Doanh nghiệp liên kết với hợp tác xã chè: ba mô hình hợp đồng và cách chọn

Đánh giá năng lực một hợp tác xã chè trước khi ký

Hợp đồng với hợp tác xã chè chỉ có giá trị khi bên bán làm được những gì đã ký. Doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá năng lực thực tế của hợp tác xã chè, không chỉ dựa vào hồ sơ giới thiệu. Bốn nhóm câu hỏi dưới đây giúp nhìn rõ hơn.

• Cơ sở sản xuất: có mấy cơ sở, mỗi nơi làm dòng nào. Với TRAVINA, cơ sở Đại Từ làm Trà Bắc, Trà Xanh Đặc Sản; cơ sở La Bằng làm Trà Móc Câu trở lên.
• Chứng nhận: chứng nhận nào, cấp cho cơ sở nào. Cơ sở La Bằng được cấp ISO 22000:2018; một phần vùng nguyên liệu đạt VietGAP.
• Năng lực xuất hàng: đơn dưới 100 kg xuất trong 24 giờ, đơn từ 100 kg trong 2 ngày, đơn từ 1 tấn theo thỏa thuận.
• Năng lực làm nhãn riêng: nhận OEM, mỗi lô có giấy xác nhận sản xuất.

Hỏi rõ chứng nhận cấp cho cơ sở nào là việc quan trọng. Một hợp tác xã chè có thể có nhiều cơ sở, và không phải cơ sở nào cũng có cùng chứng nhận.

Điều khoản nên có trong hợp đồng với hợp tác xã chè

Dù chọn mô hình mua theo đơn, bao tiêu theo vụ hay đầu tư vùng riêng, hợp đồng nên có một số điều khoản cơ bản để hai bên cùng hiểu một cách. Thiếu những điều khoản này, tranh chấp thường phát sinh ở lúc giao hàng.

• Tiêu chuẩn sản phẩm: chuẩn búp của từng hạng, ví dụ Trà Móc Câu 1 tôm 1–2 lá; kèm mẫu chuẩn hai bên ký.
• Mẫu lưu: mỗi lô giữ mẫu niêm phong để đối chiếu.
• Đặt cọc: đơn đặt riêng, in logo, doanh nghiệp, đặt trước Tết cọc 20–30% (đơn có in logo cọc 50%).
• Đổi trả: hàng in riêng không đổi trả nếu không có lỗi sản xuất.
• Chứng từ: hóa đơn VAT, giấy xác nhận sản xuất cho đơn OEM.
• Thời gian giao: 3–5 ngày kể từ ngày ký hợp đồng; đơn OEM lâu hơn.

Quản lý rủi ro mùa vụ

Chè là cây trồng theo mùa, và mọi hợp tác xã chè đều chịu ảnh hưởng của thời tiết. Sản lượng và chất lượng búp thay đổi theo thời tiết, theo lứa hái. Doanh nghiệp làm việc với hợp tác xã chè cần tính đến điều này khi lập kế hoạch nhập hàng, đặc biệt với các dòng trà cao cấp.

• Trà đinh cần hơn 10 kg chè tươi cho 1 kg khô, mỗi năm 5–6 vụ, nên sản lượng có hạn.
• Trà nõn cần 8–10 kg tươi; Trà Móc Câu 6–8 kg; Trà Bắc 5,5–6 kg.
• Trà hoa phụ thuộc vào mùa hoa; trà hoa bưởi ra theo đợt.

Cách giảm rủi ro là chia đơn lớn thành nhiều đợt giao, đặt trước cho mùa cao điểm như Tết, và bàn trước phương án thay thế khi một hạng trà thiếu hàng. Ghi rõ phương án này vào hợp đồng, tránh để đến lúc thiếu hàng mới bàn.

