Nhật ký canh tác và hồ sơ lô chè: đối tác lớn nên xem những gì

Bài này dành cho thu mua doanh nghiệp, nhà xuất khẩu và đối tác đặt hàng nhãn riêng cần kiểm tra nguồn nguyên liệu sâu hơn tờ giấy chứng nhận. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, có vùng chè VietGAP tại La Bằng, Thái Nguyên. Bài không liệt kê lại giấy tờ; phần đó có ở bài hồ sơ pháp lý. Ở đây chỉ bàn dữ liệu gốc: ai ghi, ghi gì, và dữ liệu đó giúp người mua trả lời câu hỏi nào.

Nhật ký VietGAP ghi gì

VietGAP cho chè áp dụng TCVN 11892-1:2017. Ghi chép và truy xuất là một nhóm yêu cầu chính của tiêu chuẩn, bên cạnh đánh giá vùng sản xuất, sử dụng phân bón và thuốc, thu hoạch, người lao động, khiếu nại và thu hồi. Với người mua, các mục ghi chép đáng xem nhất là:

Mục ghi chép	Nội dung thường có	Người mua dùng để trả lời
Thông tin thửa	Chủ hộ, vị trí, diện tích, giống chè	Lô hàng đến từ vùng nào, giống gì
Phân bón	Loại phân, lượng, ngày bón	Canh tác có khớp cam kết in trên bao bì không
Thuốc bảo vệ thực vật	Tên thuốc, hoạt chất, liều, ngày phun, thời gian cách ly	Có hái trong thời gian cách ly không; hoạt chất nào cần đưa vào danh sách kiểm nghiệm
Thu hoạch	Ngày hái, khối lượng búp, người hái	Lô hàng thuộc vụ nào, đợt hái nào
Tập huấn	Nội dung, ngày, người tham dự	Hộ có được hướng dẫn quy trình không

Tại hợp tác xã, xã viên được tập huấn trước vụ về ghi nhật ký canh tác theo VietGAP, danh mục thuốc được dùng và thời gian cách ly. Trong buổi làm việc tháng 1/2026, các hộ thống nhất không hái khi trời mưa và không hái trong thời gian cách ly sau khi phun. Vùng VietGAP của hợp tác xã là 9,7 ha của 17 hộ tại La Bằng (DVCL-VG-TT-24-19-68). Tầng chất lượng VietGAP khác 6 Không ở đâu có trong bài 4 tầng chất lượng trà.

Từ thửa chè đến lô thành phẩm

Nhật ký vườn chỉ có ích khi nối được với gói trà. Mối nối nằm ở chỗ búp vào xưởng.

1. Vùng trồng có mã số. Vùng nguyên liệu của hợp tác xã đã đăng ký mã số vùng trồng.
2. Búp nhập xưởng được kiểm và ghi theo nhóm hộ: độ non, có dập, ôi không.
3. Chế biến theo mẻ tại cơ sở Gò Lớn hoặc cơ sở La Bằng.
4. Thành phẩm có mã lô in trên bao bì.

Nhờ bốn mối nối này, một mã lô trả lời được: hái ở vùng nào, chế biến ở cơ sở nào, phiếu kiểm nghiệm nào đi kèm. Nếu một nhà cung cấp có nhật ký vườn đẹp nhưng không ghi búp vào xưởng theo hộ, chuỗi truy xuất bị đứt ở giữa. Cách xã viên kiểm búp và vì sao hộ theo cùng quy trình có trong bài 90 hộ xã viên: mô hình hợp tác xã chè.

Hồ sơ đi kèm lô: phiếu hái, phiếu chế biến, phiếu kiểm nghiệm

Công đoạn	Hồ sơ nên có	Câu hỏi người mua đặt ra
Vườn	Nhật ký canh tác theo thửa	Thuốc gì, phun khi nào, cách ly bao lâu trước khi hái
Hái, nhập búp	Ghi nhận búp theo hộ hoặc nhóm hộ, ngày, khối lượng	Búp của lô này từ những hộ nào
Chế biến	Ghi chép theo mẻ: ngày, cơ sở, lượng vào, lượng ra	Lô làm ngày nào, ở cơ sở nào
Kho, xuất hàng	Mã lô, phiếu xuất kho	Lô đã giao cho ai, còn bao nhiêu
Kiểm nghiệm	Phiếu của phòng thử nghiệm được công nhận	Chỉ tiêu nào đã kiểm, trên mẫu nào

