Quà Trung thu doanh nghiệp bằng trà nên đặt lúc nào, chọn dòng nào?

Đọc thêm: Quà ngày Doanh nhân 13/10: chọn mức nào và đặt từ khi nào

Thiệp và lời chúc đi kèm quà trung thu

Hộp trà đẹp nhưng thiếu một tấm thiệp thì người nhận khó biết ai gửi và gửi với ý gì. Thiệp nên in tên doanh nghiệp, một lời chúc ngắn, và nếu có thể, tên người nhận. Với đơn vài trăm suất, in tên từng người nhận mất thêm thời gian nhưng giá trị cảm xúc tăng rõ.

Lời chúc nên ngắn, chân thành, tránh sáo rỗng. Có thể thêm một dòng giới thiệu về trà trong hộp: tên dòng trà, nơi làm, cách pha. Người nhận đọc xong biết pha thế nào để thưởng thức đúng vị, món quà trung thu được dùng thật thay vì cất tủ.

Đóng gói vận chuyển hộp có ấm chén

Set quà có ấm chén Bát Tràng cần đóng gói kỹ hơn hộp chỉ có trà. Mỗi hộp nên có lớp đệm bên trong cố định ấm và chén, bên ngoài là thùng carton có vách ngăn, chèn kín khe hở. Dán nhãn “hàng dễ vỡ” ở các mặt thùng.

Khi giao về nhiều chi nhánh, mỗi thùng kèm danh sách hộp bên trong và tên người nhận. Người nhận ở chi nhánh kiểm hàng ngay khi mở thùng, phát hiện hư hại thì chụp ảnh và báo lại trong ngày. Quy trình rõ giúp xử lý nhanh nếu có sự cố.

Phân tầng quà trung thu theo người nhận

Doanh nghiệp thường có nhiều nhóm người nhận: nhân viên, đối tác, khách hàng thân thiết, lãnh đạo đối tác. Một mẫu quà cho tất cả dễ làm nhưng khó vừa ý mọi nhóm. Cách phổ biến là chia ba tầng.

• Nhân viên: hộp trà gọn như Hộp Trà Đặc Sản hoặc Hộp Trà Móc Câu, kèm thiệp chung.
• Đối tác, khách hàng: Hộp Trà Cánh Hạc, Hộp Trà Vạn Phúc hoặc set Tâm Trà Vạn Phúc, Tâm An Trà.
• Khách quan trọng: Hộp Trà Nõn Thượng Hạng, Trà Sen Tây Hồ là trà nõn ướp sen Tây Hồ, hoặc set có ấm chén Bát Tràng.

Chia tầng giúp ngân sách đi đúng chỗ, và mỗi nhóm nhận được món quà trung thu hợp với mối quan hệ.

Quà trung thu cho đối tác nước ngoài

Với đối tác nước ngoài, nên chọn dòng trà có câu chuyện rõ và dễ giới thiệu: Móc Câu với cánh cong như lưỡi câu, trà nõn với hương cốm, Trà Sen Tây Hồ gắn với hồ Tây Hà Nội. Kèm một tờ hướng dẫn pha song ngữ, ghi bằng gam và phút để ai cũng làm theo được.

Nếu quà gửi ra nước ngoài, cần kiểm tra trước quy định nhập khẩu thực phẩm của nước nhận và thời gian vận chuyển. Gói chân không giúp trà giữ chất lượng trên đường đi dài.

Duyệt mẫu trước khi sản xuất hàng loạt

Đơn quà trung thu in logo hoặc in tên doanh nghiệp là hàng in riêng: mẫu in phải được ký duyệt, và hàng in riêng không đổi trả nếu không có lỗi sản xuất. Vì vậy bước duyệt mẫu cần làm kỹ, có người kiểm chính tả, màu logo, vị trí in.

Nên yêu cầu một mẫu thực hoặc ảnh chụp mẫu thực trước khi duyệt, không duyệt chỉ qua bản thiết kế trên màn hình. Màu in trên giấy và trên màn hình thường lệch nhau. Đơn đặt riêng cần cọc 20–30%; đơn OEM nhãn riêng cần thời gian lâu hơn đơn có sẵn. Đơn gia công nhãn riêng (OEM) tại hợp tác xã nhận từ 20.000.000đ.

