Tờ trình mua quà Tết: mẫu viết sẵn và bảng so ba phương án

Người viết tờ trình mua quà tặng thường không phải người quyết, cũng không phải người tiêu tiền. Họ là người ở giữa — và phần lớn áp lực rơi vào họ.

Chúng tôi làm việc với rất nhiều anh chị ở vị trí đó mỗi mùa Tết, và thấy một quy luật khá rõ: tờ trình trượt không phải vì viết dở, mà vì viết thiếu. Thiếu một con số, thiếu một tờ giấy, thiếu một dòng giải thích — thế là quay vòng.

Bài này viết ra cho gọn lại. Nếu anh chị đang phải trình khoản quà Tết năm nay, có thể đọc từ mục “mẫu tờ trình” trở xuống rồi dùng luôn.

Tờ trình tốt là tờ trình khiến người duyệt không phải hỏi lại câu nào

Hãy hình dung người sẽ ký. Họ đang có mười mấy việc, và tờ của anh chị là một trong số đó. Họ đọc trong ba phút.

Trong ba phút ấy họ cần thấy đủ bốn thứ: chi bao nhiêu, chi cho ai, vì sao chọn phương án này, và có rủi ro gì không. Thiếu bất cứ thứ nào, phản xạ tự nhiên của người ký là để đó và hỏi lại — không phải vì họ khó tính, mà vì họ là người chịu trách nhiệm cuối.

Nên nguyên tắc viết chỉ có một: trả lời trước khi bị hỏi. Mọi hướng dẫn phía dưới đều xoay quanh nguyên tắc đó.

Bảy phần của một tờ trình mua quà Tết

Trong bảy phần, hai phần hay bị làm sơ sài nhất lại là hai phần quyết định: phần 4 (ba phương án) và phần 6 (hạn cuối còn kịp). Phần 4 cho người duyệt cảm giác mình đang chọn chứ không bị ép. Phần 6 là thứ duy nhất tạo ra sức ép về thời gian một cách lịch sự.

Mẫu tờ trình viết sẵn, chỉ việc thay số

Mẫu dưới đây dùng cho một công ty giả định 180 nhân sự cộng 40 suất đối ngoại. Anh chị thay số và tên là dùng được. Phần hoá đơn, chứng từ kèm theo khi thanh toán thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Ba chi tiết trong mẫu này không có trong tờ trình thông thường, và chúng là phần có tác dụng nhất:

• Dòng lý do chọn phương án B — chỉ một câu, nhưng nó biến tờ trình từ “xin duyệt” thành “đã cân nhắc”.
• Dòng lưu ý về mốc cuối ở phần tiến độ — tạo sức ép thời gian mà không phải giục ai.
• Phần hồ sơ kèm theo liệt kê cả giấy tờ chất lượng, không chỉ báo giá. Đây là thứ chặn trước câu hỏi của kế toán và của người ký.

Bảng so ba phương án: trung thực mà vẫn rõ khuyến nghị

Nhiều người dựng ba phương án theo kiểu “hai phương án cho có” — một cái quá đắt, một cái quá rẻ, để phương án giữa trông hợp lý. Người duyệt có kinh nghiệm nhận ra ngay, và lần sau họ sẽ không tin bảng của anh chị nữa.

Cách làm tử tế hơn mà vẫn hiệu quả: để ba phương án đều là phương án thật, và nói rõ mỗi phương án được gì mất gì. Bảng nên có đủ các cột sau.

Bốn dòng giữa bảng là bốn dòng làm nên khác biệt. Khi ba nhà cung cấp cùng đặt lên một bảng như vậy, chênh lệch giá thường tự giải thích được mà không cần ai biện hộ.

Và nếu sau khi lập bảng, phương án rẻ nhất vẫn là phương án tốt nhất — thì cứ đề xuất phương án đó. Tờ trình là để ra quyết định đúng, không phải để bảo vệ một lựa chọn có sẵn.

Bộ giấy tờ nên xin từ nhà cung cấp trước khi đặt bút viết

Xin đủ từ đầu thì tờ trình đi một vòng là xong. Xin thiếu thì mất thêm vòng nữa, và vòng đó rơi đúng lúc ai cũng bận.