Phiếu kiểm nghiệm gần nhất của hợp tác xã là 78102025/KQKN (VILAS 1098, mẫu Trà Đinh ngày 24/10/2025): 10/10 chỉ tiêu dư lượng thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện, gồm Methidathion, Chlorpyrifos, Alpha-Endosulfan, Beta-Endosulfan, Cis-Permethrin, Trans-Permethrin, Deltamethrin, Cypermethrin, Fenpropathrin, Bifenthrin; kim loại nặng chì 0,095, cadimi 0,16, asen 0,13 mg/kg, thuỷ ngân không phát hiện. Một cách dùng nhật ký hiệu quả: đối chiếu tên hoạt chất trong nhật ký phun với danh sách hoạt chất trên phiếu. Hoạt chất có trong nhật ký mà không có trên phiếu là chỗ nên đề nghị kiểm thêm. Cách đọc từng ô trên phiếu có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.

Đối tác được xem ở đâu, khi nào

Nhật ký canh tác chứa thông tin của từng hộ, nên không phải tài liệu đăng công khai. Cách làm hợp lý giữa người mua và nhà sản xuất:

• Trước khi ký: người mua liệt kê hồ sơ muốn xem và mục đích, ví dụ để làm hồ sơ nhà cung cấp, để trả lời đối tác nước ngoài.
• Trong buổi thăm vùng: xem trực tiếp nhật ký và ghi nhận búp tại chỗ, đối chiếu với vườn đang đi.
• Theo lô: với mỗi lô giao, người mua nhận mã lô và phiếu kiểm nghiệm tương ứng; hồ sơ sâu hơn xem theo yêu cầu khi có câu hỏi cụ thể.
• Bảo mật: hai bên thống nhất thông tin nào được đưa vào tài liệu của người mua, thông tin nào chỉ xem tại chỗ.

Với hợp tác xã, phạm vi hồ sơ chia sẻ cho từng đối tác được thống nhất khi làm việc. Đối tác đến vườn và xưởng không mất phí tham quan, báo trước 7 ngày.

Hồ sơ hỗ trợ đơn xuất khẩu

Đơn xuất khẩu thường cần hồ sơ nguồn gốc chi tiết hơn đơn trong nước. Phân vai hợp lý:

Hạng mục	Ai làm
Thông tin vùng trồng, nơi chế biến, quy cách, hoá đơn, phiếu kiểm nghiệm	Hợp tác xã cung cấp
C/O, giấy kiểm dịch thực vật và chứng từ lô xuất	Doanh nghiệp xuất khẩu xin cấp
Đăng ký FDA (Mỹ), GACC (Trung Quốc)	Hiện làm qua nhà nhập khẩu, chưa đứng tên hợp tác xã
Kiểm nghiệm theo danh mục của thị trường nhập	Thống nhất theo từng đơn; phiếu hiện có gồm 10 hoạt chất, chưa phải phiếu quét đa dư lượng

Yêu cầu từng thị trường có trong bài xuất khẩu chè Việt Nam: số liệu và hồ sơ cần có và nguồn chè Thái Nguyên số lượng lớn. Bản tiếng Anh danh mục giấy tờ ở TRAVINA certificates and licences.

Yêu cầu hồ sơ khi đặt hàng

Khi gửi yêu cầu đặt hàng, anh chị liệt kê luôn hồ sơ cần, để nhà sản xuất chuẩn bị trước lịch giao:

1. Dòng trà, khối lượng, lịch giao.
2. Hồ sơ mỗi lô: mã lô, phiếu xuất kho, hoá đơn, phiếu kiểm nghiệm.
3. Hồ sơ vùng: vùng trồng, mã số vùng trồng, phạm vi chứng nhận áp dụng.
4. Hồ sơ muốn xem khi thăm vùng: nhật ký canh tác, ghi nhận búp, ghi chép chế biến.
5. Yêu cầu riêng của thị trường bán, nếu có.