Đón đoàn khách đến vườn chè Đại Từ và La Bằng: đặt lịch, chương trình và bán hàng tại điểm

Tôi là trà nương của hợp tác xã, người dẫn khách đi thăm đồi và pha trà mời đoàn. Bài này viết cho các anh chị làm lữ hành đang muốn đưa một điểm trà vào lịch trình. Tôi nói đúng những gì chúng tôi làm được, và những gì chưa chốt được thì nói là chưa chốt.

Đoàn khách thường muốn xem và làm gì

Qua các đoàn đã đến, bốn việc được hỏi nhiều nhất:

• Đi trên đồi chè và chụp ảnh. Đây là lý do chính của phần lớn đoàn.
• Tự hái thử. Khách muốn biết thế nào là một tôm hai lá, và vì sao hái tay khác hái máy.
• Xem xưởng chế biến. Công đoạn diệt men và sao sấy là phần khách nhớ lâu nhất.
• Ngồi uống trà. Một chén pha đúng ngay sau khi xem xưởng là thứ chốt lại cả chuyến đi.

Điều khách hay hỏi mà chúng tôi trả lời thẳng: vùng của hợp tác xã ở Đại Từ và La Bằng, không phải ở Tân Cương. Trong 40,5 ha của 90 hộ xã viên, 9,7 ha đã có chứng nhận VietGAP; phần còn lại canh tác theo hướng hữu cơ, chưa phải hữu cơ có chứng nhận. Nói đúng như vậy thì khách tin, và hướng dẫn viên cũng không phải đỡ câu hỏi khó.

Đặt lịch trước bao lâu, đoàn tự lo gì

Việc	Hợp tác xã lo	Đoàn tự lo
Báo lịch	Xác nhận và bố trí người dẫn	Báo trước ít nhất 7 ngày
Phí tham quan	Không thu	—
Phương tiện đi lại	—	Đoàn tự lo
Bữa trưa	—	Đoàn tự lo
Người dẫn trên đồi và tại xưởng	Có	—
Pha trà mời đoàn	Có	—
Hàng bán tại điểm	Chuẩn bị theo số khách báo trước	Báo trước số lượng khách

Hợp tác xã làm việc 8h00–18h00 cả 7 ngày. Số khách tối đa mỗi đoàn và khung giờ cố định chưa được công bố, nên anh chị thống nhất với phòng kinh doanh theo từng chương trình.

Lịch trình mẫu nửa ngày và một ngày

Nửa ngày (khoảng 3 giờ tại điểm):

1. Đi trên đồi chè, nghe giới thiệu về giống và cách hái. Chụp ảnh.
2. Hái thử một tôm hai lá, so với búp hái già để thấy khác biệt.
3. Xem xưởng: làm héo, diệt men, vò, sấy.
4. Ngồi pha trà, thử hai hạng trà cạnh nhau.
5. Mua hàng tại điểm.

Một ngày (kết hợp hai cơ sở):

1. Buổi sáng tại cơ sở Gò Lớn, xã Đại Từ: nơi làm Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản.
2. Nghỉ trưa, đoàn tự lo bữa.
3. Buổi chiều tại cơ sở La Bằng: nơi làm từ Móc Câu Đặc Biệt trở lên, có vùng VietGAP và xưởng đạt ISO 22000:2018.
4. Thử trà theo thứ tự từ hạng thấp lên hạng cao, kết ở trà đinh.
5. Mua hàng, đóng gói cho khách mang về.

Giới thiệu chung về các hoạt động tại vùng chè có ở trang trải nghiệm vùng chè và tham quan vùng chè Thái Nguyên.

Bán hàng tại điểm: chuẩn bị quy cách nào

Khách vừa xem xưởng xong là lúc dễ mua nhất, nhưng họ đang đi xe và không muốn mang nặng. Quy cách nhỏ bán chạy hơn hẳn:

• Hộp Vạn Phúc Trà 120 g 38.000đ và Hộp Trà Đặc Sản 200 g 92.000đ cho khách mua nhiều để tặng.
• Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản, quy cách 100 g và 200 g.
• Trà Sen Tây Hồ hộp 1 bông 15 g 90.000đ, món nhỏ và lạ, hợp làm quà.
• Một hai set trong nhóm hộp trà quà tặng cho khách cần món trang trọng.

Báo trước số khách để chúng tôi chuẩn bị đủ hàng. Đoàn đông mà hàng thiếu là mất đúng phần doanh thu dễ nhất trong ngày.

Phối hợp với công ty lữ hành

Ba điều nên thống nhất bằng văn bản trước chuyến đầu tiên: số khách và ngày giờ, những hoạt động đoàn muốn có, và cách chia phần thương mại nếu hai bên có thoả thuận.

Bán tại điểm cho đoàn khách gần giống bán tại quầy đặc sản, nên anh chị tham khảo cơ cấu mã hàng của quầy đặc sản để chuẩn bị.

Ngoài đón đoàn, hợp tác xã còn nhận team building tại vườn cho doanh nghiệp, cử nghệ nhân pha trà tại sự kiện và đào tạo pha trà cho quán, đại lý. Điều kiện và chi phí của từng hoạt động báo theo chương trình cụ thể.

Một điều nói rõ: hợp tác xã không nhận ký gửi hàng. Nếu đơn vị lữ hành hoặc điểm dừng chân muốn bán trà, hình thức là mua đứt theo chính sách đại lý: không cọc tiền hàng, COD, và đơn nhập đầu tiên được mua lại 70% giá buôn trong 6 tháng nếu hàng nguyên seal, còn hạn, có phiếu xuất kho gốc.