Quà tặng lễ ký kết hợp đồng, ký MOU: chọn trà theo nghi thức và cấp lãnh đạo

Bài này dành cho ban tổ chức lễ ký kết, văn phòng hội đồng quản trị và bộ phận đối ngoại. Lễ ký kết hợp đồng, biên bản ghi nhớ (MOU) có lượng khách ít nhưng nghi thức chặt: quà được trao trước ống kính, hai bên đối chiếu cấp bậc, và mọi sai sót đều hiện trên ảnh báo chí. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà ở Thái Nguyên. Bài gợi ý cách chọn quà trà cho từng vị trí và chuẩn bị hậu cần.

Quà trao tại lễ ký: yêu cầu về hình ảnh

Khoảnh khắc trao quà thường được chụp ngay sau khi ký. Quà vì vậy cần đạt mấy yêu cầu mà quà Tết không đặt ra:

• Kích thước vừa hai tay cầm, không che mặt người trao và người nhận.
• Màu hộp không lẫn với phông nền sân khấu. Anh chị nên hỏi trước màu phông của ban tổ chức.
• Bề mặt hộp không phản chiếu đèn flash quá mạnh. Hộp thiếc mờ, hộp giấy cứng lên ảnh tốt hơn nhựa bóng.
• Có túi hoặc khay trao quà để lễ tân mang lên đúng thứ tự.

Trà là quà trung tính về văn hoá, hợp với đối tác trong nước lẫn nước ngoài, và không bị hiểu nhầm là quà có giá trị quy đổi như phong bì hay hàng hiệu.

Trà Đinh Tiến Vua, Trà Gạo Sen Bách Diệp cho cấp lãnh đạo

Sản phẩm	Quy cách, giá niêm yết	Câu chuyện để giới thiệu	Hợp với
Trà Gạo Sen Bách Diệp	Hộp thiếc 100 g: 900.000đ	Cốt Trà Đinh Tiến Vua, ướp sen Tây Hồ, sấy thăng hoa	Người ký, trưởng đoàn
Trà Đinh Tiến Vua	Túi 200 g: 800.000đ; 100 g: 400.000đ	Một búp non chưa xoè lá, trên 10 kg chè tươi mới ra 1 kg	Người ký, lãnh đạo quen uống trà
Tâm Trà Thanh Liên	Set quà trà sen: 550.000đ	Trà sen, quà biếu truyền thống miền Bắc	Phó đoàn, thành viên cấp cao
Trà Đinh Ngọc	Túi 200 g: 500.000đ; 100 g: 250.000đ	Dòng trà đinh, giá mềm hơn Đinh Tiến Vua	Thành viên đoàn
Hộp Trà Nõn Thượng Hạng	Hộp 200 g: 305.000đ	Trà búp non, dễ pha	Chuyên viên, thư ký hai bên

Hoa sen ướp Trà Gạo Sen Bách Diệp do chính hợp tác xã trồng, tự tay hái và sấy khô thủ công, không mua hoa ngoài, nên chỉ có đúng vào mùa sen thu hoạch tháng 6 — như hoa bưởi chỉ có tháng 3, hoa nhài rộ tháng 5–7, Nụ Hoa Trà Cổ phải chờ đúng vụ hoa chè — ban tổ chức nên hỏi trước tình hình hàng vì hết mùa là phải đợi năm sau.

Giá niêm yết đã gồm VAT.

Với lễ ký có tính biểu tượng cao, Trà Gạo Sen Bách Diệp là lựa chọn nổi bật vì kết hợp hai dòng quà biếu quen thuộc: trà đinh và trà sen Tây Hồ. Cách phân biệt các dòng trà đinh xem bài trà đinh là gì; lịch sử trà sen xem bài lịch sử trà sen Tây Hồ.

Nếu muốn quà có vật dụng đi kèm, bộ ấm chén Bát Tràng Tử Sa Lạc Hồng hoặc Lục Ấm Quần Anh (650.000đ) có thể trao cùng trà cho trưởng đoàn.