Danh sách người nhận và hóa đơn

Doanh nghiệp nên chuẩn bị danh sách người nhận theo mẫu cố định: họ tên, chức danh, đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, tầng quà. Một danh sách sạch giúp đóng gói và giao đúng, tránh gửi nhầm tầng quà cho nhầm người.

Hợp tác xã xuất hóa đơn VAT, không áp dụng công nợ. Hàng có sẵn giao trong 3–5 ngày kể từ ngày ký hợp đồng; đơn dưới 100kg xuất trong 24 giờ.

Sau quà trung thu: chuẩn bị luôn cho Tết

Doanh nghiệp đã đặt quà trung thu có lợi thế khi chuẩn bị quà Tết: đã có danh sách người nhận, đã có mẫu thiệp, đã biết phản hồi của người nhận. Đơn đặt trước Tết cũng cần cọc 20–30%, nên chốt mẫu sớm để giữ chỗ trong lịch sản xuất.

Ghi lại ngay sau Trung thu: mẫu nào được khen, mẫu nào ít phản hồi, khâu nào giao chậm. Những ghi chép này giúp đơn Tết làm tốt hơn mà không phải bắt đầu lại từ đầu.

Lịch làm việc ngược từ ngày trao quà trung thu

Doanh nghiệp nên tính ngược từ ngày trao quà, không phải từ ngày bắt đầu nghĩ đến quà. Trừ đi thời gian giao về các chi nhánh, thời gian đóng gói, thời gian sản xuất hàng in riêng, thời gian duyệt mẫu, rồi thêm vài ngày dự phòng. Ngày còn lại là hạn chót chốt đơn.

Hàng có sẵn giao trong 3–5 ngày kể từ ngày ký hợp đồng; đơn OEM hoặc in riêng lâu hơn. Gần rằm tháng Tám, lịch sản xuất và vận chuyển đều dày, nên đặt quà trung thu sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn nhiều.

Kèm hướng dẫn pha trong hộp quà trung thu

Nhiều người nhận quà trà nhưng không biết pha thế nào cho đúng vị. Một tấm thẻ nhỏ trong hộp ghi: khoảng 10g cho một ấm, người thích thanh dùng 6g, uống đậm 12–15g; tráng ấm trước, rót kiệt từng nước; trà đã mở cất trong hộp kín. Tấm thẻ giúp món quà được dùng thật và người nhận nhớ đến doanh nghiệp mỗi lần pha.

Hỏi lại người nhận sau dịp lễ

Một tuần sau Trung thu, bộ phận phụ trách có thể hỏi nhanh vài người nhận: quà có đến đúng hẹn không, hộp có nguyên vẹn không, trà pha có hợp vị không. Vài câu trả lời là đủ để biết đơn quà trung thu năm sau cần chỉnh ở đâu.

Nguồn trà cho quà trung thu

Trà của hợp tác xã đều hái tay. Trà Bắc và Trà Xanh Đặc Sản làm tại cơ sở Đại Từ; Móc Câu, Nõn Cánh Hạc, Nõn Hảo Hạng và trà đinh làm tại cơ sở La Bằng, nơi được cấp ISO 22000:2018. Xem các mẫu hộp và set tại trang sản phẩm. Muốn tìm hiểu thêm về văn hóa trà để viết lời giới thiệu trên thiệp, anh chị có thể tham khảo Wikipedia.

Câu hỏi thường gặp

Đặt quà Trung thu doanh nghiệp trước bao lâu?

Nên chốt số suất khoảng 6 tuần trước rằm tháng Tám và duyệt bản in chậm nhất 2 tuần trước rằm.

Hợp tác xã có bán kèm bánh Trung thu không?

Danh mục của hợp tác xã gồm trà, hộp trà, set quà và ấm chén. Anh chị đặt bánh riêng và dùng hộp trà in logo đặt cùng.

Đặt bao nhiêu suất thì được in logo?

Từ 200 suất, in logo miễn phí.

Trà nào hợp ăn cùng bánh Trung thu?

Móc Câu Đặc Biệt, trà sen hợp bánh dẻo, bánh nướng. Hồng trà, ô long ít chát, hợp bánh nhiều dầu.