của vùng khác. Khi khách nhận hàng mà không giống ảnh, chi phí xử lý luôn lớn hơn phần tiết kiệm được.

Gửi mẫu: số lượng, phí và thời gian

Với dòng ướp hương, mẫu thử gần như bắt buộc vì hương là thứ không mô tả bằng chữ được. Cách làm của chúng tôi: mẫu miễn phí, khách trả phí vận chuyển. Anh chị nên áp dụng nguyên tắc tương tự khi gửi mẫu cho khách của mình.

• Gửi hai đến ba mã ở các mức giá khác nhau, không gửi một mã duy nhất.
• Kèm hướng dẫn pha ghi rõ nhiệt độ và thời gian hãm, để bên nhận thử đúng cách.
• Ghi mã lô trên gói mẫu, để sau này đối chiếu với lô giao chính thức.
• Hẹn lại sau 5–7 ngày thay vì hỏi ngay hôm sau.

Cách pha thử và các lỗi thường gặp có ở bài trà bị chát, đắng gắt. Phân hạng trà nền để điền vào hồ sơ có ở bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp.

Lịch hoa và giới hạn sản lượng của dòng trà hoa

Hoa dùng để ướp đều do hợp tác xã tự trồng, tự hái và sấy khô thủ công. Chúng tôi không dùng hương liệu và không thu mua hoa bên ngoài, nên lượng làm ra mỗi năm bị chặn bởi vườn và bởi sức làm của nghệ nhân.

Loại hoa	Tháng thu hái	Thời điểm rộ	Ghi chú cho người nhập hàng
Hoa bưởi	Tháng 3	Cuối tháng 2 sang tháng 3	Mùa ngắn nhất, chốt lượng từ đầu năm
Hoa sen	Tháng 6	Mùa sen Hồ Tây tháng 5–7, rộ tháng 6	Ướp trong mùa, giao theo đợt
Hoa nhài	Mùa hè	Rộ khoảng tháng 5–7	Nhiều lứa hơn nhưng vẫn theo vụ
Số lượng có hạn theo sức làm của nghệ nhân.

Dòng trà hoa chỉ bán trong giới hạn nghệ nhân làm ra được. Hợp tác xã không nhận đơn số lượng lớn cho nhóm này; hết hàng thì chờ vụ năm sau, chúng tôi không ướp bù bằng hoa mua ngoài hay bằng hương liệu. Anh chị cần hàng thì báo lượng dự kiến trước mùa hoa và nhận theo đợt; cần số lượng lớn và đều thì chọn các dòng trà mộc trong danh mục.