In logo hai bên: làm được khi nào

Hợp tác xã in logo miễn phí cho đơn từ 200 suất. Lễ ký kết thường ít suất hơn mốc này, nên có hai hướng:

• Lễ ký nhỏ: dùng hộp có sẵn, kèm thiếp do ban tổ chức in logo hai bên và tên sự kiện. Cách này nhanh, chủ động và không phụ thuộc lịch in.
• Lễ ký nằm trong hội nghị lớn (hội nghị xúc tiến đầu tư, diễn đàn doanh nghiệp): gộp quà ký kết với quà đại biểu thành đơn từ 200 suất để được in logo. Nội dung in, gồm logo hai bên, anh chị chốt khi duyệt bản in.

Với đơn in logo: hợp tác xã gửi ảnh mẫu và bản in thử; cọc 20% rồi mới làm logo riêng; sản xuất 3–7 ngày tính từ ngày duyệt bản in. Khi dùng logo đối tác, anh chị nên xin phép bằng văn bản và gửi đúng file logo đối tác cung cấp.

Chuẩn bị số lượng cho hai đoàn

Lỗi hay gặp nhất là thiếu suất cho thành viên đoàn bạn đến thêm vào phút cuối. Bảng chuẩn bị gợi ý:

Vị trí	Đoàn chủ nhà tặng	Dự phòng
Người ký, trưởng đoàn bạn	1 suất cấp cao nhất	1 suất cùng cấp
Phó đoàn, lãnh đạo đi cùng	Theo danh sách	1–2 suất
Thành viên, chuyên viên	Theo danh sách	2–3 suất
Khách mời chứng kiến (nếu có)	Theo danh sách	1–2 suất

Suất dự phòng không dùng đến vẫn giữ được, vì hạn dùng trà khô 12 tháng. Nếu hai bên trao quà cho nhau, anh chị nên hỏi trước đoàn bạn về cấp độ quà để không lệch nhau quá xa.

Thiếp giới thiệu nguồn gốc

Đối tác nhận trà thường hỏi “trà này ở đâu”. Một thiếp nhỏ đặt trong hộp trả lời sẵn câu hỏi đó. Nội dung gợi ý:

• Tên dòng trà và cách làm, ví dụ “Trà Đinh Tiến Vua: một búp non chưa xoè lá”.
• Vùng trồng: Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên.
• Nơi chế biến: xưởng La Bằng, đạt ISO 22000:2018.
• Cách pha ngắn: nước khoảng 80–85°C, hãm nhanh, rót kiệt.

Với đối tác nước ngoài, anh chị có thể gửi kèm đường dẫn giới thiệu Trà Đinh Tiến Vua bằng tiếng Anh và hồ sơ giấy tờ TRAVINA bản tiếng Anh.

Nếu buổi lễ có tiệc trà sau ký kết, hợp tác xã có dịch vụ nghệ nhân pha trà tại sự kiện. Nghệ nhân pha chính dòng trà trong hộp quà, để hai đoàn thưởng trà trước khi mang về.

Thời gian làm và giao

Loại đơn	Nên đặt trước	Ghi chú
Hộp có sẵn, kèm thiếp của ban tổ chức	1–2 tuần	Vận chuyển thông thường 3–5 ngày
Đơn in logo từ 200 suất	4 tuần	Cộng thời gian duyệt mẫu, cọc và 3–7 ngày sản xuất
Kèm nghệ nhân pha trà	Càng sớm càng tốt	Lịch và chi phí báo theo sự kiện

Hoá đơn VAT xuất theo thông tin đơn vị tổ chức. Đơn in logo cọc 20%, phần còn lại khi nhận hàng. Chọn quà theo ngân sách cho các dịp khác xem bài quà tặng trà doanh nghiệp theo ngân sách.