• Báo giá có đóng dấu, ghi rõ tên hàng, quy cách, đơn giá, thời hạn hiệu lực của báo giá và thời gian giao dự kiến. Báo giá gửi qua tin nhắn không đính kèm tờ trình được.
• Ảnh sản phẩm thật, chụp cả mặt trước, mặt sau và phần thông tin trên bao bì — không phải ảnh dựng đồ hoạ.
• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm của đơn vị sản xuất.
• Hồ sơ tự công bố sản phẩm đối với từng mặt hàng trong đơn.
• Phiếu kiểm nghiệm — và ở đây có một chi tiết đáng hỏi: phiếu của lô nào. Phiếu cũ vài năm vẫn là phiếu thật nhưng không nói gì về hàng sắp giao.
• Dự thảo hợp đồng hoặc điều khoản đổi trả bằng văn bản, dù chỉ là một trang.

Với đơn vị nhà nước và doanh nghiệp có kiểm soát nội bộ chặt, xin thêm giấy đăng ký kinh doanh và thông tin tài khoản để bộ phận kế toán mở mã nhà cung cấp trước — việc này thường mất vài ngày và hay bị phát hiện muộn.

Sáu lý do tờ trình bị trả lại

1. Chỉ có một phương án. Người ký không có gì để so, nên phản xạ là yêu cầu khảo sát thêm.
2. Không tách đơn giá. Chỉ ghi tổng tiền thì không ai thẩm định được, và con số tổng bao giờ cũng trông lớn.
3. Số lượng không khớp danh sách nhân sự. Nhất là khi quên nhóm thời vụ hoặc quên người mới vào — kế toán đối chiếu là ra ngay.
4. Không nêu hạn cuối. Tờ trình không có mốc thì không có lý do để ký hôm nay thay vì tuần sau.
5. Thiếu giấy tờ chất lượng. Với mặt hàng thực phẩm, đây là lý do bị trả lại mà người viết ít ngờ nhất.
6. Ghi nhà cung cấp nhưng không nói họ là ai. Một dòng ngắn — đơn vị sản xuất hay đơn vị thương mại, ở đâu, làm nghề bao lâu — đủ để người ký yên tâm hơn nhiều so với chỉ một cái tên.

Câu hỏi thường gặp

Nên trình mấy phương án là vừa?

Ba. Hai thì người duyệt thấy bị dồn vào lựa chọn nhị phân; bốn trở lên thì rối và kéo dài thời gian cân nhắc. Ba phương án nên chênh nhau đủ rõ về mức giá — chênh 10% thì không gọi là phương án khác nhau.

Có nên đưa tên nhà cung cấp vào ngay trong tờ trình không?

Nên, kèm một dòng giới thiệu ngắn. Người ký gần như luôn muốn biết mình đang mua của ai, và nếu tờ trình không nói thì họ sẽ hỏi — mất thêm một vòng. Với nhà cung cấp là đơn vị trực tiếp sản xuất, nên ghi rõ điều đó vì nó giải thích luôn phần giấy tờ.

Xin báo giá có dấu thì mất bao lâu?

Về phía chúng tôi là trong ngày làm việc, và gửi kèm luôn bộ giấy tờ chất lượng để anh chị đính vào tờ trình. Nếu cần bảng so ba phương án theo đúng định dạng ở trên, chúng tôi dựng giúp phần cột của mình, còn hai cột kia anh chị điền theo báo giá của nơi khác.

Đơn vị mình cần xem hàng thật trước khi trình thì sao?

Chúng tôi gửi hộp mẫu. Kinh nghiệm nhiều mùa cho thấy một hộp mẫu đặt trên bàn họp rút ngắn khâu duyệt hơn bất cứ tài liệu nào — và nó chặn luôn tranh cãi ở khâu nghiệm thu về sau.

Nguồn gốc lô trà

Toàn bộ trà trong bài do Hợp tác xã Tâm Trà Việt trồng và sao tại Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên, 100% hái tay, không pha trộn trà ngoại tỉnh. Vùng nguyên liệu đạt VietGAP số DVCL-VG-TT-24-19-68 do DVCL chứng nhận. Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản làm tại cơ sở Đại Từ; Trà Móc Câu Đặc Biệt trở lên làm tại cơ sở La Bằng, nơi được cấp ISO 22000:2018. Mỗi đơn hàng kèm hồ sơ công bố sản phẩm và phiếu kiểm nghiệm của lô tương ứng, cùng giấy uỷ quyền phân phối và hoá đơn VAT.