Phân vai giữa doanh nghiệp và hợp tác xã chè

Liên kết bền khi mỗi bên làm đúng phần việc mình giỏi. Hợp tác xã chè giỏi ở vùng trồng, hái, chế biến và kiểm soát lô hàng. Doanh nghiệp giỏi ở thương hiệu, kênh bán và hiểu khách cuối. Khi doanh nghiệp can thiệp quá sâu vào khâu sản xuất, hoặc hợp tác xã tự ý thay đổi bao bì, nhãn mác của khách, quan hệ dễ căng thẳng.

Hai bên nên ghi rõ ai chịu trách nhiệm phần nào: ai thiết kế bao bì, ai duyệt mẫu in, ai chịu chi phí in lại khi có sai sót, ai trả lời khiếu nại của khách cuối. Phân vai rõ từ đầu giúp mỗi lần phát sinh việc không phải ngồi lại bàn từ đầu.

Trao đổi thông tin định kỳ

Hợp đồng dài hạn cần một nhịp trao đổi đều. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, doanh nghiệp gửi dự báo nhu cầu cho các tháng tới; hợp tác xã chè gửi tình hình vùng trồng, dự kiến sản lượng từng hạng. Hai bản tin ngắn này giúp cả hai chủ động: doanh nghiệp biết trước khi nào hàng có hạn, hợp tác xã biết trước khi nào cần gom nguyên liệu nhiều hơn.

Nên có một đầu mối cố định ở mỗi bên. Thay người liên tục làm thất lạc thông tin về những thỏa thuận nhỏ đã có, vốn không phải lúc nào cũng được ghi vào hợp đồng.

Lộ trình thử hợp tác từ đơn nhỏ

Doanh nghiệp chưa từng làm việc với hợp tác xã chè không cần ký ngay hợp đồng dài hạn. Một lộ trình từng bước giúp hai bên hiểu nhau trước khi cam kết lớn.

• Bước 1: nhận mẫu thử các hạng trà, nếm và so với hàng đang dùng.
• Bước 2: đặt một đơn nhỏ, theo dõi thời gian giao, chất lượng, chứng từ.
• Bước 3: đi thăm cơ sở sản xuất, xem hái tay và chế biến.
• Bước 4: chọn mô hình hợp đồng phù hợp và ký kết.

Với đơn nhập đầu, hợp tác xã mua lại hàng tồn 70% giá nhập trong 6 tháng, với hàng còn niêm phong và còn hạn dùng. Điều này giảm rủi ro cho doanh nghiệp ở giai đoạn thử thị trường.

Bắt đầu trao đổi

Doanh nghiệp quan tâm có thể xem chính sách tại trang đại lý hoặc gọi, nhắn Zalo 0368.151.678. Thông tin chung về vùng chè Thái Nguyên có tại mục Thái Nguyên trên Wikipedia.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có liên kết với hợp tác xã chè được không?

Được. Bắt đầu bằng mua theo đơn; ở hợp tác xã, đơn sỉ theo kg từ 10 kg, không thu cọc tiền hàng với hàng có sẵn, COD.

Bao tiêu theo vụ khác đầu tư vùng riêng thế nào?

Bao tiêu cam kết khối lượng theo vụ hoặc quý trên nguồn chung. Vùng riêng gắn doanh nghiệp với một phần diện tích nhiều năm, có thể kèm quy trình canh tác riêng.

Nghị định nào quy định chính sách liên kết nông sản?

Hiện là Nghị định 98/2018/NĐ-CP về chính sách khuyến khích phát triển hợp tác, liên kết trong sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nông nghiệp, vẫn còn hiệu lực. Nghị định thay thế đang ở dạng dự thảo, nên trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp hỏi Sở Nông nghiệp và Môi trường về văn bản áp dụng lúc đó.

Liên kết với TRAVINA bắt đầu từ đâu?

Gửi nhu cầu hạng, khối lượng, quy cách qua Zalo 0855.318.678. Hợp tác xã gửi báo giá trong 24 giờ làm việc kèm mẫu.