Doanh nghiệp thương mại mua chè Thái Nguyên để xuất khẩu: cần gì từ xưởng

Bài này viết cho công ty thương mại, công ty logistics nhận làm hàng chè xuất khẩu, cần mua hàng từ nhà sản xuất. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất chè ở Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Chúng tôi là xưởng, không phải đơn vị xuất khẩu. Bài nói về phần giấy tờ qua lại giữa người xuất và xưởng, và nói rõ hợp tác xã đang có gì, chưa có gì.

Mua đứt hay uỷ thác: khác nhau về hồ sơ

Có hai cách phổ biến để chè từ xưởng ra nước ngoài qua một doanh nghiệp thương mại. Cách chọn quyết định ai đứng tên trên tờ khai, ai cần hoá đơn đầu vào và ai xin C/O.

Tiêu chí	Mua đứt rồi xuất	Uỷ thác xuất khẩu
Quyền sở hữu hàng	Doanh nghiệp thương mại mua hàng của xưởng, trở thành chủ hàng	Chủ hàng giữ quyền sở hữu, thuê bên nhận uỷ thác đứng tên làm thủ tục
Hợp đồng	Hợp đồng mua bán với xưởng; hợp đồng ngoại thương với người mua nước ngoài	Hợp đồng uỷ thác giữa chủ hàng và bên nhận uỷ thác; hợp đồng ngoại thương
Hoá đơn từ xưởng	Xuất cho doanh nghiệp thương mại	Xuất cho chủ hàng
Người xin C/O	Doanh nghiệp thương mại	Theo thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác
Thu nhập của bên thương mại	Chênh lệch giá mua, giá bán	Phí uỷ thác
Rủi ro chất lượng	Doanh nghiệp thương mại chịu với người mua	Chia theo hợp đồng uỷ thác

Luật Thương mại có mục riêng về uỷ thác mua bán hàng hoá. Trước khi ký, anh chị nên cho kế toán và đơn vị làm thủ tục hải quan xem hợp đồng để thống nhất cách xuất hoá đơn, vì một hoá đơn xuất sai tên sẽ kéo theo hồ sơ C/O và hồ sơ thuế phải làm lại.

Với hợp tác xã, cả hai cách đều làm được. Điều chúng tôi cần biết trước khi xuất hoá đơn là: ai là bên mua, tên đơn vị trên hoá đơn và mã lô nào đi cho đơn nào.

Hoá đơn, bảng kê để xin C/O

C/O (giấy chứng nhận xuất xứ) do doanh nghiệp xuất khẩu xin cấp, theo mẫu của hiệp định mà nước nhập áp dụng. Chè trồng và chế biến tại Việt Nam thường được chứng minh xuất xứ bằng hồ sơ nguồn gốc hàng. Hàng đi Trung Quốc muốn hưởng ưu đãi ACFTA dùng C/O mẫu E, theo Thông tư 12/2019/TT-BCT của Bộ Công Thương.

Phần xưởng cần cấp để doanh nghiệp làm hồ sơ:

Giấy tờ từ xưởng	Dùng để	Lưu ý
Hoá đơn VAT	Chứng minh mua hàng, hồ sơ thuế, hồ sơ xuất xứ	Tên hàng, quy cách, khối lượng khớp tờ khai và phiếu đóng gói
Phiếu xuất kho theo mã lô	Nối hoá đơn với lô hàng thật	Một hoá đơn có thể gồm nhiều lô, ghi rõ từng mã
Bản khai nguồn gốc nguyên liệu	Chứng minh chè trồng, chế biến tại Việt Nam	Vùng trồng, mã số vùng trồng, cơ sở chế biến
Giấy tờ cơ sở	Bộ hồ sơ năng lực kèm theo	ATTP, ISO 22000 (cơ sở La Bằng), VietGAP

Tên hàng trên hoá đơn nên thống nhất trước với cách mô tả trên tờ khai. Mã HS thường dùng cho trà xanh là 0902.10 (gói không quá 3 kg) và 0902.20 (gói lớn hơn). Nếu hoá đơn ghi “trà” mà tờ khai ghi “chè xanh sấy khô”, hãy thống nhất ngay từ đơn đầu.

Kiểm dịch thực vật và mẫu lô

Việc chè khô có cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật hay không phụ thuộc yêu cầu của nước nhập khẩu và điều khoản hợp đồng. Doanh nghiệp xuất khẩu đăng ký với cơ quan kiểm dịch thực vật khi cần. Anh chị nên hỏi nhà nhập khẩu từ lúc báo giá, không đợi hàng ra cảng.

Phần xưởng chuẩn bị cho mẫu lô:

• Mẫu đối chứng đã duyệt: hai bên giữ. Lô sau so với mẫu này.
• Mẫu lưu theo mã lô: giữ tại xưởng để đối chiếu khi có khiếu nại.
• Thông tin lô: mã lô, ngày sản xuất, quy cách đóng gói, khối lượng.
• Mẫu cho cơ quan kiểm dịch hoặc phòng kiểm nghiệm: lấy từ đúng lô sẽ xuất, không lấy từ lô khác “cho đẹp”.

Hàng đợi xuất nên giữ trong kho khô, sạch mùi. Hợp tác xã có kho lạnh, giữ hàng theo lô và giao theo lịch đã chốt.

Phiếu kiểm nghiệm theo thị trường đích

Mỗi thị trường nhìn phiếu kiểm nghiệm khác nhau. Trung Quốc đối chiếu dư lượng với GB 2763. Nhật áp positive list, hoạt chất không có mức riêng giới hạn chung 0,01 ppm. Mỹ theo dung sai của EPA. Chi tiết và nguồn từng thị trường có trong bài xuất khẩu chè Việt Nam: số liệu và hồ sơ cần có.

Phiếu gần nhất của hợp tác xã là 78102025/KQKN, phòng VILAS 1098 (ILAC-MRA), mẫu Trà Đinh ngày 24/10/2025: 10/10 chỉ tiêu dư lượng thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện, kim loại nặng trong giới hạn. Phiếu này có 10 hoạt chất, chưa phải phiếu quét đa dư lượng mà người mua Nhật, Mỹ thường yêu cầu. Nếu đơn cần phiếu quét rộng hơn, anh chị tính thêm thời gian và chi phí gửi mẫu kiểm nghiệm cho đúng lô.

Đóng gói xuất và nhãn

Việc	Xưởng làm	Doanh nghiệp xuất khẩu, nhà nhập khẩu làm
Đóng gói trong	Túi chân không 100 g, 200 g; túi 500 g với Trà Bắc Truyền Thống, Trà Xanh Đặc Sản, trà tấm; hàng rời theo kg	Chốt quy cách theo yêu cầu người mua
Nhãn riêng (OEM)	Nhận in nhãn riêng, báo theo từng đơn	Cung cấp file nhãn, chịu trách nhiệm nội dung nhãn theo luật nước nhập
Thùng ngoài	Ghi mã lô, khối lượng	Ghi ký mã hiệu theo hợp đồng, số đăng ký nếu thị trường yêu cầu
Số đăng ký GACC trên bao bì (Trung Quốc)	Hợp tác xã chưa có số đăng ký tên mình	Làm rõ với nhà nhập khẩu trước khi in bao bì

Hạn dùng trà khô là 12 tháng. Với hàng đi đường biển, anh chị tính thời gian vận chuyển và thời gian nằm kho bên nước nhập vào hạn dùng còn lại khi hàng tới tay người mua.

Những gì TRAVINA cấp được cho lô xuất

Hạng mục	Trạng thái
Hoá đơn VAT, phiếu xuất kho theo mã lô	Có, cho mọi đơn
Mã số vùng trồng, truy xuất lô về thửa	Đã đăng ký
VietGAP chè búp tươi DVCL-VG-TT-24-19-68	Có, vùng La Bằng, hiệu lực đến 06/11/2026, đã nộp hồ sơ gia hạn
ISO 22000:2018 GOODVN91025.FSMS	Có, chỉ cơ sở La Bằng, hiệu lực đến 19/10/2028
Cơ sở đủ điều kiện ATTP 14/2025/UBND-NNMT-TNg	Có, hiệu lực đến 19/06/2028
Phiếu kiểm nghiệm 78102025/KQKN	Có, 10 hoạt chất
Phiếu quét đa dư lượng	Chưa có
Đăng ký GACC, FDA dưới tên hợp tác xã	Chưa đăng ký, hiện làm qua nhà nhập khẩu

Hai cơ sở của hợp tác xã làm khoảng 10 tấn chè khô mỗi tháng, tổng các hạng — đây là năng lực sản xuất của chính hợp tác xã. Với đơn lớn hơn phần hai cơ sở làm được, hợp tác xã là thành viên thường trực của Liên minh Hợp tác xã, huy động qua liên minh và đáp ứng được 20–30 tấn mỗi tháng; các đơn vị trong liên minh đều từng có kinh nghiệm xuất khẩu hoặc có sản phẩm dự thi quốc tế, mỗi đơn vị có hồ sơ và mã lô riêng. Ngày giao với đơn lớn thoả thuận theo từng đơn. Hạng nào đi được số lượng lớn có trong bài nguồn chè Thái Nguyên số lượng lớn. Bản chụp từng giấy có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.

Đọc thêm: Bán trà qua cửa khẩu sang Trung Quốc — xuất khẩu tiểu ngạch hay chính ngạch